Devoluciones

Una devolución es el proceso mediante el cual se reembolsa una cantidad de dinero previamente pagada, ya sea total o parcialmente, debido a diversos motivos como pagos en exceso, cancelaciones, ajustes o becas aplicadas posteriormente.

1. Desde tu Panel de control selecciona Búsqueda de folios.
2. En Tipo de búsqueda selecciona “Por folio”.
   • Nota: Tienes distintos filtros para buscar tus folios de facturación y recibos, dependerá de la información con la que cuentes el filtro que te conviene utilizar. Consulta el artículo Búsqueda de folios.
3. En el apartado Búsqueda de folios selecciona la “Serie” que usaste en tu factura.
4. En “Folio” agrega el número de factura.
5. Despliega el cintillo “Búsqueda de folios”.
6. Da clic en el folio de tu factura.
7. En el menú que aparece selecciona Devoluciones.
8. Se muestra una tabla con las siguientes opciones:
   • Devolver: Marca esta casilla para hacer la devolución de cierta cantidad.
   • Eliminar pagos: Marca esta casilla si deseas eliminar completamente el pago registrado en esta factura.
     • Nota: Si la devolución no es por el total del monto de tu factura, no es posible hacer uso de la opción “Eliminar pagos”.
   • Concepto: Se muestra el concepto registrado en la factura.
   • Importe total: El importe total correspondiente a ese concepto.
   • Pago recibido: El monto del pago que recibiste correspondiente a ese concepto.
   • Monto a devolver: En este apartado agrega la cantidad que será devuelta.
   • Total: Observarás el monto total a devolver.
   • Notas: Puedes agregar alguna nota que sea útil para la devolución.
9. Haz clic en Agregar para generar la devolución.
10. Aparece una nueva tabla con las “Devoluciones creadas” en donde observarás:
    • Folio de la devolución: Se muestra el folio en el que quedó registrada la devolución.
    • Creado por: El usuario que generó esta devolución.
    • Fecha y hora de creación: La fecha y hora en la que se generó la devolución.
    • Notas: Las notas que se agregaron al momento de crear la devolución.
    • Monto: Monto por el cual se generó la devolución.
    • Acciones: Si quisieras deshacer esta devolución, da clic en el ícono de revertir

En el estado de cuenta del estudiante podrás visualizar los cobros a los que se les aplicó una devolución.

1. Devolución parcial: Cuando se realiza la devolución de una parte del monto pagado, el concepto en el estado de cuenta se mostrará como pagado, pero incluirá un indicativo de que cuenta con una devolución.
2. Devolver y eliminar pagos: Cuando se realiza una devolución y se indica que se elimine el pago, el estado de cuenta muestra el indicativo de devolución, pero el saldo del concepto queda como pendiente de pago.

El monto devuelto al estudiante puede ser aplicado para saldar otro cobro pendiente en su estado de cuenta.

1. Desde tu “Panel de control” selecciona Ingreso de pagos en ventanilla.
2. Ingresa el apellido del estudiante al que aplicarás la devolución.
   • Nota: El sistema te arrojará las coincidencias para que selecciones al padre de familia o estudiante que corresponda.
3. Se muestra el estado de cuenta de el o los estudiantes de los que es responsable el padre de familia.
4. Marca la casilla ubicada a la izquierda del concepto que deseas pagar para seleccionarlo.
   • Del lado derecho de la pantalla, se muestra el monto de devoluciones pendientes por aplicar.
5. Haz clic en Aceptar para continuar con el pago.
6. Se muestra una tabla con las “Devoluciones pendientes”. Marca la casilla ubicada a la izquierda para utilizar el monto devuelto.
   • Nota: Si el monto a pagar es menor que la cantidad devuelta, el sistema mostrará el “Total restante” después de aplicar la devolución.
7. En el apartado “Datos de recibo o factura” llena la información que se requiere. (Para conocer a que se refiere cada campos consulta el artículo Ingreso de pagos en ventanilla.
   • IMPORTANTE: Los pagos que saldes con una devolución no los podrás facturar, quedarán en una serie de recibo.
8. En el apartado 'Datos personales' se mostrará la información registrada para el usuario.
   • Si la información no está precargada, puedes completar el formulario con los datos faltantes.
9. Haz clic en Confirmar pagos para generar el recibo del pago.

Para que el operador pueda realizar estas configuraciones, es necesario asignarle el siguiente permiso al momento de agregarlo o modificar su perfil:

• Dentro del apartado “Permisos globales” > Colegiatura.
  • Administración de folios:
    • Devoluciones: Permite aplicar una devolución a un folio fiscal.