Estado de cuenta

Estado de cuenta te muestra, para un campus y un mes administrativo, todos los cargos del periodo y, si tu colegio tiene contratado el servicio de anticipos con Mattilda, cuánto de esos cargos ya fue anticipado al colegio y cuánto todavía podría anticiparse. No hace falta generar la información ni esperar un proceso: lo cobrado y lo pendiente de las familias se leen al momento de la consulta, y las cifras de anticipos reflejan la última actualización del motor de anticipos.

IMPORTANTE: Algebraix activa esta pantalla colegio por colegio, y no depende de que tu colegio tenga contratado el servicio de anticipos: sin anticipos, el estado de cuenta muestra igual todos los cargos del periodo. Si en el apartado Configuración financiera de la pestaña Estadísticas no aparece Estado de cuenta, tu colegio todavía no la tiene activada: solicítala a soporte. Si eres operador, revisa también los permisos que se indican al final de este artículo.

1. Haz clic en la pestaña Estadísticas en la parte superior.
2. En el apartado Configuración financiera haz clic en Estado de cuenta.
3. Completa el formulario:
   • Campus: el campus del que quieres consultar el estado de cuenta.
   • Sub-ciclo administrativo: opcional; lista los sub-ciclos administrativos de los ciclos activos y, al elegir uno, el selector de Periodo muestra solo los periodos de ese sub-ciclo. Si lo dejas en Todos los subciclos, el selector de Periodo muestra los periodos administrativos más recientes de cualquier sub-ciclo.
   • Periodo: el periodo administrativo cuyo mes quieres consultar; se muestra con su fecha de inicio.
4. Haz clic en Mostrar.

Al dar clic en Mostrar aparece primero la sección Todos los cargos del periodo, con el aviso “Incluye todos los conceptos del campus (colegiaturas, recargos, cobros fijos, etc.) cuyo periodo administrativo inicia en [mes], anticipados o no. Es la cobranza total del mes.” y cuatro tarjetas:

• Cargos del periodo: cuántos cargos entran en la consulta.
• Monto neto: la suma de los cargos ya con beca aplicada y menos descuentos (incluido pronto pago); los recargos no se suman a cada cargo, se cuentan aparte como su propio tipo de concepto.
• Pendiente de cobro: Monto neto menos lo cobrado.
• Cobrado: los pagos aplicados a los cargos, menos las devoluciones.

Debajo, la sección Desglose por tipo de concepto repite esas mismas cuatro cifras (Cargos, Monto neto, Pendiente de cobro, Cobrado) por cada tipo de concepto (por ejemplo colegiaturas, cobros fijos, recargos), con una fila Total al final. Debajo de la tabla se explica cómo se calculan los montos: “Cómo se calculan: Monto neto = importe del cargo con IVA incluido (cuando aplica), ya con las becas aplicadas y menos los descuentos (incluido pronto pago). Los recargos no se suman a cada cargo: aparecen como su propio tipo de concepto. Cobrado = pagos aplicados al cargo menos devoluciones. Pendiente de cobro = Monto neto menos Cobrado.”

Arriba de estas secciones está el botón Descargar Excel completo, que descarga el mismo detalle en un archivo con el desglose por cargo y las mismas tablas resumidas que ves en pantalla, salvo Cobranza por fecha: en el archivo es una sola línea de total con una lista desplegable Fecha de Pago para elegir la fecha, en lugar de una línea por fecha.

Estas dos secciones solo aparecen cuando el campus consultado tiene contratado el servicio de anticipos con Mattilda y Mattilda ya anticipó al menos un cargo del mes consultado; si no, el estado de cuenta termina en Todos los cargos del periodo.

