Conciliación de pagos por internet #

La conciliación de los diferentes servicios en Algebraix tiene como objetivo principal asegurar que los pagos realizados por los usuarios se reflejen correctamente en el sistema y se depositen adecuadamente en la cuenta del colegio.

Notas:

• Para habilitar estos servicios de pago, es necesario contratarlos previamente con el Departamento de Pagos en Línea de Algebraix.
• Este mismo departamento es el responsable de activar y configurar el servicio dentro del sistema.
• Si se detecta algún error en la conciliación, recibirás una notificación en la sección de Pendientes en el Inicio. Al hacer clic en ella, accederás directamente al detalle del error.

1. Accede a Panel de control y selecciona la opción Pagos por internet.
2. Luego haz clic en la pestaña Conciliación y selecciona la opción Conciliación.
3. Podrás aplicar un filtro por rango de fechas, ingresando la fecha de inicio y la fecha de fin, y después haciendo clic en Buscar.
   • Nota: Si no aplicas ningún filtro, se mostrarán todos los registros generados durante el mes en curso.
4. Se presenta un resumen general (puede descargarse en formato Excel para facilitar su análisis o archivo) con la siguiente información:
   • Fecha: Día en que se registraron los movimientos.
   • Servicio: Servicio de pagos por internet.
   • Pagos registrados: Número total de pagos que se han ingresado al sistema, independientemente de si ya fueron confirmados.
   • Pagos confirmados: Pagos que ya han sido verificados y autorizados por la entidad procesadora.
   • Total de pagos: Es la suma de todos los pagos realizados por los clientes, sin descontar comisiones, impuestos ni contracargos.
   • Monto de comisión: Es el total de comisiones cobradas por el proveedor del servicio de pago.
   • IVA: Corresponde al Impuesto al Valor Agregado aplicado sobre las comisiones cobradas.
   • Depósito: Es el monto neto que se transfiere al colegio o institución, una vez descontadas las comisiones e IVA del total de pagos.
   • Contracargos: Son los montos que han sido reclamados o revertidos por los clientes a través de su banco o medio de pago, generalmente por disputas o desconocimiento de cargos.
   • Total (Depósito menos el contracargo): Es el resultado final, que representa el depósito neto menos los contracargos aplicados. Es el ingreso real disponible para la institución después de todos los ajustes.
5. Para revisar el detalle de pagos recibidos en una fecha específica, haz clic sobre la fecha deseada.
6. Se desplegará un listado con todos los folios generados ese día y un resumen, incluyendo contracargos (si aplica) y el total de pagos.
   • Nota:Los cortes de conciliación se realizan diariamente a las 11:00 p.m y los depósitos se reflejan al siguiente día hábil en la cuenta bancaria del colegio.
7. Dentro del detalle de cada fecha, se mostrará una tabla con los pagos confirmados.
   • Nota: La fecha mostrada en esta tabla corresponde al momento exacto en que el padre de familia o estudiante (con supervisión propia) realizó el pago. Es posible descargar el Archivo de conciliación y descargar el listado en Excel.

Notas:

• Al hacer clic sobre el nombre del usuario, serás dirigido directamente a su perfil detallado, donde podrás consultar su información completa y realizar gestiones específicas.
• Cuando una factura cuente con notas de crédito asociadas, se mostrará un ícono informativo al lado derecho del folio correspondiente. Al posicionar el cursor sobre este ícono, se desplegará un mensaje indicando: “Nota de crédito emitida”, junto con los folios de las notas de crédito vinculadas y los montos por los cuales fueron emitidas.
• Para conocer el cobro de la comisión, comunícate con Algebraix para obtener más información.

El servicio de pagos STP (Sistema de Transferencias y Pagos) permite a los padres de familia o estudiantes con supervisión propia realizar pagos mediante transferencias bancarias con referencias únicas.

Para habilitar el servicio de STP (Sistema de Transferencias y Pagos) es necesario comunicarse al departamento de Pagos en línea.

Notas:

• El corte diario de STP se realiza a las 5:00 p.m.
• Este corte genera un solo depósito que agrupa todas las transacciones recibidas durante el día.
• Si el pago se realiza después del corte, este se reflejará hasta el siguiente día hábil.
• Al generar una referencia de pago, el sistema mostrará una CLABE interbancaria, la cual debe ser registrada por el usuario en su aplicación bancaria.
• Esta CLABE es fija y única por estudiante, y no cambia durante toda la estancia del alumno en la institución. Por ejemplo: Si un padre tiene dos hijos inscritos, cada uno tendrá su propia CLABE asignada.
• La referencia numérica que acompaña al pago se genera en cada intento de pago y varía en cada ocasión, por lo que debe capturarse correctamente al momento de realizar la transferencia.

Nota: Si deseas configurar referencias familiares, solicita apoyo al Departamento de Soporte Técnico.

En caso de que exista un error al ingresar la referencia numérica o el monto del pago, el sistema ofrece tres alternativas para gestionar estos pagos:

• Asignar a cargar existentes: La cantidad pagada se aplicará directamente a los cargos pendientes en el estado de cuenta del estudiante.
• Asignar a cargos existentes como folio temporal: El pago se asociará a los cargos pendientes, pero no se generará una factura, ya que el movimiento quedará registrado como un folio temporal.
• Rechazar pago: El pago será rechazado completamente y no se aplicará a ningún cargo.
  • Nota: En caso de rechazo, el tiempo y la forma en que el usuario es notificado dependen directamente de la institución bancaria. Las causas más comunes para que un pago sea rechazado es la captura incorrecta de la referencia numérica o el monto de pago.

1. Accede a Panel de control y selecciona la opción Pagos por internet.
2. Luego haz clic en la pestaña Conciliación y selecciona la opción Conciliación STP.
3. Podrás aplicar un filtro por rango de fechas, ingresando la fecha de inicio y la fecha de fin, y después haciendo clic en Buscar.
   • Nota: Si no aplicas ningún filtro, se mostrarán todos los registros generados durante el mes en curso.
4. Se mostrará tanto los pagos registrados como los confirmados.
   • Nota: Todos los pagos generan un registro más no todos son pagos confirmados.
5. Se presenta un resumen (puede descargarse en formato Excel para facilitar su análisis o archivo) con la siguiente información:
   • Total de órdenes recibidas
   • Total de órdenes enviadas
6. Para revisar el detalle de pagos recibidos en una fecha específica, haz clic sobre la fecha deseada.
7. Se mostrará un listado con todos los folios generados ese día, un resumen y el total de órdenes.
   • Nota. De tener Pagos rechazados se enlistarán en una tabla en la parte inferior de pagos confirmados, indicando fecha y hora, Estudiante, monto y motivo de devolución.
8. Dentro del detalle de cada fecha, se mostrará una tabla con los pagos confirmados.
   • Nota: Es posible descargar el Archivo de conciliación y descargar el listado en Excel.

Notas:

• Al hacer clic sobre el nombre del usuario, serás dirigido directamente a su perfil detallado, donde podrás consultar su información completa y realizar gestiones específicas.
• Cuando se detecte un pago no registrado, este aparecerá en una tabla con diferentes opciones para que puedas gestionarlo adecuadamente:
  • Aplicar pago: Se genera el folio correspondiente al concepto que originalmente se intentaba pagar.
  • Pagar cobro existente: Te permitirá seleccionar un cargo pendiente en el estado de cuenta del estudiante que coincida con el monto recibido.
  • Conciliar con folio existente: Asocia el pago con un folio ya registrado del estudiante identificado, siempre que coincidan el monto y la fecha.
• Si Algebraix no logra vincular la información del pago con ningún concepto o estudiante, no se mostrará ninguna opción de conciliación.

