CRM: Gestión de las relaciones con clientes #

El CRM de Algebraix es una herramienta diseñada para gestionar y dar seguimiento a tus procesos de admisión y retención escolar. Permite trabajar con tu matrícula actual y proyectada, a partir de la información registrada en el sistema. Además, centraliza la comunicación y facilita la colaboración entre áreas mediante funciones integradas como seguimiento de solicitudes, asignación de tareas y registro de interacciones con prospectos o estudiantes.

El proceso de admisión te permite gestionar de manera ordenada y centralizada la incorporación de nuevos estudiantes, desde el primer contacto hasta su inscripción formal. Para agregar un proceso sigue los siguientes pasos:

1. Desde tu Panel de control, selecciona CRM-Gestión de las relaciones con clientes.
2. Haz clic en Configuración.
3. Selecciona Proceso de admisión.
4. Nota: El formulario para agregar un proceso solo aparece si tienes el permiso Agregar / Modificar; si no lo tienes, solo consultas el listado de procesos.
5. Para agregar tu proceso de admisiones indica:
   • Nombre: El nombre con el que identificarás a tu proceso de admisión.
   • Asignar operador a proceso: Si deseas que alguno de tus operadores con permisos para utilizar el CRM pueda configurar este proceso, selecciónalo.
     • Nota: Esta asignación es opcional. Solo aparecerán en la lista los usuarios que ya cuentan con permisos habilitados para el módulo CRM.
   • Asociar examen de admisión: Comienza a escribir el nombre de un examen de admisión que hayas creado previamente para seleccionarlo y vincularlo con este proceso.
     • Nota: Vincular un examen de admisión es opcional.
6. Para guardar haz clic en Aceptar.
   • Importante: Puedes crear tantos procesos de admisión como necesites. La organización puede adaptarse a tus necesidades: por ejemplo, por ciclo escolar, por sección o una combinación de ambos. La forma en que estructures tus procesos impactará directamente en cómo se visualizarán y analizarán tus indicadores de gestión dentro del CRM.
7. En la parte derecha de la pantalla, aparecerán los procesos bajo el título de Procesos cerrados.
   • Para comenzar a trabajar en el proceso, haz clic en el candado cerrado para “Abrir”.
   • Al abrirlo, pasa al apartado de Procesos en curso.
   • Tienes las siguientes acciones disponibles en tus procesos:
     • Ver operadores dando clic en el icono de persona : Solo aparece si el proceso tiene operadores asignados y cuentas con el permiso Gestión de acceso a procesos; abre una ventana con el listado de operadores asignados al proceso.
     • Ver proceso dando clic en el icono ojo : Abre el detalle del proceso con los siguientes paneles:
       • Detalles del proceso: el nombre del proceso, un acceso directo a Modificar (deshabilitado si no tienes el permiso Agregar / Modificar), el Estado del proceso (Proceso abierto o Proceso cerrado) con el botón para abrirlo o cerrarlo (deshabilitado sin el permiso Abrir / Cerrar), y el listado de Operadores asignados, cada uno con acceso a su perfil.
       • Exámenes de admisión asociados: solo aparece si vinculaste alguno al proceso.
       • Desglose estudiantil: una tabla con tus secciones y, dentro de cada una, sus grados, con las columnas Grados, Prospectos, Solicitantes, Estudiantes y Totales, y una fila final con los totales generales del proceso.
       • Criterios de inscripción por cobros: solo aparece si configuraste algún criterio para este proceso; muestra un árbol por ciclo, sub-ciclo, periodo y cobro, con acceso a Modificar (deshabilitado sin el permiso Agregar / Modificar de Criterios de inscripción por cobros).
     • Modificar dando clic en el icono lápiz : Abre la pantalla de edición, donde puedes actualizar los campos generales del proceso, asignar o cambiar operadores y vincular el examen de admisión.
     • Cerrar dando clic en el icono candado : Te pedirá confirmar con el mensaje “¿Estás seguro de cerrar el proceso?” y la advertencia de que cualquier grado asociado a este proceso en inscripciones por internet será desvinculado. Esto impide que se realicen nuevas acciones o cambios. Úsalo cuando el proceso haya concluido.
     • Eliminar dando clic en el icono papelera : Te lleva a la pantalla Confirmar eliminación completa, donde debes confirmar que quieres eliminar el proceso.
       • Se te mostrará el mensaje “Confirmar eliminación completa del proceso” seguido del nombre del proceso que vas a eliminar.
       • Debes marcar las 4 casillas de confirmación antes de poder continuar:
         • Entiendo que se eliminarán todos los datos de los prospectos, solicitantes y estudiantes que pudieran existir en el proceso.
         • Entiendo que este proceso es irreversible.
         • Entiendo que en caso de requerir la restauración de esta información, voy a requerir ayuda personalizada del equipo técnico de Algebraix lo cual tendrá un costo adicional.
         • Cualquier grado asociado a este proceso en inscripciones por internet será desvinculado.
       • IMPORTANTE: Mientras no marques las 4 casillas, el botón Eliminar no te dejará continuar y se te pedirá que aceptes todas las condiciones.
       • Da clic en Eliminar para completar la eliminación del proceso.

La selección de población te permite definir a qué grupo de solicitantes o estudiantes se aplicará el proceso de admisión. Esta opción es fundamental para segmentar y dirigir tus esfuerzos de manera más eficiente.

1. Desde tu Panel de control, selecciona CRM-Gestión de las relaciones con clientes.
2. Selecciona el menú Configuración.
3. Selecciona Selección de población.
   • Nota: Es importante verificar, en el filtro, que estés trabajando en el proceso de admisión correcto.
   • Buscar usuarios por tipo: Despliega el menú “Tipo de usuario” ahí podrás seleccionar:
     • Solicitante: Para buscar a los estudiantes que están solicitando un lugar en tu colegio y que registraste en Algebraix como solicitantes.
       1. Selecciona en tipo de usuario la opción “Solicitante”.
       2. Debes indicar el “Ciclo” escolar en el que registraste que están solicitando ingresar.
       3. Localiza la sección y selecciona el grado de los solicitantes que quieres agregar.
     • Activo: Para buscar a los estudiantes que actualmente están inscritos en tu colegio.
       1. Selecciona en tipo de usuario la opción de activo.
       2. Selecciona la sección y los grados en los que están registrados los estudiantes que quieres agregar.
     • Haz clic en Buscar.
     • Se mostrará un listado con todos los estudiantes o solicitantes según corresponda, para que puedas seleccionar a aquellos que deseas incluir en tu proceso de admisiones.
4. Una vez que hayas hecho tu selección, haz clic en Aceptar.
5. Otra opción es Buscar usuarios por apellido:
   • En el apartado “Apellido”, comienza a escribir el apellido del estudiante que deseas agregar.
   • El sistema te arrojará las coincidencias para que selecciones al estudiante.
   • Seleccionado el estudiante, haz clic en Agregar.
6. En esta pantalla se listaran los estudiantes que agregues. Puedes ajustar tu selección desmarcando la casilla junto al nombre del estudiante y haciendo clic en Aceptar para guardar los cambios.

