Estadísticas de adeudos

Este módulo es esencial para garantizar una gestión eficiente de las cuentas por cobrar en instituciones educativas. Al proporcionar información detallada y actualizada sobre los saldos pendientes, permite a los administradores y al personal administrativo obtener una visión completa y precisa de la situación financiera.

1. Haz clic en la pestaña Estadísticas en la parte superior.
2. Luego en el apartado Configuración financiera haz clic en Adeudos.
3. Selecciona al menos un ciclo, subciclo o periodo, dependiendo si quieres realizar una consulta más específica o abarcar varios periodos o ciclos.
4. Después, selecciona al menos un grupo o estatus de estudiantes (solicitantes, graduados y bajas).
5. A continuación, elige los tipos de cobros deseas incluir en las estadísticas (colegiaturas, venta de artículos, paquetes, cobros unicos, inscripciones, otros, recargos, convenios o cobros fijos).
6. Haz clic en el botón Aceptar para iniciar la generación.
7. Se iniciará el proceso de generación de las estadísticas de adeudos, el tiempo requerido para obtener los resultados puede variar dependiendo de la cantidad de la información solicitada.
8. Al finalizar el proceso, visualizarás varias tablas comprimidas, cada una con diferentes distribuciones de adeudos.
9. Para ver los detalles de cada tabla, es necesario hacer clic en el botón de flecha ubicado a la derecha en cada una de las distribuciones de adeudos. Esto te permitirá expandir y examinar la información de manera detallada.

• Adeudos por estudiante: Esta tabla muestra el total de adeudos por cada estudiante, incluyendo el grupo al que pertenece y los periodos en los cuales tiene adeudos pendientes. Además, el monto total de adeudos de cada estudiante está vinculado a un enlace que te permite acceder directamente al estado de cuenta individual, proporcionándote un desglose detallado y actualizado de sus pagos y adeudos.
• Adeudos por estudiante y periodo: Esta tabla muestra un registro detallado por estudiante y por periodo, indicando los conceptos específicos de los adeudos correspondientes a cada periodo, así como el total acumulado de adeudos por periodo. El total de cada adeudo está vinculado al estado de cuenta, lo que permite acceder fácilmente a un desglose detallado de cada caso, facilitando la revisión y el seguimiento preciso de los pagos pendientes por estudiante.
• Adeudos por tipo de cobro: Esta tabla te muestra el total de adeudos por tipo de cobro.
• Desglose por periodo: Esta tabla muestra un registro detallado por estudiante, desglosando completamente los adeudos organizados por periodo. Además, si el estudiante cuenta con una beca, esa información también se incluye. Al final de cada registro, se puede ver el monto total de los adeudos por todos los periodos consultados.
• Desglose por grupo y periodo: Esta tabla presenta un registro detallado de los adeudos organizados por grupo y por periodo, permitiendo visualizar los saldos pendientes de los estudiantes según su grupo académico.
• Desglose de familia por estudiante y periodo: Esta tabla muestra los adeudos totales por cada familia, desglosados por estudiante y distribuidos por periodo. Al final de cada fila, se presenta el total acumulado de adeudos de la familia. Además, el nombre de la familia está vinculado a un enlace que te permite acceder a la información general de la familia, como por ejemplo los miembros que la integran, los tipos de usuario, nombres y grupo al que pertenecen.
• Desglose por periodo con ingresos: Esta tabla ofrece un registro detallado por estudiante, mostrando los adeudos por cada periodo junto con los ingresos generados en ese mismo periodo. Además, calcula y presenta la diferencia entre los adeudos y los ingresos por cada periodo. Al final de la tabla, se muestra un resumen con el total de adeudos, ingresos y la diferencia acumulada de todos los periodos consultados, proporcionando una visión clara y precisa del balance financiero de cada estudiante a lo largo de los periodos.
• Estadísticas: En esta sección encontrarás dos estadísticas visualizadas a través de gráficas de barras. Se muestran las siguientes gráficas; adeudos por grupo y adeudos por tipo de cobros. Cada gráfico te proporciona una representación clara y comparativa.

Existen dos formas de descargar las estadísticas de adeudos a excel:

1. Realiza la selección deseada para generar la estadística de adeudos e incluye la opción Descargar a Microsoft Excel.
   
2. Esta opción te permite realizar una descarga de excel directa sin necesidad de generar las estadísticas en plataforma, por lo tanto el único resultado que obtendrás será la descarga del excel.
3. La información se organiza por pestañas, con las mismas distribuciones de adeudos presentadas en la plataforma.

La segunda forma de realizarlo es:

1. Una vez realizadas las estadísticas de adeudos, aparecerá el botón de Descargar Excel , en la parte superior derecha.
2. Al hacer clic al botón, se volverá a procesar las estadísticas y al terminar obtendrás el archivo de excel.
3. La información se organiza por pestañas, con las mismas distribuciones de adeudos presentadas en la plataforma.