Casos especiales

• Si el monto pagado excede el total de adeudos del estudiante, se mostrará un mensaje de advertencia: “El monto pagado excede el total de adeudos del estudiante.”
• Si se recibe dinero adicional no relacionado con órdenes generadas ese día, se marcará en el resumen como: “Ingreso Monto extemporáneo”.
• Si hay un faltante no relacionado con los cobros del día, se mostrará en el resumen como: “Monto pendiente extemporáneo”.

1. Accede a Panel de control y selecciona la opción Pagos por internet.
2. Luego haz clic en la pestaña Conciliación y selecciona la opción Conciliación STP.
3. Localiza la fecha que deseas eliminar, ya sea utilizando el filtro de búsqueda o seleccionándola directamente del listado del mes en curso.
4. Una vez seleccionada la fecha, haz clic en el botón Eliminar registro, ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla.

Nota: Las transacciones generadas a través de este servicio son depositadas en la cuenta del colegio tres días hábiles después de haber sido realizadas.

1. Accede a Panel de control y selecciona la opción Pagos por internet.
2. Luego haz clic en la pestaña Conciliación y selecciona la opción Conciliación AMEX.
3. Podrás aplicar un filtro por rango de fechas, ingresando la fecha de inicio y la fecha de fin, y después haciendo clic en Buscar.
   • Nota: Si no aplicas ningún filtro, se mostrarán todos los registros generados durante el mes en curso.
4. Se mostrará tanto los pagos registrados como los confirmados.
   • Nota: Todos los pagos generan un registro más no todos son pagos confirmados.
5. Se presenta un resumen (puede descargarse en formato Excel para facilitar su análisis o archivo) con la siguiente información:
   • Total de pagos: Es la suma de todos los pagos realizados por los clientes, sin descontar comisiones, impuestos ni contracargos.
   • Monto de comisión: Es el total de comisiones cobradas por el proveedor del servicio de pago.
   • IVA: Corresponde al Impuesto al Valor Agregado aplicado sobre las comisiones cobradas.
   • Depósito: Es el monto neto que se transfiere al colegio o institución, una vez descontadas las comisiones e IVA del total de pagos.
6. Para revisar el detalle de pagos recibidos en una fecha específica, haz clic sobre la fecha deseada.
7. Se mostrará un listado con todos los folios generados ese día, un resumen y el total de pagos.
8. Dentro del detalle de cada fecha, se mostrará una tabla con los pagos confirmados.
   • Nota: Es posible descargar el Archivo de conciliación y descargar el listado en Excel.

1. Accede a Panel de control y selecciona la opción Pagos por internet.
2. Luego haz clic en la pestaña Conciliación y selecciona la opción Conciliación AMEX.
3. Localiza la fecha que deseas eliminar, ya sea utilizando el filtro de búsqueda o seleccionándola directamente del listado del mes en curso.
4. Una vez seleccionada la fecha, haz clic en el botón Eliminar registro, ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla.

1. Accede a Panel de control y selecciona la opción Pagos por internet.
2. Luego haz clic en la pestaña Conciliación y selecciona la opción Conciliación.
3. Podrás aplicar un filtro por rango de fechas, ingresando la fecha de inicio y la fecha de fin, y después haciendo clic en Buscar.
   • Nota: Si no aplicas ningún filtro, se mostrarán todos los registros generados durante el mes en curso.
4. Se presenta un resumen (puede descargarse en formato Excel para facilitar su análisis o archivo) con la siguiente información:
   • Fecha: Día en que se registraron los movimientos.
   • Servicio: Servicio de pagos por internet.
   • Pagos registrados: Número total de pagos que se han ingresado al sistema, independientemente de si ya fueron confirmados.
   • Pagos confirmados: Pagos que ya han sido verificados y autorizados por la entidad procesadora.
   • Total de pagos: Es la suma de todos los pagos realizados por los clientes, sin descontar comisiones, impuestos ni contracargos.
   • Monto de comisión: Es el total de comisiones cobradas por el proveedor del servicio de pago.
   • IVA: Corresponde al Impuesto al Valor Agregado aplicado sobre las comisiones cobradas.
   • Depósito: Es el monto neto que se transfiere al colegio o institución, una vez descontadas las comisiones e IVA del total de pagos.
   • Contracargos: Son los montos que han sido reclamados o revertidos por los clientes a través de su banco o medio de pago, generalmente por disputas o desconocimiento de cargos.
   • Total (Depósito menos el contracargo): Es el resultado final, que representa el depósito neto menos los contracargos aplicados. Es el ingreso real disponible para la institución después de todos los ajustes.
5. Para revisar el detalle de pagos recibidos en una fecha específica, haz clic sobre la fecha deseada.
6. Se desplegará un listado con todos los folios generados ese día y un resumen, incluyendo contracargos (si aplica) y el total de pagos
7. Dentro del detalle de cada fecha, se mostrará una tabla con los pagos confirmados.
   • Nota: Es posible descargar el Archivo de conciliación y descargar el listado en Excel.

