====== Migraciones y graduaciones ====== Este procedimiento te permite graduar a los estudiantes que han concluido de manera satisfactoria el último grado de un nivel educativo y migrar a estudiantes al siguiente grado académico dentro de la institución. Durante este proceso, se pueden reprobar estudiantes o gestionar solicitudes de nuevos ingresos. ===== Consideraciones para graduar y migrar estudiantes ===== Antes de cerrar un sub ciclo y proceder con las migraciones, asegúrate de que: - Todas las calificaciones de los periodos estén capturadas, procesadas y publicadas. * Para hacer la consulta debes ir a **Panel de control** en el apartado **Configuración cíclica** selecciona la opción de **Periodos**. * Selecciona el periodo y asegúrate de que aparezca con la palomita de **Publicado**.{{:a:acad:follow:periodo_publicado.png?direct&600|}} - Los estudiantes que se darán de baja hayan sido desactivados desde su perfil individual. *Ingresa al perfil de un estudiante. * Despliega el menú **Desactivar**. * Selecciona la opción **Desactivar**. * Despliega el menú **Razón** y selecciona la razón por la que se desactiva al estudiante. * Agrega la fecha a partir de la cuál se desactivará al estudiante. * Sugerimos dar de baja al estudiante con la casilla de **Baja manteniendo el historial académico**. * Puedes hacer la eliminación de los cobros pendientes del estudiante seleccionándolos. * Para desactivar haz clic en el botón **Desactivar**. - Todos los grupos cuenten con un sub ciclo activo. * Para hacer esta revisión ve al **Panel de control** en el apartado de **Configuración cíclica** selecciona la opción de **Sub ciclos**. \\ {{:a:acad:follow:seleccion_sub_ciclo.png?direct&400|}} * Selecciona el sub ciclo que necesitas revisar. * En la parte baja de esta pantalla te aparecen los grupos relacionados.{{:a:acad:follow:grupos_en_sub_ciclos.png?direct&600|}} **Importante**: En preparatoria, asegúrate de incluir los grupos pares en el sub ciclo abierto y eliminarlos una vez concluida la migración. ===== Graduaciones ===== La graduación es el **primer paso a llevar a cabo** en este proceso y aplica únicamente para el grado más alto que ofrece el colegio (por ejemplo, sexto semestre de preparatoria). - Para graduar ingresa a **Panel de control** y en apartado **Seguimiento académico** selecciona la opción de **Migraciones y graduaciones**. - Selecciona la opción **Graduaciones**. - Despliega el menú **Grupo** y selecciona el grupo a graduar. - Haz clic en **Graduar grupo**. - Marca la casilla correspondiente a cada estudiante a graduar y haz clic en **Aceptar**. **Importante:** Una vez graduados, ni los estudiantes ni sus padres de familia tendrán acceso a la plataforma. ===== Migración académica ===== Concluida la graduación, puedes comenzar con la migración, antes de iniciar es recomendable preparar las listas de grupos. El proceso de migración debe realizarse comenzando por el **grado más alto** hacia el menor (por ejemplo, iniciar con tercero de secundaria). - Para migrar ingresa a **Panel de control** y en apartado **Seguimiento académico** selecciona la opción de **Migraciones y graduaciones**. - Selecciona **Migraciones**. - Despliega el menú **Grupo destino** y selecciona el grupo al cuál vas a migrar a los estudiantes. * Si algún estudiante no avanzará al siguiente grado, debe seleccionarse **Reprobar**. - En el selector de **Grupos** despliega el campus (si aplica), la sección y grado para hacer la selección del grupo origen y haz clic en **Aceptar**. - Marcar la casilla de cada estudiante a migrar. * **Nota:** Si no estás seguro de que los estudiantes permanecerán en el grupo asignado, no selecciones la opción "Inscribir en clases del grupo". - Haz clic en **Aceptar** para confirmar la migración. * **Nota:** Repite este procedimiento para cada grupo a migrar. - Si existen estudiantes solicitantes, actívalos desde **Panel de control** en el apartado **Seguimiento académico** selecciona la opción **Solicitantes**. Una vez dentro del módulo, selecciona el ciclo, las secciones y haz clic en **Aceptar**. - Selecciona a los estudiantes solicitantes que vas a activar marcando la casilla del lado izquierdo. - Selecciona el grupo en el que quedará inscrito el solicitante y