Periodos administrativos

Los periodos administrativos son intervalos de tiempo configurados en el sistema que permiten estructurar y gestionar de forma eficiente las operaciones financieras de la institución. Estos periodos determinan las fechas en las que se generan y programan los cargos, como colegiaturas, inscripciones, recargos u otros conceptos, y definen el momento en que dichos cobros deben ser realizados.

1. Accede al Panel de Control en la parte superior.
2. Luego en el apartado Configuración cíclica, haz clic en Periodos.
3. Una vez dentro, selecciona la opción Agregar periodo.
4. Completa los campos del formulario:
   • Nombre del periodo: Ingresa un título claro que permita identificar fácilmente el periodo de cobro.
   • Inicio del periodo: Define la fecha en que inicia la vigencia del periodo.
   • Fin de periodo: Define la fecha en que concluye la vigencia del periodo.
   • Tipo: Selecciona Sub-ciclos administrativos para asegurarte de asociarlo correctamente.
   • Sub-ciclo: Elige el sub-ciclo administrativo correspondiente.
     • Nota: Si deseas vincular periodos a sub ciclos inactivos, activa la opción “Mostrar sub ciclos administrativos inactivos”.
   • Automático al realizar los cobros: Los cobros se mostrarán automáticamente en el estado de cuenta al ser registrados.
   • Manual: Requiere ingresar al periodo y publicarlos manualmente para que se reflejen en el estado de cuenta.
   • Opciones aplicables tras la fecha de finalización del periodo.
     • Permitir agregar cobros: Habilita la asignación de cobros a los estudiantes.
     • Permitir modificar cobros: Permite editar el monto de cobros existentes en el estado de cuenta y la posibilidad de agregarles descuentos y becas.
     • Permitir eliminar cobros: Autoriza la eliminación de cobros.
     • Permitir dividir cobros: Permite fraccionar un cobro en el estado de cuenta.
   • Requerir pagos de este periodo en orden cronológico: Si deseas que los pagos se realicen de forma secuencial, es decir, que los pagos de un periodo no puedan realizarse sin antes cubrir los anteriores.
   • Periodo dedicado a inscripciones: Solo podrás relacionar cobros de inscripción.
   • Ocultar fechas de periodos en estado de cuenta: Si deseas que las fechas del periodo no se muestren en los estados de cuenta de estudiantes y padres de familia.
     • Nota: Al imprimir el periodo las fechas serán visibles.
5. Haz clic en Aceptar para guardar y crear el periodo.

1. Ingresa al Panel de Control y, en el apartado de Configuración cíclica, selecciona la opción de Periodos para acceder a la lista de periodos disponibles.
2. Filtro de búsqueda (Opcional): Si hay muchos periodos, puedes utilizar el filtro para buscar por nombre.
3. Filtro de Mostrar periodos del ciclo: Por defecto, se mostrarán todos los ciclos activos. Si deseas buscar un ciclo específico, puedes seleccionar el ciclo correspondiente para filtrar los periodos asociados a ese ciclo.
   • Nota: Si estás buscando un periodo de un ciclo inactivo, deberás habilitar la opción “Mostrar periodos en ciclos inactivos” para que los periodos correspondientes a ciclos inactivos también aparezcan en los resultados de búsqueda.
4. Si no utilizas filtros, puedes desplazarte hacia abajo y expandir el sub-ciclo correspondiente para visualizar el listado de periodos relacionados.
5. Una vez encontrado el periodo, podrás visualizar a simple vista su configuración como por ejemplo si esta en orden cronológico, si esta publicado, estatus, etc.
6. Haz clic sobre él para acceder a más detalles o para realizar modificaciones si es necesario.

Para gestionar la apertura o cierre de un periodo administrativo relacionado con cobros y pagos, sigue estos pasos desde el Panel de Control:

1. Ingresa al Panel de Control y, en el apartado de Configuración cíclica, selecciona la opción de Periodos para acceder a la lista de periodos disponibles.
2. Ubica el sub-ciclo administrativo que deseas consultar y haz clic en la Flecha desplegable para ver los periodos contenidos.
3. En la tabla, dirígete a la columna Estatus, donde se indicará el estado de cada periodo:
   • Rojo : Periodo cerrado para cobros y pagos.
   • Verde : Periodo abierto para cobros y pagos.
     • Nota: Solo puede haber un periodo abierto al mismo tiempo. Se recomienda que esté abierto el periodo correspondiente al mes en curso.
4. Haz clic en el nombre del periodo que deseas modificar.
5. Dentro de la configuración del periodo, ubica la sección Estado del periodo del lado derecho de la pantalla.
6. Si los Cobros y pagos están cerrados, haz clic en el botón Abrir para habilitarlos; en caso contrario, haz clic en Cerrar para deshabilitarlos según sea necesario.