Notas:

• Al hacer clic sobre el nombre del usuario, serás dirigido directamente a su perfil detallado, donde podrás consultar su información completa y realizar gestiones específicas.
• Cuando se detecte un pago no registrado, este aparecerá en una tabla con diferentes opciones para que puedas gestionarlo adecuadamente:
  • Aplicar pago: Se genera el folio correspondiente al concepto que originalmente se intentaba pagar.
  • Pagar cobro existente: Te permitirá seleccionar un cargo pendiente en el estado de cuenta del estudiante que coincida con el monto recibido.
  • Conciliar con folio existente: Asocia el pago con un folio ya registrado del estudiante identificado, siempre que coincidan el monto y la fecha.
• Si Algebraix no logra vincular la información del pago con ningún concepto o estudiante, no se mostrará ninguna opción de conciliación.
• Si el monto pagado excede el total de adeudos del estudiante, se mostrará un mensaje de advertencia: “El monto pagado excede el total de adeudos del estudiante.”

1. Accede a Panel de control y selecciona la opción Pagos por internet.
2. Luego haz clic en la pestaña Conciliación y selecciona la opción Conciliación.
3. Localiza la fecha que deseas eliminar, ya sea utilizando el filtro de búsqueda o seleccionándola directamente del listado del mes en curso.
4. Una vez seleccionada la fecha, haz clic en el botón Eliminar registro, ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla.

1. Accede a Panel de control y selecciona la opción Pagos por internet.
2. Luego haz clic en la pestaña Conciliación y selecciona la opción Conciliación referencias.
3. De forma predeterminada se muestra el registro del mes en curso; en el panel Búsqueda entre fechas usa las flechas para consultar el mes anterior o el siguiente.
4. También puedes aplicar un filtro por rango de fechas, ingresando la Inicio y la Fin, y después haciendo clic en Buscar.
   • Nota: Al aplicar un filtro de fechas, las flechas de mes anterior/siguiente dejan de mostrarse.
5. El listado se presenta bajo el título Registro de archivos cargados, junto con el mes y año consultados o, si aplicaste un filtro, el rango de fechas.
   • Nota: Si no hay archivos cargados en el periodo consultado sin haber aplicado un filtro, se muestra el aviso “No se han cargado archivos de conciliación”; si el periodo consultado viene de un filtro de fechas sin resultados, el aviso es “No se encontraron archivos de conciliación”.
6. Cuando sí hay archivos importados en el periodo, se muestra el panel Pagos confirmados con una tabla con la siguiente información:
   • Estatus: Un ícono en verde o rojo indica si el archivo se procesó sin errores o con errores.
   • Fecha: Día en que se cargó el archivo; da clic sobre ella para acceder al detalle de ese archivo.
   • Cuenta de banco y Banco: La cuenta y el banco a los que corresponde el archivo importado.
   • Pagos registrados: Número de pagos incluidos en el archivo.
   • Total de pagos: Monto total de los pagos incluidos en el archivo.
   • Total órdenes recibidas: Monto correspondiente a las órdenes recibidas para ese archivo.
   • IVA: Impuesto al Valor Agregado aplicado sobre las comisiones del archivo.
   • Depósito: Monto neto depositado al colegio por ese archivo.
7. Desde el panel Pagos confirmados puedes dar clic en el ícono de Excel para exportar la tabla con Descargar Excel.

