Estado de cuenta #

El Estado de cuenta es un resumen financiero personalizado que muestra todos los movimientos relacionados con los pagos y cobros escolares de un alumno. Puedes visualizarlo de forma individual o familiar.

Nota: Es importante que puedas visualizar el nombre de cada uno de tus hijos y consultar su estado de cuenta. En caso de no poder ver esta información, deberás comunicarte con el colegio para recibir el apoyo correspondiente.

1. En el menú de la izquierda, selecciona la opción Estado de cuenta.
2. Al ingresar, se abrirá directamente la pestaña Familia, donde podrás ver un resumen general de los cobros vencidos y próximos a vencer de todos tus hijos.
3. En cada cobro encontrarás el nombre del concepto, periodo correspondiente, el nombre del estudiante al que corresponde y el monto a pagar.
4. A la derecha, encontrarás un resumen del estado de cuenta familiar, haz clic en la fecha de Pagos pendientes para desglosar más información:
   • Pagos pendientes: Muestra el total de pagos que aún no han sido cubiertos, incluyendo los que están por vencer y los que ya se encuentran vencidos de todos tus hijos.
   • Total de cobros: Es la suma total de todos los cargos generados para todos tus hijos, independientemente de si están pagados o no.
   • Total pagado: Refleja el monto total que ya ha sido cubierto de todos tus hijos.
   • Saldo por pagar: Es el total restante que aún debes cubrir por todos tus hijos.
   • Saldo vencido: Indica el monto de los pagos que ya pasaron su fecha límite y que no han sido saldados aún.
5. Si algún hijo tiene saldo a favor o devoluciones pendientes, verás también, debajo del resumen, las tarjetas Saldo positivo y Devoluciones pendientes con el monto correspondiente.
6. Si tienes una beca activa, verás el botón Ver becas; si el colegio tiene habilitada la tienda en línea, verás el botón Ver tienda; y si tienes servicios de pago en línea disponibles, verás el botón Ver carrito.
7. En la parte superior del estado de cuenta familiar, encontrarás el botón Agregar al carrito y pagar, esta opción selecciona automáticamente todos los pagos pendientes.
8. Luego, serás redirigido al Carrito, donde podrás elegir la opción de pago de tu preferencia y completar la transacción fácilmente.
9. Si ninguno de tus hijos tiene pagos pendientes, en lugar del listado de cobros verás el mensaje “¡Felicidades! Estás al día con tus pagos”.

Nota: Si deseas seleccionar un cobro y no te lo permite posiblemente tengas un adeudo más antiguo que deberás priorizar para realizar el pago.