• Nota: En cualquier momento, puedes agregar o eliminar estudiantes o solicitantes del proceso de admisión, según sea necesario.

Eliminar a un estudiante o solicitante del proceso de admisión
Para remover a un usuario del proceso de admisión (ya sea solicitante o estudiante activo), sigue estos pasos:

1. Desde tu Panel de control, selecciona CRM-Gestión de las relaciones con clientes.
2. Dirígete a la pestaña Configuración.
3. Selecciona la opción Selección de población.
   • Nota: Es importante verificar, en el filtro, que estés trabajando en el proceso de admisión correcto.
4. Verás dos secciones, en cada una muestra a los usuarios registrados bajo ese estatus:
   • Solicitantes
   • Usuarios activos
5. Localiza al usuario que deseas eliminar dentro del apartado correspondiente.
6. Desmarca la casilla de selección junto a su nombre.
7. Haz clic en el botón Aceptar para guardar los cambios.

La opción Cupo por grado te permite establecer la cantidad máxima de estudiantes que pueden ser admitidos por cada grado dentro de un proceso de admisión. Esta configuración es útil para controlar y planificar la capacidad de tu institución por nivel educativo.

Importante: Necesitas tener, al menos, un proceso de admisión abierto para poder configurar el cupo. Si no tienes ninguno abierto, verás el aviso “Es necesario abrir el proceso de admisión para agregar usuarios”, con un enlace directo a Proceso de admisión para abrirlo.

1. Desde tu Panel de control, selecciona CRM-Gestión de las relaciones con clientes.
2. Selecciona el menú Configuración.
3. Selecciona Cupo por grado (Configurar este apartado es opcional y permite que se visualice un gráfico en el panel de información).
   • En el desplegable Proceso, selecciona el proceso de admisión abierto para el que quieres definir el cupo.
   • Se listan tus campus y, dentro de cada uno, sus secciones; solo aparecen los grados regulares, los de grupos extracurriculares no se incluyen en este listado.
   • Haz clic sobre el nombre de una sección para desplegar sus grados. Las secciones que ya tienen algún cupo configurado se muestran desplegadas desde que entras a la pantalla.
   • En la casilla correspondiente a cada grado, indica el número máximo de estudiantes permitidos (solo números, de 1 a 9999).

1. Para guardar haz clic en Aceptar.

• Nota: En cualquier momento, puedes agregar o modificar el cupo de un grado; para eliminarlo, deja vacía su casilla y guarda.

Los criterios de inscripción por cobros te permiten controlar que los estudiantes hayan cumplido con ciertos pagos antes de ser inscritos formalmente en un ciclo escolar. Esta herramienta garantiza que el proceso de inscripción esté vinculado a la situación financiera del estudiante, y te ayuda a automatizar el proceso, marcando automáticamente como inscritos a quienes cumplan con los requisitos definidos.

1. Desde tu Panel de control, selecciona CRM-Gestión de las relaciones con clientes.
2. Selecciona el menú Configuración.
3. Selecciona Criterios de inscripción por cobros (Configurar este apartado es opcional).
4. En el apartado Ciclo/Sub-ciclo, selecciona el sub-ciclo administrativo donde se encuentran los cobros de inscripción o reinscripción.
5. Haz clic en Aceptar.
6. En el apartado de “Criterios” haz clic en el ícono de agregar de acuerdo a la condicionante con la que quieras trabajar:
   • Totalmente pagado Si deseas que los cobros incluidos deban estar pagados en su totalidad para que el estudiante sea considerado como inscrito.
   • Parcialmente pagado Si deseas que el estudiante sea considerado como inscrito con el pago parcial de los cobros incluidos.
   • Selecciona los cobros que deseas incluir, según el criterio con el que decidas trabajar. Además, dentro de cada opción encontrarás dos condiciones:
     • Todos los cobros: Esta opción requiere que todos los cobros seleccionados estén pagados (ya sea en su totalidad o parcialmente, según el criterio definido).
     • Al menos un cobro: Esta condición permite que el estudiante sea inscrito si al menos uno de los cobros seleccionados ha sido pagado (total o parcialmente, según corresponda).
   • Nota: Puedes trabajar con ambos criterios o únicamente con uno de ellos.
7. Realizada tu selección haz clic en Aceptar.
   • En cada criterio, al hacer clic en el ícono de ver , podrás visualizar los conceptos que tiene relacionados.
   • Para editar los conceptos, haz clic en el icono de lápiz .
   • Para guardar lo modificado haz clic en el botón Aceptar.

Las etapas de Kanban representan las distintas fases por las que pasa un solicitante o estudiante durante un proceso, como el de admisión. Esta herramienta visual te permite dar seguimiento al avance de cada persona y gestionar de forma ordenada el flujo de trabajo.

1. Desde tu Panel de control, selecciona CRM-Gestión de las relaciones con clientes.
2. Selecciona el menú Configuración.
3. Selecciona Etapas de kanban.
4. Para dar de alta todas las etapas por las que pasa tu proceso de admisiones, haz clic en el botón de lápiz en la parte inferior derecha de la pantalla.
   • Se habilitará una primera tarjeta en la que debes agregar el Nombre de la etapa.
   • Al seleccionar el cuadro de color negro, puedes cambiar el color a esta tarjeta.
   • De manera opcional, puedes agregar una Descripción para esta etapa de tu proceso.
   • Si fuera necesario, puedes eliminar la etapa dando clic en el ícono de papelera .
   • Para agregar una nueva etapa haz clic en Agregar etapa.
   • Puedes cambiar el orden de tus etapas dando clic en la tarjeta y arrastrándola al sitio que le corresponda.
5. Una vez que hayas agregado todas las etapas que conforman tu proceso de admisiones, debes guardar dando clic en el botón de guardar en la parte inferior derecha de la pantalla.
   • Una vez que hayas guardado tus etapas, si deseas agregar nuevas o modificar las existentes, haz clic en el botón de lápiz .

Si ya cuentas con una configuración de etapas en otro proceso de admisión, podrás copiar dichas etapas al proceso en el que estés trabajando.

1. Desde tu Panel de control, selecciona CRM-Gestión de las relaciones con clientes.
2. Accede al menú menú Configuración.
3. Selecciona Etapas de kanban.
4. Elige el proceso correspondiente.
5. Haz clic en Modo de edición ubicado en la esquina inferior derecha.
6. Selecciona el botón Copiar configuración kanban.
7. Se abrirá una ventana donde deberás seleccionar el proceso de origen desde el cual se realizará la copia.
8. Una vez seleccionado, se mostrarán las etapas que contiene.
9. Haz clic en Aceptar.
10. Realiza los ajustes necesarios.
11. Finalmente, haz clic en Guardar.

Tendrás la posibilidad de integrar tus redes sociales para recibir automáticamente los leads generados y gestionarlos directamente en tu CRM. De esta manera, podrás dar seguimiento oportuno a cada prospecto y avanzar de forma organizada en tu proceso de admisión, centralizando toda la información en un solo lugar.

