Cobros fijos generales

Un cobro fijo general es un tipo de cobro que puedes determinar que se aplique para todos los estudiantes de un grupo o bien, puedes dar de alta el cobro para que esté disponible y pueda ser cargado al estado de cuenta de los estudiantes de manera individual. Estos cobros tienen la particularidad de poder volverse recurrentes es decir, de agregarlos a todos los estudiantes de ciertos grupos en cada uno de sus periodos de cobro.

1. En tu Panel de control selecciona Cobros fijos generales.
2. Selecciona Crear cobro fijo.
3. En el formulario deberás proporcionar la siguiente información:
   • Nombre: Indica el nombre que tendrá tu cobro.
   • Precio: Agrega el costo que tendrá tu cobro.
   • Utilizar porcentaje del total del folio: Esta opción resulta útil cuando vas a generar un cobro de comisión. Es opcional dar clic en la misma.
   • IVA: Al desplegar, indicas si es IVA exento o del 16%.
   • Concepto SAT: Agrega el concepto SAT correspondiente a este cobro. Al comenzar a escribir, el sistema te mostrará coincidencias para que selecciones la opción adecuada.
   • Unidad SAT: Agrega la unidad SAT correspondiente a este cobro. Al comenzar a escribir, el sistema te mostrará coincidencias para que selecciones la opción adecuada.
   • Clave de servicio (opcional): Este campo solo debe ser llenado si se trabaja con alguna integración con paqueterías contables.
   • Contracuenta clave de servicio (opcional): Este campo solo debe ser llenado si se trabaja con alguna integración con paqueterías contables.
4. Del lado derecho, aparecen las Opciones disponibles para crear el cobro.
   • Cobros especiales: Puedes generar los siguientes cobros:
     • Cobro de exámenes extraordinarios: Cobrar por la aplicación de un extraordinario.
     • Comisión por pagos realizados por internet: Cobrar una comisión por utilizar esta forma de pago.
     • Comisión por pagos recurrentes: Cobrar una comisión por utilizar esta forma de pago.
   • Opciones:
     • Permitir pagos en línea: Los usuarios podrán pagar este cobro en línea.
     • Generar referencia para pagos en sucursal bancaria: Si trabajas con referencias, esto permitirá que se genere la misma para hacer el pago.
     • Habilitar recargos: Puedes generar un recargo para este concepto, especificando la cantidad de días que tendrán los usuarios para pagar sin que se les aplique dicho recargo.
     • Forzar cuentas de banco: Los cobros fijos ya tienen asignada una cuenta bancaria. Si deseas relacionar este cobro con otra cuenta, selecciona la opción para visualizar las cuentas de banco disponibles.
     • Cobro relacionado a sección estática: El cobro solo estará disponible para la sección que selecciones.
     • Utilizar identificador bancario de colegiatura al cobrar como recurrente: Los cobros fijos pueden configurarse como recurrentes; en ese caso, puedes determinar que se utilice el mismo identificador que tiene asignado la colegiatura.
     • Mostrar en tienda en línea: Este concepto estará disponible para que los padres de familia lo seleccionen y paguen el mismo. Consulta el artículo de Tienda en línea.
     • Mostrar en ingreso de pagos: Se mostrará en “Ingreso de pagos en ventanilla” para que pueda hacer el registro del pago cuando sea directo en la ventanilla del colegio.
     • Mostrar en inscripción por internet: Se mostrará en el proceso de inscripciones por internet. Ver artículo Inscripciones por internet.
     • cobrar bajo periodo específico: El concepto será cobrado únicamente en el periodo que selecciones.
     • Seleccionar una serie para “Ingreso de pagos”: Cuando se haga el registro del pago desde “Ingreso de pagos en ventanilla” de manera predeterminada el sistemas tomará la serie de facturación que configures en este cobro.
       • Del lado derecho, selecciona la serie de facturación a utilizar y determina para que grupos aplicará esta configuración.
         
     • Aplicar cobro masivo: Permite aplicar el cobro a todos los estudiantes de múltiples grupos, dentro del periodo que especifiques para su aplicación.
       • Nota: Esta opción no aplica para cobros que volverás recurrentes.
   • Notas: Agrega observaciones internas sobre el cobro; es un campo opcional.
5. Para guardar da clic en Aceptar.

1. Ingresa al Panel de control.
2. Selecciona Cobros fijos generales.
3. Se mostrará una tabla con el listado de todos los cobros fijos, incluyendo la siguiente información:
   • Visibilidad en ingreso de pagos: se indicará con color verde si se muestra, o rojo si no se muestra.
   • Visibilidad del concepto en la tienda en línea: se indicará con color verde si se muestra, o rojo si no se muestra.
   • Nombre del concepto.
   • Tipo de cobro.
   • Clave de servicio.
   • Precio.
   • IVA.

Nota: No es posible obtener impreso el listado de cobros fijos, solo el resumen de actividad de cada uno de ellos.

Al seleccionar un cobro del listado se abre su ficha, en la pestaña General, con la siguiente información:

1. Cobro fijo, con el nombre del concepto; si el cobro fue agregado desde corporativo se muestra un ícono junto al nombre.
2. Según cómo esté configurado el cobro, se muestra el Porcentaje de folio o el Precio.
3. IVA, con el porcentaje o “Exento”.
4. Si se configuraron, también se muestran la Clave de servicio, la Contracuenta clave de servicio, la Clave de servicio IVA y la Contracuenta clave de servicio IVA.
5. Si tu escuela es de México, además se muestran Concepto SAT, Unidad SAT y Forzar Uso CFDI.
6. Si el cobro tiene configurado mostrar información en las facturas, se indica si se mostrará “Mostrar sección, grado y grupo”, “Mostrar nueva sección y nuevo grado” o “No mostrar sección, grado y grupo”.
7. Si el cobro tiene Notas capturadas, se muestran debajo de esta información.
8. Si el cobro tiene habilitados Recargos, se muestra el monto del recargo y los Días de gracia.
9. En el apartado Opciones se indica, con un ícono verde o rojo, si cada una de las siguientes configuraciones está habilitada: Activo, Mostrar en “Tienda en línea” (solo para cobros de tipo general sin variante), Mostrar en “Ingreso de pagos”, Permitir pagos en línea y Generar referencia para pagos en sucursal bancaria.
   • Si el cobro está relacionado a una Sección estática, se muestra el campus y la sección.
   • Si tiene habilitado Utilizar identificador bancario de colegiatura al cobrar como recurrente, se indica con un ícono.
   • Según el tipo de cobro, se indica si es Cobro de exámenes extraordinarios, Comisión por pago en línea o Comisión por pago recurrente.
   • Si el cobro tiene Cuentas de banco específicas configuradas y permite pagos en sucursal bancaria, se muestra el listado con el nombre y número de cada cuenta.
   • Si tiene una serie de facturación asignada para “Ingreso de pagos”, se indica con el texto “Seleccionar una serie para 'Ingreso de pagos'”.
10. Desde esta pantalla puedes acceder a las pestañas Modificar, Resumen de actividad y Resumen de recurrentes (esta última no aparece para cobros de inscripción).

1. Despliega el menú Periodo para seleccionar el periodo en el que se registrará el cobro.
2. En Cobro aparecerá el cobro que marcaste para aplicar de manera masiva. Puedes desplegar este menú para visualizar el resto de los cobros que tienen habilitada esta opción.
3. Monto: Se muestra el costo de tu cobro.
4. En el apartado Grupos despliega el campus, la sección y el grado para seleccionar los grupos a los que quieres aplicar el cobro.
5. Haz clic en Aceptar.
   • Debes seleccionar un periodo, un cobro y al menos un grupo para poder continuar; si falta alguno, el sistema te lo indicará y no avanzarás a la selección de estudiantes.
6. Despliega el Grado y el o los grupos.
   • Se mostrará el listado de estudiantes en cada grupo para que selecciones a los estudiantes a los que deseas aplicar el cobro.
   • Un estudiante que ya tiene registrado este cobro en el periodo seleccionado aparece deshabilitado y no puede volver a marcarse.
7. Hecha tu selección da clic en el botón en la parte inferior derecha de la pantalla para guardar.
   • Aparecerá una barra de progreso; mientras el cobro se está aplicando puedes hacer clic en Cancelar operación para detener el proceso, en cuyo caso los cobros que ya se hubieran generado se eliminan.
   • Al finalizar te aparecerá el mensaje de éxito.
   • Si el proceso no pudo aplicar el cobro a algún estudiante, al regresar a la pantalla de selección aparece un aviso “No se aplicó el cargo a los siguientes estudiantes” con el listado correspondiente.
8. Nota: No es posible iniciar un nuevo cobro masivo mientras ya hay uno en proceso, ni mientras haya un proceso de paquetes de cobros activo; el sistema te lo indicará con un mensaje.

Puedes configurar estos cobros para que se apliquen en todos los periodos de cobro de tus estudiantes.

1. Una vez completados los pasos anteriores, haz clic en Grupos recurrentes (opcional).
2. En el apartado Grupos despliega el campus, la sección y el grado, y selecciona el o los grupos a los que quieres aplicar el cobro.
3. Haz clic en Aceptar.

Nota: Al procesarle los cobros recurrentes se reflejarán en el estado de cuenta.

1. Desde el Panel de control selecciona Cobros fijos generales.
2. Selecciona el cobro que deseas modificar.
3. Haz clic en Modificar.
4. Se habilitará el formulario de edición, donde podrás modificar el nombre, el precio, IVA, concepto SAT y unidad SAT, entre otras opciones disponibles.
5. Para guardar los cambios, haz clic en el botón Aceptar que se muestra en la parte inferior derecha.

Una vez generado el cobro fijo, puedes ver el resumen de actividad si ya fue pagado o no:

1. Desde tu Panel de control selecciona Cobros fijos generales.
2. En el apartado Cobros fijos selecciona el cobro.
3. Después selecciona la pestaña Resumen de actividad.
4. Se muestra el listado de estudiantes con el cobro aplicado, podrás visualizar categorizado por Pagos completados, Pagos parciales y Pagos pendientes.
5. Si es necesario eliminar un cobro fijo, localiza el listado de pagos pendientes.
6. Selecciona la casilla que se muestra del lado izquierdo de su nombre y haz clic en Eliminar cobros seleccionados.
7. Se muestra un mensaje de confirmación, da clic en Eliminar.
   • Nota: Solo es posible borrar cobros que no han sido pagados.
8. Tienes la posibilidad de imprimir o generar un excel con esta información:
   • Descarga el listado a Excel dando clic en el ícono .
   • Imprime el listado dando clic en el ícono de impresora ; se abre una vista lista para imprimir con el nombre del cobro y el mismo listado, organizado por Pagos completados, Pagos parciales y Pagos pendientes.

Consulta qué grupos y qué estudiantes tienen configurado este cobro como recurrente, y ajusta o elimina la configuración de estudiantes en lo individual:

1. Desde tu Panel de control selecciona Cobros fijos generales.
2. En el apartado Cobros fijos selecciona el cobro.
3. Después selecciona la pestaña Resumen de recurrentes.
4. Si el cobro tiene grupos completos configurados como recurrentes, se muestra la tabla Grupos con configuración recurrente con la sección, el grado y el grupo de cada uno.
5. Si además hay estudiantes con la configuración aplicada de forma individual, se muestra la tabla Estudiantes con configuración recurrente individual con el estudiante, su grupo, el descuento y el precio con el que quedó registrada su recurrencia.
   • Si das clic en el nombre de un estudiante, se abre su configuración de cobros recurrentes.
6. Si el cobro no tiene ninguna configuración recurrente, se muestra el aviso “No se encontraron configuraciones recurrentes para este cobro.”
7. Para ajustar o quitar la recurrencia a estudiantes en lo individual, marca la casilla a la izquierda de su nombre en la tabla de estudiantes:
   • Da clic en Reajustar precio a estudiantes seleccionados para actualizar el precio registrado en su recurrencia al precio actual del cobro. Nota: El nuevo precio se aplicará hasta que se procesen los cargos recurrentes; los cargos ya generados no se modifican.
   • Da clic en Eliminar cargo recurrente a estudiantes seleccionados para quitarles la configuración recurrente de este cobro. Nota: Esto no elimina los cargos que ya se generaron, solo evita que se les vuelva a aplicar en los siguientes periodos.
   • IMPORTANTE: Debes seleccionar al menos un estudiante antes de dar clic en cualquiera de los dos botones, o el sistema te lo indicará con un mensaje.
8. Tienes la posibilidad de imprimir o descargar a Excel esta información con los íconos ubicados en la parte superior de la pantalla.
   • La vista de impresión muestra las mismas tablas de grupos y estudiantes bajo el título “Resumen de recurrentes: [concepto del cobro]”.

Para que el operador pueda realizar estas configuraciones, es necesario asignarle los siguientes permisos al momento de agregarlo o modificar su perfil:

• Desde “Permisos por grupo” > Colegiatura > COBROS FIJOS
  • Agregar cobros fijos: Permite agregar nuevos cobros fijos.
  • Modificar cobros fijos: Podrá modificar cobros fijos existentes.
  • Eliminar cobros fijos pendientes de pago: Podrá eliminar cobros que estén en el estado de cuenta de los estudiantes pero que no estén pagados.
  • Aplicar cobro masivo: Permite aplicar un cobro fijo de manera masiva a los estudiantes.