Serie de folios #

Las series de folios son grupos de números secuenciales que se utilizan para asignar a cada factura o recibo de pago un identificador único. Estas series te permiten organizar y diferenciar diversos tipos de documentos fiscales, como facturas y recibos de pago, y son necesarias para cumplir con los requisitos fiscales.

Nota: Para solicitar folios de facturación comunícate a Soporte Técnico.

1. Haz clic en la pestaña Panel de control en la parte superior.
2. Luego en el apartado Cobros, haz clic en Series de folios.
   • Puedes utilizar el filtro para localizar más rápido el módulo. Solo ingresa en el campo filtrar Series de folios y haz clic en la coincidencia y esto te enviará directamente al módulo.
3. Una vez dentro del módulo, estarás en la pestaña Series y visualizarás una lista de las series de folios previamente agregadas:
   • Folios: Indica si hay folios asignados a la serie, lo cual es particularmente importante para la facturación electrónica.
   • Activo: Muestra si la serie está activa y disponible para su uso.
   • Nombre: El nombre de la serie de folios.
   • Tipo de serie: Define el tipo de serie (por ejemplo, facturación electrónica, recibos de pago, temporales, etc.).
   • Rango de folios: Especifica el rango de números de folios asignados a la serie.
   • Folio actual: Indica el folio que está siendo utilizado en ese momento dentro de la serie.
   • Fecha de creación: Muestra la fecha en que la serie de folios fue creada.
4. La lista solo muestra las series activas; activa el interruptor Mostrar series inactivas, junto al título de la tabla, para que también aparezcan las series desactivadas.
5. Si todavía no has agregado ninguna serie, verás el aviso “No se han creado series de folios”.
6. Si alguna serie de facturación electrónica o de facturas con código bidimensional se quedó sin folios o sin un rango asignado, verás el aviso “Existen series de folios agotadas o sin asignar”.
7. Haz clic en el icono Imprimir , ubicado junto al icono de Excel en la esquina superior derecha, para abrir una versión para imprimir con la misma tabla (Folios, Activo, Nombre, Tipo de serie, Rango de folios, Folio actual y Fecha de creación); el cuadro de impresión del navegador se abre automáticamente.
8. Haz clic en la pestaña Agregar serie para iniciar el proceso de creación de una nueva serie de folios.
9. En esta sección, visualizarás el formulario donde deberás completar los siguientes campos:
   • Nombre: Especifica el nombre que tendrá la serie de folios, este nombre te ayudará a identificar la serie y será visible en la factura; no puede exceder de 5 caracteres.
   • Tipo de serie: Selecciona el tipo de serie que deseas crear:
     • Impresos seriados, temporales e impresos seriados únicos, son útiles para recibos, y se utilizan cuando necesitas un sistema de folios físicos o temporales.
       • Al seleccionar una de estas opciones, se mostrarán los campos para indicar el folio inicial y final, así como el formato de impresión deseado.
     • Facturación electrónica: Para crear series destinadas a la emisión de facturas electrónicas.
       • Al seleccionar esta opción, se mostrará la opción “Incluir número de folio en XML” y el formato de impresión es predeterminado.
     • Facturas con código bidimensional: Para crear facturas que incluyen códigos QR o códigos de barras 2D, permitiendo la validación rápida y el seguimiento.
       • Al seleccionar esta opción, se mostrará la opción “Mostrar nombre de serie en facturas” y el formato de impresión es predeterminado.
   • Formato de impresión: Define el formato de impresión de los documentos asociados a la serie. Para el caso de los recibos, puedes personalizar este formato desde plantillas de documentos.
   • Aviso de folios restantes: Configura si deseas recibir un aviso cuando los folios estén por agotarse.
   • Descripción: Agrega una descripción opcional para detallar la serie.
10. Al completar las opciones deseadas, haz clic en el botón Aceptar.

1. Haz clic en la pestaña Panel de control en la parte superior.
2. Luego en el apartado Cobros, haz clic en Series de folios.
3. Una vez dentro del módulo, en la pestaña Series visualizarás una lista de las series de folios previamente agregadas.
4. Localiza la serie de folio que deseas modificar.
5. Haz clic en el nombre de la serie de folios, esto te llevará a una vista detallada con todos los datos actuales de la serie.
6. Después, haz clic en la pestaña Modificar en la parte superior.
7. Una vez en la pantalla modificar, podrás ajustar algunos de los siguientes parámetros según tus necesidades:
   • Agregar un logotipo.
   • Aviso de folios restantes.
   • Activar o desactivar una serie.
   • Incluir número de folios en XML (aplica para facturas).
   • Folio inicial / final (solo para recibos).
8. Haz clic en Aceptar para guardar los cambios realizados.

