Cuentas de banco #

Las cuentas de banco cumplen un rol fundamental en la administración financiera de la institución, ya que permiten organizar, registrar y asociar los movimientos económicos que se realizan dentro del sistema. Cada pago registrado en el sistema puede vincularse a una cuenta bancaria específica, permitiendo saber con precisión en qué cuenta fue depositado o desde cuál se realizó el movimiento.

1. Accede a Panel de control en la parte superior.
2. Luego en el apartado Cobros, haz clic en Cuentas de banco.
3. Se muestra la tabla Cuentas de banco con una fila por cada cuenta activa: un ícono verde o rojo que indica si la cuenta está Activa, el Número de cuenta, el Nombre y el Banco.
4. Si tienes cuentas inactivas, aparece la opción Mostrar cuentas de banco inactivas; actívala para incluirlas en la tabla.
5. Haz clic en el número de cuenta para ir a su detalle.

1. Accede a Panel de control en la parte superior.
2. Luego en el apartado Cobros, haz clic en Cuentas de banco.
3. Una vez dentro de cuentas de banco, haz clic en Agregar cuenta de banco.
4. Completa el formulario con la información solicitada:
   • Número de cuenta: Ingresa el número asignado a la cuenta bancaria.
   • Nombre: Define un nombre representativo para identificar la cuenta.
   • Número de convenio: Introduce el número del convenio asociado a la cuenta.
   • Clave de servicio: Si cuentas con integración a un sistema contable, completa este campo según sea necesario.
   • Banco: Al seleccionar el banco, se mostrarán las opciones correspondientes para “Proceso de referencias bancarias” y “Proceso del importe”.
   • Proceso de referencias bancarias: Selecciona el tipo de generación de referencias según el banco.
   • Proceso del importe: Define el método de validación o control del importe bancario.
5. Selecciona que deseas incluir en las referencias bancarias:
   • Nota: Las opciones pueden variar según el banco seleccionado.
     • Incluir número de cuenta en cartas de referencia.
     • Incluir prefijo numérico en referencias bancarias.
       • Prefijo: Ingresa el número que deseas utilizar como prefijo.
     • Incluir identificador numérico de periodo en referencias bancarias.
6. Selecciona el manejo de referencias con número de cuenta inválido:
   • Generar excepción.
   • Buscar cuenta con el prefijo correcto.
   • Ignorar.
7. Agregar Descripción esto de manera opcional.
8. Selecciona los conceptos que deseas que se paguen a través de esta cuenta de banco. Puedes marcar la casilla para aplicar la cuenta a todos los conceptos, o bien seleccionar de forma específica los conceptos que desees asignar. Entre ellos puedes seleccionar:
   • Colegiatura
   • Venta de artículos
   • Cobros únicos
   • Inscripciones
   • Cobros fijos
   • Paquetes
   • Otros
   • Convenios
9. Elige los grupos asociados a la cuenta.
   • Nota: Para visualizar grupos inactivos, activa la casilla ubicada en la parte superior de la sección.
10. Selecciona si deseas relacionar solicitantes, graduados o bajas con esta cuenta.
11. Haz clic en Aceptar para guardar la nueva cuenta de banco.

1. Accede a Panel de control en la parte superior.
2. Luego en el apartado Cobros, haz clic en Cuentas de banco.
3. Una vez dentro, haz clic en la cuenta de banco que deseas editar.
4. Selecciona la pestaña Modificar para abrir el formulario de edición.
5. Realiza los cambios necesarios en los campos disponibles (puedes editar los mismos datos que al agregar una cuenta nueva):
   • Los datos generales de la cuenta de banco.
   • Los conceptos relacionados, agrega o elimina los tipos conceptos asociados a esta cuenta según sea necesario.
   • Los grupos asignados, quita o añade los grupos que estarán vinculados a esta cuenta.
6. Después de hacer las modificaciones necesarias, haz clic en Aceptar para guardar los cambios.

Nota: Después de realizar cambios en la configuración, es indispensable Regenerar referencias.

IMPORTANTE: si la cuenta de banco está conectada a un servicio de pago en línea, la pestaña Modificar aparece deshabilitada y no puedes editarla; esa cuenta la administra el administrador principal de la plataforma.

Nota: si desmarcas la casilla Activa en una cuenta que tiene un servicio de pago en línea o de pagos recurrentes activo, el sistema muestra el aviso “No es posible desactivar la cuenta de banco. Existen servicios de pago relacionados a la cuenta de banco.” y no guarda el cambio.

Después de cambiar la configuración de una cuenta de banco (el banco, los conceptos relacionados o las opciones de referencia) es necesario regenerar las referencias bancarias de los periodos afectados para que el cambio tenga efecto.

1. Accede a Panel de control en la parte superior.
2. Luego en el apartado Cobros, haz clic en Cuentas de banco.
3. Una vez dentro, haz clic en el número de la cuenta de banco que deseas modificar.
4. Haz clic en la pestaña Regenerar referencias.
5. En el panel Filtrar de la izquierda, elige un Ciclo específico o deja Mostrar todos.
6. Si la escuela tiene periodos de tipo Administrativo e Inscripciones a la vez, aparece también el filtro Tipo de periodo, con las mismas tres opciones.
7. Se muestra una tabla con una fila por periodo y las columnas Ciclo, Sub-ciclo, Periodo, Tipo y Fecha; en la esquina superior derecha del panel se ve un contador con el número de periodos marcados sobre el total.
8. Marca la casilla de cada periodo que se vea afectado por el cambio de configuración, para que sus referencias se actualicen; la casilla del encabezado marca o desmarca todos los periodos que están visibles en ese momento.
9. Si el filtro que aplicaste no coincide con ningún periodo, la tabla se reemplaza por el aviso “No hay resultados”.
10. Para finalizar, haz clic en Aceptar.

Nota: si tenías periodos marcados y luego aplicas un filtro que los oculta, el contador los sigue incluyendo y agrega un icono de información junto al número; al pasar el cursor sobre él se listan los periodos ocultos que siguen marcados.

IMPORTANTE: si haces clic en Aceptar sin marcar ningún periodo, el sistema muestra el aviso “Es necesario elegir al menos un periodo para regenerar referencias” y no inicia el proceso.

Mientras el proceso corre, la pantalla muestra una barra de progreso con el mensaje “Regenerando referencias bancarias, este proceso puede tardar varios minutos”; la barra se actualiza sola y, al llegar a 100%, la página se recarga y muestra el aviso “Proceso completado”.

1. Para detener el proceso antes de que termine, haz clic en Cancelar operación dentro de la barra de progreso; el sistema muestra el aviso “Regeneración de referencias cancelada”.

1. Accede a Panel de control en la parte superior.
2. Luego en el apartado Cobros, haz clic en Cuentas de banco.
3. Una vez dentro, haz clic en la cuenta de banco que deseas desactivar.
4. Haz clic en la opción Modificar para abrir el formulario de edición.
5. Desmarca la casilla Activa, ubicada en la parte inferior del formulario.
6. Haz clic en Aceptar para guardar los cambios.

Esta vista te permite ver, de un vistazo, qué tipo de cobros tiene relacionados cada cuenta de banco.

1. Accede a Panel de control en la parte superior.
2. Luego en el apartado Cobros, haz clic en Cuentas de banco.
3. Haz clic en la pestaña Relación de conceptos.
4. Se muestra la tabla Conceptos relacionados a cuentas de banco con una fila por cada cuenta de banco (identificada por su número y nombre) y una columna por cada tipo de concepto: Convenios, Inscripción, Cobros únicos, Otro, Paquetes, Venta de artículos, Cobros fijos y Colegiatura.
5. Cada celda muestra un ícono verde si la cuenta tiene relacionado ese tipo de concepto, o un ícono rojo si no lo tiene.
6. Si además esa cuenta es la Predeterminado para ese tipo de concepto, se muestra una estrella sobre el ícono.
7. Haz clic en el número o nombre de una cuenta de banco para ir a su detalle.

Para cada tipo de concepto, define cuál es su cuenta de banco predeterminada: la que el sistema asigna automáticamente cuando se genera un cobro de ese tipo.

1. Accede a Panel de control en la parte superior.
2. Luego en el apartado Cobros, haz clic en Cuentas de banco.
3. Haz clic en la pestaña Relación de conceptos y selecciona Modificar relaciones predeterminadas.
4. Se muestra la tabla Relaciones predeterminadas, con una fila por cada tipo de concepto: Colegiatura, Venta de artículos, Cobros únicos, Inscripciones, Cobros fijos, Paquetes, Otros y Convenios.
5. En la columna Cuenta de banco de cada fila, elige la cuenta que quieres dejar como predeterminada para ese concepto; el menú despegable solo ofrece las cuentas que ya tienen relacionado ese tipo de concepto.
6. Haz clic en Aceptar para guardar los cambios.

IMPORTANTE: debes elegir una cuenta predeterminada para los ocho conceptos; si dejas alguno sin seleccionar, el sistema muestra el aviso “Es necesario especificar una cuenta de banco predeterminada a cada concepto” y no guarda ningún cambio.

Nota: la cuenta predeterminada de Paquetes siempre es la misma que la de Venta de artículos — el sistema la sincroniza automáticamente, así que elegir una distinta para Paquetes no tiene efecto.

Esta vista te permite ver, de un vistazo, si cada grupo tiene cubiertos con una cuenta de banco los ocho tipos de concepto que se pueden cobrar.

1. Accede a Panel de control en la parte superior.
2. Luego en el apartado Cobros, haz clic en Cuentas de banco.
3. Haz clic en la pestaña Relación de conceptos y selecciona Relación de grupos.
4. Se muestra la tabla Grupos, con una fila por cada grupo activo y tres filas fijas: Solicitantes, Graduados y Bajas.
5. Cada fila muestra el Nombre del grupo (o de la categoría, para Solicitantes, Graduados y Bajas) y su Sección.
6. El ícono a la izquierda de cada fila se muestra en verde cuando ese grupo tiene relacionada una cuenta de banco para cada uno de los ocho tipos de concepto, y en rojo cuando le falta al menos uno.
7. Haz clic en el nombre de un grupo para ir al detalle de sus cuentas de banco relacionadas.

Nota: esta tabla solo lista los grupos activos; las filas Solicitantes, Graduados y Bajas no son clickeables.

Para que el operador pueda realizar estas configuraciones, es necesario asignarle los siguientes permisos al momento de agregarlo o modificar su perfil:

• Dentro del apartado “Permisos globales” > Colegiatura.
  • Cuentas de banco:
    • Agregar cuentas de banco: Permite dar de alta nuevas cuentas de banco.
    • Modificar cuentas de banco: Permite modificar cuentas de banco existentes.
    • Regenerar referencias: Permite regenerar las referencias asociadas a las cuentas de banco.
    • Ver cuentas de banco: Puede consultar la información de las cuentas de banco dadas de alta.