Nota: Para habilitar esta funcionalidad es necesario solicitar el apoyo al equipo de soporte técnico.

Conecta tu cuenta de Meta (Facebook/Instagram) para recibir leads en tiempo real y procesarlos automáticamente en tu CRM.

1. Desde tu Panel de control, selecciona CRM-Gestión de las relaciones con clientes.
2. Haz clic en la opción Configuración.
3. Selecciona la opción Integración con Meta.
4. Si no tienes ninguna cuenta conectada, verás el aviso “No estás conectado a Meta”; haz clic en Conectar con Meta para iniciar.
   • Nota: Al conectar tu cuenta, autorizas a Algebraix a acceder a tu información de Meta según los permisos que se te soliciten durante el inicio de sesión.
5. Completa el inicio de sesión de Facebook en la ventana emergente que se abre. Nota: La cuenta de Facebook debe estar ligada a una cuenta de Meta Business Suite.
6. Ya conectado, la pantalla se organiza en las siguientes pestañas:
   • Información: Muestra los Detalles de Conexión: nombre y ID del usuario de Meta conectado, fecha de conexión, tipo de token, los permisos (scopes) autorizados y su fecha de expiración con la etiqueta Activo o Expirado.
     • Nota: Si el token está expirado, aparece el botón Reconectar Meta, que vuelve a abrir el inicio de sesión de Facebook.
     • Para dejar de recibir leads de Meta, haz clic en Desconectar Meta; se te pedirá confirmar porque perderás acceso a todas las funcionalidades de la integración.
   • Páginas: Muestra tus Páginas Conectadas y tus Páginas Disponibles para conectar, cada una con su nombre, ID y categoría.
     • Haz clic en Conectar junto a una página disponible para vincularla, o en Desconectar junto a una ya conectada (te pedirá confirmar la acción).
     • Nota: Si a una página conectada le falta el permiso para obtener leads o para leer el contenido de la página, verás el aviso correspondiente con un botón para autorizarlo.
   • Webhooks: Muestra el listado de los webhooks recibidos desde Meta, con las columnas ID, Recibido, Origen, Válido, Procesados, Estatus y Reintentos.
     • En cada fila puedes hacer clic en Ver detalles para consultar el Payload con los datos recibidos.
     • El listado se pagina; mientras no hayas recibido ningún webhook, el panel muestra el aviso “No se han recibido webhooks aún”.
   • Administración de Tokens: Aparece cuando ya hay una cuenta de Meta conectada, y solo para quienes pueden configurar la integración (ver Permisos para el operador, más abajo). Muestra por separado los Tokens de Página y los Tokens de Usuario (agrupados al más reciente por usuario y paginados), cada uno con su estatus, fecha de creación y de expiración, y los permisos autorizados.
     • Para invalidar un token haz clic en Revocar; se te pedirá confirmar, y el usuario dueño del token deberá volver a conectar su cuenta de Meta.

Nota: Si tu perfil de operador solo cuenta con el permiso Ver configuración, consultas las pestañas Información, Páginas y Webhooks, pero no puedes conectar ni desconectar cuentas o páginas, ni ves la pestaña Administración de Tokens. Nota: La cuenta de Meta es propiedad de tu colegio, así que conectarla, desconectar páginas o cuentas y revocar tokens son acciones que solo hacen los administradores de tu colegio. El personal de Algebraix puede consultar la pantalla para darte soporte, pero no realiza ninguna de esas acciones.

Nota: Los leads provenientes de Meta se identificarán fácilmente en su tarjeta de datos mediante el logo de Meta, dentro del apartado de Leads, ubicados en la columna de “Sin asignar”.

Considerar:

En Google Ads debes agregar la URL y la Clave para la integración de webhooks para enviar clientes potenciales directamente al CRM.

• URL= URL de tu colegio https://c1-demo01.algebraix.com más /bin/g/crm/google_webhook_leadgen/

Dando como resultado: https://c1-demo01.algebraix.com/bin/g/crm/google_webhook_leadgen/

• Clave= Especificar una clave que debe coincidir en la configuración de Google en Algebraix.

Ejemplo= CRM_Colegio_2026

1. En Configuración haz clic en Integración con Google Ads.
2. En el panel Webhook Keys, captura el Webhook key proveniente de tus configuraciones en Google Ads en el campo “Webhook key” y haz clic en Agregar.
   
   
3. El sistema no te dejará agregar una webhook key vacía ni una que ya tengas registrada en el listado; te lo advertirá antes de guardar.
4. Cada webhook key agregada aparece en el listado con un botón Remover. Al hacer clic te pedirá confirmar la acción mostrando la clave entre comillas y la advertencia de que no se puede deshacer.
5. Del lado derecho, el panel Webhooks muestra el historial de los webhooks que Google Ads ha enviado a tu colegio, con las columnas: ID, Recibido, Origen, Válido, Procesados, Estatus y Reintentos.
   • En cada fila puedes hacer clic en el botón de la columna de acciones para consultar el Payload con los datos recibidos.
   • El listado se pagina; usa los controles de paginación en la parte inferior del panel para moverte entre páginas.
   • Mientras no hayas recibido ningún webhook, el panel muestra el aviso “No se han recibido webhooks aún”.

• Nota: Si tu perfil de operador solo cuenta con el permiso Ver configuración, podrás consultar los webhook keys registrados y el historial de webhooks, pero los campos y botones para agregar o remover una webhook key estarán deshabilitados y verás el aviso “Tu usuario puede consultar esta integración, pero no modificar las webhook keys.”
• Nota: Agregar y remover webhook keys son acciones de los administradores de tu colegio. El personal de Algebraix puede consultar la pantalla para darte soporte, pero no las realiza.

Nota: Los leads provenientes de Google Ads se identificarán fácilmente en su tarjeta de datos mediante el logo de Google, dentro del apartado de Leads, ubicados en la columna de “Sin asignar”.

Te permite elegir a qué administradores y operadores se les notifica por mensajería Algebraix cada vez que entra un lead nuevo desde las integraciones con Meta o con Google Ads. Los leads que tú agregas manualmente en el tablero no generan esta notificación.

1. Desde tu Panel de control, selecciona CRM-Gestión de las relaciones con clientes.
2. Haz clic en la opción Configuración.
3. Selecciona Configuración de notificaciones de leads.
4. Del lado derecho, en el panel Usuarios disponibles, marca la casilla junto al nombre de cada administrador u operador que quieras agregar como destinatario.
   • Puedes usar el campo Buscar usuario para localizarlo por nombre, nombre de usuario o ID.
   • Solo aparecen en este listado los administradores y los operadores que tengan el permiso Ver leads.
5. Cada usuario que marques se agrega también del lado izquierdo, en el panel Destinatarios seleccionados, donde se indica el total de seleccionados y si cada uno es Administrador u Operador.
6. Para guardar tu selección haz clic en Guardar.
   • Nota: El botón Guardar solo se habilita cuando hiciste algún cambio respecto a la lista de destinatarios ya guardada.

