====== Migraciones y graduaciones ====== Este procedimiento te permite graduar a los estudiantes que han concluido de manera satisfactoria el último grado de un nivel educativo y migrar a estudiantes al siguiente grado académico dentro de la institución. Durante este proceso, se pueden reprobar estudiantes o gestionar solicitudes de nuevos ingresos. Las migraciones de alumnos se realizan cuando un estudiante avanza al siguiente nivel o grado. En cambio, las graduaciones se aplican únicamente a los alumnos que concluyen el último grado que ofrece el colegio. Método para pasar de un grupo a otro. ===== Consideraciones para graduar y migrar estudiantes ===== Antes de cerrar un subciclo y proceder con las migraciones, asegúrate de lo siguiente: - **Calificaciones completas y publicadas:** * Verifica que todas las calificaciones de los periodos estén capturadas, procesadas y publicadas. * Para consultar esta información: - Accede al **Panel de control**. - En el apartado **Configuración cíclica**, selecciona la opción de **Periodos**. - Selecciona el periodo y asegúrate de que aparezca con la palomita de **Publicado**.{{:a:acad:follow:periodo_publicado.png?direct&600|}} - **Desactivación de estudiantes dados de baja**: * Asegúrate de que los estudiantes que serán dados de baja estén desactivados desde su perfil individual. * Para hacerlo: - Ingresa al perfil de un estudiante. - Despliega el menú **Desactivar**. - Selecciona la opción **Desactivar**. - Despliega el menú **Razón** y selecciona la razón por la que se desactiva al estudiante. - Agrega la fecha a partir de la cual se aplicará la desactivación. - Sugerimos dar de baja al estudiante con la casilla de **Baja manteniendo el historial académico**. - Puedes hacer la eliminación de los cobros pendientes del estudiante seleccionándolos. - Para desactivar haz clic en el botón **Desactivar**. - **Verifica que todos los grupos cuenten con un subciclo activo:** * Para hacer esta revisión: - Accede al **Panel de control**. - En el apartado de **Configuración cíclica**, selecciona la opción de **Sub ciclos**.\\ {{:a:acad:follow:seleccion_sub_ciclo.png?direct&400|}} - Selecciona el sub ciclo que necesitas revisar. - En la parte baja de esta pantalla te aparecen los grupos relacionados.{{:a:acad:follow:grupos_en_sub_ciclos.png?direct&600|}} **Importante**: En preparatoria, asegúrate de incluir los grupos pares en el sub ciclo abierto y eliminarlos una vez concluida la migración. ===== Graduaciones ===== La graduación es el **primer paso a llevar a cabo** en este proceso y aplica únicamente para el grado más alto que ofrece el colegio (por ejemplo, sexto semestre de preparatoria). Durante este procedimiento, es posible seleccionar a un solo estudiante, a varios o a todos los alumnos del grupo que cumplen con los criterios de graduación. - Para graduar ingresa a **Panel de control** y en apartado **Seguimiento académico** selecciona la opción de **Migraciones y graduaciones**. - Selecciona la opción **Graduaciones**. - En el panel **Graduación de grupo**, despliega el menú **Grupo** y selecciona el grupo a graduar. * El menú lista únicamente los grupos activos del colegio, y cada opción se identifica con su campus, su sección, su grado y el nombre del grupo, en ese orden. * Si el colegio no tiene ningún grupo activo, la pantalla no muestra el menú y aparece el aviso "No se han encontrado grupos". * **Nota:** Si das clic en **Graduar grupo** sin haber elegido un grupo, la pantalla no avanza y muestra el aviso "Grupo inválido.". - Haz clic en **Graduar grupo**. - Revisa la pantalla del grupo antes de marcar a ningún estudiante: * Si el grupo tiene una **Descripción**, se muestra arriba de la tarjeta del grupo. * La tarjeta se titula **Grupo** con su nombre y muestra al **Profesor titular**, cuyo nombre es un enlace a su perfil. * Bajo el subencabezado **Estudiantes** aparece un renglón por cada estudiante