Extracurriculares #

El módulo extracurricular permite gestionar de manera integral las clases o actividades extracurriculares ofrecidas por la institución. A través de este módulo, los padres de familia y estudiantes con supervisión propia pueden inscribirse fácilmente a las clases disponibles y realizar el pago correspondiente, en caso de que aplique. Asimismo, el responsable del módulo cuenta con herramientas para configurar la oferta de clases, dar de alta estudiantes, establecer plazos de inscripción, administrar bajas y cambios, y consultar estadísticas detalladas sobre la participación y desempeño del módulo. Esta funcionalidad contribuye a una administración más eficiente y transparente de las actividades extracurriculares.

1. En tu “Panel de control” selecciona Extracurriculares.
2. En el apartado “Agregar clase extracurricular” despliega Plan de estudios.
   IMPORTANTE: Puedes crear un plan de estudios para clases extracurriculares o puedes agregar nuevos grados a tus planes de estudios, indicando que son grados extracurriculares. (Consultar artículo “Planes de estudio”)
3. Selecciona el Plan de estudios en donde darás de alta tus clases.
4. Despliega Grado y selecciona el grado en el que darás de alta tus clases.
5. Haz clic en Aceptar.
6. Se te enviará al formulario para agregar una nueva clase.
   NOTA: Llenar los campos de la columna “Agregar clase” es obligatorio.
7. En la columna Opciones es importante que quede señalada la opción “Clase activa para grupos” y “Administración de horarios” esto te permitirá agregar las clases a un grupo y generarles el horario en el que se imparte cada una.
   NOTA: El resto de las opciones de esta columna como el “Registro de asistencia” puedes marcarlas si así lo deseas. (Consulta el artículo “Clases”)
8. En el apartado Extracurricular encontrarás las siguientes opciones:
   • Es extracurricular: Esta opción indica que la clase es extracurricular.
   • Activa para inscripción: La clase está activa para poder inscribir a los estudiantes la misma.
   • Permiso para aplicar cobro: Permite asociarle cobro de inscripción y/o cobros por periodos a la clase.
   • Pago obligatorio para inscripción: Para que el estudiante se considere inscrito, es requisito obligatorio realizar el pago de la cuota de inscripción y/o de la primera mensualidad.
   • Imágenes: Puedes agregar hasta 5 imágenes que ejemplifiquen la clase.
   • Grados que se pueden inscribir: Despliega tu campus y selecciona los grados en los que están los estudiantes que pueden inscribirse a la clase que estás dando de alta.
9. Para guardar da clic en Aceptar.
10. Una vez finalizado el alta de tus clases, debes generar el horario en el que se impartirán dentro de los grupos creados para este tipo de clases. (Consulta el artículo “Asignar clases a un grupo”)
    IMPORTANTE: La capacidad de estudiantes definido al dar de alta el salón donde se impartirán las clases, será lo que determine la cantidad máxima de estudiantes que pueden inscribirse en cada clase. (Consulta el artículo “Salones”)

Nota:Para poder consultar la asistencia de las clases extracurriculares, es importante que en la configuración de la clase se habilite la opción Registro de asistencia.

1. Desde tu “Panel de control” selecciona Extracurriculares.
2. Despliega “Cobros de extracurriculares” y selecciona Agregar.
3. Llena el formulario con la siguiente información:
   • Tipo de cobro: Despliega y selecciona si darás de alta un “Cobro de inscripción” o un “Cobro por periodo”.
   • Nombre: Agrega el nombre que darás al cobro.
   • Precio: Agrega la cantidad a cobrar.
   • IVA: Selecciona si el cobro está “Exento” de IVA o si se aplica el 16%.
   • Concepto SAT: Agrega el concepto SAT que corresponda al cobro.
   • Unidad SAT: Agrega la unidad SAT que corresponda al cobro.
   • Clave de servicio: Este dato es opcional y solo debe llenarse en caso de que trabajes con la integración de paqueterías contables como ASPEL o CONTPAQ.
   • Contracuenta clave de servicio: Este dato es opcional y solo debe llenarse en caso de que trabajes con la integración de paqueterías contables como ASPEL o CONTPAQ.
   • Opciones: Tienes distintas opciones a seleccionar:
     • Permitir pagos en línea: Esta opción siempre estará marcada para permitir que los padres de familia completen sus inscripciones.
     • Seleccionar una serie para “Ingreso de pagos”: Cuando permita registrar el pago desde el menú Ingreso de pagos en ventanilla, podrás seleccionar una serie de facturación específica para este tipo de cobro.
4. Para guardar da clic en el botón que aparece en la parte inferior derecha de la pantalla

Nota: Es posible realizar el pago de la mensualidad o la inscripción a una clase extracurricular directamente en ventanilla, siempre y cuando el estudiante ya esté inscrito en la clase y los cargos correspondientes estén reflejados en su estado de cuenta.

1. Desde el “Panel de control” selecciona Extracurriculares.
2. Despliega “Plazos de inscripción” y selecciona Agregar.
3. Llena el formulario con la siguiente información:
   • Nombre del plazo de inscripción: Indica el nombre que darás a este periodo de tiempo en el que permitirás que los padres de familia inscriban a los estudiantes a las clases extracurriculares.
   • Fecha inicial del plazo: La fecha a partir de la cuál estarán disponibles las clases para su inscripción .
   • Fecha final del plazo: La fecha última en la que los padres de familia podrán inscribir a los estudiantes a las clases extracurriculares.
   • Ciclo: El ciclo escolar para el cuál habilitarás las inscripciones.
     NOTA: Puedes marcar la opción Mostrar ciclos inactivos para que se muestren ciclos que todavía no tienes abiertos.
   • Bajas y cambios.
     • “Bajas”: Al seleccionar esta opción, los padres de familia podrán solicitar la baja del estudiante de la o las clases en las que los hayan inscrito.
     • “Cambios”: Al seleccionar esta opción, los padres de familia podrán solicitar el cambio de inscripción de una clase a otra.
     • Fecha límite para bajas y cambios: Indica cuál será la fecha última en la que los padres de familia podrán solicitar la baja o el cambio de clase.
4. En el apartado “Seleccionar clases” despliega sub-ciclo y selecciona el sub ciclo académico en en el que están las clases extracurriculares.
5. Selecciona la o las clases extracurriculares a configurar.
   
6. En el apartado “Detalle de plazo de inscripción” al desplegar Aplicar cobros puedes aplicar los cobros de la siguiente manera:
   • Sin cobros: Puedes determinar no aplicar ningún cobro a tus clases.
   • Solo cobros de inscripción: Puedes aplicar solo cobros de inscripción a tus clases.
     • Periodos en los que se aplicarán los cobros: Despliega “Sub-ciclo” y selecciona el sub ciclo administrativo en el que se aplicarán los cobros.
     • Periodo de inscripción: Despliega y selecciona el periodo en el que quieres aplicar el cobro de inscripción.
   • Solo cobros por periodos: Aplicarás únicamente cobros em los distintos periodos que se deban pagar por tomar la clase.
     • Periodos en los que se aplicarán los cobros: Despliega “Sub-ciclo” y selecciona el sub ciclo administrativo en el que se aplicarán los cobros.
     • Periodos a aplicar cobro: Da clic en el lápiz para seleccionar los periodos en los que aplicarás los cobros.
   • Cobros de inscripción y por periodos: Puedes configurar tanto cobros de inscripción como cobros por periodos.
     • Periodos en los que se aplicarán los cobros: Despliega “Sub-ciclo” y selecciona el sub ciclo administrativo en el que se aplicarán los cobros.
     • Periodo de inscripción: Despliega y selecciona el periodo en el que quieres aplicar el cobro de inscripción.
     • Periodos a aplicar cobro: Da clic en el lápiz para seleccionar los periodos en los que aplicarás los cobros.
       IMPORTANTE: Aunque utilices esta opción, es posible omitir el cobro de inscripción o el cobro por periodo en alguna de las clases.
7. En “Clase” se muestra el listado de clases que seleccionaste; en cada una de ellas puedes aplicar un cobro de inscripción o cobros por periodos.
   IMPORTANTE: Puedes aplicar un solo cobro tanto de inscripción como cobro por periodo a todas tus clases desplegando la opción que aparece en la cabecera de la columna.
   
   
   • Sin cargo asociado: Esta opción se muestra cuando tu clase no tiene señalada la opción de permitir cobros.
8. Para guardar da clic en Aceptar.
   IMPORTANTE: Puedes agregar más de un plazo de inscripción, siempre que no exista conflicto entre las fechas establecidas.

1. Desde tu “Panel de control” selecciona Extracurriculares.
2. Haz clic en Dashboard.
3. Se mostrará una gráfica de barras mostrando el Ingreso total y Adeudos. Nota: Puedes filtrar con el botón ubicado en la esquina superior derecha Inscripciones por clase: Todas las clases, clases con pago obligatorio y clases con pago opcional.
   
4. Del lado derecho de la gráfica de inscripciones por clase, se visualizará un “Resumen” con los indicadores de:
   • Inscripciones a clases
   • Estudiantes inscritos
   • Bajas pendientes
   • Cambios pendientes
   • Bajas aprobadas
   • Cambios aprobados
   • Clases con cupo lleno
   • Clases con baja demanda
5. A continuación se mostrarás gráficas y listas de la siguiente información:
   • Inscripción por clase.
   • Últimos movimientos
   • Clases con baja demanda
   • Clases con alta demanda
   • Estudiantes inscritos por género
6. Se mostrará el listado de tus clases extracurriculares en donde podrás observar la siguiente información:
   • Nombre: El nombre de la clase.
   • Acciones:
     • Estudiantes inscritos: Al dar clic en el ícono de estudiante se te enviará a una tabla con el listado de estudiantes inscritos. En esta tabla encontrarás:
       • Nombre: El nombre del estudiante.
       • Plazo: El plazo de inscripción en el cuál se inscribió al estudiante.
       • Adeudo de inscripción: Adeudo del estudiante por concepto de inscripción.
       • Adeudo de periodos: Adeudo del estudiante por conceptos de cobro por periodos.
     • Crear lista de distribución: Generar una lista de distribución por los diferentes tipos de usuarios involucrados en una clase extracurricular, deberás llenar un formato especificando:
       • Nombre: Asigna un nombre a la lista de distribución.
       • Establecer como predeterminado: Selecciona esta opción si deseas enviar mensajes directamente desde el panel (dashboard) de extracurriculares.
       • Todos los estudiantes: Incluye a todos los estudiantes inscritos en la clase extracurricular.
       • Incluir profesores:Añade a los profesores relacionados con la clase a la lista.
       • Todos los padres de familia: Agrega a los padres o tutores de los estudiantes inscritos.
       • Una vez completado el formulario, haz clic en Generar para guardar la lista de distribución.
       • Notas:
         • Puedes crear una lista de distribución siempre que exista al menos un estudiante inscrito en la clase extracurricular.
         • Botón de color Amarillo: No existe ninguna lista de distribución. Puedes crear una nueva.
         • Botón de color Verde: Ya existe al menos una lista de distribución. Puedes crear más si lo deseas.
         • Cuando ya existe al menos una lista en la clase, podrás editar las listas actuales o crear nuevas desde el mismo formulario.
         • Si se da de baja o cambia de clase un estudiante, hay que actualizar la lista de distribución manualmente.
   • Adeudos: El menos un adeudo de inscripción o por periodo acumulado en el periodo que está en curso al momento de la consulta.
   • Pagado: Estudiante que han pagado tanto la inscripción como el monto de cobro por periodo hasta el periodo que está en curso al momento de la consulta.
   • Otras inscripciones: Estudiantes que fueron inscritos fuera del módulo de extracurriculares.
   • Bajas y cambios: Estudiantes que se dieron de baja o cambiaron de clase.
   • Capacidad: La cantidad de estudiantes inscritos de acuerdo a la capacidad que tiene cada clase.
   • Cupo disponible: Cuantos lugares tienes aún disponibles en tu clase.
   • Costo: Si se aplica o no un cobro por la clase.
   • Pago inicial: Si el pago para inscribirse a la clase es obligatorio.
   • Pago de inscripciones: Si la clase tiene relacionado un cobro de inscripción.
   • Pago por periodo: Si la clase tiene relacionado un cobro en cada periodo. (Al dar clic en Ver observarás los periodos en los cuales se estará aplicando el cobro.)
   • Plazo: El plazo de inscripciones vigente al cuál están relacionadas tus clases.
     NOTA: Esta información la puedes descargar a Excel dando clic en el ícono o imprimir dando clic en el ícono de impresora También puedes seleccionar las clases donde deseas enviar un mensaje, teniendo listas de distribución generadas previamente, haciendo clic en el botón Enviar mensaje .
     
7. Por último, se mostrará una tabla con los estudiantes inscritos y sus adeudos correspondientes.
   

Nota: Si se muestra el ícono de extracurriculares enseguida del nombre del estudiante indica que fue inscrito fuera del módulo de extracurriculares, este listado se puede descargar en excel al hacer clic en el botón Descargar a excel ubicado en la esquina superior derecha de la tabla.

1. Haz clic en Bajas y cambios y luego selecciona Razones de baja.
2. Captura el nombre de las posibles razones por las cuales un padre de familia o un estudiante con supervisión propia podría darse de baja y haz clic en Guardar. Nota: Una vez agregadas, las razones se mostrarán del lado derecho de la pantalla. Podrás eliminarlas siempre y cuando no hayan sido utilizadas por ningún usuario.

1. Haz clic en Bajas y cambios y luego selecciona Bajas y cambios.
2. Puedes utilizar el formulario para realizar una búsqueda especifica llenando los campos necesarios, finalmente haz clic en Buscar:
   • Tipo: Baja, cambio o ambas.
   • Estatus: Pendiente, aprobada o rechazada.
   • Ciclo: Relacionado a tu plazo.
   • Sub-ciclo: Relacionado a tu plazo.
3. En la parte inferior se desplegarán dos tablas correspondientes a los distintos tipos de movimiento:
   • Bajas
   • Cambios

1. Haz clic en Bajas y cambios y luego selecciona Bajas y cambios.
2. En la parte inferior se desplegarán dos tablas correspondientes a los distintos tipos de movimiento:
   • Bajas
   • Cambios
3. Busca la baja que desees realizar.
4. Haz clic en Responder, se mostrará:
   • Aclaración de que los registros de calificaciones y asistencias no serán eliminados.
   • Razón de baja.
   • Comentario.
   • Selección de cobros a eliminar.
   • Respuesta hacia el padre de familia o estudiante con supervisión propia.
   • Opciones:
     • Rechazar solicitud: El estudiante sigue en la clase.
     • Aceptar baja: El estudiante se da de baja.
     • Cancelar: No realizar ningún cambio.

1. Haz clic en Bajas y cambios y luego selecciona Bajas y cambios.
2. En la parte inferior se desplegarán dos tablas correspondientes a los distintos tipos de movimiento:
   • Bajas
   • Cambios
3. Busca el cambio que desees realizar.
4. Haz clic en Responder, se mostrará:
   • Un aviso sobre el cambio de clase no hace copia de calificaciones y asistencia, únicamente la descripción de la clase origen y la inscripción de clase destino con sus cobros.
   • Clase origen.
   • Clase destino.
   • Plazo de inscripción destino.
   • Seleccionar cobros que deseas eliminar.
   • Seleccionar cobros que deseas agregar al estado de cuenta del estudiante por el cambio de clase.
   • respuesta hacia el padre de familia o estudiante con supervisión propia.
   • Opciones:
     • Rechazar solicitud: El estudiante sigue en la clase origen.
     • Aceptar cambio: Realizar el cambio de clase del estudiante.
     • Cancelar: No realizar ningún cambio.

Esta opción te permite poder inscribir a los estudiantes a las clases extracurriculares siempre y cuando no tengan relacionado un pago obligatorio.

1. Ingresa a “Panel de control” y selecciona Extracurriculares.
2. Haz clic en la opción Altas manuales.
3. Se mostrará un formulario donde deberás capturar el nombre del estudiante que deseas inscribir y haz clic en Aceptar.
4. Visualizarás el listado de las clases del lado izquierdo y haz clic en el botón Agregar donde deseas inscribir al estudiante. Nota: Solo podrás inscribir al estudiante a las clases donde no se tenga configurado un pago obligatorio.
5. Haz clic en Inscribir en la esquina inferior derecha.
6. Se desplegará una notificación que indicará el nombre de la clase a la que el estudiante ha sido inscrito, junto con el estatus de inscripción exitosa.

Para que el operador pueda realizar estas configuraciones, es necesario asignarle los siguientes permisos al momento de agregarlo o modificar su perfil:

• Desde “Permisos globales” > Extracurricular
  • Plazos de inscripción: Permite especificar el rango de fechas donde el padre de familia o estudiante con supervisión propia pueda inscribirse a las clases extracurriculares.
  • Cobros de extracurriculares: Permite crear cobros relacionados a las clases extracurriculares ya sea de inscripción o periodos.
  • Dashboard: Permite visualizar las estadísticas del modulo extracurricular.
  • Bajas y cambios: Permite dar respuesta a las solicitudes de bajas y cambios de las clases extracurriculares.
  • Altas manuales: Permite poder inscribir a los estudiantes a las clases extracurriculares siempre y cuando no tengan relacionado un cobro obligatorio.