Procesos de inscripción

Es el proceso mediante el cual se determina si los estudiantes del colegio continuarán en la institución educativa para el siguiente ciclo escolar. Además, este proceso permite agregar los conceptos de inscripción al estado de cuenta del estudiante, configurando previamente las opciones de pago.

1. Desde tu “Panel de control” selecciona Procesos de inscripción.
2. Da clic en Crear proceso de inscripción.
3. Deberás llenar la información solicitada.
   • Nombre: Agrega el nombre que darás a tu proceso de inscripción.
   • Descripción: Agrega una descripción para este proceso.
   • Instrucciones: Agrega las instrucciones que deseas darle a los padres de familia o estudiantes con supervisión propia.
   • Opciones:
     • Confirmación de datos obligatoria: Los usuarios relacionados a este proceso de inscripción, deberán confirmar los datos que tienes registrados de ellos en plataforma.
     • Descarga de archivos adjuntos obligatoria: Los usuario relacionados a este proceso de inscripción deberán descargar obligatoriamente los documentos que tu relaciones a dicho proceso.
     • Descarga de constancias obligatoria: Los usuario relacionados a este proceso de inscripción deberán descargar obligatoriamente las constancias que relaciones a dicho proceso.
     • Incluir a estudiantes con suspensión: Se incluirán a aquellos estudiantes que estén suspendidos del colegio.
     • Mostrar opciones habituales del menú: A los usuarios involucrados en el proceso de inscripciones se les seguirán mostrando todas las opciones de navegación disponibles dentro de su perfil.
   • Adjuntar archivo: Al dar clic en el clip podrás agregar archivos a tu proceso de inscripción.
     • Nota: Puedes agregar máximo 5 archivos.
4. Despliega el menú Grupos.
   • Despliega el “Campus”, la “Sección” y el “Grado” para hacer la selección de o los grupos que deseas que tengan este proceso de inscripción.
   • Importante: La selección de grupos específicos es opcional. Si no seleccionas grupos, deberás agregar estudiantes de forma individual antes de poder abrir el proceso de inscripciones.
5. Para guardar da clic en Aceptar.
6. Da clic en el menú Procesos de inscripción.
7. Haz clic en el nombre del proceso que acabas de crear.
   • Modificar: Da clic en esta opción si deseas hacer alguna modificación en el proceso creado.

Para poder relacionar un cobro a un proceso de inscripción, previamente debiste haberlo dado de alta desde cobros únicos. (Consulta el artículo Inscripciones/Cobros únicos).

1. En tu “Panel de control” selecciona Procesos de inscripción.
2. Da clic en el nombre del proceso al que quieres agregar una opción de pago.
3. Haz clic en Opciones de pago.
4. Crear opción de pago:
   • Nombre: Indica el nombre que aparecerá a los usuarios para esta opción de pago.
   • Descripción: Puedes agregar una descripción que te sea útil para esta opción de pago.
5. Procesos de inscripción:
   • Despliega el menú Mostrar ciclo y selecciona el ciclo escolar al que corresponda tu proceso de inscripción.
     • Mostrar ciclos inactivos: Puedes habilitar esta opción para que se muestren ciclos escolares que no estén activados.
   • Crear opción de pago: Selecciona el o los cobros que deseas asociar a tu proceso de inscripciones.
6. Da clic en Asociar.
7. Del lado derecho de la pantalla, en el apartado de “Crear opción de pago” da clic en Aceptar.

1. Desde tu “Panel de control” selecciona Procesos de inscripción.
2. Selecciona el nombre del proceso que quieres abrir.
   • IMPORTANTE: Si al momento de crear tu proceso relacionaste grupos a este basta con que des clic en la opción Abrir.
3. Te aparecerá un mensaje de confirmación, da clic en Abrir proceso.

Si al momento de crear tu proceso no relacionaste grupos, debes agregar estudiantes a dicho proceso para poder abrirlo.

1. Desde tu “Panel de control” selecciona Procesos de inscripción.
2. Da clic en el nombre del proceso al que deseas agregar estudiantes.
3. Despliega el menú Estadísticas y selecciona la opción Agregar estudiante si deseas incorporar a un estudiante específico a este proceso.
   • Comienza a escribir el apellido del estudiante que quieres agregar para que el sistema te arroje las coincidencias.
     
