Artículos en venta #

Los artículos en venta son los objetos o productos que se ofrecen para comprar dentro del entorno escolar. Estos artículos pueden venderse con distintos fines, como recaudar fondos o apoyar actividades escolares. Dar de alta los artículos que ofreces a tu comunidad escolar en Algebraix facilita su compra. Puedes cargarlos al estado de cuenta de los estudiantes para que realicen el pago en línea.

Desde tu Panel de control, selecciona Artículos en venta para ver la lista completa. La lista se muestra en dos tablas:

• Artículos. Los artículos activos, con las columnas: un ícono de mano con moneda que indica si el artículo se muestra en “Mostrar en ' Ingreso de pagos '”, un ícono de tienda que indica si se muestra en “Mostrar en 'Tienda en línea'”, Artículos en venta (el título, con enlace al detalle del artículo), Recibidos, Vendidos, En inventario, Por entregar, Asignados, Precio e IVA.
• Artículos inactivos. Los artículos dados de baja, con las mismas columnas salvo Por entregar y Asignados.

Puedes descargar la lista completa haciendo clic en el ícono (“Descargar Excel”); si hay artículos inactivos, el archivo incluye ambas tablas. Si no tienes ningún artículo dado de alta se muestra el aviso “No se encontraron artículos en venta” y no se muestran las tablas ni el ícono de Excel.

1. Desde tu Panel de control, selecciona Artículos en venta.
2. Haz clic en Crear artículo.
3. Llena la información que aparece en el formulario:
   • Nota: Puedes adjuntar imágenes referentes a este artículo haciendo clic en el ícono .
   • Título: Agrega el nombre de tu artículo.
   • Ficha técnica: Al dar clic en esta opción, se desplegarán los campos correspondientes al alta de un libro:
     • Autor
     • Editorial
     • Año
     • Edición
   • Código de barras: Agrega el código de barras del artículo.
   • Precio: Indica el costo que tendrá el artículo. (La cantidad debe ingresarse con dos decimales)
   • IVA: Al desplegar esta opción podrás indicar si el artículo está Exento o tiene el 16%. Notas: Si el monto incluye centavos, estos se cobrarán exactamente como aparecen, sin posibilidad de redondeo. No es posible modificar el porcentaje del IVA establecido.
   • Clave de servicio IVA: Agrega la clave de servicio que corresponda al IVA de este artículo. (Es opcional).
     • Nota: Esta información solo es necesaria si trabajas con la integración de alguna paquetería contable con Algebraix.
   • Contracuenta clave de servicio IVA: Agrega la contracuenta que corresponda al IVA de este artículo. (Es opcional).
     • Nota: Esta información solo es necesaria si trabajas con la integración de alguna paquetería contable con Algebraix.
   • Concepto SAT: Agrega el concepto SAT que corresponda a este artículo.
   • Unidad SAT: Agrega la unidad SAT que corresponda a este artículo.
   • Clave de servicio: Agrega la clave que corresponda a este artículo. (Es opcional).
     • Nota: Si el monto incluye centavos, estos se cobrarán exactamente como aparecen. No es posible redondear.
   • Contracuenta clave de servicio: Agrega la contracuenta que corresponda a este artículo. (Es opcional).
     • Nota: Esta información solo es necesaria si trabajas con la integración de alguna paquetería contable con Algebraix.
   • Mostrar en 'Tienda en línea': Marca esta opción si deseas que el artículo esté disponible en el menú “Tienda en línea” en el perfil de los padres de familia.
     • Al marcar esta opción, aparecen dos opciones más:
       • Nombre en factura: Ingresa el nombre que deseas que se muestre en la factura para este artículo. (Es opcional).
       • Personalizar eliminación automática: Especifica el plazo que tendrán los padres de familia para realizar el pago del artículo una vez que haya sido agregado a su carrito de compras.
         • Nota: Si no se realiza esta configuración, los padres de familia tendrán un plazo predeterminado de 30 minutos para efectuar el pago.
   • Mostrar en 'Ingreso de pagos': Marca esta opción para que el artículo pueda registrarse dese el menú “Ingreso de pagos en ventanilla”.
   • Descripción: Agrega alguna descripción que sea útil para tu artículo.
   • Grupos: Selecciona los grupos para los que deseas que esté disponible el artículo.
     • Despliega el campus.
     • Despliega el plan de estudios.
     • Despliega el grado.
     • Selecciona el o los grupos para los que quieres que este disponible el artículo.
4. Para guardar da clic en Aceptar.