1. En el menú de la izquierda, selecciona la opción de Estado de cuenta.
   • Nota: También puedes ingresar desplegando el nombre del estudiante y seleccionando la opción “Estado de cuenta” directamente.
2. Al ingresar, se abrirá directamente la pestaña Familia, aparecerán pestañas con los nombres de cada uno de tus hijos. Puedes alternar entre ellas para revisar el estado de cuenta individual.
3. Al ingresar al estado individual de uno de tus hijos, aparecerán dos pestañas principales:
   • Cobros pendientes: En esta pestaña encontrarás todos los cobros que aún no han sido pagados.
     • La etiqueta Vencido señala que el cobro ya pasó la fecha límite de pago y no ha sido cubierto.
     • La etiqueta Por Vencer indica que el cobro está próximo a su fecha de vencimiento y aún no ha sido pagado.
     • El botón Agregar te permite añadir ese cobro al carrito para realizar el pago correspondiente.
     • El botón Eliminar aparece cuando el cobro ya está en el carrito. Puedes usarlo para quitarlo si decides no pagarlo en ese momento.
     • A medida que agregas o eliminas cobros, podrás ver el monto actualizado en tiempo real en el apartado Carrito, lo que facilita el control de lo que vas a pagar.
     • Si el estudiante no tiene cobros pendientes, verás el mensaje “Sin pagos pendientes hasta el momento”.
   • Pagados: En esta pestaña podrás consultar el historial de todos los pagos ya realizados para el estudiante seleccionado. Además, puedes desglosar cada uno de los conceptos para ver los detalles completos de cada operación.
     • Si el estudiante no tiene pagos realizados, verás el mensaje “Sin pagos hasta el momento”.
4. En el lado derecho de la pantalla encontrarás herramientas y datos que te ayudarán a gestionar mejor el estado de cuenta. Estos elementos incluyen:
   • Selector de ciclo: Permite cambiar entre ciclos escolares. Por defecto, encontrarás seleccionado el ciclo escolar actual.
   • Pagos pendientes: Muestra el total de pagos que aún no han sido cubiertos, incluyendo los que están por vencer y los que ya se encuentran vencidos.
     • Total de cobros: Es la suma total de todos los cargos del estudiante, independientemente de si están pagados o no.
     • Total pagado: Refleja el monto total del estudiante que ya ha sido cubierto.
     • Saldo por pagar: Es el total restante del estudiante que aún debes cubrir.
     • Saldo vencido: Indica el monto de los pagos del estudiante que ya pasaron su fecha límite y que no han sido saldados aún.
   • Carrito: Refleja el monto total de los cobros seleccionados para pago. Se actualiza en tiempo real a medida que agregas o eliminas conceptos. Además cuenta con un botón para redirigirte al carrito y realizar el pago.
   • Si el estudiante tiene saldo a favor o devoluciones pendientes, verás también las tarjetas Saldo positivo y Devoluciones pendientes con el monto correspondiente.
   • Ver becas: Te permite consultar la beca que tiene el estudiante.
   • Ver tienda: Aparece cuando el colegio tiene habilitada la tienda en línea y te lleva a ella.
   • Imprimir estado de cuenta: Genera una versión imprimible del estado de cuenta del ciclo escolar que tengas seleccionado (ver a continuación).
   • Carta de referencias: Si existe la configuración, tendrás acceso a la opción de generar cartas de referencia.

Imprimir el estado de cuenta: al dar clic en Imprimir estado de cuenta (ver el paso anterior) obtienes una versión imprimible con estos datos:

1. Debajo del nombre del estudiante se muestra su estado: “Estudiante graduado” o “Estudiante desactivado” si corresponde; en cualquier otro caso, su número de estudiante seguido de su sección y su grado, y también su grupo salvo que el estudiante esté dado de baja académica o sea de tipo administrativo.
2. Los cobros se agrupan por Periodo, con su fecha de inicio y su fecha de fin, salvo que el colegio haya configurado ocultar las fechas en los estados de cuenta.
3. Cada cobro muestra su concepto —Colegiatura del periodo, Inscripción, Convenio o el nombre capturado para el resto de los conceptos—, la cantidad cuando el cobro es de varias unidades, y el monto pendiente en rojo si el periodo está vencido o en verde con signo “+” cuando el cobro dejó un saldo a favor.
4. Si el cobro tiene descuentos aplicados, se muestran el Monto original, los Descuentos (con la nota capturada en cada descuento o la referencia a la nota de crédito correspondiente) y el Total a pagar.
5. Si el cobro tiene pagos registrados, se muestra el Total a pagar y, por cada pago, su fecha junto con su estado: “Pago recibido”, “Nota de crédito emitida”, “Devolución” o “Pagado con saldo a favor” según corresponda, y el número de meses si se pagó a plazos; después del último pago se muestra el Saldo que queda pendiente de ese cobro.
6. Si estás imprimiendo un solo ciclo escolar, al final de sus cobros se agrega un resumen con el Total de cobros, el Total recibido, el Saldo (en rojo si hay algo vencido) y el Saldo vencido.
7. Si el estudiante tiene saldo a favor o devoluciones pendientes, se muestran también, al final, el Saldo positivo y las Devoluciones pendientes.