1. Después de haber agregado la serie de folios, dirígete a la pestaña Series.
2. Localiza la serie que deseas modificar, y haz clic en el nombre de la serie de folios, esto te llevará a una vista detallada con todos los datos actuales de la serie.
3. Para las series de tipo factura, aparecerá una tercera pestaña llamada Datos de facturación, haz clic en ella.
4. Al hacerlo, se desplegará la opción de Agregar datos de facturación.
5. Completa el formulario de datos de facturación:
   • Nombre: El nombre o la razón social del emisor de la factura; el sistema lo guarda siempre en mayúsculas, sin importar cómo lo escribas.
   • RFC: El Registro Federal de Contribuyentes del emisor.
   • Régimen fiscal: El régimen fiscal al que pertenece la empresa o el contribuyente.
   • Folio inicial: El número de folio con el que iniciará esta serie de facturación. Si la serie ya tiene datos de facturación previos y el certificado en uso todavía no vence, el sistema propone el folio y no lo puedes modificar; si eliges un folio anterior al último registrado, aparece el aviso “Este rango provocará que se eliminen uno o más registros de datos de facturación.”
   • Domicilio: La dirección fiscal del emisor de la factura.
   • Número exterior: El número exterior de la dirección.
   • Número interior: El número interior de la dirección (si aplica).
   • Colonia: La colonia en la que se encuentra la dirección fiscal.
   • Localidad: La localidad donde se ubica el domicilio.
   • Municipio: El municipio donde se encuentra la dirección fiscal.
   • Estado: El estado donde se localiza el domicilio.
   • País: El país de residencia del emisor.
   • Código postal: El código postal correspondiente a la dirección.
   • Descripción: Una breve descripción relacionada con la serie de facturación.
6. Si la serie es de Facturación electrónica, completa además:
   • Reutilizar certificado: solo aparece cuando la serie ya tiene datos de facturación previos; actívala para usar de nuevo el certificado y la llave ya registrados sin volver a cargarlos.
   • Proveedor CFDI: por ahora la única opción disponible es PADE.
   • Certificado de sello digital: el archivo del certificado de sello digital del emisor.
   • Llave de encriptación: el archivo de la llave de encriptación asociada al certificado.
   • Contraseña de encriptación: la contraseña asociada al certificado de sello digital.
   • Estos cuatro últimos campos no aparecen si activaste Reutilizar certificado.
   • IMPORTANTE: si el certificado ya venció, si no corresponde con la llave, o si la contraseña es incorrecta, el sistema rechaza los datos y te pide corregirlos; solo se aceptan certificados de sello digital, no certificados de firma electrónica.
7. Si la serie es de Facturas con código bidimensional, completa además el Número de comprobante ( SECOFI ), la Cadena original, la Firma digital de la solicitud, el Sello digital de la solicitud, la Fecha de aprobación y el archivo del Código bidimensional.
8. Haz clic en el botón Aceptar para agregar los datos de facturación.

Nota: Si la serie ya no tiene folios disponibles, no podrás agregar nuevos datos de facturación hasta contar con folios.

1. Una vez dentro del módulo, en la pestaña Series visualizarás una lista de las series de folios previamente agregadas.
2. Localiza la serie de folios cuyos datos de facturación deseas visualizar. Esta pestaña solo aparece para series de tipo Facturación electrónica o Facturas con código bidimensional.
3. Haz clic en el nombre de la serie de folios, esto te llevará a una vista detallada con todos los datos actuales de la serie.
4. Después, haz clic en la pestaña Datos de facturación en la parte superior.
5. Se desplegará un menú con dos opciones: Datos de facturación (ya seleccionada) y Agregar datos de facturación.
6. En esta sección, visualizarás una tabla con todos los datos de facturación que se han agregado a la serie:
   • Nombre: El nombre o la razón social registrada para ese conjunto de datos de facturación; haz clic en él para acceder a la vista detallada.
   • RFC: El Registro Federal de Contribuyentes registrado.
   • Régimen fiscal: El régimen fiscal registrado.
   • Código postal: El código postal registrado.
7. Si la serie es de tipo Facturación electrónica, la tabla agrega además:
   • Número de serie del certificado.
   • Fecha de expiración: La fecha de vencimiento del certificado de sello digital en uso.
   • Información adicional: Muestra la Versión CFDI del comprobante; en comprobantes con Versión CFD 2.2 muestra en su lugar el Número de autorización y el Año de autorización.
8. Rango de folios: El folio inicial y final asignados a ese conjunto de datos de facturación; si el folio final es “0” se muestra como “Sin asignar”.
9. Si la serie todavía no tiene datos de facturación agregados, la tabla no aparece y se muestra el aviso “No se han creado datos de facturación para esta serie”.
10. Si necesitas consultar información más detallada de los datos de facturación, haz clic en el nombre para acceder a una vista más completa.

