Documentos requeridos #

Los documentos requeridos son una herramienta de gestión documental que permite a la institución controlar y verificar que los usuarios entreguen la documentación necesaria para distintos procesos escolares. Esta funcionalidad facilita el seguimiento, organización y cumplimiento de requisitos administrativos como inscripciones, reinscripciones, expediente o trámites de egreso.

1. Ingresa al Panel de control y selecciona la opción Documentos requeridos.
2. Haz clic en la pestaña Agregar documento.
3. Se mostrará un formulario que deberás completar con la siguiente información:
   • Nombre: Escribe el nombre con el que se identificará el documento.
   • Tipo de usuario: Selecciona si el documento aplica para estudiantes, padres de familia, docentes, etc.
     • Nota: Si seleccionas estudiante, deberás indicar si aplica para solicitantes o estudiantes activos.
     • Nota: Si seleccionas administradores, el documento queda Visible para el usuario y Actualizable por cada usuario de forma automática y no podrás desactivar estas dos opciones.
4. Indica si el documento es:
   • Requerido: El documento es obligatorio.
   • Opcional: El documento no es obligatorio.
5. Define si el documento será:
   • Visible para el usuario: El documento será visible en todo momento para el usuario.
   • Actualizable por cada usuario: Cada usuario podrá cargar su propia documentación.
     • Nota: Si no marcas ninguna de estas opciones, solo los administradores u operadores podrán visualizar y/o cargar dicho documento.
   • Accesible desde detalles de estudiante: Solo esta disponible para el tipo de usuario estudiante y el documento se podrá visualizar desde la pestaña de General al ingresar al perfil del estudiante. Nota. Solo pueden configurarse hasta 5 documentos por sección con esta opción habilitada; si una sección ya llegó a ese límite, esta opción se deshabilita para las secciones que elegiste.
6. Si el documento es para estudiantes, marca a qué secciones aplica de la lista de secciones (puedes usar Seleccionar todas para marcarlas todas a la vez); es necesario marcar al menos una.
7. Haz clic en Aceptar para guardar.

1. Ingresa al Panel de control.
2. Selecciona la opción Documentos requeridos.
3. Se muestra una tabla con todos los documentos requeridos configurados, con las columnas:
   • Nombre: el nombre del documento; da clic sobre él para abrir su formulario de modificación.
   • Tipo de usuario: el tipo de usuario para el que se configuró el documento — Estudiantes, Administradores, Operadores, Padres de familia, Profesores o Personal; si es para Estudiantes, muestra debajo el Estatus al que aplica (Activo, Solicitante, o ambos) y, bajo este, la lista de secciones (campus » sección) a las que está asignado.
   • Visible: un ícono en color verde indica que el documento es visible para el usuario, y en color rojo que no lo es.
   • Actualizable: un ícono en color verde indica que el usuario puede actualizar el documento, y en color rojo que no puede.
   • Requerido: un ícono en color verde indica que el documento es obligatorio, y en color rojo que es opcional.
4. Puedes ordenar la tabla por cualquiera de sus columnas dando clic en el encabezado correspondiente.

Nota: esta vista lista todos los documentos configurados sin agrupar por campus; para consultarlos agrupados por campus y sección usa Documentos requeridos por campus, como se describe abajo.

1. Ingresa al Panel de control.
2. Selecciona la opción Documentos requeridos.
3. Da clic en la pestaña Documentos requeridos y, en el menú que se despliega, elige Documentos requeridos por campus.
4. Se muestra un panel por cada campus con documentos configurados; dentro de cada campus, un panel colapsable por cada sección con documentos, con el nombre de la sección y del campus en su encabezado.
5. Da clic en el encabezado de una sección para expandir o colapsar su panel.
6. Dentro de cada panel se muestra una tabla con los documentos requeridos de esa sección, con las columnas:
   • Nombre: el nombre del documento; da clic sobre él para abrir su formulario de modificación.
   • Tipo de usuario: si el documento es para Estudiantes, muestra debajo el Estatus al que aplica (Activo, Solicitante, o ambos) y la lista de secciones (campus » sección) a las que está asignado; si es para Profesores, solo indica Profesores.
   • Visible: un ícono en color verde indica que el documento es visible para el usuario, y en color rojo que no lo es.
   • Actualizable: un ícono en color verde indica que el usuario puede actualizar el documento, y en color rojo que no puede.
   • Requerido: un ícono en color verde indica que el documento es obligatorio, y en color rojo que es opcional.
7. Un campus solo aparece en la lista si al menos una de sus secciones tiene documentos requeridos configurados; si ninguna sección de ningún campus tiene documentos configurados, se muestra el aviso “No se han agregado documentos a los campus”.

Nota: esta vista solo lista documentos asignados por sección; si necesitas dar de alta o modificar uno, hazlo desde Documentos requeridos o Agregar documento como se describe arriba.

1. Ingresa al Panel de control.
2. Selecciona la opción Documentos requeridos.
3. Busca y selecciona el documento requerido que deseas editar.
4. Se abrirá el formulario Modificar documento requerido con la configuración actual del documento:
   • Nombre: puedes corregirlo, hasta 128 caracteres. Si lo dejas vacío verás el aviso “Nombre de documento inválido”; si excedes el límite, “El nombre no puede exceder 128 caracteres”.
   • Tipo de usuario: muestra el tipo con el que se creó el documento (Estudiantes, Administradores, Operadores, Padres de familia, Profesores o Personal); no se puede cambiar desde aquí.
     • Nota: Si el documento es para estudiantes, se muestra además Estatus del estudiante con las casillas Activo y Solicitante; debes dejar marcada al menos una, de lo contrario verás el aviso “Es necesario especificar al menos un estatus de estudiante” al intentar guardar.
   • Tipo: cambia entre Opcional y Requerido.
   • Visible para el usuario y Actualizable por cada usuario: puedes activarlas o desactivarlas con las mismas reglas que al dar de alta el documento.
   • Accesible desde detalles de estudiante (solo en documentos de estudiantes): puedes activarla o desactivarla; si alguna sección marcada ya llegó al máximo de 5 documentos con esta opción, la casilla se bloquea y aparece un icono de ayuda junto a ella que, al dejar el cursor encima, muestra bajo el título “Se ha alcanzado el máximo documentos destacados por sección” cuáles son esas secciones.
     • Nota: si de cualquier forma guardas los cambios con la opción marcada para una sección que ya está en el límite, verás el aviso “Se ha alcanzado el máximo de 5 documentos visibles desde los detalles del estudiante” y los cambios no se guardan.
   • Secciones con este documento (solo en documentos de estudiantes): lista de solo consulta con las secciones que ya tienen asignado el documento.
   • Secciones faltantes (solo en documentos de estudiantes, y solo si queda alguna sección activa sin el documento): marca las secciones a las que quieres agregarlo; puedes usar Seleccionar todas para marcarlas de una vez.
5. Haz clic en Aceptar para guardar los cambios; verás el aviso “Documento requerido de sección modificado”.
6. Para eliminar el documento en vez de modificarlo, da clic en Eliminar documento; aparece la confirmación “Confirmar eliminación” con el mensaje “Eliminar documento: [nombre del documento] ?” — si das clic en Eliminar, el documento se elimina de inmediato y sin poder deshacerse.

Nota: Eliminar documento solo está disponible para el administrador de la escuela; no existe permiso que habilite esta opción a un operador, aunque tenga asignados los permisos para modificar documentos requeridos.

1. Ingresa al Perfil del usuario.
2. Selecciona la pestaña General.
3. Haz clic en la opción Documentos.
4. Selecciona el botón Agregar documento .
5. Se abrirá una ventana donde deberás seleccionar el botón Documento.
6. Elige el archivo desde los documentos de tu dispositivo.
7. Haz clic en Aceptar para completar el proceso.

Nota: Cuando un administrador u operador sube un archivo desde esta ruta, el documento se aprueba automáticamente sin necesidad de validación adicional.

Para que el operador pueda hacer estas configuraciones, necesita los siguientes permisos al momento de agregarlo o modificar su perfil:

• Desde “Permisos globales” > Configuración general.
  • Documentos requeridos:
    • Agregar documentos requeridos: Permite agregar nuevos documentos requeridos para los distintos usuarios.
    • Modificar documentos requeridos: Permite hacer la modificación de los documentos requeridos que se han registrado.
    • Ver documentos requeridos: Podrá observar los documentos requeridos cargados.
  • Padres de familia:
    • Agregar documentos requeridos: Permite agregar documentos requeridos directamente desde el perfil del padre de familia.
    • Eliminar documentos requeridos: Permite eliminar los documentos requeridos que hayan sido cargados.
    • Modificar documentos requeridos: Permite hacer la modificación de documentos requeridos que hayan sido cargados.
    • Ver documentos requeridos: Permite consultar los documentos requeridos que han sido cargados.
  • Personal:
    • Agregar documentos requeridos: Permite agregar documentos requeridos directamente desde el perfil del personal.
    • Eliminar documentos requeridos: Permite eliminar los documentos requeridos que hayan sido cargados.
    • Modificar documentos requeridos: Permite hacer la modificación de documentos requeridos que hayan sido cargados.
    • Ver documentos requeridos: Permite consultar los documentos requeridos que han sido cargados.
  • Profesores:
    • Agregar documentos requeridos: Permite agregar documentos requeridos directamente desde el perfil del profesor.
    • Eliminar documentos requeridos: Permite eliminar los documentos requeridos que hayan sido cargados.
    • Modificar documentos requeridos: Permite hacer la modificación de documentos requeridos que hayan sido cargados.
    • Ver documentos requeridos: Permite consultar los documentos requeridos que han sido cargados.
• Desde “Permisos por grupo” > Estudiantes.
  • Agregar documentos requeridos: Permite agregar documentos requeridos directamente desde el perfil del estudiante.
  • Eliminar documentos requeridos: Permite eliminar los documentos requeridos que hayan sido cargados.
  • Modificar documentos requeridos: Permite hacer la modificación de documentos requeridos que hayan sido cargados.
  • Ver documentos requeridos: Permite consultar los documentos requeridos que han sido cargados.