1. Desde el estado individual de un estudiante, en la pestaña Cobros pendientes o en Pagados, da clic en el nombre del concepto de un cobro que corresponda a un paquete.
2. Se abrirá la pantalla General del paquete, con el monto del cobro y el nombre del concepto.
3. Si el colegio configuró que este paquete muestre su resumen, verás también el panel Artículos, con cada artículo incluido en el paquete: su título, su autor y su precio.

Cuando un cobro forma parte de un convenio de pago con la institución, en las pestañas Cobros pendientes o Pagados del estado individual del estudiante verás junto a él la etiqueta “Convenio”, y en su tarjeta el enlace Ver Convenio.

1. Da clic en Ver Convenio para abrir su detalle.
2. Verás el Concepto, el Estudiante y la Fecha límite del convenio, junto con el Número de pagos y, si el convenio tiene costo capturado, el Costo de convenio; en cualquier caso se muestra siempre el Precio total.
3. Si al crear el convenio se capturó una nota, la verás al final en Notas.
4. Si el convenio ya tiene referencias bancarias generadas, verás el panel Pagos de convenio con una tarjeta por cada referencia, mostrando su fecha de expiración y el monto total que cubre; da clic sobre ella para desplegar cada cobro incluido con su Periodo y Concepto.
5. Si en vez de referencias personalizadas el convenio se paga como el resto de los cobros del estudiante, verás una tabla con el Periodo, Concepto, Fecha y Cantidad pagada de cada pago recibido, con el Total recibido al final; si el convenio todavía no tiene ningún pago registrado, verás el aviso “No se han encontrado pagos” en su lugar.

Imprimir el convenio: dentro del detalle del convenio, da clic en el ícono para obtener una versión imprimible con el Concepto, el Estudiante, la Fecha límite, el Número de pagos, el Costo de convenio (o, si el convenio no tiene costo capturado, solo el número de cobros incluidos) y el Precio total; si se capturó una nota al crear el convenio, también se incluyen las Notas.

1. Si el convenio tiene referencias bancarias generadas, la versión imprimible incluye una tabla por cada una con los cobros que cubre.
2. Si en vez de referencias el convenio se paga como el resto de los cobros del estudiante, la versión imprimible incluye la tabla de pagos con el Periodo, Concepto, Fecha y Cantidad pagada de cada uno, y el Total recibido al final; si el convenio no tiene pagos registrados, en su lugar se muestra el aviso “No se han encontrado pagos”.

La sección de facturas y recibos, disponible desde el perfil del padre, permite consultar, descargar y gestionar los documentos fiscales y comprobantes de pago asociados a los movimientos financieros de sus hijos.

Nota: Si visualizas un recibo en lugar de una factura, solicítala a la institución, ya que debido a las configuraciones del colegio, esta no se generó automáticamente.

