Estado de cuenta #

El estado de cuenta es un resumen financiero personalizado que muestra todos los movimientos relacionados con los pagos y cobros escolares. El solicitante con supervisión propia y acceso a plataforma puede visualizarlo.

1. En el menú de la izquierda, selecciona la opción de Estado de cuenta.
2. Al ingresar al estado de cuenta, aparecerán dos pestañas principales:
   • Cobros pendientes: En esta pestaña encontrarás todos los cobros que aún no han sido pagados.
     • La etiqueta Vencido señala que el cobro ya pasó la fecha límite de pago y no ha sido cubierto.
     • La etiqueta Por Vencer indica que el cobro está próximo a su fecha de vencimiento y aún no ha sido pagado.
     • El botón Agregar te permite añadir ese cobro al carrito para realizar el pago correspondiente.
     • El botón Eliminar aparece cuando el cobro ya está en el carrito. Puedes usarlo para quitarlo si decides no pagarlo en ese momento.
     • A medida que agregas o eliminas cobros, podrás ver el monto actualizado en tiempo real en el apartado Carrito, lo que facilita el control de lo que vas a pagar.
   • Pagados: En esta pestaña podrás consultar el historial de todos los pagos ya realizados. Además, puedes desglosar cada uno de los conceptos para ver los detalles completos de cada operación.
3. En el lado derecho de la pantalla encontrarás herramientas y datos que te ayudarán a gestionar mejor el estado de cuenta. Estos elementos incluyen:
   • Selector de ciclo: Permite cambiar entre ciclos escolares. Por defecto, encontrarás seleccionado el ciclo escolar actual.
   • Pagos pendientes: Muestra el total de pagos que aún no han sido cubiertos, incluyendo los que están por vencer y los que ya se encuentran vencidos.
     • Total de cobros: Es la suma total de todos los cargos del solicitante, independientemente de si están pagados o no.
     • Total pagado: Refleja el monto total que ya ha sido cubierto.
     • Saldo por pagar: Es el total restante que aún debes cubrir.
     • Saldo vencido: Indica el monto de los pagos que ya pasaron su fecha límite y que no han sido saldados aún.
   • Carrito: Refleja el monto total de los cobros seleccionados para pago. Se actualiza en tiempo real a medida que agregas o eliminas conceptos. Si tienes algún cobro disponible para pago en línea, además verás el botón Ir al carrito para redirigirte al carrito y realizar el pago.
   • Saldo positivo: Solo aparece cuando tienes saldo a tu favor, y muestra ese monto.
   • Devoluciones pendientes: Solo aparece cuando tienes una devolución en trámite, y muestra el monto pendiente de devolver.
   • Ver becas: Te permite consultar las becas asignadas.
   • Ver tienda: Si el colegio tiene habilitada la tienda en línea, te permite ir a la tienda en línea.
   • Imprimir estado de cuenta: Genera una versión imprimible del estado de cuenta, útil para respaldo físico o trámites administrativos.
   • Carta de referencias: Si existe la configuración, tendrás acceso a la opción de generar cartas de referencia.
4. Si en la pestaña Cobros pendientes no tienes ningún cobro por pagar, verás el aviso “Sin pagos pendientes hasta el momento” en su lugar.
5. Si en la pestaña Pagados todavía no tienes ningún pago registrado, verás el aviso “Sin pagos hasta el momento” en su lugar.

Imprimir el estado de cuenta: al dar clic en Imprimir estado de cuenta (ver el paso anterior) obtienes una versión imprimible con estos datos:

1. Debajo de tu nombre se muestra tu número de solicitante, seguido de tu sección, tu grado y tu grupo.
2. Los cobros se agrupan por Periodo, con su fecha de inicio y su fecha de fin.
3. Cada cobro muestra su concepto —Colegiatura del periodo, Inscripción, Convenio o el nombre capturado para el resto de los conceptos—, la cantidad cuando el cobro es de varias unidades, y el monto pendiente en rojo si el periodo está vencido o en verde con signo “+” cuando el cobro dejó un saldo a favor.
4. Si el cobro tiene descuentos aplicados, se muestran el Monto original, los Descuentos (con la nota capturada en cada descuento o la referencia a la nota de crédito correspondiente) y el Total a pagar.
5. Si el cobro tiene pagos registrados, se muestra el Total a pagar y, por cada pago, su fecha junto con su estado: “Pago recibido”, “Nota de crédito emitida”, “Devolución” o “Pagado con saldo a favor” según corresponda; después del último pago se muestra el Saldo que queda pendiente de ese cobro.
6. Si estás imprimiendo un solo ciclo escolar, al final de sus cobros se agrega un resumen con el Total de cobros, el Total recibido, el Saldo (en rojo si hay algo vencido) y el Saldo vencido.
7. Si tienes saldo a favor o devoluciones pendientes, se muestran también, al final, el Saldo positivo y las Devoluciones pendientes.

