Firmas Digitales

La función Firmas Digitales te permite que un padre, madre o estudiante firme electrónicamente un documento del colegio (por ejemplo una carta de inscripción o una autorización de domiciliación de pagos) directamente desde Algebraix, sin necesidad de imprimir, firmar a mano y volver a escanear. Cada documento firmado se guarda en el sistema listo para consultarse o descargarse.

IMPORTANTE: Esta opción solo aparece en tu Panel de control, dentro de Configuración del Sistema, cuando Algebraix ya configuró un precio para el servicio en tu colegio. Si no la ves, contacta a soporte técnico.

1. Desde el Panel de control, en el apartado Configuración del Sistema selecciona Firmas Digitales.
2. Llegarás a la pestaña Firmas Digitales, con la tabla de documentos y las columnas Nombre, Versión, Tipo de proceso, Usado en, Fecha de creación, Creado por y Acciones.
   • El Nombre de un documento desactivado muestra la etiqueta Inactivo; junto a él aparece un identificador corto que puedes copiar dando clic (verás el aviso ID copiado).
   • Tipo de proceso distingue con un color distinto cada uno de los procesos que pueden pedir la firma: Proceso de inscripción, Inscripciones por internet, Primer inicio de sesión y Pago recurrente.
   • Usado en indica en qué proceso de inscripción, inscripción en línea, primer inicio de sesión o pago recurrente está referenciado ese documento en este momento, o Sin uso activo si no está asignado a ninguno.

1. Si tienes documentos desactivados, verás el interruptor Mostrar inactivos para incluirlos en la tabla.
2. Para dar de alta un documento nuevo, da clic en el botón + (Agregar Documento). Se abrirá un formulario arriba de la tabla con estos campos:
   • Nombre: mínimo 4 caracteres.
   • Descripción.
   • Tipo de proceso: elige entre Inscripciones por internet, Proceso de inscripción, Primer inicio de sesión y Pago recurrente.
     • Si eliges Primer inicio de sesión, aparece además ¿Quién firma? con las opciones Estudiante y Padre de familia.
   • Archivo PDF: solo se aceptan archivos PDF reales (aunque el archivo tenga extensión .pdf, si su contenido no lo es verás Solo se permiten documentos PDF) y de hasta 15 MB (de excederlo, verás El archivo excede el tamaño máximo permitido).
3. Da clic en Guardar para continuar (o Cancelar para descartar el formulario).
   • Nota: Al guardar un documento nuevo, la plataforma abre de inmediato la pantalla para colocar los campos de firma (siguiente sección). Si la cierras sin guardar una distribución de campos, el documento que acabas de subir se elimina automáticamente: no queda un documento sin campos de firma configurados.
4. Sobre cada documento activo, la columna Acciones ofrece, en este orden: Editar campos, Historial de versiones, Subir nueva versión, Descargar, Desactivar y Eliminar.
   • Subir nueva versión abre el mismo formulario de alta (Nombre, Descripción, Tipo de proceso, Archivo PDF) para reemplazar el PDF del documento; al guardar, también pasas por la pantalla de campos de firma.
   • Historial de versiones abre una ventana con la lista de versiones del documento (marcando cuál es la vigente) y el archivo PDF de cada una.
   • Al dar clic en Eliminar se te pedirá confirmar ¿Eliminar este documento y todas sus versiones?.
     • Nota: Un documento que ya tiene firmas registradas no se puede eliminar (verás Este documento tiene firmas realizadas y no se puede eliminar. Puedes desactivarlo.); solo puedes desactivarlo.
     • Nota: Si el documento está asociado a un módulo activo —los que muestra la columna Usado en: proceso de inscripción, inscripción por internet, primer inicio de sesión o pago recurrente—, no puedes ni eliminarlo ni desactivarlo. Primero cambia el documento de firma en ese módulo y después vuelve aquí. Reactivar un documento inactivo sí está permitido siempre.
5. Sobre un documento inactivo solo están disponibles Descargar y Reactivar.

Nota: En la barra de navegación de Firmas Digitales verás también la pestaña Gestión de sobres. Esa la opera Algebraix —es donde se compran y se cargan los sobres disponibles—, así que desde tu colegio no podrás abrirla.

Esta pantalla se abre automáticamente al guardar un documento nuevo o una versión nueva, o al dar clic en Editar campos sobre un documento existente.