1. En el menú de la izquierda, selecciona la opción de Estado de cuenta.
   • Nota: También puedes ingresar desplegando el nombre del estudiante y seleccionando la opción “Estado de cuenta” directamente.
2. Al ingresar, se abrirá directamente la pestaña Familia, aparecerán pestañas con los nombres de cada uno de tus hijos. Puedes alternar entre ellas para revisar el estado de cuenta individual.
3. Al ingresar al estado individual de uno de tus hijos, en la parte superior, haz clic en la pestaña Facturas y recibos.
4. Dentro de la sección, se mostrará un filtro con la opción Mostrar todos, que permite seleccionar un ciclo escolar específico para filtrar la información.
5. Aparecerán solo las pestañas para las que exista información; puedes encontrar hasta cinco:
   • Facturas electrónicas:
     • Se muestran datos como: folio, fecha y monto.
     • Acciones disponibles por cada factura:
       • Imprimir: Genera una vista de impresión del documento.
       • Descargar PDF: Descarga el comprobante fiscal en formato PDF.
       • Descargar XML: Descarga la versión electrónica oficial (XML) para efectos fiscales.
       • Mostrar detalles: Visualiza información adicional de la factura, como monto, UUID y la opción de descargar el código QR.
   • Folios relacionados: son los complementos de pago vinculados a una factura electrónica (por ejemplo, cuando el pago se hizo en varias parcialidades). Muestran también folio, fecha y monto, y tienen las mismas acciones que Facturas electrónicas: Imprimir, Descargar PDF, Descargar XML y Mostrar detalles.
   • Notas de crédito: aparecen cuando se te ha reembolsado o cancelado un pago mediante una nota de crédito. Muestran folio, fecha y monto; si la factura original tiene UUID, verás también un ícono junto al folio que, al posicionarte sobre él, muestra el UUID relacionado. Acciones disponibles: Imprimir, Descargar PDF, Descargar código QR y Descargar XML.
   • Recibos:
     • También incluye folio, fecha y monto.
     • Notificaciones de errores en facturación: Si alguna factura no pudo ser emitida, se mostrará un ícono de alerta junto al registro. Al posicionarte sobre el ícono, se mostrará el detalle del problema, como la falta de datos fiscales o errores en el sistema.
     • Podrás imprimir los recibos solo haz clic en el icono de impresora .
   • Contracargos: aparece cuando alguno de tus pagos fue cancelado por un contracargo. Muestra una tabla con el Folio, la Fecha creación, la Fecha cancelación (o “Cancelación pendiente” si todavía no se cancela) y el Monto de cada uno; no tiene acciones disponibles.

La sección de referencias generadas, accesible desde el perfil del padre, permite consultar los datos necesarios para realizar pagos fuera del sistema, ya sea en bancos, tiendas de conveniencia o mediante transferencias.

1. En el menú de la izquierda, selecciona la opción de Estado de cuenta.
   • Nota: También puedes ingresar desplegando el nombre del estudiante y seleccionando la opción “Estado de cuenta” directamente.
2. Al ingresar, se abrirá directamente la pestaña Familia, aparecerán pestañas con los nombres de cada uno de tus hijos. Puedes alternar entre ellas para revisar el estado de cuenta individual.
3. Al ingresar al estado individual de uno de tus hijos, en la parte superior, haz clic en la pestaña Referencias generadas.
4. Verás hasta dos paneles, según qué referencias tenga generadas el estudiante:
   • Referencias de banco: una lista con cada referencia bancaria, mostrando el nombre del banco y la referencia, junto con cuántos cobros incluye (“1 Cobro” o, si son más, el número seguido de “Cobros”), y la fecha de expiración y el total. Un ícono verde señala “Referencia utilizada” y uno rojo “Referencia expirada o no utilizada” (pasa el cursor sobre el ícono para ver el mensaje); si la referencia cubre a varios de tus hijos (Referencia bancaria familiar) verás también un ícono adicional con ese mensaje.
   • Referencias de pago: una tabla con las referencias generadas para pagar en tiendas de conveniencia, en Efectivo, por SPEI o por Fintech, con las columnas Estatus (el mismo ícono verde o rojo de uso o expiración), Método de pago, Referencia (junto con el número de cobros que incluye), Fecha de expiración y Total; puedes usar el campo Filtrar para buscar dentro de la tabla, que además se pagina. Da clic en Ver referencia para consultar su detalle.
5. Si el estudiante no tiene ninguna referencia generada, en lugar de los paneles verás el aviso “No se han encontrado referencias bancarias pasadas.”

Nota: Esta sección solo muestra las referencias que tú generaste para este estudiante; si otro tutor generó una referencia distinta, no la verás aquí.