que pertenece al grupo en ese momento, con su nombre enlazado a su perfil; los estudiantes ya graduados, migrados o dados de baja no se listan. * La casilla que está a la derecha del subencabezado **Estudiantes** marca y desmarca de una vez a todos los estudiantes de la lista. * Si el grupo no tiene estudiantes, la plataforma te devuelve al menú **Grupo** con el aviso "No se encontraron estudiantes en el grupo" seguido del nombre del grupo. - Marca la casilla correspondiente a cada estudiante a graduar y haz clic en **Aceptar**. * **Nota:** Si no marcas ninguna casilla, la graduación no se envía y aparece el aviso "Es necesario seleccionar el menos un estudiante.". - Espera a que la graduación termine antes de continuar con otro grupo: * Si seleccionaste 10 estudiantes o menos, la graduación se realiza en ese momento y regresas a **Graduaciones** con el mensaje "Los estudiantes seleccionados han sido graduados". * Si seleccionaste más de 10 estudiantes, la graduación se ejecuta en segundo plano: la pantalla muestra una barra de avance con su porcentaje y el mensaje "Esta operación puede llevar varios minutos", y al llegar al 100% muestra "Los estudiantes seleccionados han sido graduados" y te regresa sola a **Graduaciones** unos segundos después. * **Nota:** El proceso en segundo plano sigue su curso aunque cierres la pantalla, y si vuelves a enviar la misma selección mientras se está ejecutando, la plataforma te muestra el avance del proceso que ya está corriendo en lugar de graduar dos veces a los mismos estudiantes. * **IMPORTANTE:** Si el grupo no está relacionado a un ciclo activo, no se gradúa a ningún estudiante y la pantalla muestra "El grupo seleccionado no está relacionado a un ciclo activo"; relaciona el grupo a un ciclo antes de volver a intentarlo. **Importante:** * Una vez graduados, ni los estudiantes ni sus padres de familia tendrán acceso a la plataforma. * En caso de haber graduado a un estudiante por error, comunícate con Soporte Técnico para recibir el apoyo correspondiente. * Cada estudiante graduado queda registrado como graduado con la fecha en que se ejecutó el proceso, y las clases que cursaba en el ciclo del grupo se guardan en su historial académico marcadas como aprobadas o no aprobadas, según su calificación final comparada con la calificación mínima aprobatoria de cada clase. * El estudiante sale de su grupo y de todas sus clases, deja de pertenecer a las listas de distribución y a las rutas de transportes, y los cobros que tuviera en un carrito de pago sin confirmar se eliminan. * Los padres de familia se desactivan cuando ya no les queda ningún otro hijo activo en el colegio. FALTA_CAPTURA — pantalla: Panel de control → Seguimiento académico → Migraciones y graduaciones → Graduaciones; mostrar: el panel Graduación de grupo con el menú Grupo desplegado y el botón Graduar grupo; archivo sugerido: :a:acad:follow:graduacion_seleccion_de_grupo.png FALTA_CAPTURA — pantalla: Panel de control → Seguimiento académico → Migraciones y graduaciones → Graduaciones → Graduar grupo; mostrar: la tarjeta del grupo con el Profesor titular y la lista de Estudiantes con sus casillas y la casilla del subencabezado; archivo sugerido: :a:acad:follow:graduacion_seleccion_de_estudiantes.png FALTA_CAPTURA — pantalla: Panel de control → Seguimiento académico → Migraciones y graduaciones → Graduaciones → Graduar grupo (más de 10 estudiantes seleccionados); mostrar: la barra de avance con su porcentaje y el mensaje Esta operación puede llevar varios minutos; archivo sugerido: :a:acad:follow:graduacion_barra_de_avance.png ===== Migración académica ===== Concluida la graduación, puedes comenzar con la migración, antes de iniciar es recomendable preparar las listas de grupos. El proceso de migración debe realizarse comenzando por el **grado más alto** hacia el menor (por ejemplo, iniciar con tercero de secundaria). Durante este procedimiento, es