1. Selecciona Artículos en venta.
2. Selecciona el artículo que quieres modificar.
3. Selecciona la pestaña Modificar.
4. Se muestra el formulario Modificar información del artículo, con los mismos campos que al dar de alta el artículo (Título, Ficha técnica con Autor/Editorial/Año/Edición, Código de barras, Precio, IVA, Clave de servicio IVA, Contracuenta clave de servicio IVA, Concepto SAT, Unidad SAT, Clave de servicio, Contracuenta clave de servicio, Mostrar en 'Tienda en línea' con Nombre en factura y Personalizar eliminación automática, Mostrar en 'Ingreso de pagos', Descripción y Grupos), ya con la información actual del artículo.
   • Nota: No es posible modificar el porcentaje de IVA una vez creado el artículo.
   • Si el artículo ya tiene una Ficha técnica cargada, sus campos se muestran directamente; si no, aparece el enlace Ficha técnica para desplegarlos.
   • El campo Nombre en factura y la opción Personalizar eliminación automática solo se muestran si tienes marcado Mostrar en 'Tienda en línea'.
   • En Grupos se muestran ya marcados los grupos a los que actualmente está disponible el artículo; puedes agregar o quitar grupos con el mismo selector que al darlo de alta.
5. Da clic en Aceptar para guardar los cambios.

Si el artículo ya tiene ventas registradas y desmarcas Mostrar en 'Tienda en línea' o Artículo activo, se muestra el aviso “Al modificar este artículo, se elimina del carrito de todos los usuarios.” Junto al formulario se muestra el panel Imágenes, con hasta 5 archivos adjuntos por artículo:

• Haz clic en el ícono (“Adjuntar archivo”) para agregar una imagen; los formatos válidos son .jpeg, .png, .gif, .heic y .bmp, con un tamaño máximo de 30 MB por archivo.
• Sobre cada imagen ya adjunta puedes hacer clic en el ícono de ojo para verla en Vista previa, en el ícono de lápiz para Reemplazar el archivo, o en el ícono de bote de basura para Eliminar la imagen; al eliminar se pide confirmar con “¿ Está seguro que desea eliminar el archivo ?”
• Si el artículo no tiene ninguna imagen adjunta se muestra el aviso “No se han adjuntado imágenes”.

Para poder vender el artículo, es necesario agregarle inventario.

1. Selecciona Artículos en venta.
2. Selecciona el artículo que acabas de dar de alta.
3. Despliega el menú Inventario.
4. Selecciona Agregar.
   • Despliega el menú Proveedor y selecciona al proveedor correspondiente para este artículo.
     • Nota: Los proveedores se dan de alta desde el menú “Contactos internos.”
   • Fecha: Agrega la fecha en la que ingreso el artículo al inventario.
   • Costo por artículo: Agrega lo que a ti te costo la compra de este artículo.
   • Descuento: Si te aplicaron algún descuento al momento de la compra, indica aquí el porcentaje.
     • Nota: Si agregas algún descuento, se mostrará el “Costo final por artículo”
   • Cantidad: Indica la cantidad de artículos que tienes disponibles en tu inventario.
   • Notas: Puedes agregar una nota que sirva como referencia o ayuda para este artículo.
5. Para guardar da clic en Aceptar

Si el artículo ya tiene movimientos de inventario, en esta misma pantalla se muestra el panel Historial de inventario, con una tabla de Fecha, Proveedor y Cantidad por cada movimiento registrado:

• Da clic en la fecha de un movimiento para ver o modificar su detalle.
• Puedes descargar esta tabla haciendo clic en el ícono .