Al dar clic en la fecha de un archivo dentro de Registro de archivos cargados, accedes al detalle de ese archivo, con dos pestañas: Registro del día y Cambio de serie; Registro del día se muestra de forma predeterminada.

1. Arriba puedes dar clic en el ícono de descarga para Descargar archivo de conciliación o en el ícono de Excel para Descargar a Microsoft Excel.
2. A la izquierda, el panel con la fecha del archivo y el texto Registro del día muestra un resumen: Total de pagos, Recargos, Total órdenes recibidas, IVA y Total depósito.
3. A la derecha, el panel Pagos lista, para cada pago del archivo: Matrícula, Estudiante (da clic para ir a su estado de cuenta), Grupo, Folio y, si el pago generó documentos relacionados, Folios relacionados (ambos abren el detalle de la transacción), Fecha, Referencia, Monto, Recargos y Total; al pie de la tabla se suman las columnas Monto, Recargos y Total.
4. Si algún pago del archivo no pudo aplicarse automáticamente, se agrega uno o más de los siguientes paneles, solo cuando hay casos de ese tipo:
   • Matrícula inexistente: el pago trae una matrícula que no existe; muestra Matrícula y Cuenta de banco, con los botones Vista, Modificar referencia (para capturar una referencia distinta) y Reprocesar.
   • Estudiante sin padres de familia relacionados: el estudiante identificado no tiene padres de familia vinculados; muestra Cuenta de banco y Estudiante, con Vista y Reprocesar.
   • Pagos con prefijo inexistente: el prefijo de la referencia no coincide con el configurado en la cuenta; muestra Prefijo de cuenta, Prefijo utilizado y Cuenta de banco, con Vista y Reprocesar.
   • Pagos en cuenta de banco equivocada: el pago llegó a una cuenta de banco distinta a la del cargo; muestra Cuenta de banco, Estudiante y Concepto; elige la cuenta correcta en el campo Cuenta y da clic en Cambiar.
   • Pagos a cargos sin adeudos: el cargo que el pago pretendía saldar ya no tiene adeudo; muestra Cuenta de banco, Estudiante y Monto; da clic en Vista para el detalle, y en Abonar a otro cargo para elegir otro cargo del estudiante y Abonar, o en el botón para dejarlo como Prepago si el estudiante no tiene cargos pendientes.
   • Pagos de recargos inexistentes: el pago corresponde a un recargo que no existe; muestra Cuenta de banco, Estudiante y Monto; puedes Abonar a otro cargo o Crear recargo.
   • Identificadores de cobro inexistentes: el identificador de cobro de la referencia no corresponde a ningún cargo; muestra Cuenta de banco, Identificador, Campus, Grupo, Estudiante y Monto; puedes Abonar a otro cargo o Modificar referencia.
   • Pagos realizados con saldo positivo: el cargo o pago ya estaba saldado cuando se aplicó; muestra el folio, Estudiante, Cuentas de cobro (las cuentas de banco configuradas para el cargo) y Cuentas de pago (la cuenta con la que se pagó, en rojo si no coincide con ninguna de cobro); el botón Verificar solo aparece cuando el pago ya fue verificado por transferencia bancaria y elimina el registro del error; mientras no se verifique, la columna muestra “Ninguna acción necesaria”.
5. Al dar clic en Vista en cualquiera de estos paneles se abre una ventana con los datos de la línea del archivo tal como se recibió, según el caso: la línea original, Referencia, Matrícula, Recargo, Monto excedente e Importe total.
6. El botón para Eliminar registro, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla, borra el registro de pagos en línea del día completo, previa confirmación con el mensaje “¿ Está seguro que desea eliminar el registro de pagos en línea ?”.
   • IMPORTANTE: Esta acción la realiza Algebraix; ni el administrador ni ningún operador del colegio la ven disponible.

