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Recargos / Descuentos automáticos

Un descuento es una reducción en el precio original de un monto a pagar. Se aplica como un beneficio económico para el usuario, y puede otorgarse por diferentes motivos. También tienes la opción de aplicar recargos cuando el pago de dichos montos no se realice dentro del plazo establecido.

Agregar recargos

  1. Desde tu Panel de control selecciona Recargos/Descuentos automáticos.
  2. Despliega el menú Recargos y selecciona Agregar recargo.
  3. Llena el formulario que ahí aparece:
    • Nombre: Agrega el nombre que le darás al recargo.
    • Ciclo: Despliega el menú y selecciona el ciclo escolar en el que deseas que se aplique el recargo.
    • Periodo: Despliega el menú y selecciona el periodo en el que deseas aplicar el recargo.
    • Cobro: Despliega el menú y selecciona el cobro al que se le aplicará el recargo. Es importante tener en cuenta que únicamente se pueden aplicar descuentos a los siguientes tipos de cobros:
      • Colegiatura del periodo
      • Cobros de inscripción
      • Inscripciones de nuevo ingreso
      • Proceso de inscripción
      • Cobro general
      • Cobros fijos
      • Cobros fijos específicos
    • Fecha de referencia bancaria: De manera opcional, puedes agregar una fecha para que la referencia bancaria del concepto ya incluya el recargo aplicado.
    • Tipo de recargo: Despliega el menú para seleccionar si el recargo será una “Cantidad fija” o un “Porcentaje”.
    • Recargo: Si seleccionaste “Cantidad fija” indica la cantidad del recargo, por ejemplo 500.00 pesos. (Cantidades a dos decimales)
      • Si seleccionaste “Porcentaje” indica el porcentaje de recargo a aplicar, por ejemplo 5. (No es necesario agregar el símbolo %)
    • IVA: Determina si el recargo esta exento de IVA o si se le aplicará el 16%.
    • Clave de servicio (Opcional): Este dato solo es necesario agregarlo si trabajas con la integración con alguna paquetería contable como CONTPAQ o ASPEL.
    • Contracuenta clave de servicio (Opcional): Este dato solo es necesario agregarlo si trabajas con la integración con alguna paquetería contable como CONTPAQ o ASPEL.
    • Concepto SAT: Agrega el conceto SAT que corresponda a este recargo.
    • Unidad SAT: Agrega la unidad SAT que corresponda a este recargo.
    • Periodicidad: Determina la recurrencia con la que será aplicado el recargo. Puedes elegir entre las siguientes opciones:
      • Una sola vez: El recargo solo se aplicará una vez en el concepto de cobro seleccionado.
      • Diario: El recargo se aplicará de forma diaria hasta que se registre el pago del cobro.
      • Fechas: Define las fechas en las que se aplicará el recargo al cobro, siempre y cuando no se haya registrado el pago correspondiente.
    • Fecha límite: Indica la fecha última que tienen los padres de familia para pagar sin el recargo aplicado.
      • Nota: Si seleccionas la opción “Fechas” en la periodicidad:
        • Para agregar más fechas haz clic en Agregar fecha.
        • Si deseas eliminar alguna fecha que hayas agregado, haz clic en el ícono papelera .
    • Activo: Deja marcada esta opción para que el recargo sea aplicado.
    • Aumentar el mismo recargo (recargos diarios): Esta opción indica que se aplicará el mismo monto o porcentaje de recargo cada día, al haber seleccionado la modalidad de recargos diarios.
    • Recalcular el monto del recargo: Hace el recalculo del monto con el descuento aplicado.
    • Ajustar en proporción al adeudo: El recargo se aplicará sobre el monto pendiente de pago del cobro.
    • Procesar a estudiantes graduados y desactivados: El recargo se aplicará también a estudiantes que se encuentren bajo estos perfiles.
    • Utilizar identificador bancario de cobro original: Se utilizará el mismo identificador del cobro original al momento de aplicar el recargo.
    • Inhabilitar becas de estudiantes a quienes se les cobra este recargo: Selecciona la beca que dejará de aplicarse al estudiante si se identifica que se le aplicó este recargo.
    • Descripción: Puedes agregar alguna descripción útil para este recargo.
  4. Asignar recargo a grupos: Despliega el campus, la sección y el grado para hacer la selección de los grupos a los que quieres que se aplique este recargo.
  5. Haz clic en Aceptar para crear el recargo.
    • IMPORTANTE: Este procedimiento debe realizarse para cada uno de los periodos de cobro y conceptos en los que sea necesario aplicar un recargo. Sin embargo, una vez que hayas creado un recargo, puedes utilizar la opción 'Copiar recargos' para agilizar el proceso.