Para modificar un movimiento de alta de inventario que ya registraste, en el panel Historial de inventario da clic en la fecha de ese movimiento:

1. Se muestra el panel Actualizar detalles de ingreso de inventario con el nombre del artículo y un formulario con los mismos campos que al agregar inventario, ya con la información del movimiento: Proveedor, Fecha, Costo por artículo, Descuento y Cantidad, además de Notas.
   • Si dejas vacío el campo Descuento o indicas un valor mayor a 100, se muestra el aviso “Descuento inválido”.
   • Si dejas vacío el campo Costo por artículo, se muestra el aviso “Costo inválido”.
2. Modifica los campos que necesites y da clic en Aceptar.

Al guardar se muestra el aviso “Se ha modificado el inventario del artículo seleccionado”.

Si tu institución tiene más de un campus conectado, puedes trasladar a este campus el inventario disponible de un artículo que tenga otro campus.

1. Selecciona Artículos en venta.
2. Selecciona el artículo al que quieres trasladar inventario.
3. Despliega el menú Inventario.
4. Selecciona Transferencia de campus.
5. Se muestra una tabla con los campus que tienen inventario disponible de este artículo, con las columnas Campus, Disponible, Monto y Costo por artículo:
   • Monto: Indica la cantidad de piezas que quieres trasladar desde ese campus.
   • Costo por artículo: Se muestra el costo promedio por artículo de ese campus; puedes modificarlo si lo necesitas.
6. Para guardar da clic en Aceptar.

Si ningún campus tiene inventario disponible de este artículo, se muestra el aviso “No hay inventario disponible en otro campus” y no se muestra la tabla. Si la cantidad que indicas supera el inventario disponible en algún campus, se muestra el aviso “Las cantidades de traslado superan el inventario disponbible” y el traslado no se realiza. Si no indicas ninguna cantidad en ningún campus, se muestra el aviso “Es necesario seleccionar una cantidad de artículos a trasladar”. Al completarse el traslado se muestra el aviso “Se ha trasladado el inventario especificado”; si no fue posible confirmar el traslado con el otro campus se muestra “Error de comunicación entre campuses. Consulte al administrador”.

Puedes restar del inventario disponible las piezas que se pierdan, dañen o ya no puedas ofrecer, sin que se registren como una venta.

1. Selecciona Artículos en venta.
2. Selecciona el artículo al que quieres restarle inventario.
3. Despliega el menú Inventario.
4. Selecciona Baja.
5. Se muestra la Cantidad en inventario disponible para ese artículo y un formulario:
   • Cantidad a restar: Indica cuántas piezas quieres quitar del inventario. No puede ser mayor a la cantidad disponible ni quedar vacía; si no cumple con esto se muestra el aviso “Cantidad inválida”.
   • Fecha: Se muestra la fecha actual.
   • Notas: Puedes agregar una nota que sirva como referencia para esta baja.
6. Para guardar da clic en Aceptar.

Al guardar se muestra el aviso “Se ha modificado el inventario del artículo seleccionado” y la cantidad restada se agrega al historial de este artículo. Si el artículo no tiene inventario disponible, al entrar a Baja se muestra únicamente el aviso “Sin inventario” y no se muestra el formulario.

Para modificar una baja que ya registraste, en el panel Historial de inventario (dentro de “Agregar inventario a un artículo de venta”) da clic en la fecha de ese movimiento:

1. Se muestra el nombre del artículo, y un formulario con la Cantidad en inventario disponible, la Cantidad a restar con el valor ya registrado, la Fecha del movimiento (no editable) y las Notas.
2. Modifica la Cantidad a restar o las Notas, según lo necesites.
3. Da clic en Aceptar para guardar los cambios.

Al guardar se muestra el aviso “Se ha modificado el inventario del artículo seleccionado”.

Desde el artículo, podrás observar las compras que se van realizando del mismo.

1. Desde tu Panel de control selecciona Artículos en venta
2. Selecciona el artículo del que quieres hacer el seguimiento
3. En el apartado “Historial” se mostrará lo siguiente:
   • Asignados. Son los artículos que se encuentran en el estado de cuenta de algún estudiante pero que no han sido pagados.
   • Pagados. Artículos que ya han sido pagados.
   • Entregados. Artículos que ya marcaste que fueron entregados a los estudiantes.
   • Total en inventario. Los artículos que te quedan disponibles en inventario.
   • Recibidos. Artículos que han sido añadidos al inventario.
4. Grupos. Podrás observar los grupos que tienen disponible ese artículo.
5. Historial de ventas. En este apartado puedes hacer la entrega de los artículos que ya han sido pagados. Haz clic en el ícono
   • En la pantalla emergente, puedes agregar una nota sobre la entrega y, para finalizar, haz clic en Entregar.
6. Historial de entregas. Aquí observarás las entregas que has realizado, para des hacer alguna de ellas selecciona Deshacer.
   • Para obtener más información sobre el seguimiento de artículos mostrados en la 'Tienda en línea', consulta el artículo Tienda en línea.

