Migraciones y graduaciones #

Este procedimiento te permite graduar a los estudiantes que han concluido de manera satisfactoria el último grado de un nivel educativo y migrar a estudiantes al siguiente grado académico dentro de la institución. Durante este proceso, se pueden reprobar estudiantes o gestionar solicitudes de nuevos ingresos.

Antes de cerrar un sub ciclo y proceder con las migraciones, asegúrate de que:

1. Todas las calificaciones de los periodos estén capturadas, procesadas y publicadas.
   • Para hacer la consulta debes ir a Panel de control en el apartado Configuración cíclica selecciona la opción de Periodos.
   • Selecciona el periodo y asegúrate de que aparezca con la palomita de Publicado.
2. Los estudiantes que se darán de baja hayan sido desactivados desde su perfil individual.
   • Ingresa al perfil de un estudiante.
   • Despliega el menú Desactivar.
   • Selecciona la opción Desactivar.
   • Despliega el menú Razón y selecciona la razón por la que se desactiva al estudiante.
   • Agrega la fecha a partir de la cuál se desactivará al estudiante.
   • Sugerimos dar de baja al estudiante con la casilla de Baja manteniendo el historial académico.
   • Puedes hacer la eliminación de los cobros pendientes del estudiante seleccionándolos.
   • Para desactivar haz clic en el botón Desactivar.
3. Todos los grupos cuenten con un sub ciclo activo.
   • Para hacer esta revisión ve al Panel de control en el apartado de Configuración cíclica selecciona la opción de Sub ciclos.
     
   • Selecciona el sub ciclo que necesitas revisar.
   • En la parte baja de esta pantalla te aparecen los grupos relacionados.

Importante: En preparatoria, asegúrate de incluir los grupos pares en el sub ciclo abierto y eliminarlos una vez concluida la migración.

La graduación es el primer paso a llevar a cabo en este proceso y aplica únicamente para el grado más alto que ofrece el colegio (por ejemplo, sexto semestre de preparatoria).

1. Para graduar ingresa a Panel de control y en apartado Seguimiento académico selecciona la opción de Migraciones y graduaciones.
2. Selecciona la opción Graduaciones.
3. Despliega el menú Grupo y selecciona el grupo a graduar.
4. Haz clic en Graduar grupo.
5. Marca la casilla correspondiente a cada estudiante a graduar y haz clic en Aceptar.

Importante: Una vez graduados, ni los estudiantes ni sus padres de familia tendrán acceso a la plataforma.

Concluida la graduación, puedes comenzar con la migración, antes de iniciar es recomendable preparar las listas de grupos. El proceso de migración debe realizarse comenzando por el grado más alto hacia el menor (por ejemplo, iniciar con tercero de secundaria).

1. Para migrar ingresa a Panel de control y en apartado Seguimiento académico selecciona la opción de Migraciones y graduaciones.
2. Selecciona Migraciones.
3. Despliega el menú Grupo destino y selecciona el grupo al cuál vas a migrar a los estudiantes.
   • Si algún estudiante no avanzará al siguiente grado, debe seleccionarse Reprobar.
4. En el selector de Grupos despliega el campus (si aplica), la sección y grado para hacer la selección del grupo origen y haz clic en Aceptar.
5. Marcar la casilla de cada estudiante a migrar.
   • Nota: Si no estás seguro de que los estudiantes permanecerán en el grupo asignado, no selecciones la opción “Inscribir en clases del grupo”.
6. Haz clic en Aceptar para confirmar la migración.
   • Nota: Repite este procedimiento para cada grupo a migrar.
7. Si existen estudiantes solicitantes, actívalos desde Panel de control en el apartado Seguimiento académico selecciona la opción Solicitantes. Una vez dentro del módulo, selecciona el ciclo, las secciones y haz clic en Aceptar.
8. Selecciona a los estudiantes solicitantes que vas a activar marcando la casilla del lado izquierdo.
9. Selecciona el grupo en el que quedará inscrito el solicitante y haz clic en Activar solicitantes.
   • Importante: Si no estamos seguros de que el grupo seleccionado será el del estudiante, no marcar la casilla “Inscribir en clases del grupo”.
10. Concluida la migración, debes cerrar el sub ciclo anterior desde Panel de control en el apartado Configuración cíclica seleccionando la opción Sub ciclos.
    • Nota: En caso de que se hayan agregado grupos a este sub ciclo para poder hacer la migración, no olvidar quitar los mismos.
    • Ve a Panel de control > Configuración cíclica > Sub ciclos > Selecciona el sub ciclo en donde se encuentran estos grupos.
    • Haz clic en Modificar.
    • En la parte inferior de la pantalla, quita la casilla de los grupos que no deban estar en el sub ciclo.
    • Haz clic en Aceptar para guardar el cambio.
11. En Panel de control > Configuración cíclica > Sub ciclos > Selecciona el sub ciclo a cerrar.
12. Haz clic en Cerrar.

1. Eliminar horarios antiguos (Importante: Si los cambios son menores, este paso puede omitirse):
   • Si los horarios de clase cambian radicalmente, elimínalos desde Panel de control > Secciones.
   • Selecciona la sección a la que se le eliminará el horario.
   • Despliega el menú General y selecciona Eliminar horarios.
     • Nota: En este paso puedes cambiar al profesor de cada clase.
   • Para eliminar el horario haz clic en Eliminar horarios.
2. Crea o duplica los sub ciclos académicos:
   • Ve a Panel de control > Sub ciclos.
   • Selecciona un sub ciclo anterior en la tabla Sub ciclos inactivos y haz clic en Duplicar.
   • Indica el nombre del nuevo sub ciclo, el ciclo al que pertenece y los grupos asociados.
   • Marca todos los periodos a duplicar y actualiza sus nombres y fechas.
   • Haz clic en Aceptar para guardar y luego en Abrir para activar el nuevo sub ciclo.
3. Configura las opciones en tus periodos académicos:
   • Accede a Panel de control > Configuración cíclica > Periodos.
   • Selecciona el periodo a trabajar y haz clic en Abrir en aquello que necesites tener habilitado.
4. Asignación de profesores nuevos (Importante: Si no tienes profesores nuevos o cambios de profesores titulares de grupo o clase, puedes omitir este paso):
   • Ve a Panel de control > Profesores > Agregar profesor.
   • Para cambio de profesor titular de grupo, ve a Panel de control > Planes de estudios > Selecciona el plan de estudios > Grupos > Selecciona el grupo > Modificar > General.
5. Configuración de horarios:
   • Accede a Panel de control > Planes de estudio > Selecciona plan de estudios > Grupos > Selecciona el grupo.
   • Para modificar el horario despliega Modificar > General.
   • En la parte media de la pantalla te aparece el apartado de Clases.
   • En el nombre de la clase a modificar, haz clic en el lápiz .
   • En el formulario se habilita el campo Salón para que selecciones uno nuevo si hace falta.
   • En la tabla del lado derecho de la pantalla debes ajustar el nuevo horario dando clic en cada casilla para completar el horario.
     
   • Editado el horario de clase haz clic en Guardar cambios.
   • Editadas todas las clases necesarias haz clic en el ícono inferior derecho para guardar .
6. Desactiva a los profesores no vigentes:
   • Ingresa al perfil de un profesor > Desactivar.
   • Se te mostrará una pantalla de confirmación, haz clic en Desactivar.
7. Verifica las inscripciones de clases.
   • Revisa las inscripciones de clases desde Panel de control > Planes de estudios > Selecciona el plan de estudios > Grupos.
   • Selecciona el grupo a revisar y haz clic en Inscripciones.
   • Para inscribir a todos los estudiantes del grupo a las clases, selecciona las mismas marcando la casilla de su lado izquierdo.
   • Si no todos los estudiantes se inscriben en las mismas clases, haz la inscripción por clases ingresando desde Panel de control > Planes de estudios > Selecciona plan de estudios > Grupos.
   • Selecciona el grupo donde están estas clases y despliega Clases.
   • Selecciona la clase a la que vas a ajustar las inscripciones y haz clic en Inscripciones.
   • Selecciona el grupo en el que se encuentran inscritos los estudiantes que vas a inscribir en esta clase.
   • Se te muestra todo el listado de estudiantes, selecciona los que correspondan marcando la casilla de su lado izquierdo.
   • Para inscribir haz clic en Aceptar.

