Estadísticas de ingresos #

Este módulo te permitirá realizar un análisis detallado y visualizar los ingresos generados en un rango de fechas determinado o periodos específicos, grupos y tipos de cobros. Además, te ofrece diferentes distribuciones de la información para respaldar la toma de decisiones financieras y mejorar la gestión administrativa del colegio.

1. Haz clic en la pestaña Estadísticas en la parte superior.
2. Luego en el apartado Configuración financiera haz clic en Ingresos.
3. Selecciona un rango de fechas o utiliza el selector de ciclo, subciclo y periodo. También puedes combinar ambos selectores para filtrar los ingresos de un rango de fechas e incluyendo únicamente los ingresos de los periodos, sub ciclos o ciclos seleccionados.
4. Después, selecciona al menos un grupo o estatus de estudiantes (solicitantes, graduados y bajas).
5. A continuación, elige los tipos de cobros deseas incluir en las estadísticas (colegiaturas, venta de artículos, paquetes, cobros únicos, inscripciones, otros, recargos, convenios o cobros fijos).
6. Haz clic en el botón Aceptar para iniciar la generación.
7. Verás el mensaje “Generando estadísticas de ingresos, esta operación puede tardar varios minutos”, el tiempo requerido para obtener los resultados puede variar dependiendo de la cantidad de la información solicitada.
8. Al finalizar el proceso, visualizarás varias tablas comprimidas, cada una con diferentes distribuciones de ingresos.
9. Para ver los detalles de cada tabla, es necesario hacer clic en el botón de flecha ubicado a la derecha en cada una de las distribuciones de ingresos. Esto te permitirá expandir y examinar la información de manera detallada.

Nota: Si la generación no se completa correctamente, verás el mensaje “No pudimos generar el reporte de ingresos, inténtalo de nuevo o contacta a soporte”.

A continuación se describen cada una de las tablas:

• Recargos: Solo aparece cuando la búsqueda incluye recargos y tu colegio tiene contratado el cobro con financiamiento; muestra dos importes: Recargos de Mattilda y Recargos de la escuela, según a quién corresponde ese ingreso por recargo.
• Ingresos por estudiante: Esta tabla te presenta el Nombre, Apellido, Grupo y Total de ingresos generados por cada estudiante. El Total está vinculado a un enlace que te permite acceder al estado de cuenta individual del estudiante. Si el estudiante tiene notas de crédito asociadas, verás un icono de lupa junto al total: al pasar el cursor sobre él verás los folios de esas Notas de crédito.
• Desglose por estudiante y concepto: Esta tabla detalla, por cada transacción, la Fecha, la Fecha de conciliación, el Estudiante, el Grupo del cobro, el Grupo actual, quién lo Creado por (con la fecha en que lo generó), el Concepto, el Folio (con enlace al detalle de la factura o recibo), el Folio relacionado (cuando el cobro tiene otros folios ligados), la Forma de pago, el Sub-total, los Recargos y el Total, además de la columna División de cobros, que indica en qué parte de un cobro dividido en varias exhibiciones está esa transacción y, al pasar el cursor sobre el icono de información, muestra el Monto original del cobro. Igual que en Ingresos por estudiante, un icono junto al folio abre las Notas de crédito cuando existen.
• Desglose por grupo actual y grupo del cobro: Esta tabla te permite visualizar el Nombre, Apellido, Grupo del cobro (el grupo al que pertenecía el estudiante cuando se agregó el cobro), Grupo actual y Total de ingresos por cada estudiante. El Total enlaza al estado de cuenta individual, igual que en Ingresos por estudiante.
• Folios con relación: Lista los folios con método de pago “Pago en parcialidades o diferido (PPD)”. Cada fila muestra, además del Folio, el Estudiante, la Matrícula, la Sección, quién lo generó o canceló y su fecha, la Fecha y hora de factura y el Importe total, y un icono indica su situación: activo, “Pendiente” (aún no se aplica) o cancelado. Cuando un folio está cancelado, se muestra quién lo canceló y cuándo y, si tiene Notas de cancelación, un icono para consultarlas; si además tiene un folio fiscal, otro icono de Estado de cancelación indica si la cancelación ya fue “Cancelación confirmada ante el SAT.” o sigue “Cancelación en espera de confirmación ante el SAT. En algunos casos puede demorar hasta 72 horas hábiles”. Los folios internos se marcan como “( Interno )”.
• Desglose por familia y periodo: Esta tabla te presenta los ingresos totales por cada familia, distribuidos por periodo y al final de cada fila, se muestra el total acumulado de ingresos. Además, te muestra en el nombre de la familia un enlace que te permite acceder a la información general de la familia, como por ejemplo los miembros que la integran, los tipos de usuario, nombres y grupo al que pertenecen.
• Desglose por día: Esta tabla te muestra, por cada fecha, la cantidad de Pagos, el Concepto, la Sección, la Clave de servicio, el Periodo, el Monto, los Recargos y el Total.
• Desglose por tipo de cobro: Esta tabla te muestra el Cobro, el Periodo y el Total de ingresos por tipo de cobro.
• Estadísticas: En esta sección encontrarás varias estadísticas visualizadas a través de gráficas de barras. Se muestran las siguientes gráficas: Ingresos por grupo, Ingresos por tipo de cobro, Ingresos por fecha e Ingresos por día de la semana; al final se muestra el Total recibido de toda la búsqueda. Cada gráfico te proporciona una representación clara y comparativa.

Nota: Cada una de las tablas te proporciona un filtro que te permite reducir los datos y visualizar información más específica.

Existen dos formas de descargar las estadísticas de ingresos a excel:

1. Realiza la selección deseada para generar la estadística de ingresos e incluye la opción Descargar a Microsoft Excel.
   
2. Esta opción te permite realizar una descarga de excel directa sin necesidad de generar las estadísticas en plataforma, por lo tanto el único resultado que obtendrás será la descarga del excel.
3. La información se organiza por pestañas, con las mismas distribuciones de ingresos presentadas en la plataforma.

La segunda forma de realizarlo es:

1. Una vez realizadas las estadísticas de ingresos, aparecerá el botón de Descargar Excel , en la parte superior derecha.
2. Al hacer clic al botón, se volverá a procesar las estadísticas y al terminar obtendrás el archivo de excel.
3. La información se organiza por pestañas, con las mismas distribuciones de ingresos presentadas en la plataforma.

• No incluir folios con devolución emitida: Esta opción te permite ocultar los registros de estudiantes que tienen devoluciones específicamente en la tabla de “Ingresos por estudiante”. Esta opción es útil cuando consultas un periodo en específico y cuando existen devoluciones totales con eliminación de pagos.
• Búsqueda por periodo: Esta opción te permite filtrar indicando el nombre de uno o varios periodos y que solo te muestre aquellos periodos que coincidan en el selector de “Ciclo, subciclo y periodos”. Solo es posible especificar nombres de periodos, no permite filtrar por ciclos o subciclos .
• Seleccionar todos: Al hacer clic en el botón de los tres puntos de “Ciclos, subciclos y periodos” visualizarás la opción de “Seleccionar todos” la cual te permite hacer una selección rápida de todas las opciones disponibles en el selector de “Ciclos, subciclos y periodos” (activos o inactivos).
• Mostrar ciclos inactivos: Al hacer clic en el botón de los tres puntos de “Ciclos, subciclos y periodos” visualizarás la opción de “Mostrar ciclos inactivos” la cual te permite visualizar en el selector los ciclos, subciclos y periodos que ya se encuentran en estado de cerrado.
• Búsqueda por grupo: Esta opción te permite filtrar indicando el nombre de uno o varios grupos y que solo te muestre aquellos grupos que coincidan en el selector de “Grupos”. Solo es posible especificar nombres de grupos, no permite filtrar por secciones y grados.
• Perfiles: Al tener creados los perfiles de grupo, aparece un selector para que indiques un perfil en específico y que se seleccionen los grupos directamente desde esta opción.
• Imprimir: Al hacer clic en el botón de “Imprimir” volverá a procesar las estadísticas y se abrirá una vista de impresión con las mismas tablas, precedida por un listado de casillas para elegir cuáles incluir: Todos, Ingresos por estudiante, Desglose por estudiante y concepto, Desglose por grupo actual y grupo del cobro, Desglose por estudiante y periodo, Desglose por familia y periodo, Desglose por día y Desglose por tipo de cobro. Desmarcar una casilla oculta esa tabla de la vista de impresión sin volver a generar las estadísticas; desmarcar Todos desmarca las demás de un solo clic.

Para que el operador pueda hacer estas configuraciones, necesita el siguiente permiso al momento de agregarlo o modificar su perfil:

• Dentro del apartado “Permisos por grupo” > Estadísticas.
  • Ingresos: Le permitirá crear este tipo de estadísticas.

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