Búsqueda de folios

La opción Búsqueda de folios de la plataforma funciona también como un reporte o estadístico de facturas y recibos. Es una herramienta y reporte diseñado para localizar de forma rápida y precisa los comprobantes de pago generados, como recibos (TEMP), facturas, notas de crédito, entre otros. Desde esta sección, es posible realizar la descarga masiva de los archivos XML y PDF correspondientes a las facturas seleccionadas.

Este reporte facilita la gestión financiera al permitir acceder directamente a documentos específicos mediante su número de folio. Además, cuenta con opciones de filtro avanzadas que permiten segmentar la información según las necesidades del usuario, lo que resulta especialmente útil para la generación de reportes contables, administrativos o de seguimiento.

1. Accede al Panel de Control y selecciona la opción Búsqueda de folios.
2. En la sección de Filtros encontrarás diferentes opciones para realizar la búsqueda según tus necesidades:
   • Por folio: Permite localizar un comprobante específico ingresando directamente su serie y número de folio.
   • Entre folios: Busca todos los comprobantes dentro de una serie y rango de números de folio.
   • Por fecha: Muestra los comprobantes generados en una fecha determinada.
   • Entre fechas: Recupera todos los comprobantes dentro de un periodo definido, fecha inicial y final.
   • Por fecha factura: Filtra los comprobantes según la fecha de emisión de la factura.
   • Por fecha creación: Busca con base en la fecha en que fue creado el comprobante en el sistema.
   • Por cliente: Muestra los comprobantes asociados a un cliente específico.
   • Por estudiante: Busca los folios de un estudiante determinado.
   • Devoluciones: Filtra únicamente los comprobantes que corresponden a devoluciones. Al seleccionarla se muestra el panel Búsqueda de devoluciones:
     • Con el interruptor puedes cambiar entre Entre fechas (captura Inicio y Fin) y Fecha exacta (una sola fecha).
     • En Búsqueda por eliges si la fecha se aplica sobre la Fecha de creación (el momento en que se realizó el movimiento de devolución sobre un folio) o la Fecha de aplicación (el momento en que se utilizó el saldo a favor resultante de una devolución).
   • Notas de crédito: Permite localizar solo las notas de crédito generadas.
   • Búsqueda avanzada: Incluye criterios adicionales más específicos:
     • Fecha inicio y fecha final
     • Serie, folio inicial y folio final.
     • Cuenta de banco
   • Por ID de transacción: Localiza el comprobante utilizando el identificador único de la transacción.
   • Por UUID: Permite buscar usando el folio fiscal (UUID) asignado por el SAT.
   • Por RFC: Filtra los comprobantes relacionados con un RFC específico.
3. En la sección de Opciones encontrarás varias configuraciones que aparecen seleccionadas de forma predeterminada. Según tus necesidades, podrás dejarlas activas o desmarcarlas:
   • Formas de pago:
     • Pagos en ventanilla: Incluye los folios cobrados directamente en caja.
     • Pagos en banco: Incluye los folios cobrados a través de transferencias o depósitos bancarios.
     • Pagos por internet: Incluye los folios cobrados mediante las opciones de pago en línea.
     • Pagos recurrentes con tarjeta: Incluye los cobros automáticos realizados con tarjeta de crédito o débito.
   • Tipos de recibos:
     • Folios públicos de cobranza: Muestra todos los folios disponibles para clientes públicos (Estudiantes).
     • Folios privados: Muestra folios asociados a cuentas privadas o internas.
     • Folios cancelados: Muestra los folios de facturas o recibos (TEMP) que han sido cancelados.
     • Devoluciones: Permite obtener reportes de folios que corresponden a devoluciones de pagos.
     • Notas de crédito: Incluye las notas de crédito emitidas, útiles para ajustes y reportes financieros.
   • Usuarios: Permite seleccionar a todos los usuarios que hayan generado un folio o, si lo prefieres, elegir únicamente a aquellos que desees incluir de forma específica.
4. Dependiendo de los criterios seleccionados en la búsqueda, el sistema mostrará los resultados correspondientes.

