Ingreso de pagos en ventanilla #

La opción Ingreso de pagos en ventanilla sirve para registrar manualmente los pagos realizados por estudiantes con supervisión propia y padres de familia directamente en las instalaciones de la institución, como en caja o recepción.

Nota: Si se muestra el mensaje “La vigencia del certificado asociado a una serie de facturación finaliza en tal fecha”, es necesario actualizar dicho certificado en la serie de facturación correspondiente, dentro del apartado Series de folios, para que las facturas se emitan correctamente.

IMPORTANTE: Si tu escuela no tiene registrada ninguna cuenta de banco con conceptos de cobro relacionados, o ninguna serie de folio temporal para recibir pagos, esta pantalla no muestra la búsqueda de cliente: en su lugar aparece un aviso pidiendo agregar la cuenta de banco o la serie de folio que falte. Si algún grupo no tiene una relación completa de cuentas de banco, se muestra además un aviso para revisarla.

Nota: Si a alguna serie de folio le quedan pocos folios disponibles, se muestra un aviso “Restan tantos folios en la serie tal” por cada serie afectada; si son tres series o más, en su lugar aparece un panel Folios restantes por serie con el listado completo.

1. Ingresa a Panel de control y selecciona la opción Ingreso de pagos en ventanilla.
2. En búsqueda de cliente, captura el Apellido del padre de familia o estudiante o la Matrícula.
   • Nota: A medida que escribas, el sistema mostrará coincidencias para facilitar la selección del usuario deseado. Si el estudiante no tiene relacionado por lo menos un padre de familia, no se mostrará en el listado.
3. Una vez seleccionado el usuario, haz clic en Aceptar.
4. Se mostrará el paso Seleccionar cobros con el estado de cuenta del estudiante.
   • Nota: Si el padre de familia tiene varios hijos inscritos, podrás elegir al hijo correspondiente usando pestañas (o un menú desplegable, si son más de tres hijos) en la parte superior del estado de cuenta. Si deseas consultar el estado de cuenta directamente desde el perfil del estudiante, haz clic en el botón Estado de cuenta, ubicado al final del nombre del estudiante.
   • Nota: Si el estudiante tiene becas activas, se muestra el desplegable Becas con el nombre de cada una y su descuento, en monto o en porcentaje.
   • El estado de cuenta agrupa los cobros pendientes por Periodos. Cada cobro se marca con una casilla para seleccionarlo; los cobros ya pagados se muestran con una marca de verificación en lugar de casilla, y los que están en proceso de pago con un ícono de tarjeta. Un recargo queda ligado a su cobro original: al marcar o desmarcar uno se marca o desmarca automáticamente el otro.
   • Nota: Un cobro de inscripción a una clase extracurricular que no puede pagarse desde esta pantalla no muestra casilla, sino el aviso “Este cobro debe realizarse desde la sesión del usuario para que quede inscrito en la clase extracurricular.”
   • IMPORTANTE: Si el periodo exige pagar en orden cronológico, se muestra el aviso “Pagos en orden cronológico” y no podrás marcar los cobros de un periodo posterior sin haber marcado antes todos los del periodo anterior; si lo intentas, se muestra el aviso “Es necesario seleccionar todos los cobros del periodo” seguido del nombre del periodo pendiente en negritas. El administrador de la escuela no tiene esta restricción.
5. Marca las casillas de los cobros que deseas pagar.
   • Nota: Puedes seleccionar cobros de uno o más hijos; en el panel derecho, bajo Desglose con el nombre de cada hijo, verás el detalle de los conceptos que vas seleccionando para él y, debajo, el Total a pagar de todos los hijos en conjunto.
   • Nota: Debajo del estado de cuenta de cada hijo, el panel Totales muestra su Saldo general; si tiene adeudos vencidos se agrega la fila Saldo vencido, y si tiene saldo a favor se agrega la fila Saldo positivo.
   • Nota: Si el estudiante o su familia tienen notas de crédito con saldo disponible para devolución, se muestra el panel Devoluciones pendientes con el folio y el monto disponible de cada una, de forma informativa.
   • Nota: Si el usuario (padre de familia o estudiante) no tiene un correo registrado, se muestra el campo Correo electrónico junto con el aviso “Correo electrónico del usuario : ” seguido de su nombre y “no ha sido registrado”.
6. Haz clic en Aceptar para continuar.
7. Se mostrarán 3 secciones a llenar:
   • Resumen del pago:
     • Nombre del concepto: Nombre del producto o servicio a pagar.
     • Sub-total: Importe antes de impuestos.
     • IVA: Impuesto correspondiente.
     • Descuento: De manera opcional, puedes aplicar un descuento en porcentaje siguiendo una de las siguientes opciones:
       • Opción 1: Definir el porcentaje de descuento:
         1. Ingresa directamente el porcentaje de descuento.
         2. Haz clic en calcular totales para que el sistema recalcule los importes.
       • Opción 2: Definir el monto final con descuento:
         1. Haz clic en precio total si deseas hacer el cálculo.
         2. Deberás capturar la cantidad a descontar y hacer clic en calcular descuento para que arroje el porcentaje equivalente.
         3. Para ver el monto después del descuento hacer clic en calcular totales.
     • Notas: (Opcional) Observaciones relacionadas con el pago.
     • Total: Monto total a pagar.
     • Pago (puedes modificar el monto para registrar un abono parcial): Cantidad a pagar.
     • Si deseas seleccionar una serie de folio a los diferentes conceptos, habilita la opción Selección de series por concepto esto te habilitará el campo “Serie en la tabla de listado de los diferentes conceptos a pagar.
       
