Grupos #

La creación de grupos es un paso fundamental para trabajar en Algebraix, ya que en ellos se registran las clases impartidas, los horarios y se realiza la inscripción de los estudiantes.

IMPORTANTE: para poder crear un grupo necesitas tener dada de alta al menos una sección y al menos un profesor. Si falta alguno, la pantalla te lo avisa al abrirla con Es necesario agregar al menos una sección para crear un grupo. o Es necesario agregar al menos un profesor para crear un grupo.

1. Desde tu Panel de control selecciona Planes de estudios.
2. Selecciona el plan de estudios en el que vas a crear tus grupos.
3. Despliega el menú Grupos y selecciona Crear grupo.
4. Llena los datos que se muestran en pantalla bajo el título de Agregar grupo. En el panel Datos del grupo:
   • Nombre del grupo: Escribe el nombre que tendrá tu grupo. Debe tener entre 2 y 24 caracteres y no puede repetirse en otro grupo de la misma sección.
   • Sección: Despliega el menú de secciones y selecciona la que corresponda al grupo que deseas crear; cada opción se muestra como el campus seguido del nombre de la sección.
   • Grado: Despliega el menú de grado y selecciona el grado al que corresponda el grupo que vas a crear. Nota: este menú se llena con los grados de la sección que elegiste, así que selecciona primero la sección.
   • Profesor titular: Al desplegar el menú, se mostrará la lista de profesores activos, para que selecciones quién será el titular de este grupo y con esto se relaciona el registro de asistencia por grupo.
   • Horas de servicio social: Si aplica, deberás indicar cuántas horas de servicio social deben cumplir los estudiantes que se inscriban en este grupo; acepta solo números y hasta tres dígitos.
   • Colegiatura: Indica el monto de colegiatura que pagarán los estudiantes que inscribas a este grupo, con dos decimales.
   • Especificar IVA: Si deseas aplicar IVA a tus colegiaturas, da clic en esta opción: se abre el menú IVA para indicar si se trata de Exento o del 16%. Nota: la opción del 8% solo aparece si Algebraix la habilitó para tu colegio, y para pedirla el colegio requiere cumplir con las especificaciones del SAT.
   • Serie para colegiatura en Ingreso de pagos: Esta es una función opcional donde puedes especificar una serie de facturación en la que queden registrados los pagos cuando se hagan directamente en la ventanilla del colegio. Las series en línea se muestran con sus Folios restantes entre paréntesis.
5. En el panel Opciones:
   • Registro de asistencia: Al habilitar esta opción, el profesor titular podrá registrar la asistencia de los estudiantes por grupo, y se muestran dos opciones más.
     • Equivalencia de retardos a ausencias: Indica cuántos retardos registrados al estudiante se van a convertir en una ausencia. Es opcional: si lo dejas vacío, los retardos no se convertirán en ausencias.
     • Checador habilitado para la toma de asistencia: Al seleccionar esta casilla, el sistema registrará la entrada del profesor en cuanto comience a pasar lista.
   • Mostrar informe diario a padres de familia, estudiantes y profesores: Esta opción es útil si generas un informe para registrar ciertos comportamientos del estudiante en el aula, como por ejemplo si tomó la siesta, si siguió las instrucciones del profesor o si llevó el material de trabajo, entre otros.
   • Identificador para clave de servicio: Esta opción solo se llena si haces uso de la integración con paqueterías contables.
   • Identificador para contracuenta clave de servicio: Esta opción solo se llena si haces uso de la integración con paqueterías contables.
   • Identificador para clave de servicio IVA: Esta opción solo se llena si haces uso de la integración con paqueterías contables.
   • Identificador para contracuenta clave de servicio IVA: Esta opción solo se llena si haces uso de la integración con paqueterías contables.
   • Plantilla para impresión de calificaciones: Al desplegar esta opción, se mostrarán las plantillas disponibles para que selecciones aquella en la que deseas imprimir las calificaciones de los estudiantes del grupo.
   • Plantilla de impresión para referencias bancarias: Al desplegar esta opción, se mostrarán las plantillas disponibles para que selecciones aquella en la que deseas imprimir las referencias bancarias para los pagos que realizarán los estudiantes de este grupo.
6. En el panel Datos adicionales tienes la opción de agregar hasta tres datos adicionales que sean útiles para tu grupo (Dato adicional #1, Dato adicional #2 y Dato adicional #3) y una Descripción. Todos son opcionales.
7. Si ya conoces las clases y el horario del grupo, puedes dejarlos listos desde ahora en los paneles Clases y Horario de grupo de esta misma pantalla; también puedes guardar el grupo y hacerlo después, desde Modificar. Los pasos están en la sección Asignar clases y su horario al grupo de este artículo.
8. Para guardar la información, haz clic en el botón de la parte inferior derecha de la pantalla .
9. Si algún dato falta o no es válido, el campo se marca en rojo con el aviso correspondiente: Nombre inválido, El nombre del grupo debe tener mínimo de 2 caracteres, El nombre del grupo no puede exceder 24 caracteres, Nombre de grupo no disponible dentro de esta sección, Sección inválida, Grado inválido, Profesor inválido, Colegiatura inválida. Formato (XXXX.XX) o Número de horas inválido.
10. Al guardarse, verás el aviso El grupo ha sido creado. Es necesario relacionar una cuenta de banco y un sub-ciclo a este grupo: son los dos pasos que le faltan al grupo para poder operar, y los realizas desde la pestaña Asociaciones del grupo. El grupo se crea Activo.
11. Nota: si creas el grupo con un usuario operador, el grupo se agrega automáticamente a los grupos a los que ese operador tiene acceso, sin que nadie tenga que autorizárselo.

