Paquetes de cobro #

Con los cobros que has generado en Algebraix, puedes formar paquetes que te ayudarán a organizar y cargar fácilmente esos cobros en el estado de cuenta de tus estudiantes.

1. Desde tu Panel de control selecciona Paquetes de cobros.
2. Haz clic en Crear paquete de cobros.
3. Llena el breve formulario que aparece:
   • Nombre: Agrega el nombre que darás a tu paquete.
   • Sub-ciclos: Despliega el menú y selecciona el sub-ciclo administrativo en el que deseas aplicar este paquete.
     • Nota: Al dar clic en el ícono de ver se mostrarán los sub-ciclos inactivos para que puedas seleccionarlos.
   • Activo: Deja seleccionada esa casilla para habilitar el uso del paquete.
   • Descripción: Puedes agregar una descripción útil para este paquete.
4. Haz clic en el botón Aceptar.

1. Despues de haber creado el paquete de cobros.
2. Haz clic en la pestaña Paquetes de cobros.
3. Localiza el paquete de cobros que acabas de crear y haz clic en el nombre.
4. Selecciona la pestaña Asociar cobros.
5. Se mostrarán todos los tipos de cobros que puedes asociar al paquete. Selecciona el tipo de cobro que deseas agregar para visualizar los cobros correspondientes.
   • Colegiatura: Al seleccionar esta opción, podrás ingresar un monto específico que se aplicará a los periodos de cobro que elijas. (Agregar cantidades a dos decimales).
     • Si haces clic en el ícono buscar , se abrirá una pantalla donde podrás ver la colegiatura base configurada para cada una de tus secciones y grupos. Para aplicar alguno de estos montos, selecciona la opción Aplicar.
     • El monto que hayas elegido, se mostrará en cada uno de los periodos de cobro.
     • IVA: Indica si el cobro esta exento de IVA o si se le aplica el 16%.
     • Periodo: De forma predeterminada, todos los periodos están seleccionados. Puedes desmarcar aquellos que no desees incluir en tu paquete.
     • Haz clic en Aceptar para agregar el cobro.
   • Reinscripción:
     • Despliega Cobro y selecciona el cobro de reinscripción que quieres incluir.
     • Monto: Automáticamente el sistema toma el monto que tiene configurado tu cobro. (No es posible editar este campo).
     • Periodo: Despliega el menú para seleccionar el periodo en el que quedará registrado el cobro.
     • Notas: Puedes agregar alguna nota que sea útil para este cobro.
     • Haz clic en Aceptar.
   • Nuevo ingreso:
     • Cobro: Despliega el menú y selecciona el cobro que deseas incluir.
     • Monto: Automáticamente el sistema toma el monto que tiene configurado tu cobro. (No es posible editar este campo).
     • Periodo: Despliega el menú para seleccionar el periodo en el que quedará registrado el cobro.
     • Notas: Puedes agregar alguna nota que sea útil para este cobro.
     • Haz clic en Aceptar.
   • Cobro único:
     • Cobro: Despliega el menú y selecciona el cobro que deseas incluir.
     • Monto: Automáticamente el sistema toma el monto que tiene configurado tu cobro. (No es posible editar este campo).
     • Periodo: Despliega el menú para seleccionar el periodo en el que quedará registrado el cobro.
     • Notas: Puedes agregar alguna nota que sea útil para este cobro.
     • Haz clic en Aceptar.
   • Cobro fijo:
     • Cobro: Despliega el menú y selecciona el cobro que deseas incluir.
     • Monto: Automáticamente el sistema toma el monto que tiene configurado tu cobro. (No es posible editar este campo).
     • Periodo: Despliega el menú y selecciona el periodo en el que quedará registrado el cobro.
       • Seleccionar múltiples periodos: Al hacer clic en el ícono de más , se desplegarán todos los periodos de cobro disponibles. Selecciona aquellos en los que deseas que se aplique este cobro.
       • Nota: Esta opción no estará disponible si el concepto seleccionado está configurado para cobrarse en un periodo específico.
     • Notas: Puedes agregar alguna nota que sea útil para este cobro.
     • Haz clic en Aceptar.
   • Artículo:
     • Cobro: Despliega el menú y selecciona el artículo que deseas incluir.
     • Monto: Automáticamente el sistema toma el monto que tiene configurado el artículo. (No es posible editar este campo).
     • Cantidad: Indica la cantidad de artículos que quieres incluir en el paquete.
     • Monto total: El sistema muestra de manera automática el total de acuerdo a la cantidad de artículos incluidos.
     • Periodo: Despliega el menú y selecciona el periodo en el que quedará registrado el artículo.
     • Notas: Puedes agregar alguna nota que sea útil para este artículo.
     • Haz clic en Aceptar.
   • Paquete de artículos:
     • Cobro: Despliega el menú y selecciona el paquete que deseas incluir.
     • Monto: Automáticamente el sistema toma el monto del paquete. (No es posible editar este campo).
     • Periodo: Despliega el menú y selecciona el periodo en el que quedará registrado el paquete.
     • Notas: Puedes agregar alguna nota que sea útil para este artículo.
     • Haz clic en Aceptar.
6. En el lado derecho de la pantalla se muestra una tabla con todos los cobros incluidos. Ahí podrás visualizar el monto total del paquete que has creado.
7. Eliminar un cobro: Al final de la fila de cada concepto tienes el ícono eliminar
8. Te aparecerá un mensaje de confirmación, haz clic en Eliminar.
   • Nota: Puedes eliminar varios cobros de forma masiva seleccionando el ícono eliminar ubicado en la parte superior de la tabla “Cobros”.

Despliega el menú Procesar. Se mostrarán las siguientes opciones: “Procesar grupo”, “Procesar estudiante” e “Historial”.

1. Despliega tu campus, sección y grado, para seleccionar el o los grupos a los que quieres procesar este paquete.
   • Nota: El paquete puede ser aplicado a los estudiantes solicitantes. Para hacerlo, marca la casilla que aparece del lado izquierdo en la sección “Solicitantes”.
2. Haz clic en Siguiente.
3. Despliega el grado y el grupo para visualizar el listado de estudiantes inscritos. Luego, selecciona a aquellos a quienes deseas aplicar el paquete.
   • Nota: Si haces clic en el grado, se seleccionarán automáticamente todos los estudiantes inscritos en los grupos.
4. Haz clic en Siguiente.
   • Se mostrarán todos los periodos que seleccionaste al crear el paquete, junto con los cobros asociados a cada uno, para que puedas revisar el detalle.
5. Haz clic en Siguiente.
6. Confirmar:
   • Cobros aplicables: Se muestra una tabla con los cobros que se van a registrar en el estado de cuenta de los estudiantes.
   • Cobros existentes: Se mostrará una table con los cobros que ya se encuentran registrados en el estado de cuenta de los estudiantes.
   • Cobros no aplicables: Se muestran los conceptos que no cumplen con las condiciones para ser registrados en el estado de cuenta.
   • En la parte superior de esta pantalla, selecciona la opción Confirmar procesar paquete de cobros.
7. Haz clic en Aceptar.
   • Aparecerá una barra de progreso que indica que los cobros se están cargando a los estados de cuenta de los estudiantes.
8. Cobros generados: Se mostrará el listado de estudiantes a quienes se les generaron los cobros.
   • Si deseas eliminar algún cobro para un estudiante, marca la casilla ubicada a la izquierda de su nombre.
   • Del lado derecho aparece “Resumen” haz clic en Eliminar cobros.
9. Aparece un mensaje de confirmación, haz clic en Eliminar.

1. Ingresa el apellido del estudiante. El sistema te mostrará las coincidencias para que selecciones al estudiante correspondiente.
   
2. Observarás la siguiente información del estudiante:
   • Grupo: El grupo actual del estudiante.
     • Importante: Si despliegas el menú “Grupo”, podrás seleccionar el grupo en el que estará el estudiante durante el próximo ciclo escolar.
   • Cobros aplicables: Se mostrarán los cobros que pueden ser cargados a su estado de cuenta.
     • Nota: Si no deseas cargar alguno de estos cobros, desmarca la casilla de selección.
   • Cobros existentes: Cobros que ya están cargados en el estado de cuenta del estudiante.
   • Cobros no aplicables: Cobros que no cumplen con las condiciones para ser procesados.
3. Seleccionados los cobros si aplicables, haz clic en Procesar
4. Se muestra un mensaje de confirmación, haz clic en Aceptar.
   • Aparecerá una barra de progreso que indica que los cobros se están cargando al estado de cuenta del estudiante.
5. Cobros generados: Se muestran los cobros generados al estudiante.
   • Si deseas eliminar algún cobro para un estudiante, marca la casilla ubicada a la izquierda de su nombre.
   • Del lado derecho aparece “Resumen” haz clic en Eliminar cobros.
6. Aparece un mensaje de confirmación, haz clic en Eliminar.

1. Haz clic en la fecha cuya información deseas consultar en el historial.
   • Se mostrará el listado de estudiantes con los cobros registrados en su estado de cuenta.
2. Si deseas eliminar algún cobro para un estudiante, marca la casilla ubicada a la izquierda de su nombre.
3. Del lado derecho aparece “Resumen” haz clic en Eliminar cobros.
4. Aparece un mensaje de confirmación, haz clic en Eliminar.

Tienes dos opciones para ver las estadísticas:

1. Dentro del menú Paquetes de cobros despliega Estadísticas.
2. Selecciona Por paquete de cobros.
3. Despliega Paquete de cobros y selecciona el paquete del que deseas consultar la información.
   • Nota: Si das clic en el ícono ver se mostrarán los paquetes que tengas inactivos.
4. Se muestra el listado de tus grupos en donde podrás observar:
   • Ninguno de los cobros ha sido procesado a los estudiantes de ese grupo.
   • Se han procesado los cobros solo a algunos estudiantes de ese grupo.
   • Los cobros del paquete fueron procesados a todos los estudiantes del grupo.
   • Nota: Esta información la puedes descargar a Excel dando clic en el ícono de Excel
5. Haz clic en los números de la columna “Estudiantes procesados” para observar el listado de estudiantes con los cobros registrados.

1. Dentro del menú Paquetes de cobros despliega Estadísticas.
2. Selecciona Por sub-ciclo.
3. Despliega Sub-ciclo y selecciona el sub-ciclo que quieras revisar.
   • Nota: Si das clic en el ícono ver se mostrarán los sub-ciclos inactivos.
4. Se muestra el listado de tus grupos en donde podrás observar:
   • Ninguno de los cobros ha sido procesado a los estudiantes de ese grupo.
   • Se han procesado los cobros solo a algunos estudiantes de ese grupo.
   • Los cobros del paquete fueron procesados a todos los estudiantes del grupo.
   • Nota: Esta información la puedes descargar a Excel dando clic en el ícono de Excel
5. Haz clic en los números de la columna “Estudiantes procesados” para observar el listado de estudiantes con los cobros registrados.

Para que el operador pueda realizar estas configuraciones, es necesario asignarle los siguientes permisos al momento de agregarlo o modificar su perfil:

• Desde “Permisos globales” > Colegiatura.
  • Paquetes de cobros:
    • Consultar: Permite ver la información de los paquetes de cobro creados.
    • Agregar: Permite crear paquetes de cobros.
    • Asociar cobros: Permite relacionar cobros a los paquetes de cobro creados.
    • Estadísticas: Permite hacer la consulta de los estadísticos sobre la aplicación de los paquetes de cobros.
    • Modificar: Podrá hacer la modificación de paquetes de cobro existentes.
    • Procesar: Podrá procesar los paquetes de cobros creados.
    • Eliminar cobros procesados: Podrá eliminar los cobros ya cargados al estado de cuenta de los estudiantes.