4. Para agregar da clic en Aceptar.
5. Despliega el menú Estadísticas y selecciona Agregar múltiples estudiantes si lo que deseas es incorporar a más de un estudiante a este proceso.
6. En Grupos despliega el “Campus”, la “Sección”, y el “Grado” para seleccionar el o los grupos en donde están los estudiantes que deseas agregar.
7. Haz clic en Aceptar.
8. Se te enviará a una pantalla con el listado de estudiantes de cada uno de los grupos que seleccionaste. Marca la casilla que se encuentra del lado izquierdo de su nombre para seleccionarlos.
9. Da clic en Aceptar.
10. Ya que haz agregado a los estudiantes, da clic en Abrir.
11. Te aparecerá un mensaje de confirmación, haz clic en Abrir proceso.

1. Desde tu “Panel de control” selecciona Procesos de inscripción.
2. Selecciona el proceso del cuál quieres revisar las estadísticas.
3. Despliega “Estadísticas” y selecciona Estadísticas.
4. Se mostrará una tabla con el reporte de inscripciones en donde observarás:
   • Estado:
     • Asignado: Se ha confirmado que el estudiante continuará con su inscripción en el colegio.
     • Sin asignar: No se ha realizado el proceso de inscripción.
     • Pendiente: El padre de familia o estudiante con supervisión propia indicaron que realizarán el proceso después.
   • Aprobado por: Muestra la persona que validó y aprobó que el estudiante completo el proceso de inscripción.
   • Sección: La sección a la que pertenece el estudiante.
   • Grado: El grado al que pertenece el estudiante.
   • Grupo: El grupo al que pertenece el estudiante.
   • Estudiante: El nombre del estudiante.
   • Matrícula: La matrícula del estudiante.
   • Nuevo grado: El grado al que pasará el estudiante una vez iniciado el nuevo ciclo escolar.
   • Usuario: El usuario que indicó que si se continuaría con el proceso de inscripción en el colegio.
   • Opción de pago: La opción de pago que fue seleccionada al momento de continuar con el proceso de inscripción.
   • Fecha: La fecha y hora en la que se indicó que si se va a continuar con el proceso de inscripción.
   • Acciones:
     • Aprobar: Aprueba que el estudiante continuará con el proceso de inscripción.
     • Reasignar: Puedes seleccionar otro concepto de pago relacionado con el proceso de inscripción para asignarlo al estudiante.
     • Restablecer: Restablece las opciones del proceso de inscripciones para el estudiante.
     • Eliminar: Elimina al estudiante del proceso de inscripciones.
     • Asignar: Selecciona un concepto de cobro relacionado con el proceso de inscripciones para vincularlo al estudiante.
     • Pagado: Indica si se ha llevado a cabo el pago o no de la opción de pago que has relacionado al estudiante.
5. Esta información la puedes descargar a Excel dando clic en el ícono de la parte superior derecha de la tabla.

Cuando determines que este proceso ya no debe estar disponible para los usuarios deberás cerrarlo.

1. Desde el “Panel de control” selecciona Procesos de inscripción.
2. Da clic en el nombre del proceso que deseas cerrar.
3. Haz clic en Cerrar.
4. Te aparecerá un mensaje de confirmación da clic en Cerrar proceso.

Para que el operador pueda trabajar con los procesos de inscripción, es necesario asignarle los siguientes permisos al momento de agregarlo o modificar su perfil:

• Desde “Permisos globales” > Procesos de inscripción.
  • Agregar: Le permite agregar un proceso de inscripción.
  • Consultar: Le permite consultar los procesos ya creados.
  • Modificar: Puede modificar los procesos creados.
• Desde “Permisos por grupo” > Procesos de inscripción.
  • Procesos de inscripción:
    • Abrir proceso: Puede abrir los procesos de inscripciones creados.
    • Agregar estudiante: Puede agregar estudiantes a un proceso de inscripciones.
    • Cerrar proceso: Puede cerrar los procesos de inscripciones abiertos.
    • Consultar: Puede consultar los procesos de inscripciones creados.
    • Eliminar: Puede eliminar a estudiantes de un proceso de inscripciones.
    • Modificar: Puede modificar un proceso de inscripciones.
    • Opciones de pago: Puede configurar las opciones de pago para los procesos de inscripciones.
    • Reasignar: Puede hacer la reasignación de opciones de pago a los estudiantes del proceso de inscripciones.
    • Restablecer: Puede restablecer el proceso de inscripciones para los estudiantes.