Nota: Si tu interfaz también tiene configurada la parte administrativa, deberás seguir los pasos indicados en el apartado de “Migración administrativa”.

1. Revisa que los montos de colegiatura sean los que van a aplicar para este nuevo ciclo escolar. Ingresa a Panel de control > Configuración financiera > Colegiatura base.
2. Para el cambio de montos de colegiatura ve a Panel de control > Configuración financiera > Colegiatura base > Actualizar colegiatura base.
   • En el apartado Colegiatura base indica el monto de colegiatura que se cobrará.
   • En el apartado de Grupos despliega Campus > Sección > Grado y selecciona el o los grupos a los que vas a modificar la colegiatura y haz clic en Aceptar.
   • Importante: Este procedimiento se debe realizar con todos los grupos a los que se tenga que ajustar el monto de colegiatura.
3. Realiza la eliminación de becas (Nota:Este proceso debe llevarse a cabo únicamente cuando sea aplicable).
   • En Panel de control > Configuración financiera > Colegiatura base > Eliminar becas.
   • Selecciona el tipo de beca que deseas eliminar: becas aplicadas en Colegiatura o en Inscripciones marcando la casilla de su lado izquierdo.
   • Selecciona la o las razones de becas a eliminar marcando la casilla del lado izquierdo.
   • En el apartado de despliega el apartado de Grupo > Campus > Sección > Grado y selecciona el o los grupos donde están los estudiantes a los que se les va a eliminar la beca.
     • Nota: Puedes seleccionar también a estudiantes Solicitantes, Graduados, Desactivados.
   • Haz clic en Eliminar.
   • Aparece un mensaje de confirmación, haz clic en Eliminar
4. Cierra los periodos de sub ciclos administrativos anteriores.
   • Panel de control > Configuración cíclica > Periodos > Despliega el sub ciclo donde se encuentran los periodos abiertos.
   • Selecciona el periodo que tengas abierto para Cobros y pagos.
   • En el apartado Estado de periodo selecciona Cerrar.
5. Para cerrar el sub ciclo administrativo selecciona Panel de control > Configuración cíclica > Sub ciclos.
   • Selecciona el sub ciclo a cerrar y haz clic en Cerrar.
6. Crear nuevo sub ciclo administrativo (Importante: Antes de crear el nuevo, asegúrate de verificar que no exista ya en la plataforma.)
   • Puedes duplicar un sub ciclo administrativo existente desde Panel de control > Configuración cíclica > Sub ciclos.
   • En el apartado de Sub ciclos inactivos, selecciona el sub ciclo a duplicar y haz clic en Duplicar.
   • Agrega el nombre que darás al nuevo sub ciclo en el apartado Nombre sub ciclo nuevo y despliega el apartado de Ciclo para seleccionar el ciclo escolar al que corresponde.
   • En la tabla Grupos puedes seleccionar a tus estudiantes Solicitantes, Graduados, Desactivados.
   • En el apartado de Grupos, debes seleccionar todos los grupos del colegio que deben emitir pagos, sin importar el plan de estudios al que pertenezcan.
   • En el apartado de Periodos selecciona, dando clic en la casilla de la izquierda, los periodos que quieras duplicar.
   • Selecciona el periodo para poder hacer la edición del Nombre del periodo, la Fecha inicial y Fecha final del mismo.
   • Para guardar haz clic en Aceptar.
7. Abre el el sub ciclo desde Panel de control > Configuración cíclica > Sub ciclos > Selecciona el sub ciclo > Abrir.
8. Agregar becas a los estudiantes (Importante: Este paso solo es necesario si necesitas aplicar nuevas becas a tus estudiantes).
   • Ve al perfil del estudiante al que aplicarás la beca.
     • Nota: En la parte superior derecha de la pantalla tienes un buscador de usuarios.
   • Despliega el menú Estado de cuenta > Becas.
   • En el formulario que aparece selecciona:
   • Concepto en el que se aplicará la beca: Colegiatura o Inscripciones.