1. Desde tu Panel de control, selecciona CRM-Gestión de las relaciones con clientes.
2. Haz clic en la opción Configuración.
3. Selecciona Configuración de notificaciones de leads.
4. En el panel Destinatarios seleccionados, ubicado del lado izquierdo, localiza al usuario que deseas eliminar y haz clic en el icono de Papelera junto a su nombre.
   • También puedes desmarcar su casilla en el panel Usuarios disponibles, del lado derecho.
5. Haz clic en Guardar para aplicar el cambio.

• Nota: Si un operador que ya estaba en la lista de destinatarios deja de tener el permiso Ver leads, se sigue mostrando en Destinatarios seleccionados —atenuado y con el aviso de que ya no tiene permiso para ver leads— para que puedas quitarlo; mientras no lo quites, seguirá recibiendo las notificaciones.

Un lead es una persona que mostró interés en el colegio: la agregaste tú manualmente o llegó sola desde una integración (Meta o Google Ads). Cada lead aparece como una tarjeta dentro de un tablero organizado por columnas.

1. Desde tu Panel de control, selecciona CRM-Gestión de las relaciones con clientes.
2. Haz clic en la opción Leads.
3. En la parte superior puedes filtrar el tablero por Todos, Lead de Meta o Lead de Google. Nota: Los leads que agregaste manualmente no tienen un filtro propio; solo se muestran con Todos.
4. Puedes descargar a Excel la información del tablero con el botón Descargar Excel.
5. Cada tarjeta muestra el nombre del lead y la fecha en que se agregó; si proviene de una integración, además muestra el ícono de Meta o de Google. Da clic en el nombre de la tarjeta para expandirla y ver su teléfono y correo electrónico.

• Nota: Si recibes un lead desde redes sociales o lo agregas manualmente, su tarjeta se muestra con un marco amarillo y la etiqueta Nuevo durante las siguientes 24 horas hábiles, para identificarlo como reciente. Si el registro se realiza durante el fin de semana, esas horas se siguen contando a partir del lunes.

1. Desde cada tarjeta puedes:
   • Información: Abre el detalle del lead para agregar prospectos y contactos, o convertirlos (ver “Información de un lead” más abajo).
   • Editar : Modifica el nombre, el país, el teléfono y el correo electrónico del lead.
   • Comentarios : Agrega o edita un comentario del lead. Nota: Solo admite un comentario por lead; al guardar uno nuevo se reemplaza el que hubiera.
   • Remover : Elimina permanentemente al lead del tablero; se te pedirá confirmar la acción.

1. Desde tu Panel de control, selecciona CRM-Gestión de las relaciones con clientes.
2. Haz clic en la opción Leads.
3. En la columna Sin asignar haz clic en Agregar lead.
4. Completa el formulario:
   • Nombre: obligatorio.
   • País: la lada del teléfono del lead.
   • Teléfono: opcional; si lo capturas, debe tener la cantidad de dígitos que corresponde al país que elegiste.
   • Correo electrónico: opcional.

• IMPORTANTE: Además del nombre, debes capturar al menos un teléfono o un correo electrónico; si dejas ambos vacíos, el botón Guardar permanece deshabilitado.

1. Haz clic en Guardar.

Por defecto el tablero incluye las columnas Nuevos leads, Contactados, Interesados y No interesados, además de la columna Sin asignar, que siempre aparece primero.

• Nota: La columna Sin asignar es fija: no se puede editar, eliminar, arrastrar ni reordenar. En ella caen los leads que aún no has movido a ninguna columna y los que quedaron en una columna que eliminaste.

1. Desde tu Panel de control, selecciona CRM-Gestión de las relaciones con clientes.
2. Haz clic en la opción Leads.
3. Desplázate hacia la derecha del tablero y haz clic en Agregar columna.
4. Captura el Nombre de la columna y, si lo deseas, elige un Color de la columna.
5. Haz clic en Crear Columna.

• Nota: No hay un límite en la cantidad de columnas que puedes crear.

1. Desde tu Panel de control, selecciona CRM-Gestión de las relaciones con clientes.
2. Haz clic en la opción Leads.
3. Haz clic en el ícono de tres puntos ubicado en la esquina superior derecha de la columna que deseas editar.
4. Selecciona Editar, modifica el nombre o el color, y haz clic en Guardar Cambios.

1. Desde tu Panel de control, selecciona CRM-Gestión de las relaciones con clientes.
2. Haz clic en la opción Leads.
3. Haz clic en el ícono de tres puntos ubicado en la esquina superior derecha de la columna que deseas eliminar.
4. Selecciona Eliminar y confirma la acción.

• IMPORTANTE: Los leads que estaban en la columna eliminada no se borran: pasan a la columna Sin asignar.

1. Desde tu Panel de control, selecciona CRM-Gestión de las relaciones con clientes.
2. Haz clic en la opción Leads.
3. Selecciona la tarjeta del lead que deseas mover y arrástrala hacia la columna a la que quieres pasarlo, incluida Sin asignar.

Desde la tarjeta de un lead, haz clic en Información para abrir su detalle. Se muestra en dos pestañas: Prospectos y contactos e Información del lead.

En esta pestaña registras a las personas relacionadas con el lead, antes de convertirlas en un prospecto o en un contacto real del sistema.

1. En el panel Prospectos, haz clic en Agregar para capturar un futuro prospecto; puedes agregar más de uno.
2. Completa su formulario:
   • Nombre, Apellido paterno y Apellido materno.
   • Plan de estudios: al elegirlo se habilitan, en cascada, Sección, Grado (al que ingresaría el prospecto) y Ciclo.
   • Proceso de admisión al que se asociará.
   • Género y Fecha de nacimiento.
   • País, Celular y Teléfono.
   • Correo electrónico.
   • Si tu proceso de admisión tiene campos personalizados configurados, también los puedes completar aquí.
3. Haz clic en Guardar. Nota: El botón permanece deshabilitado si el formulario está vacío o si no hiciste ningún cambio.

1. Ya guardado, haz clic en Convertir a prospecto para convertirlo en un prospecto real del sistema.

• IMPORTANTE: Debes guardar los cambios pendientes del formulario antes de poder convertir. Una vez convertido, el formulario del prospecto queda de solo lectura: la conversión no se puede deshacer desde esta pantalla.

1. De forma similar, en el panel Contactos puedes agregar hasta 2 contactos por lead con Agregar, completar su formulario (los mismos datos que el del prospecto, sin los datos escolares) y convertirlos con Convertir a contacto.

Una vez que un prospecto ya fue convertido, puedes asociarle los contactos del mismo lead que también hayas convertido a contacto.

1. Selecciona el prospecto ya convertido y haz clic en Asociar contactos.
2. Marca los contactos que quieras asociar y haz clic en Guardar asociaciones.

• IMPORTANTE: Un prospecto no puede tener más de 2 contactos asociados. Un mismo contacto sí puede asociarse a más de un prospecto.

