Diferencias

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--- a:comms:distribution_lists [2025/10/24 09:58]
[Modificar listas de distribución y actualizar calendario] , kvaldez
+++ a:comms:distribution_lists [2026/09/13 01:20] (actual)
wiki: corrige las cinco afirmaciones falsas que se publicaron por error, y guardia contra repetirlo, mrodriguez
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 ===== Crear lista =====
+<notes>También se conoce como crear grupo para enviar mensajes masivos.</notes>
   - Ingresa al **Panel de Control** y selecciona la opción **Listas de distribución**.
   - Una vez dentro de la sección, encontrarás una opción para **Crear lista**. Haz clic en esta opción.
   - Se te pedirá ingresar el **Nombre** de la lista. Este nombre puede ser cualquier título que te ayude a identificar el grupo.
   - Si deseas que otros usuarios con perfiles de administrador u operador puedan utilizar esta lista, asegúrate de marcar la opción **Lista compartida**.
+  - **Establecer como predeterminado:** marca esta opción si quieres que la lista sea la preferida de una clase. Solo se habilita cuando tu selección es de una sola clase desde **Por clase** y no has marcado nada en **Por grupo**; el aviso "Exclusivo para clases extracurriculares" que aparece junto a la opción te lo recuerda.
   - Selecciona a los usuarios que formarán parte de la lista de distribución utilizando las diferentes opciones disponibles:
-    ***Buscar personas por apellido: ** Puedes buscar personas por apellido. Para agregar usuarios específicos, simplemente escribe su apellido y selecciona su nombre de la lista desplegable. Los usuarios seleccionados se irán enlistando en la parte inferior.
+    * **Buscar personas por apellido:** Puedes buscar personas por apellido. Para agregar usuarios específicos, simplemente escribe su apellido y selecciona su nombre de la lista desplegable. Los usuarios seleccionados se irán enlistando en la parte inferior, bajo el subtítulo **Usuarios específicos en la lista**.
-    ***Buscar personas por grupo: ** Puedes buscar personas por grupo filtrando usuarios según su tipo y grupo. Al seleccionar un tipo de usuario o un grupo, se mostrarán los usuarios correspondientes. Haz clic en el símbolo de más "+" para agregar al usuario. Su nombre aparecerá en la sección "Usuarios específicos" de la lista.
+    * **Buscar personas por grupo:** Con el **Filtro** eliges **Administradores**, **Operadores**, **Profesores**, una **Sección**, un **Grupo** o —si trabajas admisiones— una sección o un **Grado** de **Solicitantes**; los usuarios correspondientes aparecen bajo **Usuarios disponibles**. Haz clic en el símbolo de más "+" para agregar al usuario y su nombre pasará a **Usuarios específicos en la lista**. Si el filtro no arroja a nadie verás "No se han encontrado usuarios bajo el filtro especificado".
-    ***Administradores, operadores y profesores: **Selecciona una o más de estas opciones para agregar a todos los usuarios de ese tipo.
+    * **Administradores, operadores y profesores:** Selecciona **Todos los administradores**, **Todos los operadores** o **Todos los profesores** para agregar de golpe a todos los usuarios de ese tipo. **IMPORTANTE:** **Todos los usuarios** NO es un atajo de esos tres. Es un destinatario distinto y excluyente: al marcarlo, la lista pasa a ser **toda la escuela** —padres de familia, estudiantes, solicitantes y sus padres incluidos— y se descarta cualquier otra selección que hubieras hecho. Como estas listas son las destinatarias de la mensajería masiva y del calendario, el error se paga al enviar. Si lo que quieres es personal del colegio, marca los tres de arriba y deja **Todos los usuarios** sin marcar.
-    ***Estudiantes, padres de familia y profesores por grupo: **Selecciona una o más de estas opciones para agregar a todos los usuarios de cada tipo (todos los estudiantes, todos los solicitantes, todos los padres de familia o todos los profesores).
+    * **Estudiantes, padres de familia y profesores por grupo:** Marca **Todos los estudiantes**, **Todos los solicitantes**, **Todos los profesores** o **Todos los padres de familia** para agregar a todos los usuarios de ese tipo. Al marcar **Todos los padres de familia** se despliegan **Padres** y **Madres**, por si quieres incluir solo a unos o a otras.
-    ***Estudiantes, padres de familia y profesores por clase: ** Selecciona una o más clases indicando al tipo de usuario deseado de un grupo de esa clase o clases (Todos los padres de familia, todos los estudiantes y todos los profesores).
