Resguardos #

Los resguardos son registros que sirven como comprobantes de que un bien, equipo o recurso fue asignado temporalmente a una persona, área o departamento. Funcionan como una responsiva formal que indica quién tiene bajo su custodia un bien propiedad de la organización.

IMPORTANTE: La persona responsable del activo fijo a poner a resguardo es la única que puede realizar la asignación del mismo. (Consulta el artículo Activos fijos.)

1. Desde tu “Panel de control” selecciona Resguardos.
2. Da clic en Asignar.
3. En el apartado Persona responsable comienza a escribir el apellido de la persona a la que asignarás el resguardo.
4. El sistema te arrojará las coincidencias para que selecciones a la persona que corresponda.
5. IMPORTANTE: Elige a la persona de la lista de coincidencias. Si solo escribes el apellido y no la seleccionas, al guardar aparecerá el aviso “Usuario inválido” y el resguardo no se registra.
6. Puedes asignar resguardos a los profesores, a los estudiantes y al personal administrativo de tu colegio; los padres de familia no aparecen en la lista de coincidencias.
7. Observaciones: Puedes agregar alguna observación que sirva como soporte a la asignación.
8. Artículos a asignar: Selecciona el o los artículos que le serán asignados a la persona que seleccionaste.
9. Los artículos vienen agrupados por categoría y cada uno se muestra con el nombre de su tipo de artículo seguido de su número de inventario, para que distingas entre dos equipos iguales.
10. Solo se listan los artículos que en este momento no están a resguardo de nadie: en cuanto asignas uno, deja de aparecer en esta pantalla y pasa a la persona que lo recibió.
11. Es necesario marcar al menos un artículo; si no marcas ninguno, el sistema avisa “Es necesario especificar un artículo”.
12. Haz clic en Aceptar.

Al guardar, el sistema confirma con un aviso que dice cuántos artículos se asignaron, por ejemplo “3 artículos asignados”. Puedes repetir la operación las veces que necesites: cada persona puede tener varios artículos a resguardo.

Si al entrar a Asignar aparece el aviso “No se encontraron artículos para entregar a resguardo.” es porque no hay artículos libres en los tipos de artículo de los que eres persona responsable, ya sea porque todos están asignados o porque no eres responsable de ninguno.

1. Desde tu “Panel de control” selecciona Resguardos.
2. Captura el articulo que deseas consultar y haz clic en Buscar.
3. En Búsqueda puedes capturar el número de serie completo del artículo, parte del nombre del tipo de artículo, o parte del nombre o del apellido de la persona que lo tiene a resguardo.
4. Se necesitan al menos tres caracteres para buscar: con menos, debajo del campo aparece el aviso “Al menos 3 caracteres”.
5. Se mostrará el listado del número de serie, persona responsable, tipo de artículo y categoría.
6. La búsqueda devuelve como máximo 100 artículos, así que conviene ser específico; si ninguno coincide verás el aviso “No se encontraron resultados”.
7. En los resultados, da clic en el número de serie para abrir el detalle del artículo, en la persona responsable para ver todos sus resguardos, o en el tipo de artículo para ver su ficha.
8. Un artículo que no tenga número de serie capturado se muestra como Sin número de serie, y la columna Persona responsable queda vacía cuando el artículo no está a resguardo de nadie.

Debajo del buscador, la pantalla Resguardos muestra el panel Resguardos por persona responsable: una línea por cada persona que tiene algo bajo su custodia, con la columna Persona responsable (apellido y nombre) y la columna Total de artículos; puedes ordenar el listado por cualquiera de las dos columnas. Si nadie tiene artículos asignados, en lugar del panel verás el aviso “No se encontraron artículos a resguardo.”

1. Desde tu “Panel de control” selecciona Resguardos.
2. Da clic en el nombre de la persona cuyos resguardos quieres revisar.
3. Se abre la pestaña Resguardos de esa persona, encabezada con su apellido y nombre, y con el listado de lo que tiene asignado:
   • Artículo: El nombre del artículo; da clic en él para abrir su detalle.
   • Número de inventario: El número con el que quedó registrado ese artículo.
   • Fecha: El día en que se le asignó el resguardo.
4. Desde aquí puedes continuar con Cancelar artículo o con Imprimir, que trabajan siempre sobre esa misma persona.