1. Un paso importante, es asignar los folios a una serie de facturación después de haberlos adquirido a través del personal administrativo de Algebraix.
2. Haz clic en la pestaña Panel de control en la parte superior.
3. Luego en el apartado Cobros, haz clic en Series de folios.
4. Dentro del módulo, haz clic en la pestaña Folios y se desplegará la opción Transferir folios, haz clic en esta para continuar.
5. Si no hay folios disponibles para transferir en ninguna serie, no verás el formulario y en su lugar aparecerá el aviso “No hay folios disponibles para realizar transferencias”.
6. Si hay folios disponibles, aparecerá un formulario, completa los campos para la transferencia:
   • Serie de folios origen: Selecciona la serie de folios desde la cual deseas transferir los folios; cada opción muestra entre paréntesis los folios restantes de esa serie. Si adquiriste folios que todavía no has asignado a ninguna serie, también aparecen como opción de origen. También puedes transferir folios de una serie de facturación a otra si es necesario.
   • Serie de folios destino: Esta es la serie a la que se transferirán los folios seleccionados; también muestra entre paréntesis los folios restantes de cada serie. Una vez que eliges la serie origen, esa misma serie deja de estar disponible como destino (y viceversa), para que no selecciones la misma serie en ambos campos.
   • Cantidad de folios: Especifica la cantidad de folios que deseas transferir; solo acepta números.
7. Una vez hayas completado los campos, haz clic en Aceptar para realizar el proceso.
8. IMPORTANTE: la cantidad de folios a transferir no puede ser mayor a los folios disponibles en la serie origen; si lo es, verás el aviso “La cantidad de folios que se intentó transferir es mayor a los folios disponibles.”
9. La serie destino necesita tener datos de facturación ya creados para poder recibir folios; si no los tiene, verás el aviso “No se han creado datos de facturación para la serie destino”.
10. También verás el aviso “La cantidad de folios es inválida o excede la capacidad máxima de la serie” si la cantidad no es un número entero positivo, si la transferencia haría que la serie destino sobrepasara su capacidad máxima de folios, o si dejaría a la serie origen con menos folios de los que ya tenía asignados desde su folio inicial.

En este apartado, podrás consultar el historial de folios para revisar todas las transferencias realizadas, ya sea al adquirir folios o entre diferentes series de facturación.

1. Haz clic en la pestaña Panel de control en la parte superior.
2. Luego en el apartado Cobros, haz clic en Series de folios.
3. Dentro del módulo, haz clic en la pestaña Folios y se desplegará la opción Historial, haz clic en esta para continuar.
4. Al ingresar, visualizarás dos tablas, cada una con su propia paginación (flechas para ir a la página Anterior o Siguiente, el contador “X - Y De Z” y, debajo de la tabla, los botones numerados de página):
   • Historial de transferencia de folios: Muestra todos los movimientos realizados por el personal del colegio, incluyendo transferencias de folios entre diferentes series de facturación y asignación de folios cuando se adquieren nuevos. Sus columnas son:
     • Usuario: El nombre de usuario de quien realizó la transferencia; haz clic en él para ir a su detalle.
     • Nombre: El nombre completo de quien realizó la transferencia.
     • Serie de folios origen: La serie desde la que salieron los folios; haz clic en ella para ir a su detalle. Si los folios transferidos venían de una adquisición reciente que todavía no estaba asignada a ninguna serie, esta columna no muestra un vínculo.
     • Serie de folios destino: La serie que recibió los folios; haz clic en ella para ir a su detalle.
     • Cantidad de folios: El número de folios transferidos en ese movimiento.
     • Fecha: La fecha y hora en que se realizó la transferencia.
   • Historial de registro de folios: Muestra los registros agregados por el personal administrativo de Algebraix cuando se solicitan los folios. Aquí podrás ver cuándo y cuántos folios nuevos se agregaron. Sus columnas son:
     • Usuario: El nombre de usuario de quien registró la adquisición; haz clic en él para ir a su detalle.
     • Nombre: El nombre completo de quien registró la adquisición.
     • Cantidad de folios: El número de folios agregados en ese registro.
     • Fecha: La fecha y hora en que se realizó el registro.
5. Si alguna de las dos tablas todavía no tiene movimientos, verás el aviso “No hay resultados”.

Nota: Para realizar la compra de folios, por favor comunícate con el área de Soporte Técnico.

Para que el operador pueda realizar estas configuraciones, es necesario asignarle los siguientes permisos al momento de agregarlo o modificar su perfil:

• Dentro del apartado “Permisos globales” > Colegiatura. > Series de folios.
  • Agregar series de folios: Podrá agregar las series de folios adquiridas.
  • Modificar series de folios: Podrá modificar las series existentes.
  • Transferir folios: Podrá hacer la transferencia de folios entre las distintas series dadas de alta.