Los paneles Clases y Horario de grupo te permiten dar de alta las clases del grupo y pintar su horario en una tabla semanal. Aparecen igual en Agregar grupo y en Modificar > General, así que puedes armar el horario al crear el grupo o más adelante.

1. En el panel Clases, la casilla Mostrar solo las clases del grado seleccionado viene activada y limita el menú a las clases del grado del grupo; desactívala si necesitas agregar una clase de otro grado del mismo plan de estudios.
2. Despliega el menú Clase y selecciona la clase que vas a agregar. Debajo se muestra la Duración estándar de horario de esa clase, en Minutos: es el tamaño del bloque que se pinta de una sola vez.
3. Selecciona el Profesor que la imparte y, si la clase lleva dos, el Profesor auxiliar (es opcional).
4. Selecciona el Salón en el que se imparte. Los menús de Profesor, Profesor auxiliar y Salón se habilitan al elegir la clase, y el de Salón solo si esa clase maneja horario.
5. Si la clase maneja horario, verás el aviso Es necesario especificar un horario para esta clase: márcalo en la tabla Horario de grupo, dando clic y arrastrando sobre los días y las horas que ocupa. Cada bloque marcado toma un color y muestra el nombre del salón; para quitar un bloque, vuelve a dar clic sobre él.
6. Nota: las horas en las que ese profesor ya tiene otra clase se muestran en gris con el texto Ocupado por profesor, y las horas en las que el salón ya está ocupado se muestran en rojo con Salón ocupado. Son horas que no puedes marcar, y se calculan con el horario de todo el colegio y con las clases que ya agregaste en esta misma pantalla.
7. Al marcar el horario, el primer bloque de cada día queda señalado como el inicio de la toma de asistencia. Si necesitas que la asistencia empiece en otro bloque, da clic en Marcador de inicio y luego en el bloque donde debe iniciar. Las clases configuradas para tomar asistencia varias veces al día pueden tener más de un marcador por día.
8. Si la clase tiene bloques largos y necesitas pintar el horario en tramos más chicos, da clic en Definir horario manualmente; para volver a la duración estándar de la clase usa Deshacer.
9. Si todavía no conoces el horario, marca Especificar horario después: la clase se agrega al grupo sin horario y sin salón, y podrás asignárselo más adelante.
10. Cuando la sección tiene más de un horario escolar configurado, el menú Horario te deja elegir en cuál se registran estas clases; el horario vigente aparece marcado como ( Activo ).
11. Da clic en Agregar clase. La clase pasa a la lista que está debajo del panel, con el color que le tocó en la tabla, el profesor titular y, si lo tiene, el auxiliar. Las clases virtuales se marcan como Clase virtual y no llevan horario.
12. Para corregir una clase ya agregada, da clic en el icono de lápiz (Editar) de su renglón, ajusta lo que necesites y da clic en Guardar cambios. Para quitarla, da clic en el icono de bote de basura (Eliminar).
13. Cuando dos o más clases coinciden en la misma hora, el bloque de la tabla se muestra como Múltiple con el número de clases entre paréntesis.
14. IMPORTANTE: las clases y el horario no quedan guardados hasta que guardas el grupo con el botón de la parte inferior derecha de la pantalla .