Cuando un cobro forma parte de un convenio de pago con la institución, en las pestañas Cobros pendientes o Pagados verás junto a él el enlace Convenio.

1. Da clic en Convenio para abrir su detalle.
2. Verás el Concepto, el Solicitante y la Fecha límite del convenio, junto con el Número de pagos; si el convenio ya tiene referencias bancarias generadas, además verás el Costo de convenio; en cualquier caso se muestra siempre el Precio total.
3. Si al crear el convenio se capturó una nota, la verás al final en Notas.
4. Si el convenio ya tiene referencias bancarias generadas, verás el panel Pagos de convenio con una tarjeta por cada referencia, mostrando su fecha de expiración y el monto total que cubre; da clic sobre ella para desplegar cada cobro incluido con su Periodo y Concepto.
5. Si en vez de referencias personalizadas el convenio se paga como el resto de tus cobros, verás una tabla con el Periodo, Concepto, Fecha y Cantidad pagada de cada pago recibido, con el Total recibido al final; si el convenio todavía no tiene ningún pago registrado, verás el aviso “No se han encontrado pagos” en su lugar.

Imprimir el convenio: dentro del detalle del convenio, da clic en el ícono para obtener una versión imprimible con el Concepto, el Solicitante, la Fecha límite y el Número de pagos; si el convenio ya tiene referencias bancarias generadas, también se incluye el Costo de convenio; en cualquier caso se muestra siempre el Precio total, y si se capturó una nota al crear el convenio, también se incluyen las Notas.

1. Si el convenio tiene referencias bancarias generadas, la versión imprimible incluye una tabla por cada una con los cobros que cubre.
2. Si en vez de referencias el convenio se paga como el resto de tus cobros, la versión imprimible incluye la tabla de pagos con el Periodo, Concepto, Fecha y Cantidad pagada de cada uno, y el Total recibido al final; si el convenio no tiene pagos registrados, en su lugar se muestra el aviso “No se han encontrado pagos”.

1. En la pestaña Cobros pendientes o en Pagados, da clic en el nombre del concepto de un cobro que corresponda a un paquete.
2. Se abrirá la pantalla General del paquete, con el monto del cobro y el nombre del concepto.
3. Si el colegio configuró que este paquete muestre su resumen, verás también el panel Artículos, con cada artículo incluido en el paquete: su título, su autor y su precio.

La sección de facturas y recibos, disponible desde el solicitante con supervisión propia, permite consultar, descargar y gestionar los documentos fiscales y comprobantes de pago asociados a los movimientos financieros.

1. En el menú de la izquierda, selecciona la opción de Estado de cuenta.
2. Al ingresar, se abrirá directamente la pestaña Estado de cuenta.
3. En la parte superior, haz clic en la pestaña Facturas y recibos.
4. Dentro de la sección, se mostrará un filtro con la opción Mostrar todos, que permite seleccionar un ciclo escolar específico para filtrar la información.
5. Aparecerán solo las pestañas para las que exista información; puedes encontrar hasta cuatro:
   • Facturas electrónicas:
     • Se muestran datos como: folio, fecha y monto.
     • Acciones disponibles por cada factura:
       • Imprimir: Genera una vista de impresión del documento.
       • Descargar PDF: Descarga el comprobante fiscal en formato PDF.
       • Descargar XML: Descarga la versión electrónica oficial (XML) para efectos fiscales.
       • Mostrar detalles: Visualiza información adicional de la factura, como monto, UUID y la opción de descargar el código QR.
   • Folios relacionados: son los complementos de pago vinculados a una factura electrónica (por ejemplo, cuando el pago se hizo en varias parcialidades). Muestran también folio, fecha y monto, y tienen las mismas acciones que Facturas electrónicas: Descargar PDF, Descargar XML y Mostrar detalles.
   • Notas de crédito: aparecen cuando se te ha reembolsado o cancelado un pago mediante una nota de crédito. Muestran folio, fecha y monto; si la factura original tiene UUID, verás también un ícono junto al folio que, al posicionarte sobre él, muestra el UUID relacionado. Acciones disponibles: Descargar PDF, Descargar código QR y Descargar XML.
   • Recibos:
     • También incluye folio, fecha y monto.
     • Notificaciones de errores en facturación: Si alguna factura no pudo ser emitida, se mostrará un ícono de alerta junto al registro. Al posicionarte sobre el ícono, se mostrará el detalle del problema, como la falta de datos fiscales o errores en el sistema.
     • Podrás imprimir los recibos solo haz clic en el icono de impresora .