   • Devoluciones pendientes: Si el cliente tiene notas de crédito con saldo disponible, en esta pantalla se muestra el panel Devoluciones pendientes con una casilla, el Folio y el Total disponible y Total restante de cada una.
     • Marca la casilla de la devolución que quieras aplicar al pago. El monto se descuenta del Total a pagar y, si la devolución cubre solo una parte, la fila muestra “Saldo de folio utilizado parcialmente”; si la cubre por completo, “Saldo de folio utilizado completamente”.
     • Debajo del listado, el panel Resumen de devoluciones muestra el Monto original, el Monto utilizado y el Saldo restante conforme marcas o desmarcas devoluciones.
     • IMPORTANTE: Al aplicar una devolución ya no puedes elegir una serie de factura electrónica ni de folio con código bidimensional, y si tienes varios hijos seleccionados, la opción Selección de series por concepto se desactiva: todos los conceptos usan la misma serie.

• Datos del recibo o factura: El primer campo a seleccionar es la Serie, al elegir una serie (ya sea temporal, impresos seriados o factura electrónica) se mostrará automáticamente el número de folio que se asignará. Nota: Para poder generar facturas, es indispensable contar con folios disponibles. Dependiendo de la serie seleccionada, deberás llenar los siguientes campos:
  • Fecha de ingreso: Día en que se realiza y registra el pago.
  • Cuenta de banco: Cuenta bancaria donde se reflejará el ingreso. Nota: Si dejas la opción en blanco, se usa la cuenta predeterminada de cada concepto.
  • Facturar en Mattilda: Si tu escuela tiene Mattilda activado, se muestra esta opción; según la cuenta de banco y los datos de facturación del cliente puede aparecer como “Facturar en Mattilda” (activable), “Facturación automática” (ya activada, sin poder desactivarla) o con un aviso indicando por qué no puede emitirse en Mattilda.
  • Correo electrónico: Dirección a la que se enviará el comprobante (opcional).
  • Enviar por email: Activa esta opción si deseas que el comprobante se envíe automáticamente por correo electrónico.
  • Forma de pago: Método utilizado para realizar el pago (efectivo, tarjeta, transferencia, etc.).
  • Incluir en importe de concentradora: Marca esta opción si el pago debe sumarse al importe de pagos. Nota: Deberás seleccionar Fecha de conciliación y Fecha de pago.
  • Ingresar como pago por internet: Para registrar el pago como si se hubiera realizado vía plataforma en línea. Nota: Deberás seleccionar el servicio de pagos por internet, Fecha de conciliación (opcional), Fecha de pago e identificador de pago por internet (opcional).
  • Guardar datos de facturación: Permite conservar los datos fiscales ingresados para futuras facturas.
  • Factura pendiente: Marca esta opción si deseas generar una factura con método de pago PPD (Pago en Parcialidades o Diferido), lo que te permitirá registrar los pagos posteriormente.
  • Sustitución de factura: Utiliza esta opción si el comprobante sustituye a uno previamente cancelado. Debes capturar el Folio Fiscal relacionado y hacer clic en Valida folio.
  • Notas: Campo libre para observaciones o aclaraciones adicionales.
• Datos de facturación / Datos personales (depende de la serie seleccionada):
  • Facturar a nombre de: Selecciona un paquete de datos fiscales previamente guardado o ingresa nuevos datos manualmente.
  • Nombre: Persona física o moral a quien se emitirá la factura.
  • País: País de residencia fiscal.
  • Estado: Estado o entidad federativa correspondiente.
  • Localidad: Ciudad o población.
  • Municipio: Municipio o alcaldía.
  • Colonia: Colonia correspondiente al domicilio fiscal.
  • Domicilio: Calle del domicilio fiscal.
  • Número exterior: Número exterior del domicilio.
  • Número interior: Número interior, si aplica.
  • Código postal: Clave postal del domicilio fiscal.
  • Teléfono: Número telefónico de contacto (opcional).
  • RFC: Registro Federal de Contribuyentes asignado por el SAT.
  • Régimen fiscal: Régimen bajo el cual tributa el receptor, de acuerdo con su actividad económica
  • Uso CFDI: Finalidad que el receptor dará a la factura (gastos, pagos por servicios educativos, etc.)