1. La información del nuevo prospecto se verá reflejada en el módulo de Prospectos.

Esta pestaña muestra los datos del lead (nombre, teléfono, correo electrónico y origen). Si el lead proviene de Meta, además se muestra la información del anuncio que lo originó —Campaña, Conjunto de Anuncios y Anuncio—. Tanto para Meta como para Google Ads, si la plataforma envió datos adicionales aparece un bloque final (Información de Meta o Información de Google Ads) con los campos que llegaron en el formulario de origen.

Un prospecto es una persona interesada en ingresar a tu institución educativa, pero que aún no ha completado su proceso de admisión. Es el primer nivel de registro dentro del CRM y representa una oportunidad potencial de matrícula.

Para crear un prospecto haz lo siguiente:

1. Desde tu Panel de control, selecciona CRM-Gestión de las relaciones con clientes.
2. Selecciona la pestaña de Prospectos.
3. Llena la información que aparece en el formulario:
   • Nombre, apellido paterno y materno: Datos básicos del prospecto.
   • Plan de estudios: Selecciona el plan al que desea ingresar.
   • Sección: Elige la sección correspondiente (ej. Preescolar, Primaria, etc.).
   • Grado: Selecciona el grado que le corresponde al prospecto.
   • Ciclo: Despliega el menú y selecciona el ciclo escolar para el que se está prospectando.
   • Proceso de admisión: Despliega el menú y selecciona el proceso de admisión en el que deseas incluir al prospecto. Puedes dejar este campo en blanco y asignarlo más adelante.
   • Género: Selecciona el género del estudiante prospecto.
   • Teléfono: De manera opcional, puedes registrar un número telefónico.
   • Correo electrónico: De manera opcional, puedes registrar un correo electrónico.
     • IMPORTANTE: Si necesitas agregar nuevos campos al formulario de prospectos, deberás hacerlo mediante la opción Campos adicionales. Desde allí, puedes agregar un nuevo campo o modificar un campo adicional existente del estudiante, asegurándote de que sea visible para Prospectos. Para más información, consulta el artículo Campos adicionales.
4. Haz clic en Crear nuevo contacto para registrar a los responsables del estudiante (por lo general, padres o tutores). Puedes agregar hasta dos contactos.
   • Nombre de contacto: Indica el nombre del contacto del prospecto.
   • Apellido paterno: Agrega el apellido paterno del contacto.
   • Apellido materno: Agregar el apellido materno del contacto.
   • Género: Despliega el menú y selecciona el género del contacto.
   • Celular: Debes agregar el número celular del contacto.
   • Teléfono: De manera opcional, puedes agregar un número telefónico.
   • Correo electrónico: De manera opcional, puedes agregar un correo electrónico. Agregar un correo electrónico a los contactos del prospecto te permitirá comunicarte con ellos a través de la mensajería de Algebraix sin necesidad de habilitarles un usuario.
5. Para guardar la información haz clic en Aceptar.

Nota: Puedes modificar o eliminar un prospecto en cualquier momento. En el listado de prospectos:

• Haz clic en el ícono de lápiz para editar la información.
• Haz clic en el ícono de papelera para eliminar el prospecto.

https://youtu.be/B2TDLXXVExU?si=PFLm17d0ArpiUh-A

En la pestaña Prospectos se muestran dos tablas: Prospectos (los que ya tienen un proceso de admisión asignado) y Prospectos sin proceso (los que aún no). Ambas muestran las siguientes columnas:

• Un ícono de estatus: persona si el prospecto está activo, o el ícono de bloqueo si fue declinado.
• Apellido paterno, Apellido materno y Nombre.
• Proceso (solo en la tabla Prospectos): el proceso de admisión al que está asociado.
• Fecha de creación.
• Contactos: el nombre de cada contacto que tenga registrado.
• Acciones:
  • Convertir a solicitante : ver la sección “Convertir prospecto a solicitante” más abajo; no aparece en un prospecto ya declinado.
  • Ver : abre, del lado derecho, un panel de solo lectura con los datos del prospecto y, por cada contacto que tenga registrado, otro panel con sus datos; si ese contacto ya fue convertido en padre de familia, su panel incluye un acceso directo a su perfil.
  • Actualizar : abre el mismo formulario de alta con los datos del prospecto precargados, para modificarlos.
  • Eliminar : elimina al prospecto; se te pedirá confirmar la acción.
• Ambas tablas se pueden ordenar por columna, filtrar con el campo de búsqueda y paginar.
• Nota: Si eres operador, en la tabla Prospectos solo ves los de los procesos de admisión que tienes asignados; en Prospectos sin proceso los ves todos.

Sobre las tablas, en la esquina superior derecha, tienes dos accesos:

• Imprimir : genera un reporte con las mismas dos tablas (Prospectos y Prospectos sin proceso), cada una con las columnas Prospectos y contactos relacionados, Sección, Grado, Ciclo, Género, Celular, Teléfono y Correo electrónico; la tabla Prospectos agrega la columna Proceso de admisión. Debajo de cada prospecto se listan sus contactos.
• Descargar Excel : descarga la misma información de ambas tablas a un archivo de Excel.

Convertir un prospecto en solicitante implica cambiar su estatus dentro del proceso de admisión, reflejando que ha dado un paso más formal en su intención de ingresar a la institución.
Para convertir de prospecto a solicitante sigue estos pasos:

1. Desde tu panel de control selecciona CRM-gestión de las relaciones con clientes.
2. Selecciona Prospectos.
3. En la tabla Prospectos, en la columna de acciones, selecciona el botón convertir a solicitante, identificado con el icono .
4. Si el prospecto tiene contactos registrados, el sistema te preguntará si deseas convertirlo en padre de familia del estudiante.
   • Omitir paso: Si seleccionas esta opción, se borrará toda la información del contacto registrado
   • Agregar padre de familia: Llena el formulario con la información que se te solicita.
   • Haz clic en Convertir y continuar para guardar la información del padre de familia.
   • Nota: Este procedimiento debe repetirse para cada uno de los contactos registrados.
5. Después te mostrará el formulario con los campos del solicitante para que completes la información necesaria.
   • Importante: Puedes marcar la casilla de Permitir acceso a la plataforma para que el solicitante pueda ingresar a Algebraix. Además, si es necesario, puedes convertir un prospecto directamente en un estudiante formal al completar su proceso de admisión.
6. Haz clic en Aceptar para guardar.

El seguimiento se refiere a la gestión y monitoreo continuo de la interacción con los solicitantes, prospectos o estudiantes a lo largo de su proceso de admisión. Esta herramienta es esencial para asegurarse de que cada prospecto o solicitante avance de manera adecuada en su proceso y no se pierda de vista ninguna oportunidad. Existen dos vistas principales para realizar esta gestión:

Consultar el listado de los estudiantes seleccionados en la población o prospectos relacionados al proceso de admisión.