Cuando un recibo no pudo facturarse por un error en los datos de facturación, puedes corregirlo y volver a intentarlo desde la misma pestaña Recibos.

1. En el menú de la izquierda, selecciona la opción de Estado de cuenta.
2. En la parte superior, haz clic en la pestaña Facturas y recibos y selecciona Recibos.
3. En “Opciones” da clic en el ícono Facturar pago del recibo marcado con la alerta.
4. Se abre el formulario Facturar pago, con el aviso “La factura se generará con la fecha de hoy”.
   • En “Datos de facturación” selecciona con qué información se facturará el pago: los Datos utilizados en el pago (si aún no coinciden con ninguno de tus registros guardados), cualquiera de tus datos de facturación guardados —cada uno con su Alias, razón social, RFC y la fecha de su última modificación— o Facturar a Público General.
   • Al elegir un registro se completan los campos Razón social, Código postal, RFC, Régimen fiscal y Uso CFDI; puedes ajustarlos antes de continuar.
   • IMPORTANTE: si el RFC que capturas no tiene un formato válido, el campo se marca en rojo con el aviso “RFC inválido” y los campos Régimen fiscal y Uso CFDI quedan deshabilitados hasta que captures un RFC válido.
   • Si eliges el RFC de público en general y tu Razón social contiene “PUBLICO EN GENERAL”, se corrige automáticamente a “PUBLICO GENERAL” con el aviso “No se puede utilizar la razón social “PUBLICO EN GENERAL” debido a que es exclusiva para facturas globales, realizamos el cambio a “PUBLICO GENERAL”.”; en ese caso no se solicita Código postal.
5. Da clic en Aceptar para generar tu factura.
   • Si los datos son válidos verás el mensaje “Folio actualizado” y regresarás a Facturas y recibos.
   • Si el recibo ya no puede facturarse así —por ejemplo porque el pago ya tiene una factura previa, porque el mes de pago no coincide con el mes en curso, o porque el recibo ya no es facturable— verás un aviso con el motivo, seguido de “Consulte al administrador”.

La sección de referencias generadas, accesible desde el perfil del solicitante con supervisión propia, permite consultar los datos necesarios para realizar pagos fuera del sistema, ya sea en bancos, tiendas de conveniencia o mediante transferencias.

1. En el menú de la izquierda, selecciona la opción de Estado de cuenta.
2. Al ingresar, se abrirá directamente la pestaña Estado de cuenta.
3. En la parte superior, haz clic en la pestaña Referencias generadas.
4. Verás hasta dos paneles, según qué referencias tengas generadas:
   • Referencias de banco: una lista con cada referencia bancaria, mostrando el nombre del banco y la referencia, junto con cuántos cobros incluye (“1 Cobro” o, si son más, el número seguido de “Cobros”), y la fecha de expiración y el total. Un ícono verde señala “Referencia utilizada” y uno rojo “Referencia expirada o no utilizada” (pasa el cursor sobre el ícono para ver el mensaje).
   • Referencias de pago: una tabla con las referencias generadas para pagar en tiendas de conveniencia, en Efectivo, por SPEI o por Fintech, con las columnas Estatus (el mismo ícono verde o rojo de uso o expiración), Método de pago, Referencia (junto con el número de cobros que incluye), Fecha de expiración y Total. Da clic en un registro para consultar su detalle.
5. Si no tienes ninguna referencia generada, en lugar de los paneles verás el aviso “No se han encontrado referencias bancarias pasadas.”

Nota: Esta sección solo muestra las referencias bancarias que tú mismo generaste.

1. Al hacer clic sobre un registro de referencia de banco, te dirigirá a la pantalla Datos de referencia con todo su detalle:
   • Si la referencia tiene una descripción capturada, la verás al inicio.
   • Estudiante
   • Banco
   • Si el banco no es STP, además verás el Número de cuenta (o el Número de convenio CIE cuando el banco es BBVA Bancomer).
   • Si el banco es STP y la referencia mide más de 18 caracteres, se muestra separada en Clabe y Referencia numérica; para el resto de los bancos se muestra en un solo campo, Referencia.
   • Fecha de expiración
   • Total de cobros
   • Total seleccionado para pagar
   • Al final, una tabla con cada cobro incluido: Periodo, Concepto, Descripción (o “Sin descripción” si el cobro no tiene una) y Cantidad.
2. Puedes imprimir la referencia con todos sus datos dando clic en el ícono de impresora disponible en la vista detallada.

