Listas de distribución

Una lista de distribución te permite agrupar a usuarios para que puedas compartir archivos, comunicados o recursos de manera rápida y eficiente con un conjunto específico de personas, como estudiantes, profesores o padres de familia. Algunas de las ventajas son facilidad de gestión, optimización del tiempo y accesibilidad controlada.

1. Ingresa al Panel de Control y selecciona la opción Listas de distribución.
2. Una vez dentro de la sección, encontrarás una opción para Crear lista. Haz clic en esta opción.
3. Se te pedirá ingresar el Nombre de la lista. Este nombre puede ser cualquier título que te ayude a identificar el grupo.
4. Si deseas que otros usuarios con perfiles de administrador u operador puedan utilizar esta lista, asegúrate de marcar la opción Lista compartida.
5. Selecciona a los usuarios que formarán parte de la lista de distribución utilizando las diferentes opciones disponibles:
   • Buscar personas por apellido: Puedes buscar personas por apellido. Para agregar usuarios específicos, simplemente escribe su apellido y selecciona su nombre de la lista desplegable. Los usuarios seleccionados se irán enlistando en la parte inferior.
   • Buscar personas por grupo: Puedes buscar personas por grupo filtrando usuarios según su tipo y grupo. Al seleccionar un tipo de usuario o un grupo, se mostrarán los usuarios correspondientes. Haz clic en el símbolo de más “+” para agregar al usuario. Su nombre aparecerá en la sección “Usuarios específicos” de la lista.
   • Administradores, operadores y profesores: Selecciona una o más de estas opciones para agregar a todos los usuarios de ese tipo.
   • Estudiantes, padres de familia y profesores por grupo: Selecciona una o más de estas opciones para agregar a todos los usuarios de cada tipo (todos los estudiantes, todos los solicitantes, todos los padres de familia o todos los profesores).
   • Estudiantes, padres de familia y profesores por clase: Selecciona una o más clases indicando al tipo de usuario deseado de un grupo de esa clase o clases (Todos los padres de familia, todos los estudiantes y todos los profesores).
   • Secciones: Puedes seleccionar usuarios filtrando por sección, grupo, padres de familia, estudiantes y profesores.
   • Solicitantes: Puedes filtrar usuarios en el apartado de solicitantes, donde encontrarás sección, grado, padres de familia y solicitantes. Solo se incluyen los solicitantes con acceso y sus padres.
6. Finalmente, haz clic en Aceptar para guardar la lista de distribución.

1. Ingresa al Panel de Control y selecciona la opción Listas de distribución.
2. Una vez dentro de la sección, verás un listado de todas las listas previamente creadas, con información sobre su “Nombre”, “Dueño” y “Fecha de modificación”.
   • Nota: Encontrarás un botón para Mostrar listas de distribución inactivas, lo que te permitirá consultar aquellas que se encuentren bajo este estatus.
3. Al hacer clic en el nombre de una lista de distribución, podrás ver su configuración, incluyendo el “Dueño”, la “Fecha de modificación”, si es una “Lista compartida” y los “Usuarios” que pertenecen a ella.
   NOTA: Las listas de distribución creadas por un administrador u operador solo pueden ser vistas por estos perfiles siempre y cuando se tenga el check de “Lista compartida”.

• Paso 1 - Modificar lista de distribución:
  1. Ingresa al Panel de Control y selecciona la opción Listas de distribución.
  2. Una vez dentro de la sección, verás un listado de todas las listas previamente creadas, con información sobre su “Nombre”, “Dueño” y “Fecha de modificación”.
     • Nota: Encontrarás un botón para Mostrar listas de distribución inactivas, lo que te permitirá consultar aquellas que se encuentren bajo este estatus.
  3. Deberás hacer clic en el nombre de una lista de distribución.
  4. Serás redirigido a la información general de la lista.
  5. Una vez ahí, selecciona la opción Modificar.
  6. Visualizarás la misma pantalla que al crear la lista de distribución, pero con los datos actuales, donde podrás agregar o quitar usuarios, cambiar el nombre y modificar la opción de si es compartida.
  7. Una vez realizados los cambios, haz clic en Actualizar.

• Paso 2 - Actualizar calendario:
  1. Una vez actualizada la lista de distribución, deberás seleccionar Actualizar calendario. Para sincronizar la lista con los eventos existentes y garantizar que todos los usuarios estén incluidos.
  2. Visualizarás un formulario en el que deberás ingresar las Fechas inicial y final.
  3. Desmarca la opción Mostrar solo los eventos asociados a esta lista, según lo necesites. Si no la marcas, se mostrarán todos los eventos agregados.
  4. Haz clic en Buscar para obtener los resultados.
  5. Selecciona los eventos que necesitas actualizar, ya sea por tipo, por evento específico o todos.
  6. Finalmente, haz clic en Aceptar para completar el proceso.

1. Ingresa al Panel de Control y selecciona la opción Listas de distribución.
2. Una vez dentro de la sección, verás un listado de todas las listas previamente creadas, con información sobre su “Nombre”, “Dueño” y “Fecha de modificación”.
3. Haz clic en el nombre de una lista de distribución.
4. Luego, selecciona el botón Desactivar, ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla.
5. Aparecerá un cuadro de confirmación. Haz clic en Desactivar para proceder.

Nota: Las listas de distribución solo se pueden desactivar no eliminar.

1. Ingresa al Panel de Control y selecciona la opción Listas de distribución.
2. Una vez dentro de la sección, verás un listado de todas las listas previamente creadas, con información sobre su “Nombre”, “Dueño” y “Fecha de modificación”.
3. Haz clic en Mostrar listas de distribución inactivas, lo que permitirá consultar aquellas que se encuentre bajo este estatus.
4. Selecciona el nombre de la lista de distribución que deseas activar.
5. Haz clic en el botón Activar, ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla.
6. Aparecerá un cuadro de confirmación. Haz clic en Activar para proceder.

• De forma predeterminada, un operador cuenta con los siguientes permisos respecto a las listas de distribución:
  • Crear listas de distribución donde podrá incluir solo a los usuarios que estén relacionados con los grupos a los que tiene acceso.
  • Modificar y desactivar únicamente las listas que él mismo haya creado.
• Para que el operador pueda actualizar eventos de lista de distribución, necesita el siguiente permiso al momento de agregarlo o modificar su perfil::
  • Dentro de “Permisos globales” > Calendario de eventos.
    • Actualizar eventos de lista de distribución: Permite que, cuando se modifique una lista de distribución, pueda actualizarla para que los nuevos usuarios cuenten con los eventos en calendario que les correspondan.