posible seleccionar a un solo estudiante, a varios o a todos los alumnos del grupo que cumplen con los criterios de migración. - Para migrar ingresa a **Panel de control** y en apartado **Seguimiento académico** selecciona la opción de **Migraciones y graduaciones**. - Selecciona **Migraciones**. - En el panel **Opciones de migración** despliega el menú **Grupo destino** y selecciona el grupo al cuál vas a migrar a los estudiantes. * El menú lista únicamente los grupos activos del colegio, y cada opción se identifica con su campus, su sección, su grado y el nombre del grupo, en ese orden. * Si algún estudiante no avanzará al siguiente grado, elige en ese mismo menú la opción **Reprobar**: en lugar de cambiarlos de grupo, los estudiantes que marques quedan registrados como reprobados en el grupo y el ciclo que cursan. * **Nota:** Si das clic en **Aceptar** sin haber elegido nada en **Grupo destino**, la pantalla no avanza y muestra el aviso "Grupo destino inválido.". - Si quieres condicionar la migración al pago de la inscripción, despliega el menú **Periodo de inscripción**, que es opcional, y selecciona el periodo con el que se revisará el saldo de cada estudiante. * El menú solo lista los periodos marcados como de inscripción dentro del ciclo activo. * Al elegir un periodo aparece el campo **Cantidad mínima pagada**, también opcional: escribe el monto que basta con que el estudiante haya pagado de ese periodo para dejarlo migrar. * Con un periodo elegido, en el siguiente paso solo podrás seleccionar a los estudiantes que tienen cobros de ese periodo y ya no deben nada de él, o que hayan pagado al menos la **Cantidad mínima pagada**; el resto aparece con su casilla deshabilitada. - Bajo el subencabezado **Opciones** marca lo que quieres que ocurra al terminar la migración: * **Eliminar cargos recurrentes al terminar la migración:** elimina los cobros recurrentes que cada estudiante migrado tenía configurados. * **Procesar cobros recurrentes del estudiante al terminar la migración:** genera al estudiante los cobros recurrentes que corresponden a su nuevo grupo. Al marcarla se despliega la lista de periodos de colegiatura del grupo destino con todos marcados y la opción **Seleccionar todos**; desmarca los periodos que no quieras procesar. - Bajo el título **Grupos de origen**, en el apartado **Grupos**, despliega el campus (si tu colegio tiene más de uno), la sección y el grado, y marca la casilla de cada grupo del que saldrán los estudiantes. Solo se listan los grupos activos. * Si tu colegio usa perfiles de grupo, el menú **Perfiles** marca de una vez los grupos que forman el perfil que elijas y **desmarca lo que tuvieras seleccionado**; la opción **Ninguno** desmarca todo y deja la selección vacía. No es un filtro de lo que se ve: úsalo antes de marcar grupos a mano, nunca después, porque estos grupos son los que deciden qué estudiantes se migran. * En el campo **Búsqueda por grupo** escribe parte del nombre y usa el icono de filtrar para acotar el árbol, o el de limpiar para restablecerlo; si el texto no corresponde a ningún grupo aparece el aviso "Búsqueda inválida". * La casilla que está a la izquierda del título **Grupos** marca y desmarca todos los grupos de una vez, y los que vas marcando se van enlistando a la derecha bajo **Grupos seleccionados**. - Haz clic en **Aceptar**. * **Nota:** Si no marcaste ningún grupo de origen, la pantalla no avanza y muestra el aviso "Es necesario seleccionar al menos un grupo". * **IMPORTANTE:** No podrás avanzar mientras algún grupo de origen tenga periodos pendientes en su sub ciclo académico. La plataforma te regresa a **Migraciones** y te indica, por cada grupo, cuántos periodos lo impiden y en qué sub ciclo están: los que siguen abiertos para configuración o captura de criterios, asistencia, puntos extras, planeaciones o calificaciones (enlistados con el nombre del periodo y lo que tiene