Copiar recargo

  1. Desde tu Panel de control selecciona Recargos/Descuentos automáticos.
  2. Despliega el menú Recargos y selecciona Copiar recargos.
  3. Despliega Sub-ciclos y selecciona el sub-ciclo donde está el recargo que quieres copiar.
  4. Periodo origen: Despliega el menú y selecciona el periodo del cual deseas copiar el recargo.
  5. Recargos: Se mostrarán los recargos que están configurados en ese periodo para que selecciones el o los que deseas copiar.
  6. Haz clic en Aceptar.
  7. Despliega nuevamente el menú Sub-ciclos y selecciona el sub-ciclo donde quieres hacer la copia.
  8. Permitir múltiples recargos: Al seleccionar esta opción, también se mostrarán los periodos que ya tienen un recargo configurado.
  9. Periodo destino: Selecciona el o los periodos en los que deseas copiar este recargo.
  10. Haz clic en Aceptar.
  11. Se muestra el nombre del periodo al que vas a realizar la copia para que modifiques la información necesaria:
    • Nombre: Indica el nombre que tendrá el recargo para este periodo. Puedes conservar el nombre original de la copia o actualizarlo según sea necesario.
    • Fecha límite: El sistema actualizará automáticamente la fecha configurada en el recargo original, ajustándola al mes correspondiente del periodo al que estás copiando. Si es necesario, puedes modificar la fecha límite manualmente.
    • Nota: Si seleccionaste más de un recargo, se mostrará la información de todos ellos agrupada bajo el mismo mes. Podrás actualizar la información de cada recargo de forma individual.
  12. Haz clic en Aceptar.

Agregar descuentos automáticos

  1. Desde tu Panel de control selecciona Recargos/Descuentos automáticos.
  2. Despliega el menú Descuentos automáticos y selecciona Agregar descuento automático.
  3. Llena el formulario con la información solicitada:
    • Nombre: Agrega el nombre que darás al descuento.
    • Ciclo: Despliega el menú y selecciona el ciclo escolar en el que se va a aplicar el descuento.
    • Periodo: Despliega el menú y selecciona el periodo en el que deseas aplicar el descuento.
    • Cobro: Despliega el menú y selecciona el cobro al que se le aplicará el descuento. Es importante tener en cuenta que únicamente se pueden aplicar descuentos a los siguientes tipos de cobros:
      • Colegiatura del periodo
      • Cobros de inscripción
      • Inscripciones de nuevo ingreso
      • Proceso de inscripción
      • Cobro general
      • Cobros fijos
      • Cobros fijos específicos
    • Especificar fecha de eliminación del descuento: Al marcar esta opción, puedes establecer la fecha límite para que los padres de familia realicen el pago con descuento. Una vez pasada esa fecha, el sistema eliminará automáticamente el descuento.
      • Fecha límite: Define la fecha última que tienen los padres de familia para pagar con el descuento aplicado.
      • Eliminar descuento en automático: Al marcar esta casilla estás notificando al sistema que haga la eliminación llegada la fecha indicada. Al hacer uso de esta opción solo podrás tener un descuento por periodo, cobro y grupo.
        • IMPORTANTE: El uso de esta función es opcional; puedes generar descuentos sin que se eliminen automáticamente. En ese caso, deberás eliminarlos manualmente cuando desees que dejen de aplicarse en el estado de cuenta de tus estudiantes.
    • Tipo de descuento: Determina si el descuento será una “Cantidad fija” o un “Porcentaje”.
    • Descuento por periodo: Si seleccionaste “Cantidad fija” agrega la cantidad a descontar (cantidades a dos decimales). Si indicaste “Porcentaje” agrega el porcentaje a descontar. (No es necesario agregar el símbolo %)
    • Clave de servicio (Opcional): Esta dato solo es necesario si trabajas con la integración con paqueterías contables como CONTPAQ o ASPEL.
    • Activo: Deja marcada esta opción para que el descuento pueda aplicarse.
    • No modificar descuentos existentes: Al aplicar este descuento, si el concepto ya cuenta con algún descuento previo, este no sufrirá ninguna modificación.
    • Inhabilitar becas de estudiantes al eliminar este descuento: Cuando se elimine el descuento aplicado, también se eliminará la beca que tenga el estudiante, siempre y cuando sea una de las que hayas seleccionado.
    • Condición de facturación de pagos parciales: Define qué ocurrirá con la factura cuando se reciba un pago parcial de un concepto al que se le haya aplicado este descuento.
      • Facturar solo al liquidar el adeudo (última parcialidad): Se emitirá la factura hasta que se haya pagado el total del cobro.
      • Facturar sin liquidar el adeudo (desde la primera parcialidad): La factura se emitirá al momento de recibir el primer pago parcial del total del cobro.
      • Descripción: Puedes agregar una descripción útil para este descuento.
      • Asignar descuento automático a grupos: Despliega el campus, la sección y el grado para seleccionar el o los grupos a los que deseas que se aplique este descuento.
  4. Haz clic en Aceptar.