1. Al hacer clic sobre un registro de referencia de banco, te dirigirá a la pantalla Datos de referencia con todo su detalle:
   • Si la referencia tiene una descripción capturada, la verás al inicio.
   • Si es una referencia de un solo estudiante verás su nombre en Estudiante; si es una referencia bancaria familiar (cubre a todos tus hijos) este dato no aparece.
   • Banco
   • Si el banco no es STP, además verás el Número de cuenta (o el Número de convenio CIE cuando el banco es BBVA Bancomer) y, si la referencia se generó como parte de un convenio de pago, el Convenio.
   • Si el banco es STP y la referencia mide más de 18 caracteres, se muestra separada en Clabe (o Clabe referencia familiar si es una referencia familiar) y Referencia numérica; para el resto de los bancos se muestra en un solo campo, Referencia.
   • Fecha de expiración
   • Total de cobros
   • Total seleccionado para pagar
   • Al final, una tabla con cada cobro incluido: Periodo, Concepto, Descripción (o “Sin descripción” si el cobro no tiene una) y Cantidad; si es una referencia familiar, la tabla agrega la columna Estudiante para saber a quién corresponde cada cobro.
   • Si los cobros de la referencia ya fueron eliminados, en lugar de la tabla verás el aviso “Los cobros asociados a la referencia han sido eliminados”.
2. Puedes imprimir la referencia con todos sus datos dando clic en el ícono de impresora disponible en la vista detallada.

Al dar clic en el ícono de impresora desde la vista detallada de una referencia (ver el paso anterior), obtienes una versión imprimible con estos datos:

1. Si la cuenta de banco es de Algebraix, se muestra el número de emisor/facturador “005531 ALGEBRAIX”, la Fecha de expiración, el Banco, el Total de cobros, el Estudiante, el Total seleccionado para pagar, la Referencia numérica y el código de barras de la referencia, seguidos de las Instrucciones de pago: acudir a cualquier sucursal o establecimiento autorizado del banco indicado, indicar que se va a realizar un pago con referencia bancaria o de servicios, proporcionar el número de referencia o mostrar el código de barras, realizar el pago por el monto total, conservar el comprobante de pago, y que un pago en fin de semana se considera hasta el siguiente día hábil; también se muestran los logotipos de los Establecimientos autorizados en los que puede pagarse, con el aviso “Los pagos en establecimientos autorizados están sujetos a cobro de comisión.”
2. Si la cuenta de banco no es de Algebraix y la referencia es de un solo estudiante, se muestran el Estudiante, el Banco, la Descripción (si tiene), el Número de cuenta (o “Número de convenio CIE” cuando el banco es BBVA Bancomer) y el Convenio (si la referencia se generó como parte de uno); si el banco es STP y la referencia mide más de 18 caracteres se separa en Clabe y Referencia numérica, con el aviso “La referencia numérica deberá colocarse en el campo de Concepto y el campo de Referencia Numérica al hacer el SPEI”; para el resto de los bancos se muestra solo la Referencia; junto con el Total de cobros, el Total seleccionado para pagar y la Fecha de expiración.
3. Si es una Referencia bancaria familiar, la versión imprimible titula el bloque “Datos de referencia” y, si el banco es STP y la referencia mide más de 18 caracteres, la separa en Clabe con el aviso “Esta Clabe aplica para todos los estudiantes de esta familia. Solo es necesario hacer un pago.” y Referencia numérica con el aviso “La referencia numérica deberá colocarse en el campo de Concepto y el campo de Referencia Numérica al hacer el SPEI”; para el resto de los bancos se muestra solo la Referencia. En cualquiera de los dos casos se agregan el Total seleccionado para pagar con el aviso “Es importante capturar el monto exacto”, la Fecha de expiración, la Descripción (si tiene), el Número de cuenta (o “Número de convenio CIE” con BBVA Bancomer), el Convenio (si aplica), el Banco y el Total de cobros; al final del bloque se muestra siempre el aviso “En caso de error de captura en monto, referencia o clabe, su pago será rechazado.”
4. En cualquiera de los casos, al final se muestra la tabla Cobros incluidos (o Detalles del pago si la cuenta es de Algebraix) con el Periodo, el Concepto, la Descripción (o “Sin descripción” si el cobro no tiene una) y la Cantidad de cada cobro incluido; si la referencia es familiar, la tabla agrega la columna Estudiante con el nombre correspondiente a cada cobro.