1. Finalmente, haz clic en el botón Confirmar pagos ubicado en la parte superior derecha para completar el proceso.

• Nota: Si estás registrando un pago parcial, primero deberás hacer clic en Calcular totales para actualizar los importes y luego proceder con Confirmar pagos.

Al hacer clic en Confirmar pagos (ver Ingresar un pago en ventanilla, arriba), el sistema muestra el folio del comprobante generado en dos paneles: a la izquierda, los datos del folio y las acciones descritas abajo; a la derecha, el recibo o factura ya formado, tal como se envía a impresión con Imprimir.

1. Si el pago generó más de un comprobante —por ejemplo, al cobrar conceptos de varios hijos o con series de folio distintas por concepto—, en la parte superior aparece el menú desplegable Comprobantes generados: selecciona cualquiera de los folios listados para ver sus datos sin salir de esta pantalla.
   • Si alguno de los comprobantes tuvo un error al facturar, se muestra un aviso “Se encontraron errores en los folios: ” seguido de la serie y el folio de cada comprobante afectado.
2. Debajo, en Detalles de folio, se muestra:
   • Serie
   • Folio
   • IVA: el porcentaje aplicado; si el pago incluye conceptos con distinto porcentaje de IVA, se muestra una fila por cada porcentaje con su importe correspondiente. No aparece esta fila si el comprobante es exento de IVA.
   • Total
   • Fecha de pago
3. Con el comprobante a la vista puedes:
   • Ver detalles: abre el detalle completo del comprobante.
   • Imprimir: imprime el recibo o factura.
   • Cerrar: regresa a Ingreso de pagos en ventanilla para atender a un nuevo cliente.
4. Si el comprobante puede cancelarse —no corresponde a un pago por internet— se muestra la casilla Quiero cancelar este folio; al activarla aparece el aviso “La cancelación del folio es irreversible.” junto con el botón Cancelar folio.
   • IMPORTANTE: Si tu escuela tiene Mattilda activado, esta casilla no muestra el aviso ni el botón Cancelar folio al activarla: el folio no puede cancelarse desde esta pantalla.
   • Al hacer clic en Cancelar folio, la pantalla se recarga y muestra el aviso “Folio cancelado”.