haz clic en **Activar solicitantes**. * **Importante:** Si no estamos seguros de que el grupo seleccionado será el del estudiante, no marcar la casilla "Inscribir en clases del grupo". - Concluida la migración, debes cerrar el sub ciclo anterior desde **Panel de control** en el apartado **Configuración cíclica** seleccionando la opción **Sub ciclos**. * **Nota:** En caso de que se hayan agregado grupos a este sub ciclo para poder hacer la migración, no olvidar quitar los mismos. * Ve a **Panel de control > Configuración cíclica > Sub ciclos >** Selecciona el sub ciclo en donde se encuentran estos grupos. * Haz clic en **Modificar**. * En la parte inferior de la pantalla, quita la casilla de los grupos que no deban estar en el sub ciclo.{{:a:acad:follow:seleccion_de_grupos_en_sub_ciclo.png?direct&600|}} * Haz clic en **Aceptar** para guardar el cambio. - En **Panel de control > Configuración cíclica > Sub ciclos >** Selecciona el sub ciclo a cerrar. - Haz clic en **Cerrar**. ===== Actividades posteriores a la migración académica ===== - Eliminar horarios antiguos (**Importante:** Si los cambios son menores, este paso puede omitirse): * Si los horarios de clase cambian radicalmente, elimínalos desde **Panel de control > Secciones**. * Selecciona la sección a la que se le eliminará el horario. * Despliega el menú **General** y selecciona **Eliminar horarios**. * **Nota:** En este paso puedes cambiar al profesor de cada clase. * Para eliminar el horario haz clic en **Eliminar horarios**. - Crea o duplica los sub ciclos académicos: * Ve a **Panel de control > Sub ciclos.** * Selecciona un sub ciclo anterior en la tabla **Sub ciclos inactivos** y haz clic en **Duplicar**. * Indica el nombre del nuevo sub ciclo, el ciclo al que pertenece y los grupos asociados. * Marca todos los periodos a duplicar y actualiza sus nombres y fechas. * Haz clic en **Aceptar** para guardar y luego en **Abrir** para activar el nuevo sub ciclo. - Configura las opciones en tus periodos académicos: * Accede a **Panel de control > Configuración cíclica > Periodos**. * Selecciona el periodo a trabajar y haz clic en **Abrir** en aquello que necesites tener habilitado.{{:a:acad:follow:abrir_acciones_en_el_periodo.png?direct&600|}} - Asignación de profesores nuevos (**Importante**: Si no tienes profesores nuevos o cambios de profesores titulares de grupo o clase, puedes omitir este paso): * Ve a **Panel de control > Profesores > Agregar profesor.** * Para cambio de profesor titular de grupo, ve a **Panel de control > Planes de estudios > Selecciona el plan de estudios > Grupos > Selecciona el grupo > Modificar > General**. - Configuración de horarios: * Accede a **Panel de control > Planes de estudio > Selecciona plan de estudios > Grupos > Selecciona el grupo**. * Para modificar el horario despliega **Modificar > General**. * En la parte media de la pantalla te aparece el apartado de **Clases**. * En el nombre de la clase a modificar, haz clic en el lápiz {{icon>fas fa-pen text-dark}}. * En el formulario se habilita el campo **Salón** para que selecciones uno nuevo si hace falta. * En la tabla del lado derecho de la pantalla debes ajustar el nuevo horario dando clic en cada casilla para completar el horario. \\ {{:a:acad:follow:modificacion_de_horario.png?direct&600|}} * Editado el horario de clase haz clic en **Guardar cambios**. * Editadas todas las clases necesarias haz clic en el ícono inferior derecho para guardar {{icon>fas fa-check-circle text-green}}. {{:a:acad:follow:guardar_nuevo_horario.png?direct&600|}} - Desactiva a los profesores no vigentes: * Ingresa al **perfil de un profesor > Desactivar**. * Se te mostrará una pantalla de confirmación, haz clic en **Desactivar**. - Verifica las inscripciones de clases. * Revisa las inscripciones de clases desde **Panel de control > Planes de estudios > Selecciona el plan de estudios > Grupos**. * Selecciona el grupo a revisar y haz clic en **Inscripciones**. * Para inscribir a todos los estudiantes del grupo a las clases, selecciona las mismas marcando la casilla de su lado izquierdo. * Si no todos los estudiantes se inscriben en las mismas clases, haz la inscripción por clases ingresando desde **Panel de control > Planes de estudios > Selecciona