Al dar clic en la fecha de un archivo dentro de Registro de archivos cargados, accedes al detalle de ese archivo, con dos pestañas: Registro del día y Cambio de serie.

1. Selecciona la pestaña Cambio de serie.
2. Se muestra el nombre de la cuenta de banco del archivo y, debajo, el total de Folios que contiene.
3. Elige la nueva serie en el campo Serie.
   • Nota: Si eliges una serie de tipo facturación electrónica, se muestra el aviso “La serie seleccionada es de tipo facturación electrónica. Cambiar la serie generará una factura electrónica para cada folio” seguido de “Las facturas emitidas tendrán fecha del día de hoy”, y el campo Folio inicial se deshabilita, ya que el folio lo asigna la propia serie electrónica.
4. Si la serie elegida no es de facturación electrónica, indica en Folio inicial el número con el que debe empezar la nueva serie.
5. En Folios inválidos anota los folios que deben quedar fuera del cambio de serie; el campo indica “Un sólo registro por línea, Ejemplo:” con tres renglones de muestra (1, 500 y 10-20, este último para señalar un rango).
6. Activa o desactiva las siguientes opciones:
   • No modificar folios que ya se encuentran en series de facturación electrónica: viene activada de forma predeterminada.
   • No emitir facturas a público general.
7. Da clic en Aceptar para iniciar el cambio.
8. Mientras se procesa se muestra una barra de progreso con el mensaje “Cambiando la serie de folios. Esta operación puede tardar varios minutos”; al terminar, la pantalla vuelve a mostrarse con el aviso “Cambio de serie completado”.

1. Dentro de Registro de archivos cargados, si la lista de archivos importados no está vacía, da clic en el ícono de impresora ubicado en la parte superior derecha del panel Pagos confirmados.
2. Se genera una página para imprimir con una tabla resumen de los archivos importados en el periodo consultado, con las columnas Fecha, Cuenta de banco, Banco, Pagos registrados, Total de pagos, Total órdenes recibidas, IVA y Depósito.
   • Nota: El ícono de impresora solo aparece cuando estás consultando el mes en curso o un mes anterior sin haber aplicado un filtro de fechas personalizado. Si intentas generar la impresión para un mes que aún no ha finalizado, o mientras tienes un filtro de fechas activo, el sistema te regresa a la pantalla de conciliación con el aviso “No es posible generar estado de cuenta para un mes que aun no ha finalizado”.
   • Si no hay archivos importados en el periodo consultado, la página de impresión se genera en blanco.

Al consultar una fecha específica dentro del resumen de conciliación, se presentan los distintos estatus que pueden tener las transacciones registradas ese día. Estos estatus permiten identificar el estado actual de cada pago procesado.

• Confirmados: Transacciones recibidas y procesadas correctamente, sin errores.
• Registrados: Transacciones ingresadas manualmente por medio del importe.
• Pendientes: Transacciones aplicadas que aún requieren validación para confirmar si fueron aprobadas o rechazadas.
• Incompletos: Transacciones aplicadas al usuario, pero de las cuales no se ha recibido notificación.
• No registrado: Transacciones que se han recibido, pero no se encuentran en los registros del sistema.
• Eliminado: Transacciones que han sido canceladas o removidas de los registros por alguna razón.
• Rechazado: Transacciones que no cumplieron con la configuración para monto y referencia.
  • Nota: Solo aplica para el servicio de STP.
• Contracargos: Pagos confirmados que tienen un estatus de pago no reconocido por el tarjetahabiente.

Para que el operador pueda realizar estas configuraciones, es necesario asignarle el siguiente permiso al momento de agregarlo o modificar su perfil:

• Desde “Permisos globales” > Colegiatura.
  • Pagos por internet:
    • Conciliación: Permite hacer la consulta de la conciliación para el servicio de pagos por internet.