1. Se mostrará una sección con el resumen de Totales, donde se presentan los montos acumulados. Aquí encontrarás una tabla de totales donde se muestra:
   • La cantidad de folios encontrados.
   • El desglose por formas de pago (efectivo, tarjeta de crédito, tarjeta de débito, dinero electrónico, transferencias).
   • Los folios privados.
   • El sub-total correspondiente.
   • Los ajustes por notas de crédito.
   • El total general después de aplicar los ajustes.
2. En la parte superior de la pantalla encontrarás las siguientes opciones disponibles para realizar acciones sobre los resultados o la búsqueda:
   • Descarcar en excel
   • Imprimir facturas, recibos, etc.
   • Descargar XML de facturas
   • Descargar PDF de facturas
   • Descargar PDF de recibos

1. Al usar Descargar en excel el sistema genera un archivo con los folios encontrados en la búsqueda:
   • Mientras se genera el archivo se muestra una barra de progreso con el mensaje “Descargando excel”.
   • Al terminar aparece el aviso “Descarga de Excel lista.” junto con un enlace para Regresar; la descarga del archivo comienza de forma automática y, a los pocos segundos, regresas por tu cuenta a la Búsqueda de folios.

1. Al usar Imprimir el sistema abre en una pestaña nueva una vista lista para imprimir con los folios encontrados en la búsqueda; esta vista no se manda a impresión sola, sino que te deja elegir qué incluir antes de imprimirla:
   • En la parte superior, dentro de Opciones, encontrarás una casilla por cada bloque que la búsqueda encontró; todas aparecen marcadas de forma predeterminada y puedes desmarcar las que no quieras imprimir. Solo se listan las casillas de los bloques con resultados; por ejemplo, si tu búsqueda no incluyó devoluciones, no aparece la casilla de Devoluciones. Las casillas posibles son: Totales, Folios pendientes, Búsqueda de folios, Devoluciones, Notas de crédito con descuento, Facturas PPD (Pago parcial o diferido), Notas de crédito (de las devoluciones de facturas en línea), Folios internos, Banca electrónica, Ventanilla, Ventanilla con concepto, Pagos por internet, Pagos recurrentes con tarjeta, Pagos por grupo, Pagos por sección, Pagos por sección y forma de pago, Pagos por campus, Pagos por tipo de estudiante, Pagos por concepto, Pagos por cobro único, Pagos por inscripción, Pagos por cobro fijo, Pagos por cuenta de banco, Póliza de ingresos por sección y banco, Póliza de ingresos por grupo y concepto y Estadísticas.
   • Debajo de las opciones se muestra la Fecha de creación del reporte y quién lo generó (Elaboró), además de los criterios con los que hiciste la búsqueda (folio, fechas, cliente, etc., según el filtro usado).
   • Si tu búsqueda no fue de Devoluciones, también se muestra el panel de Totales con los mismos montos que en los resultados de la búsqueda (folios encontrados, desglose por forma de pago, folios privados, sub-total, notas de crédito y total).
   • IMPORTANTE: esta vista no se imprime de forma automática; una vez que elegiste qué incluir, usa la opción de imprimir de tu navegador para mandar el reporte a la impresora o guardarlo como PDF.

1. Al usar Descargar PDF de facturas el sistema arma un archivo comprimido con todas las facturas encontradas en la búsqueda:
   • Mientras se genera el archivo se muestra una barra de progreso con el mensaje “Creando archivo zip con facturas, esta operación puede tardar varios minutos…”, con la opción de dar clic en Cancelar operación para detener el proceso.
   • Al terminar aparece el aviso “Descarga de facturas masiva lista.” junto con un enlace para Regresar, la descarga del archivo comienza de forma automática y, a los pocos segundos, regresas por tu cuenta a la Búsqueda de folios.