1. Desde tu Panel de control selecciona CRM-Gestión de las relaciones con clientes.
2. Despliega el menú Seguimiento y selecciona Seguimiento.
   • Se mostrará un listado con todos los estudiantes incluidos en tu proceso de admisión.
   • Importante: Recuerda verificar, en el filtro ubicado en la parte superior derecha de la pantalla, que estás revisando el proceso de admisión que deseas.
     
3. En el listado de estudiantes observarás la siguiente información:
   • Estatus: Se indica el estatus del estudiante; si aparece como “Estudiante”, significa que está activo en tu colegio. También se mostrarán los estudiantes solicitantes y prospectos que hayas asociado a tu proceso de admisión.
   • Matrícula: Se muestra la matrícula asignada al estudiante.
   • Estudiante: Te muestra el nombre del estudiante.
   • Plan de estudios: Indica el plan de estudios en el que se encuentra asociado el estudiante.
   • Grupo: Indica el grado al que el estudiante va a inscribirse.
     • Para los estudiantes activos: Es el grado siguiente al que actualmente están inscritos.
     • Para los solicitantes y prospectos: Es el grado correspondiente al que están realizando el proceso de admisión.
   • Tipo: Se indica el tipo de inscripción en la que se clasificará al estudiante. Puede ser una reinscripción, inscripción de nuevo ingreso o regresa.
     • Reinscritos: Estudiantes que cursaron el ciclo escolar inmediato anterior en tu colegio.
     • Nuevo ingreso: Estudiantes que ingresan por primera vez a tu colegio.
     • Regresa: Estudiantes que tienen un historial en tu colegio por haber cursado algún ciclo escolar, aunque no de forma consecutiva.
   • La columna con el ícono indica si el estudiante cumple con alguno de los criterios de inscripción por cobros que hayas configurado. Nota: Recuerda que la configuración de estos criterios es opcional.
   • Inscripción manual: En este apartado puedes indicar manualmente lo siguiente:
     • Que en el estudiante aparezca como inscrito marcando la casilla Inscrito .
     • Que se consideren los criterios de inscripción por cobros para determinar si el estudiante aparece como inscrito, dando clic en la casilla Criterios de inscripción por cobros .
     • Que el estudiante aparezca como no inscrito dando clic en la casilla No inscrito .
   • Inscrito Se mostrará si el estudiante tiene estatus de inscrito o no inscrito .
     • Declinar: Al hacer clic en el ícono “Declinar”, se mostrará una pantalla donde podrás seleccionar la razón por la cual estás declinando al estudiante de tu proceso de admisiones, así como un apartado para agregar un comentario.
       
       • Nota: Para poder utilizar la opción de declinar a un estudiante, solicitante o prospecto, primero debes registrar una razón de baja.
     • Agregada la información haz clic en Declinar
   • Asignado: Es posible asignar un operador o administrador específico a un estudiante, solicitante o prospecto. Si se asigna un responsable, su nombre aparecerá en esta sección, lo que facilita el seguimiento y la gestión personalizada.
     • Etapas: Podrás ver la etapa del proceso en la que se encuentra el estudiante. Al desplegar la etapa actual, tendrás la opción de seleccionar otra etapa de tu proceso para actualizar el avance del estudiante.
4. Para guardar los seguimientos que realices haz clic en Aceptar.
5. En esta misma vista de lista, tienes ciertos filtros para observar información:
   • Ver seguimientos: Al habilitar esta opción deslizando el seleccionador, se mostrará la información sobre el último seguimiento registrado del estudiante, solicitante o prospecto.
   • Puedes hacer la impresión de la información seleccionando el icono de impresora , que genera un reporte con las mismas columnas de este listado (Estatus, Matrícula, Estudiante, Plan de estudios, Grupo, Tipo, criterios de inscripción por cobros, Inscripción manual, Inscrito y Asignado); la columna Etapas solo aparece si tu proceso de admisión tiene etapas configuradas.
     • Nota: Si activaste Ver seguimientos antes de imprimir, el reporte agrega la columna “Último seguimiento” con el ícono del tipo de contacto (llamada, comentario, visita u otro), el comentario registrado y la fecha y hora del seguimiento más reciente de cada estudiante, solicitante o prospecto.
   • Puedes hacer la descarga a Excel de la información seleccionando el icono de Excel .
   • Filtro usuarios: Te permite filtrar a los estudiantes por su estatus: activos, solicitantes o prospectos.
   • Filtrar: Al hacer clic en los tres puntos podrás seleccionar los criterios de filtrado para la información de los estudiantes que deseas ver.

1. Desde tu Panel de control, selecciona CRM-Gestión de las relaciones con clientes.
2. Despliega el menú Seguimiento y selecciona Seguimiento.
3. Selecciona el botón Kanban.
4. Se mostrará una columna para cada una de tus etapas dentro del proceso de admisión. En cada columna, aparecerá una tarjeta por estudiante, lo que te permitirá visualizar de manera rápida en qué etapa se encuentra cada uno.
   