Cuando la persona responsable del resguardo devuelva el activo y este deba ser asignado a otra persona, será necesario seguir el proceso de cancelación del resguardo para liberar el bien y permitir su nueva asignación.

1. Desde tu “Panel de control” selecciona Resguardos.
2. Da clic en el nombre de la persona que devolverá el artículo.
3. Haz clic en Cancelar artículo.
4. En el apartado Cancelar resguardos indica:
   • Fecha de entrega: La fecha en la que te están devolviendo el activo. Es obligatoria: si la dejas vacía, el sistema avisa “Fecha inválida” y no guarda la cancelación.
   • Comentario: Puedes agregar algún comentario para esta devolución de activo.
5. En el apartado Artículos a resguardo selecciona el o los activos a resguardo que serán devueltos.
6. El listado muestra, de cada artículo, su nombre, su Número de inventario y la Fecha en la que se le asignó, para que identifiques cuál te están devolviendo.
7. Debes marcar al menos un artículo; si no marcas ninguno, el sistema avisa “Es necesario especificar un artículo”.
8. Da clic en Aceptar.

La cancelación se confirma con el aviso “Resguardo de artículos terminado”. Los artículos cancelados dejan de aparecer en los resguardos de esa persona y vuelven a estar disponibles para asignarse, pero el registro no se borra: queda consultable en la pestaña Imprimir como artículo cancelado. La fecha de entrega y el comentario se guardan con cada artículo que marcaste en esta operación.

1. Desde tu “Panel de control” selecciona Resguardos.
2. Haz clic en el nombre de la persona de la que quieras hacer la impresión de sus resguardos.
3. Da clic en Imprimir.
4. Despliega Formato y selecciona el formato de impresión. La lista muestra las plantillas de documentos de tipo Inventario que tenga configuradas tu colegio, y es un dato obligatorio: sin él, el sistema avisa “Es necesario especificar un formato de impresión”.
5. En Fecha indica la fecha que se imprimirá en el documento; no filtra la información, solo se escribe en el formato.
6. Selecciona Altas para observar los activos que se han puesto a resguardo de esta persona.
7. Selecciona Artículos cancelados para observar el listado de activos que fueron devueltos por esta persona.
8. Debes elegir una de las dos opciones para que aparezca el listado correspondiente; si envías sin elegir, el sistema avisa “Es necesario especificar alta o baja”.
9. Los artículos vienen agrupados en paneles por fecha: en Altas, por la fecha en que se asignaron; en Artículos cancelados, por la fecha en que se devolvieron. Da clic en el encabezado de un panel para plegarlo o desplegarlo.
10. En Altas cada artículo muestra su Número de inventario y su Fecha de salida; en Artículos cancelados muestra además la Fecha de entrega.
11. Para seleccionar un activo, da clic en la casilla que se encuentra del lado derecho de su nombre.
12. La casilla del encabezado Artículo marca o desmarca de una vez todos los artículos de ese panel.
13. Haz clic en Aceptar.

El documento se genera con el formato que elegiste y queda a nombre de la persona cuyos resguardos estás imprimiendo, con tu nombre como quien lo expide. Si esa persona no tiene movimientos, verás los avisos “No se han encontrado altas nuevas” o “No hay artículos cancelados” según corresponda, y si no marcas ningún artículo el sistema avisa “Es necesario especificar un artículo”.

Cualquier operador puede entrar a Resguardos sin que le asignes ningún permiso en su perfil, igual que el administrador de la escuela: consultar, asignar, cancelar e imprimir resguardos no dependen de un permiso.

IMPORTANTE: Lo que sí cambia de una persona a otra es lo que puede asignar. En Asignar cada quien ve únicamente los artículos libres de los tipos de artículo en los que está capturado como persona responsable, así que si un operador no ve nada que asignar, la solución está en el tipo de artículo y no en sus permisos. (Consulta el artículo Activos fijos.)