Nota: Si el colegio tiene configurado más de un formato de impresión y la cuenta de banco no es de Algebraix, en lugar del ícono de impresora verás un menú con la lista de formatos disponibles para elegir cuál usar.

Nota: Esta pestaña solo está disponible si el colegio activó la función de incidencias en línea. Si no la ves, la funcionalidad no está habilitada para tu escuela.

Desde aquí puedes levantar una incidencia relacionada con tu estado de cuenta, para que el colegio la revise y te dé seguimiento.

1. En el menú de la izquierda, selecciona la opción de Estado de cuenta.
2. En la parte superior, haz clic en la pestaña Incidencias y selecciona Registrar incidencia.
3. En el panel Registrar incidencia, completa el formulario:
   • Tipo de incidencia: Selecciona el motivo de tu reporte: Pago no reflejado, Facturación, Acceso u Otro.
   • Descripción: Describe tu incidencia con el detalle necesario. Tiene un límite de 1000 caracteres.
   • Archivo adjunto (Opcional): Puedes adjuntar una imagen o un PDF como evidencia, con un peso máximo de 10 MB.
4. Da clic en Enviar para registrar tu incidencia. Si todo fue correcto verás el mensaje “Incidencia creada”; si algo falla, un aviso te indicará el motivo, por ejemplo si no seleccionaste un tipo o no escribiste una descripción.

IMPORTANTE: Solo puedes registrar una incidencia del mismo tipo por día para tu familia. Si intentas registrar otra del mismo tipo el mismo día, el sistema no te lo permitirá.

Desde aquí puedes ver el estado y el detalle de las incidencias relacionadas con tu estado de cuenta: tanto las que tú registraste como las que se levantaron sobre uno de tus hijos.

1. En el menú de la izquierda, selecciona la opción Estado de cuenta.
2. En la parte superior, haz clic en la pestaña Incidencias y selecciona Mis incidencias.
3. En el panel Mis incidencias verás la lista de tus incidencias, junto con el número total de casos.
4. Cada incidencia de la lista muestra su tipo, un estado (“Abierta”, “En revisión”, “Resuelta”, “Descartada”, “Aceptada” o “Rechazada”), su Folio, la fecha en que se registró y el Canal por el que se levantó (“Portal”, “WhatsApp”, “Operador” o “BackOffice”).
5. Cuando la incidencia no la registraste tú —es de uno de tus hijos, o el colegio la levantó a nombre de alguien— verás también junto a esos datos el nombre de a quién corresponde.
6. Da clic en una incidencia para ver su detalle:
   • Creado por: quien la registró. Se muestra cuando no fuiste tú.
   • Usuario afectado: aparece junto con Creado por cuando fue el colegio quien registró la incidencia, para indicar a quién corresponde el caso.
   • Descripción: el texto con el que se reportó la incidencia.
   • Archivo adjunto: el archivo que se adjuntó al registrarla, o el mensaje “Sin archivo adjunto” si no se agregó ninguno.
   • Historial de la revisión: la fecha en que se creó la incidencia y cada cambio de estado posterior, junto con la nota que haya dejado el colegio al resolver o descartar el caso.
7. Si no tienes incidencias registradas verás el mensaje “No se encontraron resultados”.

Nota: Esta pestaña puede estar disponible incluso si no puedes usar Registrar incidencia: en ese caso el colegio levanta la incidencia por ti (por ejemplo, a través de atención telefónica) y aquí puedes darle seguimiento.

Temas relacionados: Carrito: Opciones de pago