5. Para agregar un seguimiento a un estudiante, haz clic en Seguimiento, ubicado debajo del nombre del estudiante. Esta acción te llevará al detalle del estudiante, donde podrás registrar todas las interacciones y acciones necesarias para dar seguimiento a su proceso de admisión:
   • Se mostrará la información del estudiante: correo electrónico, teléfono, género, fotografías, nombre de usuario, matrícula, plan de estudios, sección, grado, grupo (o el último grupo si ya causó baja), dirección, fecha de nacimiento, tipo de sangre, alergias e información adicional, según los datos que tenga capturados. Con el ícono de ver puedes consultar su perfil completo, y con el de lápiz editarlo.
   • Inscrito: Despliega esta fila con la flecha para ver si el estudiante cumple los Criterios de inscripción por cobros que hayas configurado, y para indicar manualmente su estatus en Inscripción manual: como Inscrito, según los Criterios de inscripción por cobros, o como No inscrito.
   • Tipo de inscripción: Muestra si el estudiante se clasifica como Tipo por defecto, Nuevo ingreso, Reinscritos o Regresa; solo quien tenga el permiso Gestión de seguimientos puede modificarlo desde aquí, el resto solo lo consulta.
   • Despliega el menú Etapas de kanban para actualizar la etapa del proceso en la que se encuentra el estudiante; además de las etapas que hayas configurado, puedes elegir Sin etapa (solo si el estudiante está activo) o En espera. Esto también lo puedes realizar arrastrando la tarjeta en la vista kanban.
     • Nota: Mientras el administrador esté modificando las etapas de kanban del proceso en modo de edición, no podrás actualizar la etapa del estudiante; el sistema te lo advertirá con el aviso “No es posible realizar cambios cuando el kanban está en modo edición”.
   • Ejecutivos asignados: Comienza a escribir el apellido del administrador u operador que deseas asignar al estudiante. El sistema te mostrará sugerencias para que puedas hacer tu selección; puedes asignar hasta 3 ejecutivos por estudiante.
   • Datos adicionales: Si tu proceso de admisión tiene campos personalizados configurados, despliega este apartado para consultar su información.
   • Si el estudiante tiene un examen de admisión asociado, en el apartado Examen de admisión verás su nombre, sus fechas de inicio y fin, y su calificación final una vez que esté disponible.
   • Declinar: Al seleccionar el ícono de “Declinar”, se abrirá un recuadro donde podrás indicar la razón y agregar un comentario para declinar al estudiante.
     • Nota: Para poder utilizar la opción de declinar a un estudiante, solicitante o prospecto, primero debes registrar una razón de baja.
   • Una vez que hayas completado la información, haz clic en Declinar.
   • Para guardar la información modificada haz clic en Aceptar
   • Nota: Si el estudiante ya fue declinado del proceso, esta pantalla ya no muestra el botón Aceptar ni el ícono de Declinar.
   • Historial: En este apartado encontrarás el historial de todos los movimientos realizados en el estudiante como parte del seguimiento.
     • Al hacer clic en el ícono , se abrirá una pantalla para agregar un seguimiento. Al desplegar la opción Tipo, podrás seleccionar entre las siguientes opciones:
       • Llamada
       • Comentario
       • Visita
       • Otros
     • Razón: De manera opcional, puedes agregar la razón por la cual realizaste el seguimiento seleccionado.
     • Comentario: Agrega la información del seguimiento aquí.
     • Para guardar haz clic en Aceptar.
   • Contactos: Despliega el menú Contactos para ver el número telefónico y el correo electrónico registrados en los contactos del estudiante.
   • Para enviar un mensaje vía Algebraix al contacto, haz clic en el ícono mensaje
     • Serás redirigido a la pantalla para redactar un mensaje, con el destinatario ya agregado. Solo necesitarás ingresar el “Asunto” y el “Mensaje”.
     • Puedes adjuntar archivos a tu mensaje.
     • Para enviar el mensaje haz clic en Enviar.
     • Los estudiantes prospecto no tienen acceso a Algebraix, por lo que el mensaje que les envíes será recibido directamente en su correo electrónico, con la posibilidad de responderte.
     • Cuando el contacto seleccione la opción Ingresar a la plataforma, será redirigido a una pantalla donde solo podrá responder a este mensaje. No tendrá acceso a ninguna otra función dentro de Algebraix.
     • En esa pantalla el contacto ve el asunto del mensaje y, debajo, el hilo completo de la conversación: cada mensaje muestra el nombre de quien lo envió y, al expandirlo, el detalle “De”, “Para” y “Fecha”.
     • Debajo del hilo aparece el panel para responder, con el campo “Mensaje” y el botón Enviar; no puede cambiar el destinatario ni el asunto, que quedan fijos al mensaje original.
     • El contacto puede responder hasta 3 veces desde ese enlace; mientras le queden respuestas disponibles verá el aviso “Tienes un límite de {1} respuestas” con el número restante.
     • Si el enlace ya venció (por ejemplo, porque el contacto ya usó sus 3 respuestas, porque el prospecto o solicitante ya no existe en el proceso, o porque el enlace fue alterado), en lugar del mensaje el contacto solo verá el aviso “No se han encontrado mensajes.”
     • En tu bandeja de entrada dentro de la mensajería de Algebraix, podrás ver las respuestas que recibas por parte de los contactos.
     • Los mensajes que envíes y recibas de los contactos se guardarán en el apartado de “Historial”.

Este apartado muestra las solicitudes de los estudiantes, solicitantes o prospectos que han sido rechazadas durante el proceso de admisión. Los motivos de la declinación pueden incluir no cumplir con los requisitos académicos, financieros o de otro tipo establecidos por la institución.

1. En tu Panel de control, selecciona CRM-Gestión de las relaciones con clientes.
2. Despliega el menú Seguimiento.
3. Selecciona Declinados.
4. Importante: Si tienes más de un proceso de admisión abierto, elige el que quieres revisar en el selector de proceso de la parte superior de la pantalla. Si no tienes ningún proceso de admisión abierto, el sistema te pedirá abrir uno para poder mostrar esta información.
5. Se mostrará el listado de los estudiantes, solicitantes o prospectos que has declinado del proceso de admisiones que estás revisando, con la siguiente información:
   • Estatus: Indica si es “Estudiante”, “Prospecto” o “Solicitante”.
   • Matrícula: La matrícula asignada al estudiante o al solicitante; en los prospectos, que aún no la tienen, la columna muestra tres guiones.
   • Estudiante: El nombre del estudiante, solicitante o prospecto.
   • Plan de estudios: El plan de estudios en el que está asociado.
   • Sección: La sección a la que está asociado.
   • Grado: El grado al que corresponde su proceso de admisión.
   • Tipo: El tipo de inscripción (reinscripción, nuevo ingreso o regresa).
   • En el apartado Usuarios puedes aplicar filtros por tipo de usuario para consultar lo siguiente:
     • “Estudiantes”
     • “Prospectos”
     • “Solicitantes”
   • En Filtrar, puedes seleccionar la información que deseas visualizar según los criterios de tu interés.

1. En la columna “Declinado”, haz clic en el ícono info para consultar la razón por la cual el estudiante fue declinado.
2. Para anular la declinación, haz clic en el ícono anular .
   • Nota: La anulación solo es posible cuando el estudiante fue declinado directamente desde el seguimiento del proceso de admisión. Si fue dado de baja desde su perfil, no es posible anular la declinación.
3. Aparecerá un cuadro de confirmación, haz clic en Aceptar para anular la declinación.

El Panel de Información te ofrece una visión general y actualizada sobre los procesos relacionados con tus estudiantes o solicitantes. Este panel se actualiza de manera automática a medida que realizas cambios y configuraciones en el sistema, lo que te permite tener acceso en tiempo real a los detalles más relevantes para gestionar el proceso de admisión.

Importante: Este panel necesita un proceso de admisión abierto y con población seleccionada para mostrar información.

• Si no tienes ningún proceso abierto, verás el aviso “Es necesario abrir el proceso de admisión para mostrar información”, con un enlace directo a Proceso de admisión para abrirlo. Si eres operador y no cuentas con el permiso para agregar o modificar procesos de admisión, en su lugar verás el aviso “No se ha asignado ningún proceso de admisión. Favor de contactar al administrador.”
• Si ya tienes un proceso abierto pero no le has asociado estudiantes o solicitantes, verás el aviso “Es necesario seleccionar la población para mostrar información”, con un enlace directo a Selección de población.