abierto) y los que ya tienen calificaciones o asistencia capturadas y todavía no se publican. Cierra y publica esos periodos y vuelve a intentarlo; los nombres de los periodos y del sub ciclo son enlaces para llegar directo a ellos. * **Nota:** Si seleccionaste más de 35 estudiantes entre todos los grupos de origen, la lista tarda en armarse: verás una barra de avance con el mensaje "Esta operación puede llevar varios minutos" y el botón **Cancelar operación**, que te regresa a **Migraciones**. - Revisa la pantalla de selección antes de marcar a ningún estudiante: * Arriba aparece la tarjeta del grupo destino, con su campus, su sección y su nombre, el texto **Migrar estudiantes al grupo**, su **Profesor titular** enlazado a su perfil y la **Descripción** del grupo cuando la tiene. Si elegiste **Reprobar**, esta tarjeta no se muestra. * Debajo hay un panel por cada grupo de origen que tenga estudiantes, encabezado con su campus, su sección y su nombre, y con el subtítulo **Estudiantes del grupo** (o **Reprobar estudiantes del grupo** si elegiste **Reprobar**). * Cada panel lista a sus estudiantes con el nombre enlazado a su perfil y la columna **Saldo**, desglosada en **Monto original**, **Descuento** (solo cuando tiene alguno), **Pago recibido** y **Saldo**. * El estudiante que reprobó ese grupo y ciclo aparece con un icono rojo a la izquierda de su nombre; al pasar el puntero sobre el icono se lee **Estudiante reprobado** y "El estudiante seleccionado ha reprobado este grupo y ciclo." - Marca la casilla de cada estudiante a migrar. La casilla del encabezado de cada panel marca y desmarca de una vez a todos los estudiantes de ese grupo. - En la columna **Inscribir en clases del grupo** marca a los estudiantes que además quieras inscribir automáticamente en las clases del grupo destino. * La casilla del encabezado de esa columna marca y desmarca a todo el grupo, y al marcar a un estudiante para migrar se marca también su casilla de esta columna. * Esta columna no aparece cuando elegiste **Reprobar**. * **Nota:** Si no estás seguro de que los estudiantes permanecerán en el grupo asignado, no selecciones la opción "Inscribir en clases del grupo". - Haz clic en **Aceptar** para confirmar la migración. * **Nota:** Si no marcas ninguna casilla, la migración no se envía y aparece el aviso "Es necesario seleccionar el menos un estudiante.". * La migración se ejecuta en una pestaña nueva del navegador; la pestaña desde la que la enviaste se queda en la lista de estudiantes. - Espera a que la migración termine antes de continuar con otro grupo: * Si los estudiantes que marcaste son 10 o menos y provienen de 5 grupos de origen o menos, la migración se realiza en ese momento y regresas a **Migraciones** con el mensaje "Los estudiantes seleccionados han sido migrados al grupo:" seguido del nombre del grupo destino; si elegiste **Reprobar**, el mensaje es "Los estudiantes seleccionados han sido reprobados". * En cualquier otro caso la migración se ejecuta en segundo plano: la pestaña muestra una barra de avance con su porcentaje y el mensaje "Esta operación puede llevar varios minutos", y al llegar al 100% muestra ese mismo mensaje de confirmación y te regresa a **Migraciones** unos segundos después. * **Nota:** Repite este procedimiento para cada grupo a migrar. - Si la migración encuentra problemas, la plataforma te regresa a **Migraciones** con el detalle: * "El grupo de uno o más de los estudiantes no están relacionados a un ciclo activo": no se migró a nadie y aparece la tabla **Estudiantes sin un grupo con ciclo activo**, con las columnas **Estudiante** y **Grupo**, donde el nombre del grupo es un enlace para ir a revisarlo. Relaciona esos grupos a un ciclo activo y vuelve a migrarlos. * "Estudiantes desactivados": alguno de los estudiantes que marcaste ya no está activo, no se migró a nadie y aparece la tabla **Estudiantes desactivados** con sus