1. Verás el título Coloca los campos de firma con el nombre del documento, y la instrucción Da clic y arrastra un campo sobre el documento.
2. El documento se muestra página por página. Por cada página tienes los botones para agregar: Firma, Nombre, Fecha, Fecha y hora, Iniciales y Campo de datos.
   • Los campos Firma, Nombre, Fecha, Fecha y hora e Iniciales los llena la propia herramienta de firma en el momento en que la persona firma.
   • Campo de datos se rellena automáticamente con un dato que ya existe en Algebraix (por ejemplo el nombre del estudiante o su domicilio). Al colocarlo debes usar Vincular a un campo de datos para elegir, de un catálogo agrupado por tipo de dato, cuál valor debe mostrar.
3. Puedes arrastrar cualquier campo ya colocado —incluso llevarlo a otra página— y, si es de tamaño ajustable (Firma, Iniciales, Campo de datos, Fecha y hora), cambiar su tamaño desde una de sus esquinas. El botón Quitar campo lo elimina.
4. Si el Tipo de proceso del documento es Proceso de inscripción, cada campo de firma trae además un selector de Firmante (Firmante 1 o Firmante 2) para indicar a cuál de los dos firmantes le corresponde.
5. Vista previa muestra el documento con datos de ejemplo tal como se vería firmado, sin afectar ningún sobre ni iniciar una firma real; el mismo botón cambia a Editar para regresar a acomodar los campos.

1. Al final de la pantalla puedes activar CC a todos los administradores para que, cuando el documento quede firmado, se envíe una copia del PDF firmado (sin que ese destinatario firme nada) a todos los administradores y operadores del colegio.
   • Si lo dejas apagado, aparece en su lugar CC a usuarios específicos, donde eliges de una lista (con nombre y apellido) a los administradores u operadores puntuales que deben recibir esa copia.
2. Da clic en Guardar para conservar la distribución de campos, o Cancelar para salir sin guardar.
   • Debes colocar al menos un campo de Firma; si no lo haces, verás Agrega al menos un campo de firma.
   • Todo Campo de datos que hayas colocado debe quedar vinculado a un valor; si no, verás Un campo de datos debe estar vinculado a un valor.

1. Desde el Panel de control, en Configuración del Sistema selecciona Firmas Digitales y luego la pestaña Uso de este mes.
2. Elige el Mes y el Año que quieres consultar.
3. Arriba de la tabla verás el total de Documentos firmados en ese mes.
4. Puedes filtrar por Nombre del firmante, Módulo (Todos, o alguno de los cuatro procesos que piden firma), Firmado por (Todos, Padre de familia o Estudiante) y, cuando aplique, Sección.
   • Si el mes filtrado tiene documentos de más de un Módulo, la tabla muestra Subtotales por módulo.
5. La tabla lista, por cada firma completada: Documentos, Módulo, Firmado por (con un ícono según el rol de quien firmó), Sección, Grado, Grupo y Fecha.
   • Cuando el documento pedía la firma de ambos padres, se listan ambos firmantes con su propia fecha en la misma fila.
   • En la columna de acción, Ver documento firmado abre el PDF ya firmado; si el documento fue anulado, el botón aparece deshabilitado con el aviso Este documento fue anulado.

1. Exportar a Excel descarga un archivo de Excel con las filas del mes y filtros que tengas activos en pantalla (el botón se deshabilita si no hay filas que exportar).
2. Descargar PDFs descarga en un solo archivo ZIP los PDFs firmados del mes, respetando el filtro de Módulo que tengas activo (el botón se deshabilita si ninguna de las filas visibles tiene un PDF firmado disponible).

Para que el operador pueda realizar estas configuraciones, es necesario asignarle los siguientes permisos al momento de agregarlo o modificar su perfil:

• Desde “Permisos globales” > Configuración general > FIRMAS DIGITALES.
  • Consultar: Permite ver el catálogo de documentos de Firmas Digitales y el historial de versiones de cada uno.
  • Agregar Documento: Permite subir un documento nuevo y colocar sus campos de firma.
  • Editar campos: Permite modificar la distribución de campos de firma de un documento existente.
  • Subir nueva versión: Permite reemplazar el PDF de un documento por una versión nueva.
  • Descargar: Permite descargar el PDF de un documento del catálogo.
  • Desactivar: Permite desactivar y reactivar un documento.
  • Eliminar: Permite eliminar un documento (solo si todavía no tiene firmas registradas).
• Desde “Permisos globales” > Configuración general.
  • Uso de este mes: Permite consultar la pestaña Uso de este mes, exportar el Excel y el ZIP de PDFs firmados, y ver el documento firmado de una solicitud.

El administrador de la escuela consulta y opera estas pantallas sin necesidad de asignarle ningún permiso.