Archivos compartidos

A través de esta funcionalidad, pueden subir y compartir documentos. Esto permite una comunicación más eficiente y la centralización de información, evitando la necesidad de enviar archivos de forma individual o externa. Dentro de Algebraix, solo los administradores y operadores de plataforma pueden compartir archivos con el resto de los usuarios.

1. Dirígete a Panel de control y selecciona la opción Archivos compartidos.
2. Después, selecciona Agregar archivos para desplegar el menú y haz clic en Agregar archivo compartido.
3. Visualizarás un formulario en donde deberás indicar Nombre del archivo que deseas compartir.
4. Después hacer clic en el botón Archivo para hacer la búsqueda en tu dispositivo y seleccionarlo.
5. En el campo Para, indica el nombre de la lista de distribución que contiene a los usuarios que deben tener acceso al archivo. Se enlistarán al final del formulario en el apartado Destinatarios.
6. Tendrás la opción de habilitar dos configuraciones:
   • Mostrar en inscripciones por internet: El archivo será visible durante el proceso de inscripciones en línea.
   • Mostrar en confirmación de datos: El archivo aparecerá cuando se solicite a los usuarios que confirmen sus datos.
7. Una vez lleno el formulario, haz clic en Aceptar para que el documento sea cargado.

Crear un directorio para archivos compartidos, te permite organizar y agrupar archivos de manera eficiente. Al crear un directorio, puedes almacenar varios archivos relacionados en una sola carpeta, facilitando el acceso y la distribución de materiales a los usuarios correspondientes.

1. Dirígete a Panel de control y selecciona la opción Archivos compartidos.
2. Después, selecciona Agregar archivos para desplegar el menú y haz clic en Agregar archivos compartidos en directorio.
3. Se mostrará un formulario donde deberás ingresar el Nombre del directorio.
   • Nota: Si ya existen directorios previos, tendrás la opción de seleccionar uno de ellos en el campo Directorio existente, de forma opcional.
4. Después hacer clic en el botón Archivo para hacer la búsqueda en tu dispositivo y seleccionarlo.
5. En el campo Para, indica el nombre de la lista de distribución que contiene a los usuarios que deben tener acceso al archivo. Se enlistarán al final del formulario en el apartado Destinatarios.
6. Tendrás la opción de habilitar dos configuraciones:
   • Mostrar en inscripciones por internet: El archivo será visible durante el proceso de inscripciones en línea.
   • Mostrar en confirmación de datos: El archivo aparecerá cuando se solicite a los usuarios que confirmen sus datos.
7. Una vez lleno el formulario, haz clic en Aceptar para que el documento sea cargado.

1. Dirígete a Panel de control y selecciona la opción Archivos compartidos.
2. Después, selecciona Agregar archivos para desplegar el menú y haz clic en Archivos por estudiante.
3. Visualizarás un formulario en donde deberás indicar Nombre del archivo que deseas compartir.
4. Después hacer clic en el botón Archivo para hacer la búsqueda en tu dispositivo y seleccionarlo.
   • Notas:
     • Los archivos deben estar comprimidos en formato “.zip”.
     • Los archivos deben llevar el siguiente formato de nombre: “Apellido_Nombre Matricula” o simplemente “Matricula”.
5. Deberás seleccionar para que tipo de usuarios será Visible.
6. Una vez lleno el formulario, haz clic en Aceptar para que el documento sea cargado.

1. Dirígete a Panel de control y selecciona la opción Archivos compartidos.
2. Podrás visualizar las tablas:
   • Archivos compartidos: Con información como el nombre, fecha y hora, tipo de documento, tamaño del archivo, lista de distribución a la que se compartió y las opciones habilitadas al momento de cargarlo. Además, podrás consultar las “Estadísticas” de visualización del documento, “Descargar” el archivo compartido o “Eliminarlo”.
   • Directorios compartidos: A simple vista, podrás ver la cantidad de documentos contenidos en el directorio. Al hacer clic en la flecha de desglose, podrás consultar detalles como el nombre, fecha y hora, tipo de documento, tamaño del archivo, lista de distribución a la que se compartió y las opciones habilitadas al momento de cargarlo. Además, podrás revisar las “Estadísticas” de visualización del documento, “Descargar” el archivo compartido o “Eliminarlo”.
   • Archivos por estudiante: Verás el “Nombre” del archivo y los usuarios que pueden o no visualizarlo.
     • Nota: La cruz roja indica que el archivo no es visible para el usuario, mientras que la palomita verde señala que sí puede visualizarlo.

Para que el operador pueda realizar estas configuraciones, es necesario asignarle los siguientes permisos al momento de agregarlo o modificar su perfil:

• Dentro de “Permisos globales” > Archivos compartidos.
  • Agregar archivos compartidos: Permite agregar archivos para ser compartidos con el resto de los usuarios.
  • Eliminar archivos compartidos: Permite eliminar archivos existentes.
  • Agregar archivos por estudiante: Permite agregar archivos desde la opción “Por estudiante”.
  • Ver archivos compartidos por estudiante: Podrá observar los archivos que se subieron desde el menú “Por estudiante”.
  • Modificar archivos compartidos por estudiantes: Podrá modificar los archivos que se subieron desde el menú “Por estudiante”.
  • Eliminar archivos compartidos por estudiantes: Podrá eliminar los archivos que se subieron desde el menú “Por estudiante”.
  • Ver detalle de archivos compartidos por estudiante: Podrá observar el detalle de los archivos subidos desde este menú.
• Dentro de “Permisos por grupo” > Estudiantes.
  • Ver archivos compartidos del estudiante: Podrá observar los archivos que se han compartido a un estudiante.

Temas relacionados: Listas de distribución, Inscripciones por internet, Restablecer confirmación de datos.