Descuento por pago de múltiples periodos

Si deseas aplicar un descuento para cuando los padres de familia realicen el pago en una sola exhibición de varios periodos, esta es la opción que debes marcar.

  1. Despliega Descuentos automáticos y selecciona Agregar descuento automático.
  2. Llena el formulario con la información solicitada:
    • Nombre: Agrega el nombre que le darás al descuento.
    • Descuento por pago de múltiples periodos: Marca la casilla para seleccionar esta opción.
    • Título del descuento en el estado de cuenta: Agrega el título con el que deseas que este descuento aparezca en el estado de cuenta de los estudiantes.
    • Ciclo: Despliega el menú y selecciona el ciclo escolar en el que se aplicará este descuento.
    • En el lado derecho de la pantalla se muestran los periodos relacionados con el ciclo. Marca la casilla de aquellos que deseas incluir en este descuento.
      • Nota: No es necesario procesar este tipo de descuentos pues se aplicarán en automático a los estudiantes que cumplan con las condiciones de pago.
    • Fecha límite: La fecha última que tienen los padres de familia para pagar con este descuento.
    • Tipo de descuento: Determina si el descuento será una “Cantidad fija” o un “Porcentaje”.
    • Descuento por periodo: Si seleccionaste “Cantidad fija” agrega la cantidad a descontar (cantidades a dos decimales). Si indicaste “Porcentaje” agrega el porcentaje a descontar. (No es necesario agregar el símbolo %)
      • Nota: La cantidad o porcentaje de descuento que indiques se aplicará en cada uno de los periodos que seleccionaste.
    • Clave de servicio (Opcional): Esta dato solo es necesario si trabajas con la integración con paqueterías contables como CONTPAQ o ASPEL.
    • Activo: Deja marcada esta opción para que el descuento sea aplicado.
    • Descripción: Puedes agregar una descripción que sea útil para este descuento.
    • Asignar descuento automático a grupos: Despliega el campus, la sección y el grado para seleccionar el o los grupos a los que deseas que se aplique este descuento.
  3. Haz clic en Aceptar.