Puedes devolver, total o parcialmente, la cantidad de piezas que un estudiante compró de un artículo.

1. Desde tu Panel de control, selecciona Artículos en venta.
2. Selecciona el artículo vendido.
3. En el panel Historial de ventas, da clic en el nombre del estudiante comprador.
   • Nota: Solo puedes entrar a la devolución de un estudiante que pertenezca a alguno de los grupos a los que tienes acceso; si no, su nombre se muestra deshabilitado.
4. Se muestra el panel Detalles de venta con el Estudiante, la Fecha, el Título y el Monto vendido, y las Notas de crédito relacionadas si el cobro ya tiene alguna aplicada.
5. En Cantidad a devolver, indica cuántas piezas quieres devolver.
   • Si indicas una cantidad mayor a la vendida, se muestra “La cantidad de devolucion excede la cantidad de venta” y la devolución no se envía.
   • Si dejas el campo vacío o en cero, se muestra “Cantidad de devolución invalida” y la devolución no se envía.
6. Da clic en Aceptar.

Según el estado del cobro, al confirmar puede pasar lo siguiente:

• Si el artículo todavía no se ha pagado, se descuenta la cantidad devuelta de la venta —o se elimina la venta por completo si devuelves todas las piezas— y se muestra “Devolución procesada”.
• Si el artículo ya fue pagado y el cobro no tiene ninguna nota de crédito aplicada, se muestra “No se ha actualizado el estado de cuenta del estudiante porque el artículo ha sido pagado” y la venta no se modifica.
• Si el cobro ya tiene una nota de crédito por el total pagado, se elimina la venta y se muestra “Devolución procesada”.
• Si la nota de crédito aplicada al cobro corresponde solo a un descuento, se muestra “No es posible procesar la devolución.”
• Si el cobro tiene una nota de crédito parcial, se muestra “No es posible procesar la devolución. El monto de las notas de crédito debe ser igual al total pagado.”

Puedes generar una vista de impresión con la lista de tus artículos en venta.

1. Desde tu Panel de control, selecciona Artículos en venta.
2. Haz clic en el ícono para abrir la vista de impresión.

En la vista de impresión puedes elegir qué mostrar antes de imprimir:

• En Opciones, marca o desmarca Artículos y Artículos inactivos para incluir o quitar cada tabla; Todos las marca o desmarca en conjunto.
• En Más, marca o desmarca las columnas que quieres ver: Mostrar en ' Ingreso de pagos ', Mostrar en 'Tienda en línea', Recibidos, Vendidos, En inventario, Por entregar, Asignados, Precio e IVA; Todos las marca o desmarca en conjunto.

La vista impresa muestra las mismas columnas que la lista de Artículos en venta, con el nombre de cada artículo sin enlace a su detalle.

Para que el operador pueda realizar estas configuraciones, es necesario asignarle los siguientes permisos al momento de agregarlo o modificar su perfil:

• Desde “Permisos globales” > Artículos en venta.
  • Agregar artículos individuales: Permite dar de alta artículos en venta.
  • Modificar artículos individuales: Permite modificar los artículos existentes.
  • Personalizar eliminación automática de artículos: Permite determinar el tiempo que tienen los padres de familia o estudiantes con supervisión propia para pagar los artículos que hayan seleccionado.
  • Inventario: Permite agregar, trasladar entre campus, restar inventario a los artículos y modificar las bajas ya registradas.
• Desde “Permisos por grupo” > Venta de artículos.
  • Devoluciones: Permite devolver artículos vendidos a los estudiantes de los grupos a los que tiene acceso el operador.

Cualquier operador puede consultar e imprimir la lista de artículos en venta, sin necesidad de asignarle un permiso específico para ello.