1. Al usar Descargar PDF de recibos el sistema arma un archivo comprimido con los recibos encontrados en la búsqueda:
   • Mientras se genera el archivo se muestra una barra de progreso con el mensaje “Creando archivo zip con recibos en PDF, esta operación puede tardar varios minutos…”, con la opción de dar clic en Cancelar operación para detener el proceso.
   • Al terminar aparece el aviso “Descarga de facturas masiva lista.” junto con un enlace para Regresar, la descarga del archivo comienza de forma automática y, a los pocos segundos, regresas por tu cuenta a la Búsqueda de folios.
2. Posteriormente, se mostrarán varias tablas organizadas para facilitar el análisis y la visualización de los datos:
   • Búsqueda de folios: Esta tabla principal concentra todos los folios que coinciden con los criterios de búsqueda establecidos, facilitando su consulta y revisión. En esta tabla podrás visualizar información detallada de cada registro, como:
     • Número de folio.
     • Folio relacionado (en caso de existir).
     • Nombre del estudiante y su matrícula.
     • Sección del estudiante.
     • Usuario que creó o canceló el folio.
     • Fecha y hora del movimiento.
     • Montos asociados.
     • Notas o comentarios adicionales.
   • Notas de crédito: Esta tabla concentra únicamente los folios de tipo nota de crédito. La información mostrada es similar a la de la Búsqueda de folios, incluyendo detalles como número de folio, estudiante, matrícula, sección, usuario, fecha y hora, montos y notas adicionales, pero solo se presentan los registros correspondientes a notas de crédito.
   • Folios internos: Esta tabla agrupa las facturas electrónicas que no están dirigidas a padres de familia ni a estudiantes, así como las facturas globales.
   • Ventanilla: Esta tabla concentra todos los pagos realizados en caja o recepción del colegio. Incluye la misma información detallada que la tabla de Búsqueda de folios (número de folio, estudiante, matrícula, sección, usuario, fecha y hora, montos y notas adicionales). Adicionalmente, en esta tabla se pueden visualizar:
     • Grupo del estudiante.
     • Forma de pago utilizada (efectivo, transferencia, tarjeta de crédito, entre otros).
   • Pagos por internet: Esta tabla muestra todos los pagos realizados en línea por los padres de familia. Incluye información detallada como:
     • Cliente (padre o tutor).
     • Servicio por el que se realizó el pago.
     • Forma de pago utilizada.
     • Número de folio.
     • Fecha del pago.
     • Montos asociados.
   • Entre otras clasificaciones de la información.
     
   • Nota: Para ver el listado de folios o recibos de cada apartado, haz clic en la flecha desplegable ubicada junto al título de cada sección. Además, cada apartado cuenta con la opción para filtrar la información según tus necesidades.
3. Al final, encontrarás estadísticas en forma de gráficos, que muestran información acumulada sobre los resultados obtenidos en la búsqueda:
   • Ingresos por grupo
   • Ingresos por sección
   • Ingresos por concepto
   • Ingresos por cuenta de banco
     

Nota: Para ver el desglose o detalles de una factura o recibo, basta con hacer clic en el número de folio.

Si necesitas visualizar los detalles de una factura o recibo, sigue estos pasos:

1. Realiza la búsqueda de folios según los criterios deseados.
2. Haz clic en el número de folio correspondiente para consultar los detalles de la factura o recibo.
3. En el panel izquierdo, Detalles de factura o recibo, encontrarás:
   • Número de folio, Nombre del cliente (con enlace a su ficha si es un padre de familia dado de alta), Creado por y Notas, si el folio las tiene capturadas.
   • Forma de pago y, si el pago se hizo en línea, el Número de autorización.
   • Fecha de creación y Fecha de folio.
   • Si el folio corresponde a una factura electrónica: Fecha de factura electrónica, Folio fiscal, RFC emisor (si se facturó con datos fiscales distintos a los del colegio), RFC receptor, Tipo de documento y Tipo de factura; si la factura permite meses sin intereses, también Meses sin intereses.
   • Si el folio ya está confirmado como pagado: Fecha de confirmación de pago, Forma de pago y, si aplica, Dígitos de forma de pago.
   • Si el folio tiene una factura de uso interno relacionada, se agrega Número de folio y Folio fiscal “de factura global” (o “de factura” según el caso), con enlace al detalle de esa factura de uso interno.
   • Si la factura se pagó en mensualidades, se muestra Pagos en mensualidades con el número de meses.
4. IMPORTANTE: si el folio se facturó a un RFC distinto al que tiene registrado el cliente por motivos fiscales, arriba del panel aparece el aviso “Por motivos fiscales, el recibo de pago fue facturado a” seguido del nombre y RFC utilizados.
5. Si el folio está cancelado o tiene una cancelación en trámite, el panel agrega en su lugar:
   • Estado de folio, con el texto “Cancelado”, o bien un ícono que indica que la cancelación está pendiente de sustitución o de vencimiento del plazo, según el motivo.
   • Usuario que canceló, Fecha de solicitud de cancelación y, si ya se completó, Fecha de cancelación.
   • Motivo de cancelación; si el motivo corresponde a un error de captura del folio, además Número de folio de sustitución (con enlace al folio que lo sustituye, o “No registrado” si aún no se ha capturado) y Folio fiscal de esa sustitución.
   • Notas de cancelación, si están registradas.
   • Estado de cancelación, con el ícono y el texto “Cancelación confirmada”, “Cancelación no confirmada, consulte al administrador” o “En proceso de confirmación”, según el avance de la cancelación ante el SAT.
6. Nota: si el folio no puede eliminarse ni modificarse por estar relacionado a una factura global, arriba del panel aparece el aviso “El folio no se puede eliminar/modificar porque está relacionado a una factura global. Para poder hacer modificaciones, primero se debe cancelar la factura global.”; en ese caso el botón Modificar aparece deshabilitado.
7. Debajo de la información general se muestra el resumen de montos: Sub-total, el desglose de IVA (por cada porcentaje aplicado, si el folio combina varios) y Total.
8. En la parte superior del panel encontrarás, según el tipo de folio y su estado:
   • Descargar factura electrónica en formato XML, si el folio es una factura electrónica.
   • Imprimir.
9. Si el folio está activo, en la parte inferior del panel encontrarás:
   • El botón Modificar para editar el folio.
   • El ícono para Cancelar el folio; no aparece si el folio ya tiene una cancelación pendiente sin confirmar, o si fue emitido por Mattilda (esa cancelación la realiza Mattilda).
   • Si el folio es una factura electrónica activa que no está ligada a un pago ni es de Mattilda, un menú de Notas de crédito con las opciones Agregar nota de crédito y consultar las ya generadas.
10. Si el folio no permite devoluciones, el sistema no muestra la pestaña de Devoluciones; cuando sí la muestra, se documenta como tarea aparte.
11. Cuando el folio tiene documentos relacionados (por ejemplo, la factura que lo sustituyó, sus complementos de pago o los folios de la misma familia de facturación electrónica), se agrega el panel Documentos relacionados con la lista de folios (número de folio, tipo de documento y folio fiscal) y, junto a cada uno, los íconos para Imprimir y descargar su XML.
12. Cuando el folio tiene conceptos, se agrega el panel Contenido con la lista de cobros incluidos:
    • Cada renglón muestra el concepto (con enlace al detalle del cobro), el estudiante y su grupo, y el saldo pendiente de ese cobro; un ícono verde indica que el cobro ya quedó saldado y uno rojo que aún tiene saldo.
    • Si el cobro ya tiene pagos aplicados, puedes desplegar el renglón para ver el desglose: Monto original, Descuentos (con las notas del descuento, si las tiene), Total a pagar, cada Pago recibido (con la cuenta de banco, la fecha y el número de folio del pago, con enlace a su detalle) y, si aplica, Recargo.