1. Desde el menú lateral izquierdo, haz clic en Grupos.
2. Selecciona el campus, sección y grupo que deseas modificar.
3. Al ingresar, estarás en la sección general del grupo.
4. Haz clic en la pestaña Modificar y selecciona General.
5. La pantalla Modificar grupo es el mismo formulario con el que se creó el grupo, ya con sus datos cargados, y con los mismos avisos de validación. Podrás modificar:
   • Datos del grupo: Nombre del grupo, Sección, Grado, Profesor titular , Horas de servicio social, Colegiatura con su IVA y Serie para colegiatura en Ingreso de pagos.
   • Opciones: la casilla Activo, Registro de asistencia con su Equivalencia de retardos a ausencias y Checador habilitado para la toma de asistencia, Mostrar informe diario a padres de familia, estudiantes y profesores, los cuatro identificadores para clave de servicio, la Plantilla para impresión de calificaciones y la Plantilla de impresión para referencias bancarias.
   • Datos adicionales: Dato adicional #1, Dato adicional #2, Dato adicional #3 y Descripción.
   • Clases y Horario de grupo: las clases del grupo y su horario, con los mismos pasos de la sección Asignar clases y su horario al grupo de este artículo.
6. Nota: el menú Sección solo ofrece las secciones que comparten el horario escolar vigente del grupo; si no ves la sección a la que quieres moverlo, es porque trabaja con otro horario.
7. Para dar de baja el grupo, desmarca la casilla Activo. El grupo deja de aparecer en el listado de grupos, salvo que se pida ver los inactivos.
8. IMPORTANTE: si quitas una clase de la lista, al guardar se da de baja esa instancia de clase y se desinscribe a los estudiantes que la cursan; la pantalla te lo advierte en ese momento con Inhabilitar una instancia de clase causará la desinscripción de los estudiantes que la cursan.
9. Nota: si vuelves a agregar una clase que se había dado de baja y que tenía estudiantes con calificaciones registradas, el sistema reactiva esa misma clase y vuelve a inscribir a esos estudiantes, conservando sus calificaciones; al guardar verás el aviso Se ha habilitado una instancia de clase existente y se han inscrito a los estudiantes con calificación.
10. Para guardar la información, haz clic en el botón de la parte inferior derecha de la pantalla . Al guardarse verás el aviso El grupo ha sido modificado.