nombres. * "Se han detectado errores al inscribir automáticamente a uno o más estudiantes en las clases del grupo": la migración sí se realizó, pero aparece el panel **Errores de inscripción automática en clases de grupo** con un renglón por estudiante y, debajo, cada clase en la que no se pudo inscribir con su motivo: "Esta clase ya ha sido cursada y aprobada por el estudiante", "El estudiante no ha cumplido los requerimientos necesarios para esta clase", "Inscribir al estudiante en esta clase excedería su capacidad máxima" (con el cupo entre paréntesis) o "No es posible inscribir al estudiante en una clase virtual si no está inscrito en una de las clases reales que la conforman". A esos estudiantes tendrás que inscribirlos a mano desde las inscripciones del grupo o de la clase. - Si existen estudiantes solicitantes, actívalos desde **Panel de control** en el apartado **Seguimiento académico** selecciona la opción **Solicitantes**. Una vez dentro del módulo, selecciona el ciclo, las secciones y haz clic en **Aceptar**. - Selecciona a los estudiantes solicitantes que vas a activar marcando la casilla del lado izquierdo. - Selecciona el grupo en el que quedará inscrito el solicitante y haz clic en **Activar solicitantes**. * **Importante:** Si no estamos seguros de que el grupo seleccionado será el del estudiante, no marcar la casilla "Inscribir en clases del grupo". - Concluida la migración, debes cerrar el sub ciclo anterior desde **Panel de control** en el apartado **Configuración cíclica** seleccionando la opción **Sub ciclos**. * **Nota:** En caso de que se hayan agregado grupos a este sub ciclo para poder hacer la migración, no olvidar quitar los mismos. * Ve a **Panel de control > Configuración cíclica > Sub ciclos >** Selecciona el sub ciclo en donde se encuentran estos grupos. * Haz clic en **Modificar**. * En la parte inferior de la pantalla, quita la casilla de los grupos que no deban estar en el sub ciclo.{{:a:acad:follow:seleccion_de_grupos_en_sub_ciclo.png?direct&600|}} * Haz clic en **Aceptar** para guardar el cambio. - En **Panel de control > Configuración cíclica > Sub ciclos >** Selecciona el sub ciclo a cerrar. - Haz clic en **Cerrar**. ===== Actividades posteriores a la migración académica ===== - Eliminar horarios antiguos (**Importante:** Si los cambios son menores, este paso puede omitirse): * Si los horarios de clase cambian radicalmente, elimínalos desde **Panel de control > Secciones**. * Selecciona la sección a la que se le eliminará el horario. * Despliega el menú **General** y selecciona **Eliminar horarios**. * **Nota:** En este paso puedes cambiar al profesor de cada clase. * Para eliminar el horario haz clic en **Eliminar horarios**. - Crea o duplica los sub ciclos académicos: * Ve a **Panel de control > Sub ciclos.** * Selecciona un sub ciclo anterior en la tabla **Sub ciclos inactivos** y haz clic en **Duplicar**. * Indica el nombre del nuevo sub ciclo, el ciclo al que pertenece y los grupos asociados. * Marca todos los periodos a duplicar y actualiza sus nombres y fechas. * Haz clic en **Aceptar** para guardar y luego en **Abrir** para activar el nuevo sub ciclo. - Configura las opciones en tus periodos académicos: * Accede a **Panel de control > Configuración cíclica > Periodos**. * Selecciona el periodo a trabajar y haz clic en **Abrir** en aquello que necesites tener habilitado.{{:a:acad:follow:abrir_acciones_en_el_periodo.png?direct&600|}} - Asignación de profesores nuevos (**Importante**: Si no tienes profesores nuevos o cambios de profesores titulares de grupo o clase, puedes omitir este paso): * Ve a **Panel de control > Profesores > Agregar profesor.