Para controlar la visibilidad de un periodo administrativo en los estados de cuenta, sigue los pasos a continuación:

1. Ingresa al Panel de Control y, en el apartado de Configuración cíclica, selecciona la opción de Periodos para acceder a la lista de periodos disponibles.
2. Ubica el sub-ciclo administrativo que deseas consultar y haz clic en la Flecha desplegable para ver los periodos contenidos.
3. En la tabla, dirígete a la columna Publicado, donde se indicará el estado de cada periodo:
   • Rojo : Periodo no visible en los estados de cuenta.
   • Verde : Periodo visible en los estados de cuenta.
4. Haz clic en el nombre del periodo que deseas modificar.
5. Dentro de la configuración del periodo, ubica la sección “Estado del periodo” del lado derecho de la pantalla.
6. Verifica el estado de Publicación en estados de cuenta:
   • Si aparece como Privado, haz clic en Publicar para que el periodo sea visible en los estados de cuenta.
   • Si ya está Publicado y deseas ocultarlo, haz clic en Despublicar.

1. Accede al Panel de Control en la parte superior.
2. Luego en el apartado Configuración cíclica, haz clic en Periodos.
3. Selecciona el periodo a modificar: En la lista de periodos, busca y selecciona el periodo que deseas modificar.
4. Una vez seleccionado el periodo, haz clic en la opción Modificar.
5. Realiza los cambios en los campos que necesites, como las fechas de inicio y fin u opciones.
6. Después de hacer las modificaciones necesarias, haz clic en Aceptar para guardar los cambios.

La opción “Editar orden de periodos administrativos” sirve para modificar el orden en que se muestran los periodos de cobro en el estado de cuenta del estudiante, sin necesidad de alterar las fechas reales de configuración de esos periodos.

1. Ingresa al Panel de Control y, en el apartado de Configuración cíclica, selecciona la opción de Periodos para acceder a la lista de periodos disponibles.
2. Desplázate hacia abajo, ubica el sub-ciclo administrativo que deseas modificar.
3. Haz clic en el botón Flecha para visualizar los periodos configurados dentro del sub-ciclo.
4. Junto al botón de “Flecha”, verás el botón Editar orden de periodos . Haz clic.
5. Se mostrará una leyenda explicativa del funcionamiento de esta opción.
6. Dirígete a la columna “Orden manual”.
7. Cambia la fecha del periodo que deseas reordenar. El campo se resaltará en color verde al ser modificado.
   • Nota: También puedes usar la opción Reiniciar cambios si estás editando y deseas volver a ver las fechas originales sin afectar la configuración general.
8. Una vez realizados los ajustes necesarios, haz clic en Guardar.
9. La tabla mostrará los periodos en el nuevo orden personalizado.

Notas:

• Los periodos con orden manual se identificarán con un ícono de información , que los distingue de aquellos que mantienen el orden predeterminado.
• Si deseas que en el estado de cuenta del estudiante aparezca un periodo perteneciente a otro sub-ciclo, solo necesitas asignarle una fecha en el campo de “Orden manual” correspondiente al lugar en el que quieres que se visualice.

La opción “Vista previa del orden de periodos” te permite visualizar cómo se mostrarán los periodos de cobro en el estado de cuenta de los usuarios, tomando en cuenta los ajustes realizados en el orden manual.

1. Ingresa al Panel de Control y, en el apartado de Configuración cíclica, selecciona la opción de Periodos para acceder a la lista de periodos disponibles.
2. Selecciona la opción Vista previa orden de periodos.
3. Se visualizará una tabla con la leyenda: “Se muestra la vista previa del orden en el que se mostrarán los periodos en el estado de cuenta a los usuarios.”
4. La tabla incluirá la siguiente información:
   • Orden manual: El orden definido manualmente por el usuario (si se ha configurado).
   • Nombre del periodo.
   • Ciclo al que pertenece.
   • Sub-ciclo administrativo asociado.
   • Fechas configuradas
   • Tipo de periodo (inscripción, colegiatura)

1. Ingresa al Panel de Control y, en el apartado de Configuración cíclica, selecciona la opción de Periodos para acceder a la lista de periodos disponibles.
2. Desplázate hacia abajo, ubica el sub-ciclo administrativo que deseas modificar.
3. Haz clic en el botón Flecha para visualizar los periodos configurados dentro del sub-ciclo.
4. Junto al botón de “Flecha” , verás el botón Editar orden de periodos haz clic.
5. Selecciona la opción Orden predeterminado para restaurar el orden por fecha de vencimiento.

Una clave de servicio es un identificador asignado a los conceptos de cobro con el objetivo de clasificarlos y organizarlos contablemente. Su uso es fundamental para facilitar la integración de los movimientos financieros del sistema con herramientas contables externas como ASPEL o CONTPAQi. Gracias a las claves de servicio, es posible segmentar los asientos contables y obtener un mayor nivel de detalle y control sobre cada operación financiera. Esto resulta especialmente útil cuando se trabaja con cuentas contables segmentadas, permitiendo registrar y analizar la información contable con precisión.

Nota: Para iniciar con estas configuraciones, te recomendamos ponerte en contacto con nuestro Departamento de Soporte Técnico, quienes te guiarán paso a paso en el proceso.

1. Ingresa a Panel de control y selecciona la opción Periodos.
2. Despliega el sub-ciclo correspondiente con el botón de Flecha .
3. Selecciona el periodo a configurar.
4. Haz clic en Clave de servicio y nuevamente selecciona Clave de servicio.
5. Captura el valor del Identificador de periodo en el apartado central denominado “Claves de servicio” y/o “Claves de servicio IVA” dependiendo tu configuración.
6. finalmente haz clic en Aceptar.

1. Ingresa a Panel de control y selecciona la opción Periodos.
2. Despliega el sub-ciclo correspondiente con el botón de Flecha .
3. Selecciona el periodo a configurar.
4. Haz clic en Clave de servicio y nuevamente selecciona Clave de servicio.
5. En el apartado central denominado “Claves de servicio” y/o “Claves de servicio IVA” dependiendo tu configuración, identifica el tipo de concepto al que le deseas agregar la clave de servicio.
6. Captura la clave de servicio.
7. Finalmente haz clic en Aceptar.

La concatenación de identificadores es una funcionalidad que permite agregar mayor precisión, segmentación y control a los registros contables generados por los movimientos financieros del sistema. Al concatenar distintos identificadores como el periodo, grupo, servicio o usuario a una cuenta contable, se crea una estructura detallada que facilita el análisis, la trazabilidad y la integración con sistemas contables externos. Esta herramienta es especialmente útil para instituciones que manejan múltiples niveles de operación y requieren una contabilidad segmentada, clara y adaptable a diferentes necesidades de reporte.

1. Ingresa a Panel de control y selecciona la opción Periodos.
2. Despliega el sub-ciclo correspondiente con el botón de Flecha .
3. Selecciona el periodo a configurar.
4. Haz clic en Clave de servicio y nuevamente selecciona Clave de servicio.
5. En el apartado central denominado “Claves de servicio” y/o “Claves de servicio IVA” dependiendo tu configuración identifica el tipo de concepto al que le deseas concatenar un identificador.
6. Selecciona la casilla correspondiente al identificador en la fila del tipo de concepto.
7. Finalmente haz clic en Aceptar.

1. Ingresa a Panel de control y selecciona la opción Periodos.
2. Despliega el sub-ciclo correspondiente con el botón de Flecha .
3. Selecciona el periodo a configurar.
4. Haz clic en Clave de servicio y nuevamente selecciona Clave de servicio.
5. Haz clic en el filtro, ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla para configurar valores según el tipo:
   • A tiempo
   • Anticipos
   • Deudores
6. En el apartado central denominado “Claves de servicio” y/o “Claves de servicio IVA” dependiendo tu configuración puedes:
   • Capturar el valore del Identificador de periodo.
   • Agregar la clave de servicio a los diferentes tipos de concepto.
   • Concatena un identificador seleccionando la casilla correspondiente.
7. Finalmente haz clic en Aceptar.

1. Ingresa a Panel de control y selecciona la opción Periodos.
2. Despliega el sub-ciclo correspondiente con el botón de Flecha .
3. Selecciona el periodo a configurar.
4. Haz clic en Clave de servicio y nuevamente selecciona Clave de servicio.
5. Se mostrará el panel de “Orden de claves de servicio” en la parte inferior de los “Datos generales del periodo”
6. Arrastre y suelte los elementos para elegir el orden de concatenación.
7. Finalmente haz clic en Aceptar.

Si ya configuraste un periodo y deseas replicar esa configuración en otros:

1. Ingresa a Panel de control y selecciona la opción Periodos.
2. Despliega el sub-ciclo correspondiente con el botón de Flecha .
3. Selecciona el periodo a configurar.
4. Haz clic en Clave de servicio y nuevamente selecciona Clave de servicio.
5. Selecciona la opción Copiar configuración de otro periodo en la parte final de los “Datos generales del periodo”
6. Haz clic en el campo “Periodo” y selecciona el periodo origen.
7. Se mostrará la configuración exacta del periodo origen.
8. Finalmente haz clic en Aceptar.

Una contracuenta es una cuenta complementaria que permite reflejar el movimiento financiero opuesto o relacionado a una cuenta principal. En el contexto de Algebraix, el uso de contracuenta clave de servicio representa la cuenta contable donde se registran los ingresos por servicios. La contracuenta asociada permite completar el registro contable, indicando el origen del ingreso y asegurando así la trazabilidad financiera de cada operación.

• Ejemplo:
  • Clave de servicio: 401-001-005-0000 (Ingresos por colegiatura julio2025)
  • Contracuenta: 205-001-000-0000 (Cuentas por cobrar a estudiantes, si no ha pagado) ó 102-001-000-0001-0000 (Banco, si ya se pagó)

1. Ingresa a Panel de control y selecciona la opción Periodos.
2. Despliega el sub-ciclo correspondiente con el botón de Flecha .
3. Selecciona el periodo a configurar.
4. Haz clic en Clave de servicio y selecciona Contracuenta clave de servicio.
5. En el apartado central denominado “Contracuenta claves de servicio” y/o “Contracuenta claves de servicio IVA” dependiendo tu configuración puedes:
   • Capturar el valore del Identificador de periodo.
   • Agregar la clave de servicio a los diferentes tipos de concepto.
   • Concatena un identificador seleccionando la casilla correspondiente.
6. Finalmente haz clic en Aceptar.

La opción Resumen de Recurrentes permite gestionar y monitorear el estado de procesamiento del periodo administrativo. Esta herramienta es fundamental para verificar qué estudiantes ya tienen aplicado el cargo correspondiente en su estado de cuenta, así como para identificar aquellos que aún están pendientes de procesamiento.

1. Ingresa a Panel de control y selecciona la opción Periodos.
2. Despliega el sub-ciclo correspondiente con el botón de Flecha .
3. Selecciona el periodo a consultar.
4. Haz clic en Resumen de recurrentes.
5. Se pueden mostrar 2 tablas:

• Estudiantes procesados: Lista de estudiantes a quienes ya se les ha aplicado el periodo en su estado de cuenta.

Se muestra la información general del estudiante y, al final de cada fila, un botón Eliminar que permite remover el registro del proceso.

• Estudiantes sin procesar: Lista de estudiantes a quienes aún no se les ha aplicado el periodo en su estado de cuenta.

Se presenta la información general del estudiante y, al final de cada fila, un botón Procesar que permite aplicar el periodo y registrar la colegiatura correspondiente en su estado de cuenta.

Notas:

• Si deseas localizar a un estudiante en particular:
  • Dirígete a la esquina superior derecha de la tabla.
  • Utiliza el campo “Filtrar” para realizar una búsqueda más específica.
  • Puedes seleccionar la columna por la cual deseas filtrar, como nombre, usuario o grupo haciendo clic en el botón más opciones .
• En la parte inferior de la tabla, encontrarás los controles de navegación del listado de estudiantes:
  • : Avanzar o retroceder en bloques de 5 páginas.
  • : Ir a la página anterior o siguiente.
  • : Ir directamente a la primera o última página.
  • Números de página: Haz clic para ir a una página específica del listado.
• Al hacer clic sobre el nombre de usuario, serás redirigido automáticamente al “Perfil individual del estudiante”, donde podrás consultar y editar su información.

La función “Recordatorios de pago automáticos” sirve para programar y enviar notificaciones automáticas a los padres o tutores sobre pagos pendientes o próximos a vencer, según los periodos de cobro definidos en el sistema.

Puedes programar recordatorios de pago por periodo, ya sea por mensajería Algebraix o WhatsApp, considerando los siguientes límites:

• Mensajería Algebraix: Hasta 3 recordatorios por periodo.
• WhatsApp: Solo 1 recordatorio por periodo.

Nota: La hora de envío se ajustará automáticamente según tu zona horaria ubicada en el panel del lado izquierdo.

1. Dirígete a Panel de control y selecciona Periodos.
2. Ubica y despliega el sub-ciclo correspondiente y selecciona el periodo del cual deseas enviar el recordatorio.
3. Dentro del periodo, haz clic en Recordatorios de pago.
4. Se mostrará en un panel color morado “Recordatorio de pago por mensajería Algebraix”.
5. Debes capturar la fecha de envío y configurar las siguientes opciones:
   • Talonario: Permite visualizar quién ha visto el mensaje.
   • Inhabilitar respuestas: El destinatario no podrá responder al mensaje.
   • No desglosar: El contenido del mensaje no será visible desde el correo; el usuario deberá ingresar a la plataforma.
   • Plantilla: Elige el formato del mensaje.
   • Botón : Crea una nueva plantilla si es necesario.
   • Mensaje: Visualiza el contenido del mensaje antes de enviarlo.
6. Una vez completados todos los campos y seleccionada la plantilla, se mostrará la información que se enviará.
   • Nota: Puedes agregar más recordatorios haciendo clic en Agregar nuevo recordatorio.
7. Haz clic en Aceptar para guardar.

Nota: La hora de envío se ajustará automáticamente según tu zona horaria ubicada en el panel del lado izquierdo.

1. Dirígete a Panel de control y selecciona Periodos.
2. Ubica y despliega el sub-ciclo correspondiente y selecciona el periodo del cual deseas enviar el recordatorio.
3. Dentro del periodo, haz clic en Recordatorios de pago.
4. Se mostrará en un panel color verde “Recordatorio de pago por whatsapp”.
5. Debes capturar la fecha de envío.
6. Ingresa el mensaje personalizado en el cuadro correspondiente.
   • Nota: El mensaje predeterminado puede ser editado.
7. Haz clic en Aceptar para guardar la configuración.

Nota: Una vez realizado el envío, no será posible editar la fecha.

Una vez que has configurado un recordatorio en un periodo, puedes copiar esa misma configuración a otros periodos de forma rápida y sencilla. Nota: Puedes navegar entre los distintos periodos utilizando los botones de Flecha ubicados a los lados del nombre del periodo, en la sección de información del mismo.

1. En el nuevo periodo donde deseas aplicar la misma configuración, selecciona la opción Copiar configuración de otro periodo, ubicada al final del panel del lado izquierdo.
2. Se habilitará el campo “Periodo”. Haz clic sobre él para desplegar la lista de periodos disponibles.
3. Elige el periodo de origen desde el cual deseas copiar la configuración.
4. Al seleccionarlo, los campos de fecha y mensaje se completarán automáticamente con la información del periodo original.
5. Haz clic en Aceptar para guardar la configuración.

Para que el operador pueda realizar estas configuraciones, es necesario asignarle los siguientes permisos al momento de agregarlo o modificar su perfil:

• Desde el apartado “Permisos globales” > Sub-ciclos y periodos.
  • Ingreso de cobros y pagos: Permite abrir el periodo para el ingreso de cobros y pagos.
  • Claves de servicio: Permite asignar una clave de servicio al periodo cuando el colegio trabaja con la integración de paqueterías contables como CONTPAQ o ASPEL.
  • Modificar periodos: Permite hacer la modificación de periodos existentes.
  • Ver y agregar periodos: Podrá ver los periodos existentes y agregar nuevos periodos.
  • Ordenar periodos en estado de cuenta: Permite re ordenar los periodos de acuerdo a cómo se quiere que se muestren en el estado de cuenta de los estudiantes.