Reportes personalizados #

Un reporte personalizado es un informe diseñado y configurado para cubrir necesidades específicas del usuario. Este tipo de reporte permite obtener información detallada y filtrada según los criterios determinados, facilitando la toma de decisiones y la validación de datos.

IMPORTANTE: Puedes solicitar al equipo de soporte técnico que te ayude a generar este reporte. Dependiendo de la información que requieras y de la viabilidad de incluirla, el reporte será generado de forma que solo tengas que descargar la información resultante. Ejemplos de reportes personalizados

• Archivo .txt para validar datos de facturación ante el SAT: Descarga un archivo .txt con los datos de facturación de los padres de familia: RFC, razón social y código postal. Para después hacer la validación masiva en el portal del SAT de forma rápida.

1. Desde tu Panel de control selecciona Reportes personalizados; se abre la pestaña General.
2. Si ya existen reportes, el panel Reportes personalizados muestra una tabla con el Nombre y la Fecha de creación de cada uno, ordenable por cualquiera de las dos columnas.
3. Da clic en el Nombre de un reporte para entrar a su detalle, desde donde puedes modificarlo, agregarle consultas o descargarlo.
4. Si todavía no has creado ningún reporte, el sistema muestra “No se han creado reportes personalizados” en lugar de la tabla.

1. Al entrar al detalle de un reporte se abre la pestaña General, con el panel Reporte personalizado: muestra el Nombre del reporte y, si le agregaste Notas al crearlo o modificarlo, las muestra debajo bajo el título Descripción.

1. Desde tu Panel de control selecciona Reportes personalizados.
2. Para crear un reporte da clic en Crear reporte personalizado.
3. Agrega el Nombre con el que identificarás tu reporte.
4. Puedes agregar Notas que resulten útiles para este reporte.
5. Haz clic en el botón Aceptar para guardar.
6. Luego haz clic en la pestaña General.
7. Haz clic en el nombre del reporte que acabas de crear.
   
8. El reporte trae un menú desplegable Consultas con dos opciones: Consultas, que muestra las que ya agregaste, y Agregar consulta.
   • Si el reporte todavía no tiene ninguna, al seleccionar Consultas el sistema muestra “No se han agregado consultas.”
   • Si ya agregaste alguna, Consultas muestra un panel con el nombre del reporte y la lista de tus consultas, cada una solo con su Nombre; da clic en una para entrar a su detalle.

1. Despliega el menú Consultas y selecciona Agregar consulta.
2. Agrega el Nombre que darás a la consulta.
3. En el apartado Consulta agrega la consulta que se deberá hacer en la base de datos, con el formato TIPO:TITULO:(ID OPCIONAL) que se explica del lado derecho de la pantalla.
   • IMPORTANTE: Del lado derecho de la pantalla, el panel Formato trae la tabla de Tipo y Resultado con los tipos de dato que puedes usar en la consulta: Valor exacto, Valor numérico, Fecha, Estudiante, Grupo, Múltiples grupos, Sección académica, Ciclo, Sub-ciclo y Periodo.
     
   • El ID OPCIONAL identifica un dato de la consulta para poder referenciarlo desde otro; para eso existe el tipo Mismo valor que identificador opcional (same_as), que toma el mismo valor que el dato cuyo identificador le indiques.
   • Nota: si el Nombre o la Consulta no cumplen el formato esperado, el sistema muestra “Nombre inválido” o “Consulta inválida” y no te deja continuar.
4. Agregada tu consulta da clic en Aceptar.
   • Nota: Puedes agregar más de una consulta a tu reporte.

1. Desde tu Panel de control selecciona Reportes personalizados.
2. Da clic en el nombre del reporte a modificar.
3. Haz clic en Modificar.
4. Podrás hacer la modificación del Nombre y las Notas del reporte; para guardar da clic en Aceptar.
   • El sistema muestra “Reporte personalizado actualizado” y te deja en la misma pantalla con los datos ya guardados.
5. Si deseas eliminar un reporte, da clic en el ícono Eliminar que aparece en la parte inferior derecha de la pantalla.
   • El sistema te pide confirmar con “¿ Está seguro que desea eliminar el reporte personalizado : [nombre del reporte] ?”; si aceptas, el reporte y todas sus consultas se eliminan.

1. Desde tu Panel de control selecciona Reportes personalizados.
2. Da clic en el nombre del reporte cuya consulta quieres modificar.
3. Despliega el menú Consultas y selecciona Consultas.
4. Da clic en el nombre de la consulta que quieres revisar o modificar; se abre en la pestaña Consulta.
5. La pestaña Consulta muestra el Nombre de la consulta y, debajo, la consulta tal como quedó guardada, en el formato TIPO:TITULO:(ID OPCIONAL).
6. Para modificarla, da clic en la pestaña Modificar.
7. En la pestaña Modificar puedes cambiar el Nombre y la Consulta, con el mismo formato TIPO:TITULO:(ID OPCIONAL) que ya usaste al agregarla.
   • El panel Formato muestra, igual que al agregar una consulta, la tabla de Tipo y Resultado con los tipos de dato disponibles.
8. Da clic en Aceptar para guardar; el sistema muestra “Consulta modificada.”

1. Desde tu Panel de control selecciona Reportes personalizados.
2. Haz clic en el nombre del reporte del cuál quieres descargar la información.
3. Haz clic en Descargar.
4. Si ninguna de las consultas del reporte necesita datos adicionales, el sistema te muestra el panel Reporte personalizado con el campo Formato, donde eliges Microsoft Excel ® o Texto.
   • Nota: la opción Texto solo está disponible para el reporte que descarga el archivo .txt de validación ante el SAT; en el resto, la descarga siempre es en Microsoft Excel ®.
5. Si alguna consulta del reporte sí necesita datos adicionales, en su lugar aparece un formulario con los campos que esa consulta requiera, por ejemplo:
   • Un texto o un valor numérico.
   • Una fecha, con calendario para elegirla.
   • Un estudiante, que buscas escribiendo su nombre.
   • Un grupo, una sección, un ciclo, un sub-ciclo o un periodo, cada uno con su propio menú desplegable.
   • El árbol completo de Grupos (con Búsqueda por grupo, Perfiles, Seleccionar todo y Mostrar grupos inactivos) o de Ciclos, sub-ciclos y periodos, cuando la consulta necesita varios a la vez.
   • Una casilla para responder sí o no, o un menú para elegir cómo redondear un número (Redondear al entero, Recortar al primer decimal, entre otras opciones).
   • IMPORTANTE: debes llenar todos los campos que se muestren; si dejas alguno vacío el sistema te avisa “Es necesario especificar un valor para todos los datos requeridos de cada consulta” y no te deja continuar.
   • Completados los campos, da clic en Aceptar para obtener el reporte en Microsoft Excel ®.
6. Para el reporte de validación de facturación ante el SAT, al terminar la descarga del .txt aparece además el panel Validar respuesta del SAT:
   • Da clic en Respuesta SAT y elige el archivo .txt que te devolvió el portal del SAT.
   • Haz clic en Validar para revisarlo.
   • Si el archivo no corresponde al formato esperado, el sistema muestra “Archivo inválido.”
   • El sistema muestra la lista Usuarios con información inválida con el RFC, el Nombre o razón social, el Código postal, la Razón por la que el SAT lo marcó y el Usuario al que pertenece cada registro; cada nombre es un enlace a su perfil.
   • Junto al título de esa lista puedes dar clic en el icono de Excel para descargarla.
7. Ejemplo de reporte personalizado:
   • Archivo .txt para validar datos de facturación ante el SAT: Descarga un archivo .txt con los datos de facturación de los padres de familia: RFC, razón social y código postal. Para después hacer la validación masiva en el portal del SAT de forma rápida.

Para que el operador pueda realizar este tipo de reportes, necesita los siguientes permisos:

• Desde “Permisos globales” > Configuración general > REPORTES PERSONALIZADOS.
  • Agregar reportes personalizados: Le permite crear un reporte personalizado.
  • Agregar consulta: Podrá agregar consultas a los reportes personalizados.
  • Eliminar reportes personalizados: Podrá eliminar reportes personalizados previamente creados.
  • Generar reportes personalizados: Le permite hacer la descarga de la información de los reportes personalizados.
  • Modificar reportes personalizados: Podrá hacer la modificación de los reportes personalizados existentes.
  • Modificar consulta: Podrá modificar las consultas en los reportes personalizados.
  • Ver reportes personalizados: Podrá ver los reportes personalizados existentes.
  • Ver consulta: Podrá ver las consultas creadas en los reportes personalizados.