1. Una vez generada la estadística de adeudos, te encontrarás en la parte superior de la tabla Adeudos por estudiante la opción para Enviar mensajes a deudores.
2. Para iniciar el proceso, haz clic en la fecha de la tabla Adeudos por estudiante para desplegar los detalles.
3. Es necesario que selecciones al menos un estudiante para habilitar la opción de Enviar mensajes a deudores . Esto te permitirá enviar el mensaje solo a los estudiantes seleccionados.
4. Después de realizar la selección de los estudiantes, haz clic en el botón Enviar mensajes a deudores.
5. Serás dirigido a la pantalla de Redactar mensaje, los destinatarios se agregarán en automático por la selección realizada en adeudos. Solo se agregarán los padres de familia de los estudiantes y estudiantes que tengan habilitada la opción de supervisión propia.
   • Desde esta pantalla, podrás hacer uso de todas las opciones disponibles en mensajes.
6. Te aparecerá una opción nueva llamada Plantilla de mensaje a deudores y tendrás una plantilla predeterminada de Algebraix.
   • Sin plantilla: Si dejas vacío este campo, el mensaje que recibirán los padres de familia mostrará solo el total de adeudos por estudiante. Si hay más de un estudiantes por padre de familia, además se mostrará un total global de adeudos.
   • Con Plantilla: Si seleccionas la plantilla, se mostrará un mensaje más detallado, incluyendo los conceptos que tienen adeudos, los periodos correspondientes y los totales de cada uno de ellos. Además, se incluirá un total por estudiante y, en caso de tener varios estudiantes un total global de adeudos.
   • Si es necesario crear una plantilla personalizada que se ajuste a tus necesidades y preferencias, puedes hacer clic en la opción de Agregar con el icono de más . Esto te llevará a crear una plantilla nueva.
7. Después de realizar todas las selecciones que desees, haz clic en el botón de Enviar para completar el proceso y enviar el mensaje a los destinatarios seleccionados.

1. Una vez generada la estadística de adeudos, en la parte superior de la tabla Adeudos por estudiante tendrás la opción para Enviar WhatsApp a deudores.
2. Haz clic en la fecha de la tabla Adeudos por estudiante para desplegar los detalles de los estudiantes con adeudo.
3. Es necesario que selecciones al menos un estudiante para habilitar la opción de Enviar WhatsApp a deudores . Esto te permitirá enviar el mensaje solo a los estudiantes seleccionados.
4. Después de realizar la selección de los estudiantes, haz clic en el botón Enviar Whatsapp a deudores.
5. Serás dirigido a la pantalla Recordatorios de pago:
   • En el primer apartado visualizarás los periodos de la búsqueda, los grupos y los tipos de cobros, esto dependerá de lo que hayas seleccionado en la estadística de adeudos.
   • En Recordatorio de pagos, la opción Enviar por WhatsApp estará preseleccionada. El mensaje estará listo para enviarse, pero puedes personalizarlo a tu gusto.
     • También puedes ajustar si deseas, y cambiar a la opción Enviar por mensaje.
   • En Destinatarios podrás visualizar a los estudiantes y sus padres, te aparecerá una casilla preseleccionada para los padres de familia, un indicador de cruz roja si el número de celular de un destinatario no es válido. Si ya se ha enviado un recordatorio previamente, aparecerá un indicador de información , indicando que el mensaje solo podrá enviarse al siguiente día.
     • Nota: los estudiantes serán seleccionables solo si son de supervisión propia.
6. Después de realizar todas las selecciones que desees, haz clic en el botón de Enviar para completar el proceso y enviar los recordatorios a los destinatarios seleccionados.

• Búsqueda por periodo: Esta opción te permite filtrar indicando el nombre de uno o varios periodos y que solo te muestre aquellos periodos que coincidan en el selector de “Ciclo, subciclo y periodos”. Solo es posible especificar nombres de periodos, no permite filtrar por ciclos o subciclos .
• Seleccionar todos: Al hacer clic en el botón de los tres puntos de “Ciclos, subciclos y periodos” visualizarás la opción de “Seleccionar todos” la cual te permite hacer una selección rápida de todas las opciones disponibles en el selector de “Ciclos, subciclos y periodos” (activos o inactivos).
• Mostrar ciclos inactivos: Al hacer clic en el botón de los tres puntos de “Ciclos, subciclos y periodos” visualizarás la opción de “Mostrar ciclos inactivos” la cual te permite visualizar en el selector los ciclos, subciclos y periodos que ya se encuentran en estado de cerrado.
• Búsqueda por grupo: Esta opción te permite filtrar indicando el nombre de uno o varios grupos y que solo te muestre aquellos grupos que coincidan en el selector de “Grupos”. Solo es posible especificar nombres de grupos, no permite filtrar por secciones y grados.
• Perfiles: Al tener creados los perfiles de grupo, aparece un selector para que indiques un perfil en específico y que se seleccionen los grupos directamente desde esta opción.
• Imprimir: Al hacer clic en el botón de “Imprimir” volverá a procesar las estadísticas y generará una pantalla donde visualizarás en vista de impresión, además esta pantalla contiene las opciones con los nombres de las tablas para que selecciones solo las tablas que necesites imprimir.
• Mostrar grupo del cobro: Esta opción está disponible únicamente en el Excel, en la pestaña “Por estudiante y periodo”. En esta pestaña, en las columnas sección, grado y grupo mostrará los datos correspondientes que indican el grupo que estaba el estudiante cuando se le registró el cobro.
• No incluir cobros con convenio: Te permite omitir todos los cobros correspondientes a adeudos que hayan sido asignados con un convenio de pagos.
• No incluir folios con refacturación: Te permite omitir aquellos cobros o adeudos que han sido refacturados en versiones anteriores CFDI.

Para que el operador pueda hacer estas configuraciones, necesita el siguiente permiso al momento de agregarlo o modificar su perfil:

• Dentro de “Permisos por grupo” > Estadísticas.
  • Adeudos: Permite generar los estadísticos de adeudos.
  • Recordatorios de pago: Permite hacer el envío de mensaje vía Algebraix o WhatsApp a los deudores.

Temas relacionados: Perfiles de grupo, Mensajes