En el panel podrás observar lo siguiente:

• Cantidad de prospectos en el proceso
• Cantidad de solicitantes en el proceso
• Cantidad de inscritos en el proceso: Se contabilizan los estudiantes o solicitantes que cumplen con el criterio de inscripción por cobros o se marcan como inscripción manual.
• Tasa de conversión: Resulta de dividir a los inscritos entre el total del embudo (inscritos + prospectos activos + declinados - duplicados); un estudiante que aparece como inscrito y declinado se cuenta solo como inscrito.
• Cantidad de declinados en el proceso

1. Inscritos: Gráfica que muestra el estatus de los estudiantes inscritos:
   • Nuevo ingreso: Estudiantes que ingresan por primera vez a tu colegio.
   • Reinscritos: Estudiantes que cursaron el ciclo escolar inmediato anterior en tu colegio.
   • Regresa: Estudiantes que tienen un historial en tu colegio por haber cursado algún ciclo escolar, aunque no de forma consecutiva.
   • Doble proceso: Solo aparece cuando hay estudiantes contabilizados en más de un proceso de admisión a la vez; haz clic en la cantidad para ver el listado con el detalle de en qué procesos está cada uno.
   • Haz clic en la cantidad de cualquiera de los tres tipos de inscripción para ver el listado de los estudiantes que la componen.
   • Nota: Haz clic en los tres puntos para cambiar entre “Ver por tipo” (gráfica de pastel) y “Ver por grado y tipo” (gráfica de barras).
   • Puedes descargar esta información a Excel con el ícono .
2. Pendientes de inscripción: Muestra, separados en Solicitantes y Activos, a los estudiantes o solicitantes que aún no se encuentran bajo un estatus de inscritos.
   • Nota: Puedes usar el campo de búsqueda para filtrar el listado por nombre o matrícula.
   • Haz clic sobre un estudiante o solicitante para consultar su detalle de seguimiento.
   • Puedes descargar esta información a Excel con el ícono .
3. Cupo por grado: Muestra la ocupación de tus grados según los estudiantes inscritos.
   • Nota: Este panel solo aparece si configuraste el Cupo por grado del proceso.
4. Últimos prospectos: Aparece un listado de los prospectos agregados recientemente, ordenados del más reciente al más antiguo. La pestaña “Más recientes” muestra hasta 15; las pestañas “30 días”, “60 días” y “90 días” muestran cuántos se agregaron en ese periodo y el listado completo correspondiente.
   • Nota: Este panel solo aparece si tienes el permiso Prospectos > Ver. Como operador, además, solo verás los prospectos de los procesos que tienes asignados; el administrador ve todos.
5. Declinados: Gráfica que muestra las razones por las que has declinado a los estudiantes.
   • Haz clic en la cantidad junto a una razón para ver el listado de los estudiantes declinados por ese motivo.
   • Puedes descargar esta información a Excel con el ícono .
6. Filtro: En la parte inferior derecha de la pantalla selecciona el botón Filtros . Se mostrarán los procesos de admisión que has creado, para que selecciones el que deseas revisar en este panel.
   • Nota: Puedes seleccionar más de un proceso a la vez, y el sistema sumará la información de todos los procesos seleccionados; también puedes marcar Todos los procesos para seleccionarlos de una sola vez.
   • Un proceso que no tiene criterios de inscripción por cobros configurados se marca con el aviso “Sin criterios de inscripción”.
   • Debes tener al menos un proceso seleccionado para poder hacer clic en Aplicar.
7. Una vez que hayas seleccionado tus procesos, haz clic en Aplicar.

Para que un operador pueda llevar a cabo las configuraciones, es necesario asignarle los siguientes permisos al momento de agregarlo o modificar su perfil:

Desde “Permisos globales” > CRM - Gestión de las relaciones con clientes.

• Panel de información: Le permite hacer la lectura de las gráficas en el “Panel de información”.
• Proceso de admisión:
  • Ver: Podrá consultar los procesos de admisión creados.
  • Agregar/Modificar: Podrá crear o modificar procesos de admisión.
  • Abrir/Cerrar: Le permitirá abrir o cerrar un proceso de admisiones.
  • Gestión de acceso a procesos: Le permitirá determinar quién puede visualizar los procesos de admisión.
  • Eliminar: Podrá eliminar procesos de admisión.
• Criterios de inscripción por cobros:
  • Ver: Podrá observar las configuraciones que se llevaron a cabo en este menú.
  • Agregar/Modificar: Podrá agregar cobros a cada uno de los criterios de inscripción y podrá modificar los existentes.
• Prospectos:
  • Convertir en solicitante: Podrá convertir a un prospecto en un estudiante solicitante.
  • Ver: Podrá ver la información de los prospectos.
  • Agregar/Modificar: Podrá agregar a nuevos prospectos y modificar la información de loe existentes.
  • Eliminar: Podrá eliminar la información de prospectos.
• Kanban:
  • Configurar etapas de kanban: Podrá configurar las etapas del kanban del proceso de admisión (sección “Etapas de kanban” de este mismo artículo).
• Seguimiento:
  • Inscripción manual: Podrá indicar, manualmente, si un estudiante pasa a un estatus de inscrito, siempre que el estudiante le esté asignado.
  • Agregar/Anular declinación: Puede declinar a estudiantes del proceso y puede anular también estas declicnaciones, siempre que el estudiante le esté asignado.
  • Agregar/Anular asignación: Podrá asignarle un administrador u operador a los estudiantes y podrá anular también esta asignación.
  • Gestión de seguimientos: Podrá gestionar el alta de comentarios, visitas y llamadas que se hacen como seguimiento del estudiante, editar el tipo de inscripción, y actualizar la inscripción, la etapa de kanban, la asignación y la declinación de cualquier estudiante del proceso, no solo la de los que tiene asignados.
• Selección de población:
  • Agregar / Modificar: Podrá agregar y modificar a los estudiantes que forman parte de un proceso de admisión.
• Cupo por grado:
  • Agregar / Modificar cupo: Podrá determinar el cupo máximo de estudiantes por grado dentro de un proceso de admisión.
• Leads:
  • Ver leads: Podrá entrar a la pantalla de Leads y consultar el tablero.
  • Agregar leads manual: Podrá agregar leads manualmente desde el tablero.
  • Modificar leads: Podrá editar los datos de un lead, agregar o editar su comentario, y moverlo de columna.
  • Eliminar leads: Podrá eliminar leads del tablero.
  • Convertir en prospecto o contacto: Podrá agregar prospectos y contactos a un lead, convertirlos y asociar contactos a un prospecto.
  • Configurar kanban: Podrá agregar, editar, reordenar y eliminar las columnas del tablero de leads.
  • Configuración de notificaciones de leads: Podrá entrar a la pantalla de notificaciones de leads y modificar la lista de destinatarios.
• Integración con Google Ads:
  • Ver configuración: Podrá consultar la pantalla de Integración con Google Ads —los webhook keys registrados y el historial de webhooks recibidos— sin poder agregar ni remover ningún webhook key.
  • Configurar integración: Además de consultar la pantalla, podrá agregar y remover webhook keys de la integración con Google Ads.
• Integración con Meta:
  • Ver configuración: Podrá consultar las pestañas Información, Páginas y Webhooks de la integración con Meta, sin poder conectar ni desconectar cuentas o páginas.
  • Configurar integración: Además de consultar la pantalla, podrá conectar y desconectar la cuenta de Meta, conectar y desconectar páginas, y consultar y revocar tokens en la pestaña Administración de Tokens.

El administrador de la escuela entra a la pantalla de Leads sin necesidad de ningún permiso; un operador solo puede entrar si tiene asignado, al menos, el permiso Ver leads.