Ingreso de pagos por banco

La opción Ingreso de pagos por banco en Algebraix permite automatizar y simplificar el registro de pagos realizados en ventanilla bancaria a través de un sistema de referencias. Esta funcionalidad facilita la conciliación bancaria al permitir importar el archivo de pagos generado por el banco, actualizando automáticamente los estados de cuenta en la plataforma. Así, se garantiza un proceso más eficiente, preciso y libre de errores manuales.

IMPORTANTE: para usar esta opción tu escuela debe tener registrada al menos una cuenta de banco con conceptos de cobro relacionados, y al menos una serie de folios temporal. Si falta alguna de las dos, la pantalla muestra un aviso y no permite continuar.

1. Ingresa a Panel de control y selecciona la opción Ingreso de pagos por banco.
2. Una vez ahí, deberás completar el formulario:
   • Fecha de importe: Fecha en la que se realiza el importe.
   • Serie:Selecciona la serie correspondiente para generar los comprobantes de pago.
   • Archivo #1: Carga el archivo (.txt) descargado desde la plataforma del banco con los pagos realizados; es obligatorio cargar al menos un archivo.
   • Cuenta de banco: Indica la cuenta bancaria asociada a los pagos de ese archivo; es obligatoria si cargaste un archivo.
   • Usar fecha filtro: (Opcional) Selecciona esta opción si deseas filtrar los pagos por una fecha específica.
     • Fecha filtro:Selecciona la fecha para aplicar el filtro, en caso de haberlo activado.
   • Agregar mas archivos: (Opcional) Permite cargar hasta 4 archivos adicionales (5 en total), cada uno con su propia cuenta de banco y, si se necesita, su propia fecha filtro.
3. Finalmente, haz clic en Procesar para importar los pagos y actualizar automáticamente los estados de cuenta.
   

1. Ingresa a Panel de control y selecciona la opción Ingreso de pagos por banco.
2. Una vez ahí, selecciona la pestaña Registro de pagos procesados.
3. La pantalla muestra el mes y año en curso; usa las flechas junto al título Registro de pagos procesados para moverte al mes anterior o al siguiente.
4. Por cada importación realizada en ese mes se muestra una fila con:
   • Un icono que confirma que la importación se procesó correctamente.
   • Fecha: la fecha en la que se realizó la importación. Da clic en ella para ver el detalle de esa importación.
   • Número de archivos: cuántos archivos se procesaron en esa importación.
   • Excepciones: cuántos pagos de esa importación quedaron pendientes por revisar.
   • Total: el importe total registrado en esa importación.
5. Si el mes seleccionado no tiene importaciones, la pantalla muestra el aviso “No se han encontrado pagos procesados por banco en el mes seleccionado”.

1. Ingresa a Panel de control y selecciona la opción Ingreso de pagos por banco.
2. Una vez ahí, selecciona la opción Registro de pagos procesados.
3. Da clic en la fecha de la importación que quieres consultar. Se abre la pestaña Importe del dia, junto a las pestañas Cambiar serie de folios y Deshacer importe de esa misma importación.

1. Si la importación tuvo pagos que no se pudieron aplicar de forma automática, la pantalla muestra el panel Excepciones del importe, con una tabla por cada tipo de excepción encontrada:
   • Matrícula inexistente: pagos cuya matrícula no existe o no es válida.
   • Estudiante sin padres de familia relacionados: pagos de un estudiante que no tiene un padre de familia relacionado.
   • Pagos con prefijo inexistente: pagos cuyo prefijo de cuenta no coincide con el de ninguna cuenta de banco registrada.
   • Pagos en cuenta de banco equivocada: pagos identificados, pero aplicados a una cuenta de banco distinta a la del cobro; permite elegir la Cuenta correcta y dar clic en Cambiar para reasignarlo.
   • Pagos a cargos sin adeudos: pagos sin ningún cobro pendiente al que aplicarse; permite seleccionar otro Cobro y dar clic en Abonar para aplicarlo ahí, o, si el pago corresponde a un anticipo, confirmarlo con Confirmar.
   • Pagos de recargos inexistentes: pagos de un recargo que no existe; permite Abonar a otro cargo o Crear recargo eligiendo el periodo correspondiente.
   • Identificadores de cobro inexistentes: pagos con un identificador de cobro que no existe; permite Abonar a otro cargo o Modificar referencia y reprocesar el pago.
   • Pagos realizados con saldo positivo: pagos que ya cuentan con un cobro relacionado con saldo a favor; la columna Opciones muestra “Ninguna acción necesaria” salvo que la pantalla marque el pago para verificar, caso en el que ofrece Confirmar.
   • En cualquiera de estas tablas, el ícono de lupa abre el detalle del pago: la línea original del archivo, la referencia bancaria, la matrícula y los montos de recargo y total.
2. El panel Archivos importados lista, por cada archivo cargado en esa importación: la Fecha de archivo, el número de pagos que contiene, la Cuenta de banco asociada y, en Opciones, un botón para Descargar el archivo original.
3. El panel Resumen de importe bancario muestra la serie de folios usada, el importe Principal, el de Recargos y el Total de la importación. En sus íconos superiores puedes dar clic en Descargar Excel para exportar el detalle; si la serie usada es de facturación electrónica, aparece además el ícono Generar recibos impresos.
4. Si las cuentas de banco de la importación tienen conceptos de cobro asociados, la pantalla muestra el panel Conceptos relacionados a esta cuenta de banco con un icono por cada tipo de concepto que aplica (colegiatura, venta de artículos, cobros únicos, inscripciones, cobros fijos, paquetes, convenios u otros).
5. Si alguna de las cuentas de banco genera referencias por grupo, la pantalla muestra el panel Generar referencias para los siguientes grupos con el Grupo, Campus, Sección y Grado de cada uno.
6. Debajo, aparece una tabla de pagos por cada cuenta de banco de la importación, con: Matrícula, Estudiante, Grupo, Folio (da clic para ver el comprobante), Fecha, Referencia, Principal, Recargos y Total; al pie se suman los importes de esa cuenta. Si la importación incluyó folios de facturación en línea sin cuenta de banco relacionada, se agrupan aparte bajo Folios relacionados, con los Folios relacionados de cada uno en vez de los montos de principal y recargos.
7. Si la fecha no corresponde a ninguna importación, la pantalla solo muestra el aviso “No se han encontrado el importe de banco solicitado”.