1. Ingresa a Panel de control y selecciona la opción Ingreso de pagos en ventanilla.
2. En búsqueda de cliente, captura el Apellido del padre de familia o estudiante o la Matrícula. Nota: A medida que escribas, el sistema mostrará coincidencias para facilitar la selección del usuario deseado.
3. Una vez seleccionado el usuario, haz clic en Aceptar.
4. Se mostrará el estado de cuenta del estudiante. Nota: Si el padre de familia tiene varios hijos inscritos, podrás elegir al hijo correspondiente usando el menú desplegable en la parte superior del estado de cuenta.
5. Desglosa la opción Nuevo adeudo y deberás llenar:
   • Tipo:
     • Cobro: Generar un nuevo concepto que no este registrado en el estado de cuenta.
     • Prepago: Pago que se realiza por adelantado.Nota: No es posible crear un prepago cuando hay adeudos pendientes en el estado de cuenta del estudiante.
   • Concepto: Define el nombre o descripción general del cobro.
   • Precio: Monto total del concepto.
   • IVA: Impuesto correspondiente.
   • Concepto SAT: Clave de producto o servicio.
   • Unidad SAT: Unidad de medida que se usa para especificar cómo se mide el producto o servicio.
   • Clave de servicio (opcional): Si cuentas con integración a un sistema contable, completa este campo según sea necesario.
   • Contracuenta clave de servicio (opcional): Si cuentas con integración a un sistema contable, completa este campo según sea necesario.
6. Haz clic en Agregar.
   

1. Ingresa a Panel de control y selecciona la opción Ingreso de pagos en ventanilla.
2. En búsqueda de cliente, captura el Apellido del padre de familia o estudiante o la Matrícula. Nota: A medida que escribas, el sistema mostrará coincidencias para facilitar la selección del usuario deseado.
3. Una vez seleccionado el usuario, haz clic en Aceptar.
4. Se mostrará el estado de cuenta del estudiante. Nota: Si el padre de familia tiene varios hijos inscritos, podrás elegir al hijo correspondiente usando el menú desplegable en la parte superior del estado de cuenta.
5. Despliega la opción Cobros fijos y haz clic en el botón carrito correspondiente al cobro que deseas agregar. También puedes utilizar el campo de búsqueda: escribe el nombre del cobro fijo que deseas incluir y selecciónalo una vez que aparezca en los resultados.

1. Ingresa a Panel de control y selecciona la opción Ingreso de pagos en ventanilla.
2. En búsqueda de cliente, captura el Apellido del padre de familia o estudiante o la Matrícula. Nota: A medida que escribas, el sistema mostrará coincidencias para facilitar la selección del usuario deseado.
3. Una vez seleccionado el usuario, haz clic en Aceptar.
4. Se mostrará el estado de cuenta del estudiante. Nota: Si el padre de familia tiene varios hijos inscritos, podrás elegir al hijo correspondiente usando el menú desplegable en la parte superior del estado de cuenta.
5. Despliega la opción Artículos en venta y haz clic en el botón carrito correspondiente al artículo que deseas agregar. También puedes utilizar el campo de búsqueda para localizarlo: escribe el nombre del artículo y selecciónalo cuando aparezca en los resultados. Si el artículo cuenta con código de barras, puedes escanearlo y luego hacer clic en el botón de más para incluirlo.

Nota: Si algún artículo no cuenta con existencias disponibles, se mostrará una sección desplegable con el listado de Artículos en venta sin inventario, donde podrás visualizar los productos que no están disponibles en ese momento.

Para que el operador pueda realizar estas configuraciones, es necesario asignarle los siguientes permisos al momento de agregarlo o modificar su perfil:

• Desde el apartado “Permisos globales” > Colegiatura.
  • Facturación electrónica
    • Ingreso de pagos: Permite hacer el registro de pagos en ventanilla.
    • Permitir ingreso fuera de orden cronológico en periodos que lo requieren: Permite marcar los cobros de un periodo que exige pago en orden cronológico sin haber pagado antes por completo el periodo anterior.
  • Registrar adeudo ventanilla: Permite hacer el registro de adeudos nuevos en el momento en el que el padre de familia o estudiantes con supervisión propia están haciendo el pago.
  • ADMINISTRACIÓN DE FOLIOS
    • Detalle de factura o recibo: Permite consultar el detalle completo del comprobante con Ver detalles, en el folio generado tras confirmar un pago.
    • Imprimir folios: Permite imprimir el recibo o factura con Imprimir, en el folio generado tras confirmar un pago.
    • Cancelar folio: Permite cancelar el folio con la casilla Quiero cancelar este folio y el botón Cancelar folio, en el folio generado tras confirmar un pago.

El administrador de la escuela consulta e imprime estos folios sin necesidad de que se le asignen estos permisos.