plan de estudios > Grupos**. * Selecciona el grupo donde están estas clases y despliega **Clases**. * Selecciona la clase a la que vas a ajustar las inscripciones y haz clic en **Inscripciones**. * Selecciona el grupo en el que se encuentran inscritos los estudiantes que vas a inscribir en esta clase. * Se te muestra todo el listado de estudiantes, selecciona los que correspondan marcando la casilla de su lado izquierdo. * Para inscribir haz clic en **Aceptar**. **Nota:** Si tu interfaz también tiene configurada la parte administrativa, deberás seguir los pasos indicados en el apartado de "Migración administrativa". ===== Migración administrativa ===== - Revisa que los montos de colegiatura sean los que van a aplicar para este nuevo ciclo escolar. Ingresa a **Panel de control > Configuración financiera > Colegiatura base**. - Para el cambio de montos de colegiatura ve a **Panel de control > Configuración financiera > Colegiatura base > Actualizar colegiatura base**. * En el apartado **Colegiatura base** indica el monto de colegiatura que se cobrará.{{:a:acad:follow:actualizar_colegiatura_base.png?direct&600|}} * En el apartado de **Grupos** despliega **Campus > Sección > Grado** y selecciona el o los grupos a los que vas a modificar la colegiatura y haz clic en **Aceptar.** * **Importante:** Este procedimiento se debe realizar con todos los grupos a los que se tenga que ajustar el monto de colegiatura. - Realiza la eliminación de becas (**Nota:**Este proceso debe llevarse a cabo únicamente cuando sea aplicable). * En **Panel de control > Configuración financiera > Colegiatura base > Eliminar becas**. * Selecciona el tipo de beca que deseas eliminar: becas aplicadas en **Colegiatura** o en **Inscripciones ** marcando la casilla de su lado izquierdo. * Selecciona la o las razones de becas a eliminar marcando la casilla del lado izquierdo. * En el apartado de despliega el apartado de **Grupo > Campus > Sección > Grado** y selecciona el o los grupos donde están los estudiantes a los que se les va a eliminar la beca. * **Nota:** Puedes seleccionar también a estudiantes **Solicitantes, Graduados, Desactivados**. * Haz clic en **Eliminar**. * Aparece un mensaje de confirmación, haz clic en **Eliminar** - Cierra los periodos de sub ciclos administrativos anteriores. * **Panel de control > Configuración cíclica > Periodos > Despliega el sub ciclo** donde se encuentran los periodos abiertos. * Selecciona el periodo que tengas abierto para **Cobros y pagos**.{{:a:acad:follow:periodo_abierto_para_cobros_y_pagos.png?direct&600|}} * En el apartado **Estado de periodo** selecciona **Cerrar**. - Para cerrar el sub ciclo administrativo selecciona **Panel de control > Configuración cíclica > Sub ciclos**. * Selecciona el sub ciclo a cerrar y haz clic en **Cerrar**. - Crear nuevo sub ciclo administrativo (**Importante**: Antes de crear el nuevo, asegúrate de verificar que no exista ya en la plataforma.) * Puedes duplicar un sub ciclo administrativo existente desde **Panel de control > Configuración cíclica > Sub ciclos**. * En el apartado de **Sub ciclos inactivos**, selecciona el sub ciclo a duplicar y haz clic en **Duplicar**. * Agrega el nombre que darás al nuevo sub ciclo en el apartado **Nombre sub ciclo nuevo** y despliega el apartado de **Ciclo** para seleccionar el ciclo escolar al que corresponde. * En la tabla **Grupos** puedes seleccionar a tus estudiantes **Solicitantes, Graduados, Desactivados**. * En el apartado de **Grupos**, debes seleccionar todos los grupos del colegio que deben emitir pagos, sin importar el plan de estudios al que pertenezcan. * En el apartado de **Periodos** selecciona, dando clic en la casilla de la izquierda, los periodos que quieras duplicar. * Selecciona el periodo para poder hacer la edición del **Nombre** del periodo, la **Fecha inicial** y **Fecha final** del mismo. * Para guardar haz clic en **Aceptar**. - Abre el el sub ciclo desde **Panel de control > Configuración cíclica > Sub ciclos > Selecciona el sub ciclo > Abrir**. - Agregar becas a los estudiantes (**Importante**: Este paso solo es necesario si necesitas aplicar nuevas becas a tus estudiantes). * Ve al perfil del estudiante al que aplicarás la beca. * **Nota:** En la parte superior derecha de la pantalla tienes un buscador de usuarios.{{:a:acad:follow:buscador_de_usuarios.png?direct&600|}} * Despliega el menú** Estado de cuenta > Becas**. * En el formulario que aparece selecciona: * Concepto en el que se aplicará la beca: **Colegiatura o Inscripciones**. * Despliega el menú **Razones** y selecciona la beca a aplicar al estudiante. * Indica la cantidad de beca **(para cambiar a porcentaje de beca haz clic en el icono de porcentaje %)**. * Selecciona **Mostrar detalles de beca a estudiantes y padres de familia** si deseas que puedan ver el detalle de las becas aplicadas. * Clic en **Aceptar** para agregar la beca. -Genera los recargos correspondientes a cobrar para cada período. **Nota:** Aplica si cobras penalizaciones por pagos tardíos. * Ve a **Panel de control > Configuración financiera > Recargos/Descuentos automáticos**. * Despliega **Recargos > Agregar recargo**. * Llena cada uno de los campos que aparecen en el formulario. * Selecciona los grupos desplegando **Grupos > Campus > Sección > Grado > Selecciona el o los grupos > Aceptar**. * **Importante:** Se debe registrar un recargo por cada período. * Puedes hacer una copia de recargos existentes desde **Panel de control > Configuración financiera > Recargos/Descuentos automáticos**. * Despliega **Recargos > Copiar recargos**. * Selecciona el sub ciclo y elige el período del cual realizarás la copia.{{:a:acad:follow:seleccion_de_sub_ciclo_y_periodo_para_recargo.png?direct&600|}} * Selecciona el recargo en la casilla de su lado izquierdo y haz clic en **Aceptar**. * Selecciona el sub ciclo y el periodo al que copiarás el recargo y haz clic en **Aceptar**. * Cambia el **Nombre** del periodo, la **Fecha de referencia bancaria** y la **Fecha límite** y haz clic en **Aceptar**. - Agregar descuentos **(Aplica si otorgas descuentos en tus periodos de cobro)**. * Ve a **Panel de control > Configuración financiera > Recargos/Descuentos automáticos**. * Despliega **Descuentos automáticos > Agregar descuento automático**. * Llena el formulario que ahí te aparece y en el apartado de **Grupos > despliega Campus > Sección > Grado > Selecciona el o los grupos > Aceptar**. * **Importante:** Se debe registrar un descuento por cada período. - Abrir un periodo para cobros y pagos desde **Panel de control > Configuración cíclica > Periodos > Despliega el sub ciclo > Selecciona el periodo > Abrir**. * **Importante:** Esta acción te permitirá comenzar a recibir pagos. - Procesa los pagos recurrentes para cargar los períodos de cobro a los estados de cuenta de los estudiantes. * Hazlo desde **Panel de control > Configuración financiera > Procesar cobros recurrentes**. * Selecciona el periodo que quieres procesar. * Revisa cada uno de los pasos que te aparecen en pantalla dando clic en la flecha para avanzar.{{:a:acad:follow:confirmacion_para_proceesar_recurrentes.png?direct&800|}} * En **Confirmar** marca cada una de las casillas para poder dar clic en **Aceptar**. * Aparecerá una barra de progreso indicando que se están procesando los cobros recurrentes del periodo. * **Importante:** Este procedimiento debe realizarse para cada uno de los períodos que deseas que aparezcan en el estado de cuenta de tus estudiantes. - Procesar descuentos desde **Panel de control > Configuración financiera > Recargos/Descuentos automáticos**. * Despliega **Procesar > Procesar descuentos automáticos**. * Selecciona los descuentos a procesar y haz clic en **Agregar/Actualizar**. * Aparecerá una barra de progreso indicando que se están procesando los descuentos. ===== Permisos para el operador ===== Para que el operador pueda realizar estas configuraciones, es necesario asignarle los siguientes permisos al momento de agregarlo o modificar su perfil: * Aparece en el apartado "Permisos por grupo" > **Migraciones.** * **Graduaciones:** Permitirá que el operador lleve a cabo la graduación de los estudiantes del colegio. * **Migraciones entre grupos:** Permitirá que pueda llevar a cabo el proceso de migración de un grado a otro de los estudiantes. * **Importante:** Toma en cuenta que para el resto de configuraciones necesarias en el proceso de migraciones y graduaciones, el operador debe contar con los permisos necesarios de cada menú.