Cargos anticipados muestra, con el texto de ayuda “Solo los cargos de [mes] que Mattilda ya anticipó al colegio. Base anticipada: la colegiatura sobre la que se calculó el anticipo. Neto anticipado: lo que Mattilda depositó al colegio por esos cargos. Pendiente y pagado: cuánto les falta pagar a las familias de esos mismos cargos y cuánto ya pagaron.”, las tarjetas:

• Cargos anticipados: cuántos cargos del mes ya fueron anticipados.
• Base anticipada: la colegiatura sobre la que se calculó el anticipo.
• Neto anticipado al colegio: lo que Mattilda depositó al colegio por esos cargos.
• Pendiente de pago de las familias: cuánto les falta pagar a las familias por esos mismos cargos.
• Pagado por las familias: cuánto ya pagaron las familias de esos mismos cargos.

Si además quedan cargos del mes todavía elegibles y sin anticipar, aparece la sección Por anticipar, con el aviso “Cargos elegibles que todavía no se han anticipado. El neto es una estimación con el factor vigente del campus y puede cambiar hasta que se ejecute el anticipo.” y las tarjetas:

• Cargos por anticipar: cuántos cargos elegibles siguen sin anticiparse.
• Base anticipable: la colegiatura de esos cargos.
• Neto estimado: una estimación de lo que se anticiparía, calculada con el factor vigente del campus; puede cambiar hasta que se ejecute el anticipo.

Cuando no quedan cargos elegibles sin anticipar, la sección Por anticipar no se muestra.

Debajo del resumen, el estado de cuenta muestra el mismo contenido del Excel completo organizado en paneles que puedes expandir o colapsar uno por uno, o todos a la vez con los botones Expandir todo y Colapsar todo:

• Estado de Cuenta: la tabla con el detalle de cada cargo, con filtro de texto (Filtrar) y paginación.
• Montos por Nivel: el Monto neto, Pendiente de cobro y Cobrado (y, con anticipos, los conteos y montos de anticipado/por anticipar) agrupados por Nivel Académico (Sección), Grado y Grupo, con un subtotal por sección y un total general.
• Montos por Estatus: las mismas cifras agrupadas por Nivel Académico (Sección) y Grado, con un bloque de tres columnas, una por cifra, por cada estatus de cobro presente en el mes (Pagado, Vencido, Pendiente, Cancelado) y, al final, el total de cada cifra; con anticipos, solo las columnas del total agregan las cifras de anticipado y por anticipar.
• Montos por Concepto: las mismas cifras agrupadas por Tipo de Concepto, Nivel Académico (Sección) y Grado, con un subtotal por tipo de concepto y un total general.
• Cobranza por fecha: el Monto neto, Pendiente de cobro, Cobrado y sus porcentajes, agrupados por fecha de pago (ordenadas de la más antigua a la más reciente, con “(sin pago)” al final) y un total general.
• Cobranza por concepto por mes: las mismas cifras de Cobranza por fecha, agrupadas por Tipo de Concepto en vez de por fecha.

Cuando aparecen las secciones de anticipos, cada una de estas tablas agrega, además de Monto neto/Pendiente de cobro/Cobrado, los conteos y montos de cargos ya anticipados y de cargos por anticipar de ese mismo corte.

Para que el operador pueda consultar el estado de cuenta, es necesario asignarle el siguiente permiso al momento de agregarlo o modificar su perfil:

• Desde “Permisos por grupo” > Estadísticas.
  • Estado de cuenta: permite consultar esta pantalla y descargar su Excel completo.

Este permiso no abre por sí solo la pestaña Estadísticas: para llegar a Estado de cuenta desde el menú, el operador necesita además alguno de los permisos que abren esa pestaña, descritos en Estadísticas. Como es un permiso por grupo, el operador solo ve en Campus los campus que tienen alguno de sus grupos, y en las tarjetas, el desglose, las tablas y el Excel solo cuentan los cargos de sus grupos; por eso sus totales pueden no coincidir con los del administrador, que ve todos los cargos del campus. El administrador de la escuela consulta esta pantalla sin necesidad de que se le asigne ningún permiso.