+    * **Por grupo:** Es la vista con la que abre la pantalla. Cada sección se despliega en una tabla con una fila por **Grupo** y una columna para **Padres**, **Estudiantes** y **Profesores**: marca la casilla del cruce que necesites, la del nombre del grupo para llevarte a los tres, o la del encabezado de la columna para marcar ese tipo de usuario en toda la sección.
-    ***Secciones: **Puedes seleccionar usuarios filtrando por sección, grupo, padres de familia, estudiantes y profesores.
+    * **Solicitantes:** Bajo las secciones encontrarás este panel, con una fila por sección y **Grado**, y columnas de **Padres** y **Solicitantes**. Solo se incluyen los solicitantes con acceso y sus padres.
-    ***Solicitantes: ** Puedes filtrar usuarios en el apartado de solicitantes, donde encontrarás sección, grado, padres de familia y solicitantes. Solo se incluyen los solicitantes con acceso y sus padres.
+    * **Por clase:** Da clic en el botón **Por clase** para cambiar de vista. Las clases se agrupan por campus y plan de estudios, y cada tabla trae las columnas **Clase**, **Grupo**, **Grado**, **Padres**, **Estudiantes** y **Profesores**. Con el botón **Por grupo** regresas a la selección por grupos.
-  - Finalmente, haz clic en **Aceptar** para guardar la lista de distribución.{{:a:comms:lista_distribucion.jpg?direct&800|}}
+  - **Nota:** Una lista necesita al menos dos usuarios para poder guardarse; si no llegas a ese mínimo verás "Es necesario especificar al menos dos usuarios para crear una lista de distribución". El **Nombre** también es obligatorio: si lo dejas vacío o escribes un nombre que no se acepta, aparecerá "Nombre de lista inválido".
+  - Finalmente, haz clic en **Aceptar** para guardar la lista de distribución. Al terminar verás el aviso "Lista creada".
+{{:a:comms:crear_lista_de_distribucion.png?600|}}
+**Nota**: No se pueden crear listas de distribución desde la App Algebraix.
 ===== Ver listas de distribución =====
   -Ingresa al **Panel de Control** y selecciona la opción **Listas de distribución**.
-  -Una vez dentro de la sección, verás un listado de todas las listas previamente creadas, con información sobre su "Nombre", "Dueño" y "Fecha de modificación".
+  - Una vez dentro de la sección, en la pestaña **Listas de distribución** verás un listado de las listas que tú creaste y de las que otros compartieron contigo, con un círculo de color que indica si están activas y las columnas **Nombre**, **Dueño** y **Fecha de modificación**.
-    ***Nota:** Encontrarás un botón para **Mostrar listas de distribución inactivas**, lo que te permitirá consultar aquellas que se encuentren bajo este estatus.
+    * **Nota:** Da clic en el encabezado de cualquier columna para ordenar el listado, y usa el campo **Filtrar** para buscar por texto dentro de la tabla. Si el filtro no coincide con ninguna lista verás "No hay resultados"; si aún no existe ninguna lista, el aviso será "No se han encontrado listas de distribución.".
-  - Al hacer clic en el nombre de una lista de distribución, podrás ver su configuración, incluyendo el "Dueño", la "Fecha de modificación", si es una "Lista compartida" y los "Usuarios" que pertenecen a ella. \\ **NOTA:** Las listas de distribución creadas por un administrador u operador solo pueden ser vistas por estos perfiles siempre y cuando se tenga el check de "Lista compartida".
+    * **Nota:** Encontrarás un botón para **Mostrar listas de distribución inactivas**, lo que te permitirá consultar aquellas que se encuentren bajo este estatus.
+  - Al hacer clic en el nombre de una lista de distribución entrarás a su pestaña **General**, con el **Nombre**, el **Dueño**, la **Fecha de modificación** y un indicador de si es una **Lista compartida**. \\ **NOTA:** Las listas de distribución creadas por un administrador u operador solo pueden ser vistas por estos perfiles siempre y cuando se tenga el check de "Lista compartida".
+  - Más abajo, la misma pestaña resume a quién alcanza la lista, con un panel por cada forma en que agregaste usuarios. Solo aparecen los paneles que apliquen:
+    * **Grupos de usuarios en la lista:** los conjuntos completos que marcaste —**Todos los administradores**, **Todos los operadores**, **Todos los profesores** o **Todos los usuarios**.
+    * **Estudiantes, padres de familia y profesores por grupo:** cada grupo incluido, con los tipos de usuario que se tomaron de él.
+    * **Estudiantes, padres de familia y profesores por clase:** lo mismo para las clases que seleccionaste desde **Por clase**.
+    * **Solicitantes y padres de familia por grado:** los grados de admisiones incluidos y si se tomaron los solicitantes, sus padres o ambos.