Copiar descuentos automáticos

  1. Desde tu Panel de control selecciona Recargos/Descuentos automáticos.
  2. Despliega Descuentos automáticos y selecciona Copiar descuentos automáticos.
  3. Despliega el menú Sub-ciclos y selecciona el Sub-ciclo donde está el descuento que deseas copiar.
  4. Periodo origen: Despliega el menú y selecciona el periodo del cuál harás la copia.
  5. Descuentos automáticos: Se mostrarán los descuentos configurados en el periodo, para que selecciones aquel o aquellos que deseas copiar.
  6. Haz clic en Aceptar.
  7. Despliega nuevamente el menú “Sub-ciclos” y selecciona el Sub-ciclo en el que deseas hacer la copia.
  8. Periodo destino: Selecciona el o los periodos en los que quieres hacer la copia del descuento.
    • Nota: Al hacer clic en la flecha hacia abajo , se desplegarán los descuentos que se copiarán en cada periodo.
  9. Se muestra el nombre del periodo al que vas a realizar la copia para que modifiques la información necesaria:
    • Nombre: Agrega el nombre que darás al descuento de ese periodo.
    • Especificar fecha de eliminación de descuento: Al tener marcada esta opción permitirás que el sistema elimine el descuento de acuerdo a la fecha que configures.
      • Nota: El uso de esta función es opcional; puedes generar descuentos sin que se eliminen automáticamente. En ese caso, deberás eliminarlos manualmente cuando desees que dejen de aplicarse en el estado de cuenta de tus estudiantes.
    • Fecha límite: Agrega la fecha última que tendrán para pagar con el descuento aplicado.
    • Eliminar descuento en automático: Marca esta casilla para que el descuento se elimine automáticamente en cuanto se llegue a la fecha configurada. Si usas esta opción solo puedes tener un descuento por periodo, cobro y grupo.
    • Nota: Si seleccionaste más de un mes para realizarle la copia del descuento, deberás actualizar la información correspondiente en cada uno de ellos.
  10. Haz clic en Aceptar.

Procesar

Procesar los recargos y descuentos generados permite que se reflejen en el estado de cuenta de los estudiantes, conforme a las configuraciones previamente establecidas.

Procesar recargos

  1. Desde tu Panel de control selecciona Recargos/Descuentos automáticos.
  2. Despliega el menú Procesar y selecciona Procesar recargos.
  3. Se mostrarán todos los recargos que has generado. Marca la casilla a la izquierda de cada uno para seleccionar los que deseas procesar.
  4. Haz clic en Aceptar.
    • Se mostrará una barra de progreso que indica que el recargo está siendo aplicado a los cobros que así amerite.
  5. En la pantalla de “Recargos generales” en la columna “Detalles” despliega la opción Detalles.
    • En Historial observarás el total de cobros a los que se aplicó el recargo.

Nota: Los recargos automáticos solo se agregan a los cobros que tienen adeudo total o parcial.

Procesar descuentos automáticos

Pasos para agregar o actualizar un descuento automático:

  1. Desde tu Panel de control selecciona Recargos/Descuentos automáticos.
  2. Despliega el menú Procesar y selecciona Procesar descuentos automáticos.
  3. Se mostrarán todos los descuentos que has generado. Marca la casilla a la izquierda de cada uno para seleccionar los que deseas procesar.
  4. Haz clic en Agregar/Actualizar.
  5. Se iniciará una barra de progreso. Al finalizar, podrás visualizar los detalles en la columna Detalles.
    • Haz clic en el botón Detalles para visualizar el Historial, donde podrás observar la siguiente información:
      • Tipo: Palomita verde indica que el descuento fue aplicado.
      • Descuentos procesados: Cantidad de descuentos que se aplicaron.
      • Fecha: Fecha en la que se realizó el proceso.
      • Descuento: Monto o porcentaje del descuento que fue aplicado.
      • Autor: El usuario que llevó a cabo el proceso.

Eliminar descuentos automáticos

Pasos para eliminar un descuento automático:

  1. Desde tu Panel de control selecciona Recargos/Descuentos automáticos.
  2. Despliega el menú Procesar y selecciona Procesar descuentos automáticos.
  3. Se mostrarán todos los descuentos que has generado. Marca la casilla a la izquierda de cada uno para seleccionar los que deseas eliminar.
  4. Haz clic en Eliminar descuentos
  5. Se iniciará una barra de progreso. Al finalizar, podrás visualizar los detalles en la columna Detalles.
  6. Haz clic en el botón Detalles para visualizar el Historial, donde podrás observar la siguiente información:
    • Tipo: Papelera indica que el descuento fue eliminado.
    • Descuentos procesados: Cantidad de descuentos que se eliminaron.
    • Fecha: Fecha en la que se realizó el proceso.
    • Descuento: Monto o porcentaje del descuento que fue eliminado.
    • Autor: El usuario que llevó a cabo el proceso.

Permisos para el operador

Para que el operador pueda realizar estas configuraciones, es necesario asignarle los siguientes permisos al momento de agregarlo o modificar su perfil: