Serie de folios

Las series de folios son grupos de números secuenciales que se utilizan para asignar a cada factura o recibo de pago un identificador único. Estas series te permiten organizar y diferenciar diversos tipos de documentos fiscales, como facturas y recibos de pago, y son necesarias para cumplir con los requisitos fiscales.

1. Haz clic en la pestaña Panel de control en la parte superior.
2. Luego en el apartado Cobros, haz clic en Series de folios.
   • Puedes utilizar el filtro para localizar más rápido el módulo. Solo ingresa en el campo filtrar Series de folios y haz clic en la coincidencia y esto te enviará directamente al módulo.
3. Una vez dentro del módulo, estarás en la pestaña Series y visualizarás una lista de las series de folios previamente agregadas:
   • Folios: Indica si hay folios asignados a la serie, lo cual es particularmente importante para la facturación electrónica.
   • Activo: Muestra si la serie está activa y disponible para su uso.
   • Nombre: El nombre de la serie de folios.
   • Tipo de serie: Define el tipo de serie (por ejemplo, facturación electrónica, recibos de pago, temporales, etc.).
   • Rango de folios: Especifica el rango de números de folios asignados a la serie.
   • Folio actual: Indica el folio que está siendo utilizado en ese momento dentro de la serie.
   • Fecha de creación: Muestra la fecha en que la serie de folios fue creada.
4. Haz clic en la pestaña Agregar serie para iniciar el proceso de creación de una nueva serie de folios.
5. En esta sección, visualizarás el formulario donde deberás completar los siguientes campos:
   • Nombre: Especifica el nombre que tendrá la serie de folios, este nombre te ayudará a identificar la serie y será visible en la factura.
   • Tipo de serie: Selecciona el tipo de serie que deseas crear:
     • Impresos seriados, temporales e impresos seriados únicos, son útiles para recibos, y se utilizan cuando necesitas un sistema de folios físicos o temporales.
       • Al seleccionar una de estas opciones, se mostrarán los campos para indicar el folio inicial y final, así como el formato de impresión deseado.
     • Facturación electrónica: Para crear series destinadas a la emisión de facturas electrónicas.
       • Al seleccionar esta opción, se mostrará la opción “Incluir número de folio en XML” y el formato de impresión es predeterminado.
     • Facturas con código bidimensional: Para crear facturas que incluyen códigos QR o códigos de barras 2D, permitiendo la validación rápida y el seguimiento.
       • Al seleccionar esta opción, se mostrará la opción “Mostrar nombre de serie en facturas” y el formato de impresión es predeterminado.
   • Formato de impresión: Define el formato de impresión de los documentos asociados a la serie. Para el caso de los recibos, puedes personalizar este formato desde plantillas de documentos.
   • Aviso de folios restantes: Configura si deseas recibir un aviso cuando los folios estén por agotarse.
   • Descripción: Agrega una descripción opcional para detallar la serie.
6. Al completar las opciones deseadas, haz clic en el botón Aceptar.

1. Haz clic en la pestaña Panel de control en la parte superior.
2. Luego en el apartado Cobros, haz clic en Series de folios.
3. Una vez dentro del módulo, en la pestaña Series visualizarás una lista de las series de folios previamente agregadas.
4. Localiza la serie de folio que deseas modificar.
5. Haz clic en el nombre de la serie de folios, esto te llevará a una vista detallada con todos los datos actuales de la serie.
6. Después, haz clic en la pestaña Modificar en la parte superior.
7. Una vez en la pantalla modificar, podrás ajustar algunos de los siguientes parámetros según tus necesidades:
   • Agregar un logotipo.
   • Aviso de folios restantes.
   • Activar o desactivar una serie.
   • Incluir número de folios en XML (aplica para facturas).
   • Folio inicial / final (solo para recibos).
8. Haz clic en Aceptar para guardar los cambios realizados.

1. Después de haber agregado la serie de folios, dirígete a la pestaña Series.
2. Localiza la serie que deseas modificar, y haz clic en el nombre de la serie de folios, esto te llevará a una vista detallada con todos los datos actuales de la serie.
3. Para las series de tipo factura, aparecerá una tercera pestaña llamada Datos de facturación, haz clic en ella.
4. Al hacerlo, se desplegará la opción de Agregar datos de facturación.
5. Completa el formulario de datos de facturación:
   • Nombre: El nombre o la razón social del emisor de la factura.
   • RFC: El Registro Federal de Contribuyentes del emisor.
   • Régimen fiscal: El régimen fiscal al que pertenece la empresa o el contribuyente.
   • Folio inicial: El número de folio con el que iniciará esta serie de facturación.
   • Domicilio: La dirección fiscal del emisor de la factura.
   • Número exterior: El número exterior de la dirección.
   • Número interior: El número interior de la dirección (si aplica).
   • Colonia: La colonia en la que se encuentra la dirección fiscal.
   • Localidad: La localidad donde se ubica el domicilio.
   • Municipio: El municipio donde se encuentra la dirección fiscal.
   • Estado: El estado donde se localiza el domicilio.
   • País: El país de residencia del emisor.
   • Código postal: El código postal correspondiente a la dirección.
   • Descripción: Una breve descripción relacionada con la serie de facturación.
   • Proveedor CFDI: El proveedor del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI).
   • Certificado de sello digital: El certificado de sello digital del emisor.
   • Llave de encriptación: La llave de encriptación asociada al certificado.
   • Contraseña: La contraseña asociada al certificado de sello digital.
6. Haz clic en el botón Aceptar para agregar los datos de facturación.

1. Una vez dentro del módulo, en la pestaña Series visualizarás una lista de las series de folios previamente agregadas.
2. Localiza la serie de folios cuyos datos de facturación deseas visualizar.
3. Haz clic en el nombre de la serie de folios, esto te llevará a una vista detallada con todos los datos actuales de la serie.
4. Después, haz clic en la pestaña Datos de facturación en la parte superior.
5. Al hacerlo, se desplegará la opción de Datos de facturación, haz clic en ella.
6. En esta sección, podrás visualizar todos los datos de facturación que se han agregado a la serie e información relevante (Nombre o razón social, RFC, número de serie del certificado, fecha de expiración, información adicional y rango de folios).
7. Si necesitas consultar información más detallada de los datos de facturación, haz clic en el nombre para acceder a una vista más completa.

1. Un paso importante, es asignar los folios a una serie de facturación después de haberlos adquirido a través del personal administrativo de Algebraix.
2. Haz clic en la pestaña Panel de control en la parte superior.
3. Luego en el apartado Cobros, haz clic en Series de folios.
4. Dentro del módulo, haz clic en la pestaña Folios y se desplegará la opción Transferir folios, haz clic en esta para continuar.
5. Aparecerá un formulario, completa los campos para la transferencia:
   • Serie de folios origen: Selecciona la serie de folios desde la cual deseas transferir los folios. Si aún no los has asignado, los folios adquiridos estarán disponibles para seleccionarlos. También puedes transferir folios de una serie de facturación a otra si es necesario.
   • Serie de folios destino: Esta es la serie a la que se transferirán los folios seleccionados.
   • Cantidad de folios: Especifica la cantidad de folios que deseas transferir.
6. Una vez hayas completado los campos, haz clic en Aceptar para realizar el proceso.

En este apartado, podrás consultar el historial de folios para revisar todas las transferencias realizadas, ya sea al adquirir folios o entre diferentes series de facturación.

1. Haz clic en la pestaña Panel de control en la parte superior.
2. Luego en el apartado Cobros, haz clic en Series de folios.
3. Dentro del módulo, haz clic en la pestaña Folios y se desplegará la opción Historial de folios, haz clic en esta para continuar.
4. Al ingresar, visualizarás dos apartados:
   • Historial de transferencia de folios: En este apartado se muestran todos los movimientos realizados por el personal del colegio, incluyendo transferencias de folios entre diferentes series de facturación y asignación de folios cuando se adquieren nuevos.
   • Historial de registro de folios: Este apartado muestra los registros agregados por el personal administrativo de Algebraix cuando se solicitan los folios. Aquí podrás ver cuándo y cuántos folios nuevos se agregaron.

Para que el operador pueda realizar estas configuraciones, es necesario asignarle los siguientes permisos al momento de agregarlo o modificar su perfil:

• Dentro del apartado “Permisos globales” > Colegiatura. > Series de folios.
  • Agregar series de folios: Podrá agregar las series de folios adquiridas.
  • Modificar series de folios: Podrá modificar las series existentes.
  • Transferir folios: Podrá hacer la transferencia de folios entre las distintas series dadas de alta.