   • Despliega el menú Razones y selecciona la beca a aplicar al estudiante.
   • Indica la cantidad de beca (para cambiar a porcentaje de beca haz clic en el icono de porcentaje %).
   • Selecciona Mostrar detalles de beca a estudiantes y padres de familia si deseas que puedan ver el detalle de las becas aplicadas.
   • Clic en Aceptar para agregar la beca.
9. Genera los recargos correspondientes a cobrar para cada período. Nota: Aplica si cobras penalizaciones por pagos tardíos.
   • Ve a Panel de control > Configuración financiera > Recargos/Descuentos automáticos.
   • Despliega Recargos > Agregar recargo.
   • Llena cada uno de los campos que aparecen en el formulario.
   • Selecciona los grupos desplegando Grupos > Campus > Sección > Grado > Selecciona el o los grupos > Aceptar.
     • Importante: Se debe registrar un recargo por cada período.
   • Puedes hacer una copia de recargos existentes desde Panel de control > Configuración financiera > Recargos/Descuentos automáticos.
   • Despliega Recargos > Copiar recargos.
   • Selecciona el sub ciclo y elige el período del cual realizarás la copia.
   • Selecciona el recargo en la casilla de su lado izquierdo y haz clic en Aceptar.
   • Selecciona el sub ciclo y el periodo al que copiarás el recargo y haz clic en Aceptar.
   • Cambia el Nombre del periodo, la Fecha de referencia bancaria y la Fecha límite y haz clic en Aceptar.
10. Agregar descuentos (Aplica si otorgas descuentos en tus periodos de cobro).
    • Ve a Panel de control > Configuración financiera > Recargos/Descuentos automáticos.
    • Despliega Descuentos automáticos > Agregar descuento automático.
    • Llena el formulario que ahí te aparece y en el apartado de Grupos > despliega Campus > Sección > Grado > Selecciona el o los grupos > Aceptar.
    • Importante: Se debe registrar un descuento por cada período.
11. Abrir un periodo para cobros y pagos desde Panel de control > Configuración cíclica > Periodos > Despliega el sub ciclo > Selecciona el periodo > Abrir.
    • Importante: Esta acción te permitirá comenzar a recibir pagos.
12. Procesa los pagos recurrentes para cargar los períodos de cobro a los estados de cuenta de los estudiantes.
    • Hazlo desde Panel de control > Configuración financiera > Procesar cobros recurrentes.
    • Selecciona el periodo que quieres procesar.
    • Revisa cada uno de los pasos que te aparecen en pantalla dando clic en la flecha para avanzar.
    • En Confirmar marca cada una de las casillas para poder dar clic en Aceptar.
    • Aparecerá una barra de progreso indicando que se están procesando los cobros recurrentes del periodo.
    • Importante: Este procedimiento debe realizarse para cada uno de los períodos que deseas que aparezcan en el estado de cuenta de tus estudiantes.
13. Procesar descuentos desde Panel de control > Configuración financiera > Recargos/Descuentos automáticos.
    • Despliega Procesar > Procesar descuentos automáticos.
    • Selecciona los descuentos a procesar y haz clic en Agregar/Actualizar.
    • Aparecerá una barra de progreso indicando que se están procesando los descuentos.

Para que el operador pueda realizar estas configuraciones, es necesario asignarle los siguientes permisos al momento de agregarlo o modificar su perfil:

• Aparece en el apartado “Permisos por grupo” > Migraciones.
  • Graduaciones: Permitirá que el operador lleve a cabo la graduación de los estudiantes del colegio.
  • Migraciones entre grupos: Permitirá que pueda llevar a cabo el proceso de migración de un grado a otro de los estudiantes.

• Importante: Toma en cuenta que para el resto de configuraciones necesarias en el proceso de migraciones y graduaciones, el operador debe contar con los permisos necesarios de cada menú.