Si el folio que consultas es de tipo Folios privados, la vista de detalle es distinta a la de un folio público:

1. Realiza la búsqueda de folios con el filtro Folios privados activo, o localiza el folio con cualquier otro criterio de búsqueda.
2. Haz clic en el número de folio correspondiente. La pantalla abre con el encabezado Detalles de factura de uso interno.
3. En el panel de la izquierda encontrarás la información general del folio:
   • Número de folio, Nombre del cliente, RFC del cliente y Creado por.
   • Notas, si el folio las tiene capturadas.
   • Forma de pago y, si aplica, Tipo de documento.
   • Información global, si el folio es de tipo global (muestra periodicidad, meses y año).
   • Método de pago, si el folio maneja parcialidades.
   • Fecha de creación, Fecha de folio, Fecha de factura electrónica y Folio fiscal.
   • RFC emisor, si el folio se emitió con datos fiscales distintos a los del colegio.
   • Clave de servicio, si el folio tiene una asignada.
4. Si el folio está cancelado, el panel agrega:
   • El estado Cancelados y el Usuario que canceló.
   • Fecha de solicitud de cancelación y Fecha de cancelación, si están registradas.
   • Motivo de cancelación, si está registrado.
   • Si el motivo de cancelación corresponde a un error de captura, además se muestran Número de folio de sustitución (enlaza al folio que lo sustituye, o “No registrado” si aún no se ha capturado) y Folio de sustitución (el folio fiscal del documento que lo sustituye, o “No registrado”).
   • Notas de cancelación, si están registradas.
   • Estado de cancelación, con el ícono y el texto “Cancelación confirmada”, “Cancelación no confirmada, consulte al administrador” o “En proceso de confirmación”, según el avance de la cancelación ante el SAT.
5. Debajo de la información general se muestra el resumen de montos: Sub-total, IVA, R.IVA (si el folio tiene retención) y Total.
6. En el panel de la derecha, Contenido, se muestra la tabla de conceptos del folio con Cantidad, Concepto, Precio, IVA y Total; si el folio incluye conceptos con identificación, se agrega la columna No Identificación, que enlaza al folio público relacionado con ese concepto.
7. En la parte superior del panel de información general encontrarás las siguientes acciones:
   • Descargar factura electrónica en formato XML.
   • Imprimir.
   • Enviar factura por correo: abre un formulario para capturar el Correo electrónico del destinatario; al dar clic en Enviar se manda el folio y aparece el aviso “Se envió correo electrónico”; si el correo capturado no tiene un formato válido, aparece el aviso “E-Mail inválido.” y no se envía.
8. Si el folio está activo, no tiene una cancelación pendiente y no fue emitido por Mattilda, también encontrarás el ícono para cancelarlo:
   • Si el folio tiene un documento relacionado activo, al dar clic aparece el aviso “Este folio tiene un documento relacionado, es necesario cancelarlo antes de poder cancelar el folio.” y la cancelación no continúa.
   • De lo contrario se abre una ventana de Confirmación que pregunta si deseas cancelar el folio; selecciona un Motivo de cancelación de la lista y da clic en Confirmar. Si no seleccionas un motivo, el botón Confirmar permanece deshabilitado y, si de cualquier forma intentas continuar, aparece el aviso “Motivo de cancelación inválido”.
9. Nota: los folios emitidos por Mattilda no muestran la opción para cancelarlos; esa cancelación la realiza Mattilda.

Para que el operador pueda realizar estas configuraciones, es necesario asignarle los siguientes permisos al momento de agregarlo o modificar su perfil:

• Desde “Permisos globales” > Colegiatura > ADMINISTRACIÓN DE FOLIOS.
  • Búsqueda de folios: Permite hacer la búsqueda de los folios generados.
  • Detalle de factura o recibo: Permite consultar el detalle de una factura o recibo público.
• Desde “Permisos globales” > Colegiatura > FACTURACIÓN ELECTRÓNICA.
  • Detalles facturación electrónica: Permite consultar y, en el caso de un folio privado, imprimir el detalle de una factura o recibo.
  • Descargas facturación electrónica: Permite descargar el XML de la factura electrónica desde su detalle.
  • Eliminar facturación electrónica: Permite cancelar un folio privado desde su detalle.

El administrador de la escuela consulta el detalle de un folio público sin necesidad de que se le asigne ningún permiso. Cualquier operador, tenga o no estos permisos asignados, puede enviar por correo electrónico un folio privado desde su detalle.