Conciliación de pagos por internet

La conciliación de los diferentes servicios en Algebraix tiene como objetivo principal asegurar que los pagos realizados por los usuarios se reflejen correctamente en el sistema y se depositen adecuadamente en la cuenta del colegio.

Notas:

• Para habilitar estos servicios, es necesario contratarlos previamente con el Departamento de Pagos en Línea de Algebraix.
• Este mismo departamento es el responsable de activar y configurar el servicio dentro del sistema.

1. Accede a Panel de control y selecciona la opción Pagos por internet.
2. Luego haz clic en la pestaña Conciliación y selecciona la opción Conciliación.
3. Podrás aplicar un filtro por rango de fechas, ingresando la fecha de inicio y la fecha de fin, y después haciendo clic en Buscar.
   • Nota: Si no aplicas ningún filtro, se mostrarán todos los registros generados durante el mes en curso.
4. Se presenta un resumen general (puede descargarse en formato Excel para facilitar su análisis o archivo) con la siguiente información:
   • Fecha: Día en que se registraron los movimientos.
   • Servicio: Servicio de pagos por internet.
   • Pagos registrados: Número total de pagos que se han ingresado al sistema, independientemente de si ya fueron confirmados.
   • Pagos confirmados: Pagos que ya han sido verificados y autorizados por la entidad procesadora.
   • Total de pagos: Es la suma de todos los pagos realizados por los clientes, sin descontar comisiones, impuestos ni contracargos.
   • Monto de comisión: Es el total de comisiones cobradas por el proveedor del servicio de pago.
   • IVA: Corresponde al Impuesto al Valor Agregado aplicado sobre las comisiones cobradas.
   • Depósito: Es el monto neto que se transfiere al colegio o institución, una vez descontadas las comisiones e IVA del total de pagos.
   • Contracargos: Son los montos que han sido reclamados o revertidos por los clientes a través de su banco o medio de pago, generalmente por disputas o desconocimiento de cargos.
   • Total (Depósito menos el contracargo): Es el resultado final, que representa el depósito neto menos los contracargos aplicados. Es el ingreso real disponible para la institución después de todos los ajustes.
5. Para revisar el detalle de pagos recibidos en una fecha específica, haz clic sobre la fecha deseada.
6. Se desplegará un listado con todos los folios generados ese día y un resumen, incluyendo contracargos (si aplica) y el total de pagos.
   • Nota:Los cortes de conciliación se realizan diariamente a las 11:00 p.m y los depósitos se reflejan al siguiente día hábil en la cuenta bancaria del colegio.
7. Dentro del detalle de cada fecha, se mostrará una tabla con los pagos confirmados.
   • Nota: La fecha mostrada en esta tabla corresponde al momento exacto en que el padre de familia o estudiante (con supervisión propia) realizó el pago. Es posible descargar el Archivo de conciliación y descargar el listado en Excel.

Notas:

• Al hacer clic sobre el nombre del usuario, serás dirigido directamente a su perfil detallado, donde podrás consultar su información completa y realizar gestiones específicas.
• Cuando una factura cuente con notas de crédito asociadas, se mostrará un ícono informativo al lado derecho del folio correspondiente. Al posicionar el cursor sobre este ícono, se desplegará un mensaje indicando: “Nota de crédito emitida”, junto con los folios de las notas de crédito vinculadas y los montos por los cuales fueron emitidas.

1. Accede a Panel de control y selecciona la opción Pagos por internet.
2. Luego haz clic en la pestaña Conciliación y selecciona la opción Conciliación.
3. Localiza la fecha que deseas eliminar, ya sea utilizando el filtro de búsqueda o seleccionándola directamente del listado del mes en curso.
4. Una vez seleccionada la fecha, haz clic en el botón Eliminar registro, ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla.

El servicio de pagos STP (Sistema de Transferencias y Pagos) permite a los padres de familia o estudiantes con supervisión propia realizar pagos mediante transferencias bancarias con referencias únicas.

Notas:

• El corte diario de STP se realiza a las 5:00 p.m.
• Este corte genera un solo depósito que agrupa todas las transacciones recibidas durante el día.
• Si el pago se realiza después del corte, este se reflejará hasta el siguiente día hábil.
• Al generar una referencia de pago, el sistema mostrará una CLABE interbancaria, la cual debe ser registrada por el usuario en su aplicación bancaria.
• Esta CLABE es fija y única por estudiante, y no cambia durante toda la estancia del alumno en la institución. Por ejemplo: Si un padre tiene dos hijos inscritos, cada uno tendrá su propia CLABE asignada.
• La referencia numérica que acompaña al pago se genera en cada intento de pago y varía en cada ocasión, por lo que debe capturarse correctamente al momento de realizar la transferencia.

En caso de que exista un error al ingresar la referencia numérica o el monto del pago, el sistema ofrece tres alternativas para gestionar estos pagos:

• Asignar a cargar existentes: La cantidad pagada se aplicará directamente a los cargos pendientes en el estado de cuenta del estudiante.
• Asignar a cargos existentes como folio temporal: El pago se asociará a los cargos pendientes, pero no se generará una factura, ya que el movimiento quedará registrado como un folio temporal.
• Rechazar pago: El pago será rechazado completamente y no se aplicará a ningún cargo.
  • Nota: En caso de rechazo, el tiempo y la forma en que el usuario es notificado dependen directamente de la institución bancaria. Las causas más comunes para que un pago sea rechazado es la captura incorrecta de la referencia numérica o el monto de pago.

1. Accede a Panel de control y selecciona la opción Pagos por internet.
2. Luego haz clic en la pestaña Conciliación y selecciona la opción Conciliación STP.
3. Podrás aplicar un filtro por rango de fechas, ingresando la fecha de inicio y la fecha de fin, y después haciendo clic en Buscar.
   • Nota: Si no aplicas ningún filtro, se mostrarán todos los registros generados durante el mes en curso.
4. Se mostrará tanto los pagos registrados como los confirmados.
   • Nota: Todos los pagos generan un registro más no todos son pagos confirmados.
5. Se presenta un resumen (puede descargarse en formato Excel para facilitar su análisis o archivo) con la siguiente información:
   • Total de órdenes recibidas
   • Total de órdenes enviadas
6. Para revisar el detalle de pagos recibidos en una fecha específica, haz clic sobre la fecha deseada.
7. Se mostrará un listado con todos los folios generados ese día, un resumen y el total de órdenes.
   • Nota. De tener Pagos rechazados se enlistarán en una tabla en la parte inferior de pagos confirmados, indicando fecha y hora, Estudiante, monto y motivo de devolución.
8. Dentro del detalle de cada fecha, se mostrará una tabla con los pagos confirmados.
   • Nota: Es posible descargar el Archivo de conciliación y descargar el listado en Excel.

Notas:

• Al hacer clic sobre el nombre del usuario, serás dirigido directamente a su perfil detallado, donde podrás consultar su información completa y realizar gestiones específicas.
• Cuando se detecte un pago no registrado, este aparecerá en una tabla con diferentes opciones para que puedas gestionarlo adecuadamente:
  • Aplicar pago: Se genera el folio correspondiente al concepto que originalmente se intentaba pagar.
  • Pagar cobro existente: Te permitirá seleccionar un cargo pendiente en el estado de cuenta del estudiante que coincida con el monto recibido.
  • Conciliar con folio existente: Asocia el pago con un folio ya registrado del estudiante identificado, siempre que coincidan el monto y la fecha.
• Si Algebraix no logra vincular la información del pago con ningún concepto o estudiante, no se mostrará ninguna opción de conciliación.

Casos especiales

• Si el monto pagado excede el total de adeudos del estudiante, se mostrará un mensaje de advertencia: “El monto pagado excede el total de adeudos del estudiante.”
• Si se recibe dinero adicional no relacionado con órdenes generadas ese día, se marcará en el resumen como: “Ingreso Monto extemporáneo”.
• Si hay un faltante no relacionado con los cobros del día, se mostrará en el resumen como: “Monto pendiente extemporáneo”.

1. Accede a Panel de control y selecciona la opción Pagos por internet.
2. Luego haz clic en la pestaña Conciliación y selecciona la opción Conciliación STP.
3. Localiza la fecha que deseas eliminar, ya sea utilizando el filtro de búsqueda o seleccionándola directamente del listado del mes en curso.
4. Una vez seleccionada la fecha, haz clic en el botón Eliminar registro, ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla.

Nota: Las transacciones generadas a través de este servicio son depositadas en la cuenta del colegio tres días hábiles después de haber sido realizadas.

1. Accede a Panel de control y selecciona la opción Pagos por internet.
2. Luego haz clic en la pestaña Conciliación y selecciona la opción Conciliación AMEX.
3. Podrás aplicar un filtro por rango de fechas, ingresando la fecha de inicio y la fecha de fin, y después haciendo clic en Buscar.
   • Nota: Si no aplicas ningún filtro, se mostrarán todos los registros generados durante el mes en curso.
4. Se mostrará tanto los pagos registrados como los confirmados.
   • Nota: Todos los pagos generan un registro más no todos son pagos confirmados.
5. Se presenta un resumen (puede descargarse en formato Excel para facilitar su análisis o archivo) con la siguiente información:
   • Total de pagos: Es la suma de todos los pagos realizados por los clientes, sin descontar comisiones, impuestos ni contracargos.
   • Monto de comisión: Es el total de comisiones cobradas por el proveedor del servicio de pago.
   • IVA: Corresponde al Impuesto al Valor Agregado aplicado sobre las comisiones cobradas.
   • Depósito: Es el monto neto que se transfiere al colegio o institución, una vez descontadas las comisiones e IVA del total de pagos.
6. Para revisar el detalle de pagos recibidos en una fecha específica, haz clic sobre la fecha deseada.
7. Se mostrará un listado con todos los folios generados ese día, un resumen y el total de pagos.
8. Dentro del detalle de cada fecha, se mostrará una tabla con los pagos confirmados.
   • Nota: Es posible descargar el Archivo de conciliación y descargar el listado en Excel.

1. Accede a Panel de control y selecciona la opción Pagos por internet.
2. Luego haz clic en la pestaña Conciliación y selecciona la opción Conciliación AMEX.
3. Localiza la fecha que deseas eliminar, ya sea utilizando el filtro de búsqueda o seleccionándola directamente del listado del mes en curso.
4. Una vez seleccionada la fecha, haz clic en el botón Eliminar registro, ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla.

1. Accede a Panel de control y selecciona la opción Pagos por internet.
2. Luego haz clic en la pestaña Conciliación y selecciona la opción Conciliación.
3. Podrás aplicar un filtro por rango de fechas, ingresando la fecha de inicio y la fecha de fin, y después haciendo clic en Buscar.
   • Nota: Si no aplicas ningún filtro, se mostrarán todos los registros generados durante el mes en curso.
4. Se presenta un resumen (puede descargarse en formato Excel para facilitar su análisis o archivo) con la siguiente información:
   • Fecha: Día en que se registraron los movimientos.
   • Servicio: Servicio de pagos por internet.
   • Pagos registrados: Número total de pagos que se han ingresado al sistema, independientemente de si ya fueron confirmados.
   • Pagos confirmados: Pagos que ya han sido verificados y autorizados por la entidad procesadora.
   • Total de pagos: Es la suma de todos los pagos realizados por los clientes, sin descontar comisiones, impuestos ni contracargos.
   • Monto de comisión: Es el total de comisiones cobradas por el proveedor del servicio de pago.
   • IVA: Corresponde al Impuesto al Valor Agregado aplicado sobre las comisiones cobradas.
   • Depósito: Es el monto neto que se transfiere al colegio o institución, una vez descontadas las comisiones e IVA del total de pagos.
   • Contracargos: Son los montos que han sido reclamados o revertidos por los clientes a través de su banco o medio de pago, generalmente por disputas o desconocimiento de cargos.
   • Total (Depósito menos el contracargo): Es el resultado final, que representa el depósito neto menos los contracargos aplicados. Es el ingreso real disponible para la institución después de todos los ajustes.
5. Para revisar el detalle de pagos recibidos en una fecha específica, haz clic sobre la fecha deseada.
6. Se desplegará un listado con todos los folios generados ese día y un resumen, incluyendo contracargos (si aplica) y el total de pagos
7. Dentro del detalle de cada fecha, se mostrará una tabla con los pagos confirmados.
   • Nota: Es posible descargar el Archivo de conciliación y descargar el listado en Excel.

Notas:

• Al hacer clic sobre el nombre del usuario, serás dirigido directamente a su perfil detallado, donde podrás consultar su información completa y realizar gestiones específicas.
• Cuando se detecte un pago no registrado, este aparecerá en una tabla con diferentes opciones para que puedas gestionarlo adecuadamente:
  • Aplicar pago: Se genera el folio correspondiente al concepto que originalmente se intentaba pagar.
  • Pagar cobro existente: Te permitirá seleccionar un cargo pendiente en el estado de cuenta del estudiante que coincida con el monto recibido.
  • Conciliar con folio existente: Asocia el pago con un folio ya registrado del estudiante identificado, siempre que coincidan el monto y la fecha.
• Si Algebraix no logra vincular la información del pago con ningún concepto o estudiante, no se mostrará ninguna opción de conciliación.
• Si el monto pagado excede el total de adeudos del estudiante, se mostrará un mensaje de advertencia: “El monto pagado excede el total de adeudos del estudiante.”

1. Accede a Panel de control y selecciona la opción Pagos por internet.
2. Luego haz clic en la pestaña Conciliación y selecciona la opción Conciliación.
3. Localiza la fecha que deseas eliminar, ya sea utilizando el filtro de búsqueda o seleccionándola directamente del listado del mes en curso.
4. Una vez seleccionada la fecha, haz clic en el botón Eliminar registro, ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla.

Al consultar una fecha específica dentro del resumen de conciliación, se presentan los distintos estatus que pueden tener las transacciones registradas ese día. Estos estatus permiten identificar el estado actual de cada pago procesado.

• Confirmados: Transacciones recibidas y procesadas correctamente, sin errores.
• Registrados: Transacciones ingresadas manualmente por medio del importe.
• Pendientes: Transacciones aplicadas que aún requieren validación para confirmar si fueron aprobadas o rechazadas.
• Incompletos: Transacciones aplicadas al usuario, pero de las cuales no se ha recibido notificación.
• No registrado: Transacciones que se han recibido, pero no se encuentran en los registros del sistema.
• Eliminado: Transacciones que han sido canceladas o removidas de los registros por alguna razón.
• Rechazado: Transacciones que no cumplieron con la configuración para monto y referencia.
  • Nota: Solo aplica para el servicio de STP.
• Contracargos: Pagos confirmados que tienen un estatus de pago no reconocido por el tarjetahabiente.

Para que el operador pueda realizar estas configuraciones, es necesario asignarle el siguiente permiso al momento de agregarlo o modificar su perfil:

• Desde “Permisos globales” > Colegiatura.
  • Pagos por internet:
    • Conciliación: Permite hacer la consulta de la conciliación para el servicio de pagos por internet.