Conciliación de pagos recurrentes con tarjeta #

La conciliación de pagos es el proceso de verificación y comparación entre los pagos registrados en un sistema interno y los pagos realmente realizados por los usuarios, ya sea a través de bancos, plataformas de pago o recibos físicos. La conciliación de pagos recurrentes con tarjeta en Algebraix tiene como propósito principal asegurar que los cargos automáticos realizados a las tarjetas de los usuarios (padres de familia o estudiantes con supervisión propia) se hayan ejecutado correctamente y que cada transacción esté debidamente reflejada y registrada en el sistema.

1. Accede a Panel de control y selecciona la opción Pagos recurrentes con tarjeta.
2. Luego haz clic en la pestaña Conciliación y selecciona la opción Conciliación. Nota: si tu escuela tiene configurado un servicio con American Express, esta misma pestaña ofrece además la opción Conciliación AMEX, que muestra la conciliación exclusivamente de esos servicios.
3. En el panel Búsqueda entre fechas puedes acotar la consulta ingresando Inicio y Fin y dando clic en Buscar. Nota: Si no aplicas ningún filtro de fechas, se mostrará el registro del mes en curso, y podrás avanzar o retroceder de mes con las flechas junto al título Registro de archivos cargados; esas flechas desaparecen en cuanto filtras por fechas.
4. Si no se ha cargado ningún archivo de conciliación, verás el aviso “No se han cargado archivos de conciliación”; si filtraste por fechas y no hay resultados en ese rango, el aviso es “No se encontraron archivos de conciliación”.
5. Cuando hay archivos cargados, se muestra el panel Pagos confirmados con una tabla, un renglón por archivo cargado, con las columnas:
   • (icono sin etiqueta): indica en verde o rojo si el archivo tiene Pagos pendientes por resolver.
   • Fecha: la fecha en que se cargó el archivo; da clic sobre ella para ver el detalle de los pagos de ese archivo.
   • Servicio: el servicio de pagos recurrentes con tarjeta al que corresponde.
   • Pagos registrados: cuántos pagos trae el archivo.
   • Pago(s) confirmado(s): cuántos de esos pagos ya fueron confirmados. Nota: no todo pago registrado llega a confirmarse.
   • Total de pagos: el monto total de los pagos del archivo.
   1. Si el servicio reporta depósito, se agregan además Monto de comisión, IVA y Depósito por archivo.
6. Puedes descargar esta tabla dando clic en el icono Descargar a Microsoft Excel.

Al dar clic sobre una fecha en Consultar conciliación entras al detalle de los pagos de ese archivo.

1. En la esquina superior derecha puedes descargar los datos con los iconos Descargar a Microsoft Excel y Descargar archivo de conciliación.
2. A la izquierda se muestra un panel con la fecha del archivo y la leyenda Registro del día, seguido del conteo de Total de pagos, Pagos confirmados, Pagos registrados, Pagos pendientes, Pagos incompletos, Pagos no registrados y Pagos eliminados; los conteos de pendientes, incompletos y no registrados se marcan en rojo cuando son mayores a cero.
3. Si el servicio tiene comisión configurada, el mismo panel agrega Depósito, Monto de comisión, IVA y Total, y si hay pagos cancelados en el archivo, también Devoluciones.
4. Nota: si hay pagos de otros procesos de cobro sin actualizar, verás el aviso “Existen pagos de procesos sin actualizar” con un enlace al detalle de ese proceso.
5. Cuando hay pagos confirmados, se muestra el panel Folios relacionados (solo si alguno de los folios generados tiene comprobantes fiscales relacionados) con la tabla Fecha, Usuario, Folio y Monto; y el panel Pagos confirmados, con una tabla que indica con un icono si el pago cuadra con el monto esperado, y las columnas Fecha, Usuario, Razón social, Folios, Folios relacionados, Monto de comisión, IVA comisión y Monto. Nota: si un pago fue cancelado se marca con el aviso “Existe una devolución para este pago” junto a la fecha, y si su folio debe cancelarse, el folio se muestra en rojo con el aviso “Este folio debe ser cancelado”.
6. Cuando hay pagos registrados pendientes de confirmar, se muestra el panel Pagos registrados con una casilla por fila (y una casilla en el encabezado para marcarlas todas); selecciona las que quieras confirmar y haz clic en Aceptar.
7. Cuando hay pagos pendientes, incompletos o no registrados, se muestran sus paneles correspondientes (ver las secciones Pagos pendientes y Pagos incompletos de este artículo); el panel Pagos no registrados solo lista Fecha, Monto de comisión, IVA comisión y Monto, sin ninguna acción disponible.
8. Cuando hay pagos eliminados, se muestra el panel Pagos eliminados con las columnas Fecha, Usuario, Folios, Monto de comisión, IVA comisión y Monto.

Cuando consultas la conciliación de un mes completo que ya terminó (sin aplicar el filtro de fechas y sin ser el mes en curso), puedes generar un estado de cuenta imprimible por servicio.

1. Accede a Panel de control y selecciona la opción Pagos recurrentes con tarjeta.
2. Luego haz clic en la pestaña Conciliación y selecciona la opción Conciliación, sin aplicar ningún filtro de fechas y consultando un mes ya terminado.
3. En el panel Pagos confirmados aparecerá el icono Imprimir. Nota: este icono solo aparece si el mes consultado ya cerró; si consultas por rango de fechas o el mes en curso, no está disponible.
4. Si un solo servicio tiene pagos ese mes, da clic en el icono Imprimir y se abrirá directamente su estado de cuenta.
5. Si hay más de un servicio con pagos ese mes, da clic en el icono Imprimir para desplegar la lista de servicios y selecciona el que corresponda.
6. El estado de cuenta muestra el nombre y RFC de tu escuela, el Periodo y el Servicio, y una tabla con las columnas Fecha, Pagos reg., Monto bruto, Comisión, IVA y Monto neto por cada fecha con pagos.
7. Al final se presentan los totales de comisión del periodo: subtotal, IVA y Total a facturar, junto con la Fecha de generación del documento.

Algunos servicios de pagos recurrentes con tarjeta no comparten sus pagos automáticamente con Algebraix; para esos, el desglose de pagos se sube desde aquí.

1. Accede a Panel de control y selecciona la opción Pagos recurrentes con tarjeta.
2. Luego haz clic en la pestaña Conciliación y selecciona la opción Cargar archivo de conciliación.
3. Selecciona el Servicio al que corresponde la conciliación.
4. Si no hay ningún servicio disponible para cargar un archivo, verás el aviso “No se ha registrado ningún servicio de pagos recurrentes con soporte para conciliación fuera de línea”.
5. Según el Servicio elegido, la pantalla te pide uno de estos dos datos:
   • Si el proveedor del servicio trae los pagos automáticamente por internet, se muestra el campo Fecha: indica el día de los pagos a conciliar.
   • En cualquier otro caso, se muestra el control Archivo: selecciona el archivo con el desglose de pagos. Nota: solo se aceptan archivos de texto plano o Excel.
6. Da clic en Procesar para cargar la información.
7. Si el archivo se cargó correctamente, verás el aviso “Archivo de conciliación cargado, se registraron {cantidad} pagos”. Nota: Si no se registró ningún pago para el servicio elegido, el aviso indica “No se encontraron pagos correspondientes al servicio {servicio}”.

A diferencia de Consultar conciliación, que lista archivos cargados, esta opción busca directamente por los pagos registrados de un servicio en un rango de fechas.

1. Accede a Panel de control y selecciona la opción Pagos recurrentes con tarjeta.
2. Luego haz clic en la pestaña Conciliación y selecciona la opción Búsqueda de pagos.
3. En el panel Búsqueda entre fechas completa los tres campos:
   • Inicio: la fecha desde la que quieres buscar.
   • Fin: la fecha hasta la que quieres buscar.
   • Servicio: el servicio de pagos recurrentes con tarjeta a consultar. Nota: solo se listan los servicios que tienen soporte para conciliación fuera de línea; si tu escuela no tiene ninguno registrado, verás el aviso “No se ha registrado ningún servicio de pagos recurrentes con soporte para conciliación fuera de línea”.
4. Da clic en Buscar.
5. Si no hay pagos confirmados en ese rango para el servicio elegido, verás el aviso “No se han encontrado pagos confirmados”.
6. Cuando hay resultados, se muestra el panel Pagos confirmados con una tabla, un renglón por pago, con las columnas Fecha, Usuario, Razón social, Folios, Folios relacionados, Monto de comisión, IVA comisión y Monto; puedes descargarla dando clic en el icono Descargar a Microsoft Excel.
7. Si además hay pagos del rango que aún no se han conciliado, se muestra el panel Pagos pendientes con una tabla con las columnas Fecha de pago, Servicio, Usuario, Razón social, Folios, Folios relacionados, Forma de pago y Monto.

Cuando se detecte un pago pendiente, este aparecerá en una tabla con diferentes opciones para que puedas gestionarlo adecuadamente:

• Pago cancelado: Esta opción permite anular un pago. Una vez cancelado, el movimiento se traslada a la tabla de Pagos confirmados, donde se mostrará con el estatus “Cancelado”, manteniendo un historial claro y actualizado del registro.
• Aplicar pago: Se genera el folio correspondiente al concepto que originalmente se intentaba pagar.
• Conciliar con folio existente: Asocia el pago con un folio ya registrado del estudiante identificado, siempre que coincidan el monto y la fecha.

Si Algebraix no logra vincular la información del pago con ningún concepto o estudiante, no se mostrará ninguna opción de conciliación.

Cuando se detecte un pago incompleto, este aparecerá en una tabla con diferentes opciones para que puedas gestionarlo adecuadamente:

• Pago cancelado: Esta opción permite anular un pago. Una vez cancelado, el movimiento se traslada a la tabla de Pagos confirmados, donde se mostrará con el estatus “Cancelado”, manteniendo un historial claro y actualizado del registro.
• Aplicar pago: Se genera el folio correspondiente al concepto que originalmente se intentaba pagar.
• Pagar cobro existente: Te permitirá seleccionar un cargo pendiente en el estado de cuenta del estudiante que coincida con el monto recibido.
• Conciliar con folio existente: Asocia el pago con un folio ya registrado del estudiante identificado, siempre que coincidan el monto y la fecha.

Si Algebraix no logra vincular la información del pago con ningún concepto o estudiante, no se mostrará ninguna opción de conciliación.

Nota: eliminar un registro del día es una acción exclusiva de Algebraix; ni el administrador de tu escuela ni ningún operador pueden hacerlo, aunque tengan asignado el permiso de conciliación.

En el detalle de un registro del día (ver Detalle del registro del día), Algebraix puede hacer clic en el botón Eliminar registro para eliminarlo; se le preguntará “¿ Está seguro que desea eliminar el registro de pagos recurrentes ?”.

• Confirmados: Transacciones recibidas y procesadas correctamente, sin errores.
• Registrados:Transacciones ingresadas manualmente por medio del importe.
• Pendientes:Transacciones aplicadas que aún requieren validación para confirmar si fueron aprobadas o rechazadas.
• Incompletos:Transacciones aplicadas al usuario, pero de las cuales no se ha recibido notificación.
• No registrado:Transacciones que se han recibido, pero no se encuentran en los registros del sistema.
• Eliminado:Transacciones que han sido canceladas o removidas de los registros por alguna razón.

Para que el operador pueda realizar estas configuraciones, es necesario asignarle el siguiente permiso al momento de agregarlo o modificar su perfil:

• Desde “Permisos globales” > Colegiatura > PAGOS RECURRENTES CON TARJETA.
  • Conciliación: Permite revisar la conciliación del servicio de pagos recurrentes con tarjeta, incluida la impresión del estado de cuenta.

El administrador de la escuela consulta estas pantallas sin necesidad de asignarle ningún permiso.