** * Para cambio de profesor titular de grupo, ve a **Panel de control > Planes de estudios > Selecciona el plan de estudios > Grupos > Selecciona el grupo > Modificar > General**. - Configuración de horarios: * Accede a **Panel de control > Planes de estudio > Selecciona plan de estudios > Grupos > Selecciona el grupo**. * Para modificar el horario despliega **Modificar > General**. * En la parte media de la pantalla te aparece el apartado de **Clases**. * En el nombre de la clase a modificar, haz clic en el lápiz {{icon>fas fa-pen text-dark}}. * En el formulario se habilita el campo **Salón** para que selecciones uno nuevo si hace falta. * En la tabla del lado derecho de la pantalla debes ajustar el nuevo horario dando clic en cada casilla para completar el horario. \\ {{:a:acad:follow:modificacion_de_horario.png?direct&600|}} * Editado el horario de clase haz clic en **Guardar cambios**. * Editadas todas las clases necesarias haz clic en el ícono inferior derecho para guardar {{icon>fas fa-check-circle text-green}}. {{:a:acad:follow:guardar_nuevo_horario.png?direct&600|}} - Desactiva a los profesores no vigentes: * Ingresa al **perfil de un profesor > Desactivar**. * Se te mostrará una pantalla de confirmación, haz clic en **Desactivar**. - Verifica las inscripciones de clases. * Revisa las inscripciones de clases desde **Panel de control > Planes de estudios > Selecciona el plan de estudios > Grupos**. * Selecciona el grupo a revisar y haz clic en **Inscripciones**. * Para inscribir a todos los estudiantes del grupo a las clases, selecciona las mismas marcando la casilla de su lado izquierdo. * Si no todos los estudiantes se inscriben en las mismas clases, haz la inscripción por clases ingresando desde **Panel de control > Planes de estudios > Selecciona plan de estudios > Grupos**. * Selecciona el grupo donde están estas clases y despliega **Clases**. * Selecciona la clase a la que vas a ajustar las inscripciones y haz clic en **Inscripciones**. * Selecciona el grupo en el que se encuentran inscritos los estudiantes que vas a inscribir en esta clase. * Se te muestra todo el listado de estudiantes, selecciona los que correspondan marcando la casilla de su lado izquierdo. * Para inscribir haz clic en **Aceptar**. FALTA_CAPTURA — pantalla: Panel de control → Seguimiento académico → Migraciones y graduaciones → Migraciones; mostrar: el panel Opciones de migración con el menú Grupo destino, el Periodo de inscripción y las dos casillas del subencabezado Opciones; archivo sugerido: :a:acad:follow:migracion_opciones_de_migracion.png FALTA_CAPTURA — pantalla: Panel de control → Seguimiento académico → Migraciones y graduaciones → Migraciones; mostrar: el apartado Grupos de origen con el árbol de secciones y grados desplegado, el menú Perfiles, el campo Búsqueda por grupo y el panel Grupos seleccionados; archivo sugerido: :a:acad:follow:migracion_grupos_de_origen.png FALTA_CAPTURA — pantalla: Panel de control → Seguimiento académico → Migraciones y graduaciones → Migraciones → Aceptar; mostrar: la tarjeta del grupo destino y un panel de grupo de origen con las columnas Estudiante, Saldo e Inscribir en clases del grupo; archivo sugerido: :a:acad:follow:migracion_seleccion_de_estudiantes.png La validación que bloquea la migración cuando el sub ciclo del grupo de origen tiene periodos abiertos o sin publicar se puede desactivar sub ciclo por sub ciclo desde las opciones que solo ve el administrador principal de la plataforma (la cuenta ADMIN001); si un colegio migra con periodos abiertos, ese es el motivo. **Nota:** Si tu interfaz también tiene configurada la parte administrativa, deberás seguir los pasos indicados en el apartado de "Migración administrativa". ===== Migración administrativa ===== - Revisa que los montos de colegiatura sean los que van a aplicar para este nuevo ciclo escolar. Ingresa a **Panel de control > Configuración financiera > Colegiatura base**. - Para el cambio de montos de colegiatura ve a **Panel de control > Configuración financiera > Colegiatura base > Actualizar colegiatura base**. * En el apartado **Colegiatura base** indica el monto de colegiatura que se cobrará.