Al dar clic en el ícono de impresora desde la vista detallada de una referencia (ver el paso anterior), obtienes una versión imprimible con estos datos:

1. Si la cuenta de banco es de Algebraix, se muestra el número de emisor/facturador “005531 ALGEBRAIX”, la Fecha de expiración, el Banco, el Total de cobros, el Estudiante, el Total seleccionado para pagar, la Referencia numérica y el código de barras de la referencia, seguidos de las Instrucciones de pago: acudir a cualquier sucursal o establecimiento autorizado del banco indicado, indicar que se va a realizar un pago con referencia bancaria o de servicios, proporcionar el número de referencia o mostrar el código de barras, realizar el pago por el monto total, conservar el comprobante de pago, y que un pago en fin de semana se considera hasta el siguiente día hábil; también se muestran los logotipos de los Establecimientos autorizados en los que puede pagarse, con el aviso “Los pagos en establecimientos autorizados están sujetos a cobro de comisión.”
2. Si la cuenta de banco no es de Algebraix, se muestran el Estudiante, el Banco, la Descripción (si tiene) y el Convenio (si la referencia se generó como parte de uno); si el banco es STP y la referencia mide más de 18 caracteres se separa en Clabe y Referencia numérica, con el aviso “La referencia numérica deberá colocarse en el campo de Concepto y el campo de Referencia Numérica al hacer el SPEI”; para el resto de los bancos se muestra solo la Referencia; junto con el Total de cobros, el Total seleccionado para pagar y la Fecha de expiración.
3. En cualquiera de los dos casos, al final se muestra la tabla Cobros incluidos (o Detalles del pago si la cuenta es de Algebraix) con el Periodo, el Concepto, la Descripción (o “Sin descripción” si el cobro no tiene una) y la Cantidad de cada cobro incluido.

Nota: Esta pestaña solo está disponible si el colegio activó la función de incidencias en línea. Si no la ves, la funcionalidad no está habilitada para tu escuela.

Desde aquí puedes levantar una incidencia relacionada con tu estado de cuenta, para que el colegio la revise y te dé seguimiento.

1. En el menú de la izquierda, selecciona la opción de Estado de cuenta.
2. En la parte superior, haz clic en la pestaña Incidencias y selecciona Registrar incidencia.
3. En el panel Registrar incidencia, completa el formulario:
   • Tipo de incidencia: Selecciona el motivo de tu reporte: Pago no reflejado, Facturación, Acceso u Otro.
   • Descripción: Describe tu incidencia con el detalle necesario. Tiene un límite de 1000 caracteres.
   • Archivo adjunto (Opcional): Puedes adjuntar una imagen o un PDF como evidencia, con un peso máximo de 10 MB.
4. Da clic en Enviar para registrar tu incidencia. Si todo fue correcto verás el mensaje “Incidencia creada”; si algo falla, un aviso te indicará el motivo, por ejemplo si no seleccionaste un tipo o no escribiste una descripción.

IMPORTANTE: Solo puedes registrar una incidencia del mismo tipo por día. Si intentas registrar otra del mismo tipo el mismo día, el sistema no te lo permitirá.

Nota: Esta pestaña solo está disponible si el colegio activó la función de incidencias en línea. Si no la ves, la funcionalidad no está habilitada para tu escuela.

Desde aquí puedes consultar el estado de las incidencias relacionadas con tu estado de cuenta que ya registraste, sin necesidad de volver a levantarlas.

1. En el menú de la izquierda, selecciona la opción de Estado de cuenta.
2. En la parte superior, haz clic en la pestaña Incidencias y selecciona Mis incidencias.
3. Verás la lista de tus incidencias, con un contador del total junto al título. Cada una muestra:
   • El tipo de incidencia: Pago no reflejado, Facturación, Acceso u Otro.
   • Su estado: Abierta, En revisión, Resuelta o Descartada.
   • El Folio, con el que puedes dar seguimiento a tu caso con el colegio.
   • La fecha en que se registró y el Canal por el que se levantó: Portal, WhatsApp, BackOffice u Operador.
4. Da clic en cualquier incidencia para ver su detalle:
   • Descripción: el detalle que escribiste al registrarla.
   • Archivo adjunto: si adjuntaste una imagen o un PDF, podrás descargarlo desde aquí; si no adjuntaste ninguno, verás “Sin archivo adjunto”.
   • Historial de la revisión: la línea de tiempo con la fecha en que se registró la incidencia y cada cambio de estado posterior, incluyendo la nota que dejó el colegio al resolverla o descartarla.
5. Si aún no tienes ninguna incidencia registrada, verás el mensaje “No se encontraron resultados”.

Temas relacionados: Carrito: Opciones de pago