Notas de crédito

Una nota de crédito es un documento contable que emite el colegio para registrar una devolución total o parcial del valor de una factura previamente emitida. Su función principal es corregir, anular o ajustar un monto que ya se había facturado, y sirve como respaldo para modificar el saldo a favor del cliente.

Puedes ver todas las notas de crédito que se han emitido sobre un folio desde los detalles de esa factura:

1. Ubica el folio de la factura desde la Búsqueda de folios y haz clic en él.
2. Serás dirigido a los detalles de la factura.
3. Despliega el menú Notas de crédito y selecciona Notas de crédito.
4. Verás el panel Notas de crédito con una tabla que lista, de cada nota emitida: un icono verde si la nota está activa o rojo si fue cancelada, el Folio, la Fecha, el Descuento y el Monto.
   • Nota: El listado muestra únicamente las notas de crédito emitidas sobre ese folio; no incluye las de otras facturas.
5. En Opciones, cada nota tiene disponible Imprimir.
6. Si la nota de crédito sigue activa, además tiene disponibles Descargar XML y Cancelar.
   • IMPORTANTE: Si ese folio tiene un intento de cancelación en proceso de autorización, verás el aviso “No se puede agregar una nota de crédito a esta factura porque tiene un intento de cancelación en proceso de autorización.” y no podrás agregar una nueva nota de crédito desde aquí.
7. Si el folio no tiene ninguna nota de crédito emitida, verás el aviso “No se han encontrado notas de crédito.”
8. Da clic en el Folio de una nota para ver su detalle.

Al entrar al Folio de una nota de crédito verás un panel con su información:

1. Número de folio: el folio de la nota de crédito.
2. Nombre del cliente: si el cliente es un padre de familia, su nombre es un enlace a su expediente.
3. Creado por: quién generó la nota de crédito.
4. Forma de pago: la forma de pago registrada al generar la nota.
5. Notas: solo aparece si se capturó una descripción al generar la nota de crédito.
6. Fecha de creación.
7. Folio fiscal: el UUID fiscal de la nota de crédito.
8. RFC emisor y RFC receptor: solo aparecen si la nota de crédito quedó bajo una serie distinta a la del RFC del colegio.
9. Folio fiscal relacionado.
10. Documento relacionado: un enlace al folio de la factura a la que pertenece esta nota de crédito.
11. Si la nota de crédito está cancelada, además verás:
    • Estado de folio: “Cancelados”.
    • Usuario que canceló, Fecha de cancelación, Motivo de cancelación y Notas de cancelación: cada uno solo aparece si se capturó al cancelar.
    • Estado de cancelación, con uno de estos tres valores según el trámite fiscal de la cancelación: “Cancelación confirmada”, “Cancelación no confirmada, consulte al administrador” o “En proceso de confirmación”.
12. Al pie del panel, el desglose del monto: si la nota de crédito es exenta de impuestos solo verás el Total; de lo contrario verás el Sub-total, el IVA (por cada tasa aplicada, si hay más de una) y el Total.
13. Si la nota de crédito sigue activa, en la parte inferior del panel tienes disponible Cancelar.
    • Nota: Los íconos de Descargar XML e Imprimir en la parte superior del panel están disponibles tanto si la nota está activa como si está cancelada.
14. Junto al panel, en Contenido, verás una tabla con los cargos incluidos en la nota de crédito: Estudiante (enlace a su estado de cuenta), Cargo (enlace al detalle del cargo), Notas, Monto facturado y una última columna que se titula Descuento si la nota de crédito es de tipo descuento o Monto devuelto si es una devolución regular; al pie de la tabla se muestra el total de esas dos columnas.

Antes de agregar una nota de crédito, es necesario identificar el folio al que se aplicará:

1. Desde tu Panel de control selecciona Búsqueda de folios.
2. En Tipo de búsqueda selecciona Por folio.
   • Nota: Tienes distintos filtros para buscar tus folios de facturación y recibos, dependerá de la información con la que cuentes el filtro que te conviene utilizar. Consulta el artículo Búsqueda de folios.
3. En el apartado Búsqueda de folios selecciona la Serie que usaste en tu factura.
4. En Folio agrega el número de factura.
5. Despliega el cintillo Búsqueda de folios.
6. Haz clic en el folio de tu factura.
7. Serás dirigido a los detalles de la factura.
8. Despliega el menú Notas de crédito y selecciona Agregar nota de crédito.
   • IMPORTANTE: Emitir una nota de crédito creará un segundo comprobante fiscal indicando una devolución al cliente.
9. En algunos casos el formulario no se muestra y en su lugar ves un aviso:
   • Si el folio no es de tipo CFDI, ves “Solo es posible emitir una nota de crédito para folios de tipo CFDI”.
   • Si ya existe una nota de crédito sin cargos aplicados para ese folio, ves “No es posible agregar otra nota de crédito a este folio. Consulte a Soporte Técnico.”
   • Si las notas de crédito ya emitidas suman el total de la factura, ves “No se puede crear nota de crédito porque las notas previamente emitidas suman el total de la factura.”
   • Si la factura tiene una cancelación en proceso de autorización, ves “No se puede agregar una nota de crédito a esta factura porque tiene un intento de cancelación en proceso de autorización.”
   • Si el folio corresponde a un pago (no a la factura inicial), se te redirige con el enlace al folio de la factura inicial: “Realice la nota de crédito sobre la factura inicial:”
10. Llena la información del formulario:
    • Series: Selecciona la seria bajo la cuál quedará la nota de crédito.
    • Forma de pago: La forma en la que pagarás esta nota de crédito al cliente.
    • Régimen fiscal: El régimen que corresponda para este documento.
    • Uso CFDI: El uso de CFDI que corresponda a este documento.
    • Correo electrónico: El correo al que se enviará esta nota de crédito.
    • Enviar por mail: Al marcar esta casilla, la nota de crédito se enviará al correo que registraste en el paso anterior. Si el cliente ya tiene un correo registrado, esta casilla llega marcada por defecto; si no tiene, llega sin marcar.
    • Descripción: Puedes agregar una descripción útil para el documento.
    • Crear nota de crédito de tipo descuento: Esta opción te permite generar notas de crédito para tus facturas PPD (pagos parciales o diferidos), con el fin de notificar que condonarás una parte del monto pendiente por pagar.
      • IMPORTANTE: Esta opción solo aparece en facturas PPD, cuando al menos uno de sus conceptos admite descuento y el operador tiene el permiso correspondiente (ver Permisos para el operador). Si el folio solo tiene saldo disponible para descuento (no para devolución regular), verás además el aviso “Sólo es posible agregar notas de crédito de tipo descuento.”
11. Conceptos: Se mostrarán los conceptos incluidos en la factura. Selecciona aquellos a los que deseas aplicar la nota de crédito marcando la casilla ubicada a su izquierda.
    • En la columna Importe total agrega el importe por el cuál se hará la nota de crédito. (Cantidades a dos decimales). Junto al campo se muestra el Máximo disponible para ese concepto; si marcas Crear nota de crédito de tipo descuento, el importe y el máximo cambian al tope de descuento disponible.
    • IMPORTANTE: Debes seleccionar al menos un concepto con importe mayor a cero; si no lo haces, verás el aviso “Selecciona al menos un cargo con importe para generar la nota de crédito.”
12. Da clic en Aceptar para generar la nota de crédito.

Cancelar una nota de crédito elimina el comprobante fiscal de la devolución; los cargos a los que se había aplicado quedan disponibles otra vez para una nueva nota de crédito.

1. Ubica la nota de crédito desde la Búsqueda de folios o desde los detalles de la factura, en el menú Notas de crédito.
2. En la vista de la nota de crédito, selecciona la pestaña Cancelar.
3. Verás el panel Confirmar cancelación de la nota de crédito:
   • Si aplica, elige un Motivo de cancelación de la lista; si el campo no aparece en tu nota de crédito, no es necesario indicar un motivo.
   • IMPORTANTE: Si el campo Motivo de cancelación está disponible y no seleccionas uno, verás el aviso “Motivo de cancelación inválido” y no podrás continuar.
4. Da clic en Cancelar.
5. Confirma la advertencia “¿ Está seguro que desea cancelar la nota de crédito : #<folio de la nota de crédito> ?” dando clic en Confirmar.
6. Verás el mensaje “Nota de crédito cancelada”.

Para que el operador pueda realizar estas configuraciones, es necesario asignarle los siguientes permisos al momento de agregarlo o modificar su perfil:

• Desde “Permisos globales” > Colegiatura.
  • Facturación electrónica:
    • Eliminar notas de crédito: Permite eliminar notas de crédito generadas.
    • Notas de crédito: Permite generar notas de crédito.
    • Notas de crédito con descuento: Permite generar notas de crédito tipo descuento.
    • Notas de crédito con devolución: Permite generar notas de crédito a facturas con devoluciones emitidas.