IMPORTANTE: solo puede haber un cambio de serie en proceso a la vez. Si ya hay uno en marcha sobre otro archivo de banco, la pantalla solo muestra el aviso “Se está procesando el cambio de serie en otro archivo de banco. No es posible tener dos procesos en ejecución al mismo tiempo” con un enlace a esa importación, y no deja abrir el formulario.

1. Ingresa a Panel de control y selecciona la opción Ingreso de pagos por banco.
2. Una vez ahí, selecciona la opción Registro de pagos procesados.
3. Se mostrará un listado con todos los registros de importación. Ubica y haz clic en la fecha del registro que deseas consultar.
4. Selecciona la opción Cambiar serie de folios.
5. A continuación, se mostrará un formulario que deberás completar con la siguiente información:
   • Secciones a procesar: Indica las secciones del registro que deseas modificar; la opción Todas las secciones viene seleccionada por defecto.
   • Especificar cuentas de banco: Da clic para desplegar el panel Cuentas de banco en este importe y, si no quieres incluirlas todas, desmarca las cuentas que no participan en el cambio.
   • Series: Selecciona la nueva serie de folios que se aplicará. Debajo del formulario, Total de folios a procesar muestra cuántos folios cumplen con la sección y las cuentas de banco elegidas y aún no están en esa serie; el número se actualiza según lo que vayas seleccionando.
   • Folio inicial: Define el número de folio a partir del cual se iniciará (si aplica).
   • Fecha de factura electrónica: Solo aparece cuando la serie elegida es de tipo facturación electrónica. En ese caso la pantalla muestra el aviso “La serie seleccionada es de tipo facturación electrónica. Cambiar la serie generará una factura electrónica para cada folio” y “Para mantener el orden consecutivo de los folios ante hacienda, la fecha de cada factura será modificada a la actual”, y el campo Folio inicial deja de estar disponible.
   • Folios inválidos: (Opcional) Lista los folios que no deben considerarse para la reasignación, uno por línea; también acepta un rango, por ejemplo 10-20.
   • No modificar folios que ya se encuentran en series de facturación electrónica: Marca esta opción si deseas conservar intactos los folios ya utilizados en facturación electrónica. Viene activada por defecto.
   • No emitir facturas a público general: Habilita esta opción si deseas omitir la emisión automática de facturas genéricas.
6. Una vez completado el formulario, haz clic en Aceptar para guardar los cambios.
7. El cambio se procesa en segundo plano: la pantalla muestra una barra de progreso con el mensaje “Cambiando la serie de folios. Esta operación puede tardar varios minutos”. Puedes salir de la pantalla; al volver a Cambiar serie de folios mientras el proceso siga activo verás la misma barra.
8. Mientras el proceso corre, puedes darle clic a Cancelar operación para detenerlo.
9. Al terminar, la pantalla se actualiza sola y muestra el resultado del cambio.

1. Ingresa a Panel de control y selecciona la opción Ingreso de pagos por banco.
2. Una vez ahí, selecciona la opción Registro de pagos procesados.
3. Se mostrará un listado con todos los registros de importación. Ubica y haz clic en la fecha del registro que deseas consultar.
4. Selecciona la opción Deshacer importe.
5. Si alguno de los folios de esa importación ya quedó incluido en una serie de facturación electrónica, la pantalla solo muestra el aviso “No se puede deshacer el importe debido a que algunos folios ya se encuentran en una serie de facturación” y no ofrece ninguna opción para deshacer.
6. Si la importación involucró una sola cuenta de banco, la pantalla muestra la tarjeta Deshacer el archivo de importe completo con el mensaje “¿ Está seguro que desea deshacer el archivo del día : {fecha de la importación} ?”; da clic en Deshacer para confirmar.
7. Si la importación involucró más de una cuenta de banco, en vez de la tarjeta anterior la pantalla muestra el panel Deshacer importe por cuenta de banco con una tabla que, por cada cuenta, indica:
   • Cuenta de banco: el nombre de la cuenta.
   • Número de archivos: cuántos archivos de esa cuenta se incluyeron en la importación.
   • Número de pagos: cuántos pagos de esa cuenta se registraron.
   • En Opciones, da clic en el ícono de Deshacer de la fila correspondiente para deshacer únicamente los pagos de esa cuenta de banco; el resto de las cuentas de la importación quedan sin cambios.

Para que el operador pueda realizar estas configuraciones, es necesario asignarle el siguiente permiso al momento de agregarlo o modificar su perfil:

• Desde el apartado “Permisos globales” > Colegiatura.
  • Facturación electrónica:
    • Ingreso de pagos por banco: Permite hacer el proceso de registro de pagos realizados en la ventanilla bancaria.