{{:a:acad:follow:actualizar_colegiatura_base.png?direct&600|}} * En el apartado de **Grupos** despliega **Campus > Sección > Grado** y selecciona el o los grupos a los que vas a modificar la colegiatura y haz clic en **Aceptar.** * **Importante:** Este procedimiento se debe realizar con todos los grupos a los que se tenga que ajustar el monto de colegiatura. - Realiza la eliminación de becas (**Nota:**Este proceso debe llevarse a cabo únicamente cuando sea aplicable). * En **Panel de control > Configuración financiera > Colegiatura base > Eliminar becas**. * Selecciona el tipo de beca que deseas eliminar: becas aplicadas en **Colegiatura** o en **Inscripciones ** marcando la casilla de su lado izquierdo. * Selecciona la o las razones de becas a eliminar marcando la casilla del lado izquierdo. * En el apartado de despliega el apartado de **Grupo > Campus > Sección > Grado** y selecciona el o los grupos donde están los estudiantes a los que se les va a eliminar la beca. * **Nota:** Puedes seleccionar también a estudiantes **Solicitantes, Graduados, Desactivados**. * Haz clic en **Eliminar**. * Aparece un mensaje de confirmación, haz clic en **Eliminar** - Cierra los periodos de sub ciclos administrativos anteriores. * **Panel de control > Configuración cíclica > Periodos > Despliega el sub ciclo** donde se encuentran los periodos abiertos. * Selecciona el periodo que tengas abierto para **Cobros y pagos**.{{:a:acad:follow:periodo_abierto_para_cobros_y_pagos.png?direct&600|}} * En el apartado **Estado de periodo** selecciona **Cerrar**. - Para cerrar el sub ciclo administrativo selecciona **Panel de control > Configuración cíclica > Sub ciclos**. * Selecciona el sub ciclo a cerrar y haz clic en **Cerrar**. - Crear nuevo sub ciclo administrativo (**Importante**: Antes de crear el nuevo, asegúrate de verificar que no exista ya en la plataforma.) * Puedes duplicar un sub ciclo administrativo existente desde **Panel de control > Configuración cíclica > Sub ciclos**. * En el apartado de **Sub ciclos inactivos**, selecciona el sub ciclo a duplicar y haz clic en **Duplicar**. * Agrega el nombre que darás al nuevo sub ciclo en el apartado **Nombre sub ciclo nuevo** y despliega el apartado de **Ciclo** para seleccionar el ciclo escolar al que corresponde. * En la tabla **Grupos** puedes seleccionar a tus estudiantes **Solicitantes, Graduados, Desactivados**. * En el apartado de **Grupos**, debes seleccionar todos los grupos del colegio que deben emitir pagos, sin importar el plan de estudios al que pertenezcan. * En el apartado de **Periodos** selecciona, dando clic en la casilla de la izquierda, los periodos que quieras duplicar. * Selecciona el periodo para poder hacer la edición del **Nombre** del periodo, la **Fecha inicial** y **Fecha final** del mismo. * Para guardar haz clic en **Aceptar**. - Abre el el sub ciclo desde **Panel de control > Configuración cíclica > Sub ciclos > Selecciona el sub ciclo > Abrir**. - Agregar becas a los estudiantes (**Importante**: Este paso solo es necesario si necesitas aplicar nuevas becas a tus estudiantes). * Ve al perfil del estudiante al que aplicarás la beca. * **Nota:** En la parte superior derecha de la pantalla tienes un buscador de usuarios.{{:a:acad:follow:buscador_de_usuarios.png?direct&600|}} * Despliega el menú** Estado de cuenta > Becas**. * En el formulario que aparece selecciona: * Concepto en el que se aplicará la beca: **Colegiatura o Inscripciones**. * Despliega el menú **Razones** y selecciona la beca a aplicar al estudiante. * Indica la cantidad de beca **(para cambiar a porcentaje de beca haz clic en el icono de porcentaje %)**. * Selecciona **Mostrar detalles de beca a estudiantes y padres de familia** si deseas que puedan ver el detalle de las becas aplicadas. * Clic en **Aceptar** para agregar la beca. -Genera los recargos correspondientes a cobrar para cada período. **Nota:** Aplica si cobras