+    * Al final, una tabla por tipo de usuario —**Administradores**, **Operadores**, **Profesores**, **Padres de familia**, **Estudiantes** y **Solicitantes**— con el **Nombre** de cada persona que agregaste una por una. Si ya incluiste al conjunto completo de un tipo, su tabla de personas no se muestra.
+  - En la parte superior encontrarás además la pestaña **Actualizar calendario** y, si eres el dueño de la lista o administrador, la pestaña **Modificar**.
+<notes>FALTA_CAPTURA — pantalla: Panel de Control → Listas de distribución → nombre de una lista → pestaña General; mostrar: los paneles de resumen de miembros (Grupos de usuarios en la lista y Estudiantes, padres de familia y profesores por grupo) con las tres pestañas superiores visibles; archivo sugerido: :a:comms:lista_distribucion_general.png</notes>
 ===== Modificar listas de distribución y actualizar calendario =====
-**Paso 1 - Modificar lista de distribución:**
+<notes>También se conoce como cuando se agrega a un nuevo usuario.</notes>
-  -Ingresa al **Panel de Control** y selecciona la opción **Listas de distribución**.
+  * **Paso 1 - Modificar lista de distribución:**
-  -Una vez dentro de la sección, verás un listado de todas las listas previamente creadas, con información sobre su “Nombre”, “Dueño” y “Fecha de modificación”.
+      - Ingresa al **Panel de Control** y selecciona la opción **Listas de distribución**.
-    ***Nota:** Encontrarás un botón para **Mostrar listas de distribución inactivas**, lo que te permitirá consultar aquellas que se encuentren bajo este estatus.{{:a:comms:listas_inactivas.png?direct&600|}}
+      - Una vez dentro de la sección, verás un listado de todas las listas previamente creadas, con información sobre su “Nombre”, “Dueño” y “Fecha de modificación”.
-  - Deberás hacer clic en el nombre de una lista de distribución.
+        ***Nota:** Encontrarás un botón para **Mostrar listas de distribución inactivas**, lo que te permitirá consultar aquellas que se encuentren bajo este estatus.{{:a:comms:listas_inactivas.png?direct&600|}}
-  - Serás redirigido a la información general de la lista.
+      - Deberás hacer clic en el nombre de una lista de distribución.
-  - Una vez ahí, selecciona la opción **Modificar**.
+      - Serás redirigido a la información general de la lista.
-  - Visualizarás la misma pantalla que al crear la lista de distribución, pero con los datos actuales, donde podrás agregar o quitar usuarios, cambiar el nombre y modificar la opción de si es compartida.
+      - Una vez ahí, selecciona la pestaña **Modificar**. Solo la verás si tú creaste la lista o si eres administrador: un operador que intente modificar la lista de otra persona recibirá el aviso "No puede actualizar listas de otros usuarios."
-  - Una vez realizados los cambios, haz clic en **Actualizar**.
+      - Visualizarás la misma pantalla que al crear la lista de distribución, bajo el título **Modificar lista** y con los datos actuales, donde podrás agregar o quitar usuarios, cambiar el **Nombre** y modificar la opción de si es **Lista compartida**. Las casillas de los grupos, clases y personas que ya pertenecen a la lista aparecen marcadas, y se conservan los mismos botones **Por grupo** y **Por clase** y el mínimo de dos usuarios.
+      - Una vez realizados los cambios, haz clic en **Actualizar**. Verás el aviso "Lista actualizada".
+  * **Paso 2 - Actualizar calendario:** <notes>La opción Actualizar calendario garantiza que, cuando se agreguen nuevos usuarios a una lista de distribución, los eventos previamente creados en el calendario se sincronicen con los nuevos usuarios, de manera que estos puedan ver y acceder a dichos eventos. </notes>
+      - Una vez actualizada la lista de distribución, deberás seleccionar la pestaña **Actualizar calendario**. Para sincronizar la lista con los eventos existentes y garantizar que todos los usuarios estén incluidos.
+      - Visualizarás un formulario en el que deberás ingresar la **Fecha inicial** y la **Fecha final**. Ambas son obligatorias: si falta alguna verás "Es necesario especificar una fecha inicial y final", y si inviertes el orden, "La fecha inicial debe ser menor a la fecha final".
+      - Desmarca la opción **Mostrar solo los eventos asociados a ésta lista**, que viene marcada, según lo necesites. Si la desmarcas, se mostrarán todos los eventos del periodo que buscaste.
+      - Haz clic en **Buscar** para obtener los resultados. Si no hay nada en ese rango verás "No se han encontrado eventos bajo la búsqueda especificada".
+      - Los resultados aparecen en el panel **Eventos**, en una tabla con las columnas **Evento / Festividad**, **Fecha**, **Fecha visible** y **Elaboró**, y una casilla por renglón.