1. Desde el menú lateral izquierdo, haz clic en Grupos.
2. Selecciona el Campus, Sección y Grupo que deseas modificar.
3. Al ingresar, estarás en la Sección general del grupo.
4. En esta pantalla podrás visualizar la información del grupo:
   • Clases: Un panel que se despliega al dar clic en su encabezado y muestra el horario semanal del grupo. Cada bloque lleva el nombre de la clase y el salón; cuando dos o más clases coinciden en la misma hora, el bloque dice Múltiples con el número de clases entre paréntesis. Da clic en un bloque para ver el detalle de esa clase (Clase, Salón, Grupo, Hora, Asistencia y, si lo tiene, su Enlace de sesión en línea).
   • Debajo del horario, la lista Clases enumera todas las clases del grupo con su Profesor y el número de estudiantes inscritos en cada una; ahí aparecen también las clases sin horario y las marcadas como Clase virtual.
   • Información del grupo: El panel que lleva el nombre del grupo muestra su Profesor titular, Plan de estudios, Campus, Sección, Grado, Ciclo, Sub-ciclo, Horas de servicio social y Colegiatura con su IVA; si se configuraron, también la Serie para colegiatura en Ingreso de pagos y el Forzar Uso CFDI. El nombre del profesor, del plan de estudios, del campus, de la sección y del grado funcionan como enlaces a su propia pantalla.
   • En el mismo panel, bajo Opciones, se indica si el grupo está Activo, si tiene Registro de asistencia (con su Equivalencia de retardos a ausencias y, si aplica, Vincular toma de asistencia de grupo a asistencia de profesor ( checador )) y si tiene activado Mostrar informe diario a padres de familia, estudiantes y profesores; después, la Plantilla para impresión de calificaciones y la Plantilla de impresión para referencias bancarias (dicen Ninguno cuando no se eligió ninguna), los datos adicionales, los identificadores para clave de servicio que se hayan llenado y la Descripción.
   • Estudiantes: Listado de los alumnos que conforman el grupo, numerados y con su matrícula. El nombre de cada estudiante funciona como un enlace para acceder directamente a su perfil, y el campo Apellido, nombre o matrícula filtra la lista mientras escribes. Además, puedes descargar dos archivos de Microsoft Excel ®: Descargar Excel, con la lista de estudiantes del grupo, y Descargar lista de inscripciones a Microsoft Excel ®, con las clases en las que está inscrito cada uno.
5. Nota: si el grupo todavía no tiene estudiantes, verás el aviso No hay estudiantes inscritos en este grupo, y si no está asociado a un sub-ciclo activo, el aviso El grupo no está asociado a un sub-ciclo activo — sin ese sub-ciclo el grupo no puede operar, y lo relacionas desde la pestaña Asociaciones.
6. Para llevar el horario del grupo a papel, usa el icono de impresora (Imprimir) del panel.

Muestra en un calendario mensual los eventos y notas registrados para ese grupo (los mismos que puedes consultar desde Calendario de eventos), sin necesidad de salir del perfil del grupo.

1. Desde el menú lateral izquierdo, haz clic en Grupos.
2. Selecciona el Campus, Sección y Grupo que deseas consultar.
3. Al ingresar, estarás en la Sección general del grupo; haz clic en la pestaña Calendario.
4. Verás el mes en curso con un punto por cada evento o nota del día; selecciona un evento para ver su detalle.
5. Para cambiar de mes usa las flechas de navegación junto al nombre del mes.
6. Filtra los eventos que se muestran con el botón Todos los eventos: al abrirlo puedes desmarcar los tipos que no quieras ver y cerrar con Cerrar para aplicar el filtro.
7. Nota: Esta vista es de solo consulta; para agregar, modificar o eliminar eventos y notas utiliza el módulo Calendario de eventos.

La pestaña Historial lista los cambios que han tenido las instancias de clase del grupo (alta, baja y modificaciones de horario), para que puedas consultar cómo estaba configurada una clase en un momento anterior.

1. Desde el menú lateral izquierdo, haz clic en Grupos.
2. Selecciona el Campus, Sección y Grupo que deseas consultar.
3. Al ingresar, estarás en la Sección general del grupo; despliega el menú General y selecciona Historial.
4. En la tabla Instancias de clases modificadas se lista cada modificación registrada, con las columnas:
   • Un icono verde o rojo que indica si, después de esa modificación, la clase quedó activa o dada de baja.
   • Clase: el nombre de la clase; da clic para ver el detalle de esa modificación.
   • Profesor: el titular de la clase en ese momento.
   • Horario: el horario asignado en ese momento; se marca como Inactivo si ya no coincide con el horario vigente del grupo.
   • Fecha de modificación: cuándo se registró el cambio.
5. Da clic en el nombre de la clase de cualquier fila para ver el detalle de esa modificación: se abre una pantalla de solo consulta con el Profesor, la Definición de clase, el Grado, el Profesor auxiliar (si la clase tiene uno asignado), la Descripción (si tiene) y, cuando la clase maneja horario, el Horario actual y el Horario anterior tal como quedaron después de esa modificación.
6. Nota: esta pantalla de detalle es histórica — muestra cómo estaba la clase en el momento de esa modificación, no su configuración vigente.

1. Desde Panel de control, haz clic en Planes de estudio.
2. Selecciona el plan de estudios que deseas consultar.
3. Haz clic en la opción Grupos y nuevamente Grupos.
4. El panel Grupos lista los grupos de ese plan de estudios con cuatro columnas: un icono verde o rojo que indica si el grupo está Activo, el Nombre del grupo, la sección y el Grado al que pertenece, y su Profesor titular.
5. Da clic en el encabezado de cualquier columna para ordenar el listado por ella.
6. El nombre del grupo es un enlace a su pantalla general, y el del profesor titular lleva a su perfil.
7. Nota: si el plan de estudios todavía no tiene grupos, verás el aviso No se han creado grupos.

1. Desde Panel de control, haz clic en Planes de estudio.
2. Selecciona la sección donde se encuentra el grupo a consultar.
3. Haz clic en la opción Grupos y nuevamente Grupos.
4. Arriba del listado de grupos, habilita la opción Mostrar grupos inactivos.
5. En el listado podrás visualizar con una X en rojo, los grupos que se encuentren inactivos, puedes seleccionarlos para modificarlos.

Esta impresión reúne, en un solo documento, la ficha y el horario de todos los grupos activos del plan de estudios, para repartirla o archivarla al inicio del ciclo.

1. Desde Panel de control, haz clic en Planes de estudio.
2. Selecciona el plan de estudios que deseas imprimir.
3. Haz clic en la opción Grupos y nuevamente Grupos.
4. En la esquina superior derecha del panel Grupos, da clic en el icono de impresora (Imprimir lista y horarios).
5. Se abre la versión para imprimir con un apartado por grupo: el grado y el nombre del grupo como título y, debajo, su Campus, Sección, Grado y Profesor titular.
6. Los grupos que tienen horario se imprimen con su tabla semanal de clases, uno por página; los grupos sin horario se imprimen solo con su ficha.
7. Nota: la impresión incluye únicamente los grupos activos, aunque en el listado tengas visibles los inactivos.

La opción de configurar salidas del grupo permite gestionar de manera organizada y segura la salida de los estudiantes. Aunque no se establezca un horario específico de salida, es posible definir horarios para otros aspectos relacionados, como:

• El tiempo límite para notificar la llegada de padres o contactos autorizados.
• El horario máximo para solicitar permisos de salida.

Asimismo, esta opción permite especificar por día:

• La puerta de salida asignada al grupo.
• Las personas autorizadas para registrar la salida de los estudiantes.

Esta configuración facilita un control eficiente y seguro de las salidas, adaptado a las necesidades de cada grupo y a la logística del colegio.

1. Desde el menú lateral izquierdo, haz clic en Grupos.
2. Selecciona el Campus, Sección y Grupo que deseas configurar o modificar las salidas.
3. Al ingresar, estarás en la Sección general del grupo.
4. Haz clic en la pestaña Modificar y selecciona Salidas.
5. Configura las horas correspondientes:
   • Hora para notificar a partir de: Indica la hora y minutos a partir de los cuales los padres de familia podrán notificar que han llegado al colegio.
   • Hora límite para permisos de salida: Indica hasta qué hora los padres pueden solicitar un permiso para la salida del estudiante.
6. Especifica la puerta de salida de los estudiantes y en el campo Agregar permiso, selecciona los usuarios que tendrán autorización para entregar a los estudiantes.
   • Nota: Para que los usuarios aparezcan en este campo, deben contar con el permiso correspondiente para entregar estudiantes (operadores y/o profesores).

Es fundamental realizar la inscripción de los estudiantes a sus clases, ya que este proceso permite que los profesores puedan visualizar sus nombres en el listado correspondiente.

1. Desde el menú lateral izquierdo, haz clic en Grupos.
2. Selecciona el Campus, Sección y Grupo que deseas consultar.
3. Al ingresar, estarás en la Sección general del grupo.
4. Haz clic en la pestaña Inscripciones.
5. Se mostrará 2 secciones:
   • Configuración del grupo: Especificaciones de como esta dado de alta el grupo.
   • Inscripciones: Listado de instancias (relación clase-grupo) junto con la cantidad de estudiantes inscritos y profesor titular de la clase.

1. Desde el menú lateral izquierdo, haz clic en Grupos.
2. Selecciona el Campus, Sección y Grupo que deseas consultar.
3. Al ingresar, estarás en la Sección general del grupo.
4. Haz clic en la pestaña Inscripciones.
5. En el panel de inscripciones, selecciona las casillas de las clases en las que deseas inscribir al total de estudiantes del grupo.
6. Finalizada la selección haz clic en el botón Inscribir para completar el proceso.

En las inscripciones por clase es posible combinar alumnos de varios grupos o grados dependiendo el rubro o necesidad de la clase. IMPORTANTE: la clase debe estar asociada a un grupo antes de poder inscribir estudiantes; si no lo está, el sistema no mostrará el formulario de inscripción.

1. Desde el menú lateral izquierdo, haz clic en Grupos.
2. Selecciona el Campus, Sección y Grupo que deseas consultar.
3. Al ingresar, estarás en la Sección general del grupo.
4. Haz clic en la pestaña Inscripciones.
5. En el panel de inscripciones, selecciona el nombre de la clase en la que deseas realizar la inscripción.
6. Se mostrará la configuración completa de la clase; en la parte superior, haz clic en la pestaña Inscripciones.
7. Selecciona el o los grupos desde los cuales deseas elegir a los estudiantes que formarán parte de la clase.
8. Haz clic en el botón Aceptar.
9. Se mostrará una pantalla con dos partes:
   • Información general: un panel con el Profesor titular de la clase, la Capacidad de la clase (el cupo máximo) y los Lugares disponibles; si la clase tiene una descripción o requisitos configurados, también se muestran ahí.
   • Una tabla de estudiantes por cada grupo que seleccionaste, con una casilla junto al nombre de cada uno. Los estudiantes ya inscritos aparecen con la casilla marcada.
10. Marca o desmarca la casilla junto al nombre de cada estudiante para inscribirlo o darlo de baja de la clase; también puedes marcar la casilla de la cabecera de cada grupo para seleccionar o quitar a todos sus estudiantes a la vez.
11. Puedes ordenar cada tabla por Apellido, Nombre o, si la clase tiene requisitos configurados, por Requerimientos (columna que muestra un icono verde o rojo según el estudiante los cumpla), dando clic en el encabezado de la columna.
12. Nota: si un estudiante no cumple los requisitos configurados para la clase, su casilla aparece deshabilitada y no puede inscribirse.
13. Finalizada la selección haz clic en el botón Aceptar.
14. IMPORTANTE: si la inscripción hace que el total de estudiantes supere la capacidad máxima de la clase, el sistema rechaza todo el cambio y ningún estudiante queda inscrito ni dado de baja; deberás ajustar la selección para que no se exceda el cupo.

Para que el operador pueda realizar estas configuraciones, es necesario asignarle los siguientes permisos al momento de agregarlo o modificar su perfil:

• Dentro de “Permisos globales” > Grupos.
  • Agregar: Permite agregar nuevos grupos.
  • Copiar configuración: Permite copiar la configuración de un grupo a otro.
  • Modificar: Puede modificar grupos existentes, incluidas sus clases y su horario, darlos de baja y configurar sus salidas.
  • Perfiles: Puede crear perfiles de grupos.
  • Inscripciones: Puede actualizar las inscripciones de los estudiantes del grupo.
  • Permiso para entrega de estudiantes: Si se hace uso del módulo de salidas, el operador será una de las personas autorizadas para dar salida a los estudiantes.
• Desde “Permisos por grupo” > Instancias de clases.
  • Inscripciones de clases: Permite inscribir y dar de baja estudiantes en las clases desde la pestaña Inscripciones.

Consultar el listado de grupos, la pantalla general de un grupo y la impresión de la lista y los horarios no requieren ningún permiso: cualquier operador puede entrar a ellas. El administrador de la escuela realiza todas estas configuraciones sin necesidad de asignarle ningún permiso.