penalizaciones por pagos tardíos. * Ve a **Panel de control > Configuración financiera > Recargos/Descuentos automáticos**. * Despliega **Recargos > Agregar recargo**. * Llena cada uno de los campos que aparecen en el formulario. * Selecciona los grupos desplegando **Grupos > Campus > Sección > Grado > Selecciona el o los grupos > Aceptar**. * **Importante:** Se debe registrar un recargo por cada período. * Puedes hacer una copia de recargos existentes desde **Panel de control > Configuración financiera > Recargos/Descuentos automáticos**. * Despliega **Recargos > Copiar recargos**. * Selecciona el sub ciclo y elige el período del cual realizarás la copia.{{:a:acad:follow:seleccion_de_sub_ciclo_y_periodo_para_recargo.png?direct&600|}} * Selecciona el recargo en la casilla de su lado izquierdo y haz clic en **Aceptar**. * Selecciona el sub ciclo y el periodo al que copiarás el recargo y haz clic en **Aceptar**. * Cambia el **Nombre** del periodo, la **Fecha de referencia bancaria** y la **Fecha límite** y haz clic en **Aceptar**. - Agregar descuentos **(Aplica si otorgas descuentos en tus periodos de cobro)**. * Ve a **Panel de control > Configuración financiera > Recargos/Descuentos automáticos**. * Despliega **Descuentos automáticos > Agregar descuento automático**. * Llena el formulario que ahí te aparece y en el apartado de **Grupos > despliega Campus > Sección > Grado > Selecciona el o los grupos > Aceptar**. * **Importante:** Se debe registrar un descuento por cada período. - Abrir un periodo para cobros y pagos desde **Panel de control > Configuración cíclica > Periodos > Despliega el sub ciclo > Selecciona el periodo > Abrir**. * **Importante:** Esta acción te permitirá comenzar a recibir pagos. - Procesa los pagos recurrentes para cargar los períodos de cobro a los estados de cuenta de los estudiantes. * Hazlo desde **Panel de control > Configuración financiera > Procesar cobros recurrentes**. * Selecciona el periodo que quieres procesar. * Revisa cada uno de los pasos que te aparecen en pantalla dando clic en la flecha para avanzar.{{:a:acad:follow:confirmacion_para_proceesar_recurrentes.png?direct&800|}} * En **Confirmar** marca cada una de las casillas para poder dar clic en **Aceptar**. * Aparecerá una barra de progreso indicando que se están procesando los cobros recurrentes del periodo. * **Importante:** Este procedimiento debe realizarse para cada uno de los períodos que deseas que aparezcan en el estado de cuenta de tus estudiantes. - Procesar descuentos desde **Panel de control > Configuración financiera > Recargos/Descuentos automáticos**. * Despliega **Procesar > Procesar descuentos automáticos**. * Selecciona los descuentos a procesar y haz clic en **Agregar/Actualizar**. * Aparecerá una barra de progreso indicando que se están procesando los descuentos. ===== Permisos para el operador ===== Para que el operador pueda realizar estas configuraciones, es necesario asignarle los siguientes permisos al momento de agregarlo o modificar su perfil: * Aparece en el apartado "Permisos por grupo" > **Migraciones.** * **Graduaciones:** Permitirá que el operador lleve a cabo la graduación de los estudiantes del colegio, desde la selección del grupo hasta la graduación de los estudiantes que marque. * **Migraciones entre grupos:** Permitirá que pueda llevar a cabo el proceso de migración de un grado a otro de los estudiantes, y es el permiso con el que se abre la pantalla **Migraciones y graduaciones** y sus dos opciones, **Migraciones** y **Graduaciones**. * **Importante:** El permiso **Graduaciones** no alcanza por sí solo: como la pantalla se abre con **Migraciones entre grupos**, el operador que solo se dedique a graduar necesita los dos permisos. * **Importante:** Toma en cuenta que para el resto de configuraciones necesarias en el proceso de migraciones y graduaciones, el operador debe contar con los permisos necesarios de cada menú.