+      - Selecciona los eventos que necesitas actualizar: **Seleccionar todo** los marca todos, y las casillas **Evento**, **Día libre** y **Otro** marcan de golpe los de ese tipo. Debes marcar al menos uno o verás "Es necesario seleccionar al menos un evento".
+      - Finalmente, haz clic en **Aceptar** para completar el proceso. Al terminar verás el aviso "Eventos de calendario actualizados".
-**Paso 2 - Actualizar calendario:**
+<notes>FALTA_CAPTURA — pantalla: Panel de Control → Listas de distribución → nombre de una lista → pestaña Actualizar calendario, después de dar Buscar; mostrar: el panel Eventos con las casillas Seleccionar todo, Evento, Día libre y Otro y la tabla de resultados; archivo sugerido: :a:comms:lista_distribucion_actualizar_calendario.png</notes>
-  -Una vez actualizada la lista de distribución, deberás seleccionar **Actualizar calendario**. Para sincronizar la lista con los eventos existentes y garantizar que todos los usuarios estén incluidos.
-  -Visualizarás un formulario en el que deberás ingresar las **Fechas inicial y final**.
-  - Desmarca la opción Mostrar solo los eventos asociados a esta lista, según lo necesites. Si no la marcas, se mostrarán todos los eventos agregados.
-  - Haz clic en **Buscar** para obtener los resultados.
-  - Selecciona los eventos que necesitas actualizar, ya sea por tipo, por evento específico o todos.
-  - Finalmente, haz clic en **Aceptar** para completar el proceso.
 ===== Desactivar una lista de distribución =====
+Las listas de distribución no se pueden eliminar, pero puedes desactivarlas.
   -Ingresa al **Panel de Control** y selecciona la opción **Listas de distribución**.
   -Una vez dentro de la sección, verás un listado de todas las listas previamente creadas, con información sobre su “Nombre”, “Dueño” y “Fecha de modificación”.
   -Haz clic en el nombre de una lista de distribución.
-  -Luego, selecciona el botón **Desactivar**, ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla.
+  -Luego, selecciona el botón redondo rojo con el icono de prohibido, ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla; al pasar el cursor sobre él verás la palabra **Desactivar**.
-  - Aparecerá un cuadro de confirmación. Haz clic en **Desactivar** para proceder.
+  - Aparecerá el cuadro "Confirmar desactivación" con la pregunta "¿Está seguro que desea desactivar la lista de distribución?". Haz clic en **Desactivar** para proceder. Al terminar verás el aviso "Lista de distribución desactivada".
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   -Haz clic en **Mostrar listas de distribución inactivas**, lo que permitirá consultar aquellas que se encuentre bajo este estatus.
   -Selecciona el nombre de la lista de distribución que deseas activar.
-  -Haz clic en el botón **Activar**, ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla.
+  -Haz clic en el botón redondo verde con el icono de palomita, ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla; al pasar el cursor sobre él verás la palabra **Activar**.
-  -Aparecerá un cuadro de confirmación. Haz clic en **Activar** para proceder.
+  -Aparecerá el cuadro "Confirmar activación" con la pregunta "¿Está seguro que desea activar la lista de distribución?". Haz clic en **Activar** para proceder. Al terminar verás el aviso "Lista de distribución activada.".
 ===== Permisos para el operador =====
     * De forma predeterminada, un operador cuenta con los siguientes permisos respecto a las listas de distribución:
       * **Crear listas de distribución** donde podrá incluir solo a los usuarios que estén relacionados con los grupos a los que tiene acceso.
       * **Modificar** y **desactivar** únicamente las listas que él mismo haya creado.
-    * Para que el operador pueda actualizar eventos de lista de distribución, necesita el siguiente permiso al momento de agregarlo o modificar su perfil::
+      * **Consultar** sus propias listas y las que otros hayan marcado como **Lista compartida**.
+    * **Nota:** Al crear o modificar una lista, la opción **Todos los profesores** del panel **Administradores, operadores y profesores** solo la ve un administrador; el operador puede agregar profesores desde los grupos a los que tiene acceso. Los apartados de **Solicitantes** —tanto la opción **Todos los solicitantes** como el panel por grado— se muestran al administrador y a los operadores con acceso a admisiones.
+    * Para que el operador pueda actualizar eventos de lista de distribución, necesita el siguiente permiso al momento de agregarlo o modificar su perfil:
       * Dentro de "Permisos globales" > **Calendario de eventos.**
          * **Actualizar eventos de lista de distribución:** Permite que, cuando se modifique una lista de distribución, pueda actualizarla para que los nuevos usuarios cuenten con los eventos en calendario que les correspondan.