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Cuentas de banco

Las cuentas de banco cumplen un rol fundamental en la administración financiera de la institución, ya que permiten organizar, registrar y asociar los movimientos económicos que se realizan dentro del sistema. Cada pago registrado en el sistema puede vincularse a una cuenta bancaria específica, permitiendo saber con precisión en qué cuenta fue depositado o desde cuál se realizó el movimiento.

Agregar una cuenta de banco

  1. Accede a Panel de control en la parte superior.
  2. Luego en el apartado Cobros, haz clic en Cuentas de banco.
  3. Una vez dentro de cuentas de banco, haz clic en Agregar cuenta de banco.
  4. Completa el formulario con la información solicitada:
    • Número de cuenta: Ingresa el número asignado a la cuenta bancaria.
    • Nombre: Define un nombre representativo para identificar la cuenta.
    • Número de convenio: Introduce el número del convenio asociado a la cuenta.
    • Clave de servicio: Si cuentas con integración a un sistema contable, completa este campo según sea necesario.
    • Banco: Al seleccionar el banco, se mostrarán las opciones correspondientes para “Proceso de referencias bancarias” y “Proceso del importe”.
    • Proceso de referencias bancarias: Selecciona el tipo de generación de referencias según el banco.
    • Proceso del importe: Define el método de validación o control del importe bancario.
  5. Selecciona que deseas incluir en las referencias bancarias:
    • Nota: Las opciones pueden variar según el banco seleccionado.
      • Incluir número de cuenta en cartas de referencia.
      • Incluir prefijo numérico en referencias bancarias.
        • Prefijo: Ingresa el número que deseas utilizar como prefijo.
      • Incluir identificador numérico de periodo en referencias bancarias.
  6. Selecciona el manejo de referencias con número de cuenta inválido:
    • Generar excepción.
    • Buscar cuenta con el prefijo correcto.
    • Ignorar.
  7. Agregar Descripción esto de manera opcional.
  8. Selecciona los conceptos que deseas que se paguen a través de esta cuenta de banco. Puedes marcar la casilla para aplicar la cuenta a todos los conceptos, o bien seleccionar de forma específica los conceptos que desees asignar. Entre ellos puedes seleccionar:
    • Colegiatura
    • Venta de artículos
    • Cobros únicos
    • Inscripciones
    • Cobros fijos
    • Paquetes
    • Otros
    • Convenios
  9. Elige los grupos asociados a la cuenta.
    • Nota: Para visualizar grupos inactivos, activa la casilla ubicada en la parte superior de la sección.
  10. Selecciona si deseas relacionar solicitantes, graduados o bajas con esta cuenta.
  11. Haz clic en Aceptar para guardar la nueva cuenta de banco.

Modificar una cuenta de banco

  1. Accede a Panel de control en la parte superior.
  2. Luego en el apartado Cobros, haz clic en Cuentas de banco.
  3. Una vez dentro, haz clic en la cuenta de banco que deseas editar.
  4. Selecciona la opción Modificar para abrir el formulario de edición.
  5. Realiza los cambios en los campos que necesites.
  6. Después de hacer las modificaciones necesarias, haz clic en Aceptar para guardar los cambios.

Nota: Después de realizar cambios en la configuración, es indispensable Regenerar referencias.

Regenerar referencias

  1. Accede a Panel de control en la parte superior.
  2. Luego en el apartado Cobros, haz clic en Cuentas de banco.
  3. Una vez dentro, haz clic en la cuenta de banco que deseas modificar.
  4. Haz clic en la opción Regenerar referencias.
  5. Se mostrará una tabla con los períodos administrativos. Selecciona aquellos que se vean afectados por el cambio previo en la configuración de la cuenta de banco, para que las referencias se actualicen correctamente.
  6. Para finalizar, haz clic en Aceptar.

Desactivar una cuenta de banco

  1. Accede a Panel de control en la parte superior.
  2. Luego en el apartado Cobros, haz clic en Cuentas de banco.
  3. Una vez dentro, haz clic en la cuenta de banco que deseas desactivar.
  4. Haz clic en la opción Modificar para abrir el formulario de edición.
  5. Desmarca la casilla Activa, ubicada en la parte inferior del formulario.
  6. Haz clic en Aceptar para guardar los cambios.

Permisos para el operador

Para que el operador pueda realizar estas configuraciones, es necesario asignarle los siguientes permisos al momento de agregarlo o modificar su perfil: